Was ist EDI? Typen, Anwendungen und Softwarelösungen

Wie oft haben Sie ein Geschäftsgespräch mit „Haben Sie meine E-Mail erhalten?“ begonnen?

Wahrscheinlich öfter, als Sie zählen können. Egal, welche Dokumente Sie an einen Geschäftspartner senden, das Warten auf eine Bestätigung kann sich wie ein unnötiger Engpass anfühlen. Dieser Engpass kann durch die Implementierung von elektronischem Datenaustausch (EDI)-Software gelöst werden.

Wenn Unternehmen EDI-Software verwenden, profitieren sie von einem schnellen Dokumententransfer, da sie die Notwendigkeit der Postvorbereitung und -bearbeitung, die mit der traditionellen Geschäftskommunikation wie Telefonanrufen, Faxen oder Papier für Bestellungen oder den Verkauf von Produkten einhergeht, ersetzt.

Da all dies mit EDI erledigt werden kann, können Unternehmen mehr erreichen, indem sie logistische Zeitpläne beschleunigen und manuelle Fehler beseitigen, die manchmal bei B2B-Kommunikationen auftreten.

Wenn dies nach etwas klingt, von dem Ihr Unternehmen profitieren könnte, ist es in Ihrem besten Interesse, alles zu wissen, was EDI bieten kann.

Wie funktioniert EDI?

Ihre Geschäftsdaten und Informationen werden in einem Enterprise Resource Planning (ERP)-System gespeichert. Dies könnte Details zu Versand, Inventar, Einkauf, Rechnungsstellung, Abrechnung und mehr umfassen. EDI-Software integriert sich in dieses ERP-System und verwendet die Informationen, um die Dokumentation zu erstellen, die für Geschäfte mit anderen Unternehmen erforderlich ist.

EDI ersetzt manuelle B2B-Kommunikationen wie Post, E-Mail und Fax, da Dokumente direkt von der Computeranwendung des Absenders (wie einem Logistiksystem) zur Computeranwendung des Empfängers (wie einem Auftragsverwaltungssystem) fließen können.

Häufige Beispiele für Dokumente, die mit EDI gesendet werden können, sind:

• Bestellungen
• Rechnungsverwaltung
• Versandstatus
• Zollinformationen
• Inventardokumente
• Zahlungsbestätigungen

Um besser zu verstehen, wie EDI funktioniert, vergleichen wir, wie ein traditioneller Dokumentenaustausch im Vergleich zur Verwendung eines elektronischen Datenaustauschs zum Austausch von Dokumenten ablaufen würde.

Verwendung eines traditionellen Dokumentenaustauschs

Zuerst würde der Käufer eine Kaufentscheidung treffen, die Bestellung erstellen und ausdrucken. Der Käufer würde dann die Bestellung an den Lieferanten senden. Sobald der Lieferant die Bestellung erhält, erfasst er die Informationen in seinem Auftragserfassungssystem.

Schließlich würde entweder der Käufer den Lieferanten anrufen, um sicherzustellen, dass er die Bestellung erhalten hat, oder der Lieferant würde dem Käufer eine Bestätigung seiner Bestellung zusenden.

Dieser gesamte Prozess könnte zwischen fünf und sieben Tagen dauern.

Verwendung von EDI für den elektronischen Dokumentenaustausch

Ähnlich wie beim traditionellen Dokumentenaustausch würde der Käufer eine Kaufentscheidung treffen und die Bestellung erstellen, jedoch nichts ausdrucken. Stattdessen würde er EDI-Software verwenden, um eine elektronische Version der Bestellung zu erstellen, die automatisch an den Lieferanten gesendet würde.

Das System wird automatisch aktualisiert, sobald das Auftragserfassungssystem des Lieferanten die Bestellung erhält. Schließlich würde ihr System eine Empfangsbestätigung an den Käufer senden.

Dieser gesamte Prozess könnte weniger als eine Stunde dauern.

Wer verwendet EDI?

EDI findet seinen Weg in jede Branche, aber einige verwenden es häufiger als andere.

Zum Beispiel verwenden diejenigen in der Luftfahrtindustrie EDI für den Austausch von Fluginformationen, Passagierdatensätzen und internationale Compliance. Gesundheitsdienstleister verwenden EDI, um Patientengesundheitsinformationen auszutauschen, Krankenversicherungsansprüche zu bearbeiten und Rezeptinformationen auszutauschen.

Buchhalter und diejenigen in Buchhaltungsteams verwenden EDI, um Rechnungen zu erstellen und Prüfpfade bereitzustellen. Es gibt auch einen großen Bedarf an EDI im Einzelhandel, in der Fertigung und in den Automobil-Lieferkettensektoren. Mitglieder dieser Branchen verwenden EDI, um Bestellungen zu kaufen, zu erfüllen, internationale Bestellungen zu verwalten, Bestätigungen zu versenden und Teile zu bestellen.

Arten von EDI

Die Wahl der Art von EDI hängt davon ab, wofür Sie es benötigen und wie Sie es verwenden werden.

Direktes EDI

Direktes EDI, manchmal auch als Punkt-zu-Punkt bezeichnet, stellt eine einzelne Verbindung zwischen zwei Geschäftspartnern her. Diese Methode ist am häufigsten zwischen größeren Kunden und Lieferanten, die mit vielen täglichen Transaktionen und einem hohen Dokumentenvolumen arbeiten, wie Einzelhändler, Gerätehersteller oder Krankenhäuser.

VAN

Value-added Networks (VAN) sind private, von Dritten betriebene Netzwerke, in denen elektronische Dokumente zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Der VAN-Anbieter verwaltet das Netzwerk und fungiert als Vermittler zwischen den beiden Partnern. Sie sind verantwortlich für die Speicherung, Weiterleitung und Lieferung von EDI-Dokumenten.

AS2

Einer der beliebtesten Methoden ist die Anwendbarkeitserklärung 2 (AS2), ein Internet-Kommunikationsprotokoll, das es ermöglicht, Daten sicher über das Internet zu übertragen. Es beinhaltet im Wesentlichen zwei Computer – einen Client und einen Server –, die sich über das Web Punkt-zu-Punkt verbinden. AS2 erstellt dann einen „Umschlag“ für die EDI-Daten, sodass sie sicher mit digitalen Zertifikaten und Verschlüsselung über das Internet gesendet werden können.

Web-EDI

Web-EDI wird über einen Internetbrowser durchgeführt und repliziert Papierdokumente im Webformat. Das Formular bietet den Benutzern bestimmte Felder, in die Informationen eingegeben werden müssen. Sobald alle relevanten Details enthalten sind, wird das Formular automatisch in eine EDI-Nachricht umgewandelt.

Kleine und mittelständische Unternehmen wählen oft diesen Weg, da keine EDI-Software benötigt wird, sie jedoch dennoch elektronische Dokumente über einen Browser erstellen, empfangen und verwalten können.

Mobiles EDI

Die neueste Form des elektronischen Datenaustauschs ist mobiles EDI. Dank spezifischer Anwendungen, die EDI unterstützen, können mobile Geräte potenziell verändern, wie viele Organisationen ihre Lieferketten beschleunigen können.

EDI-Anwendungen auf einem mobilen Gerät zu haben, kann es einem Verkäufer erleichtern, den Lieferstatus bei einem Lieferanten zu sehen, wenn er unterwegs ist, oder einem Geschäftsleiter, die Leistung eines Lieferanten in einer Besprechung zu sehen.

EDI-Outsourcing

Wie der Name schon sagt, gibt es auch die Möglichkeit, ein EDI-Programm an einen Drittanbieter auszulagern. Wenn Ihre Organisation kleiner ist oder Sie einfach nicht die Ressourcen haben, um eine EDI-Initiative zu starten, könnte dies eine willkommene Alternative sein.

Ein weiterer Grund, warum ein Unternehmen sich für Outsourcing entscheiden könnte, ist die Reduzierung der Kosten für die Investition in die eigene Infrastruktur. Es muss jedoch auch sichergestellt werden, dass es Zugang zu den richtigen Fähigkeiten hat, um den erforderlichen Service zu liefern, den EDI zu bieten hat.

EDI-Implementierung

Die Implementierung von EDI kann ein komplexer Prozess sein, der mehrere Schritte umfasst. Es erfordert technische Lösungen, eine Neugestaltung von Geschäftsprozessen und ein Management des organisatorischen Wandels.

Darüber hinaus erfordert es, mit sich ändernden staatlichen Vorschriften Schritt zu halten und die Komplexität globaler Geschäftsabläufe zu bewältigen, bei denen jeder Handelspartner möglicherweise einzigartige Anforderungen hat, was die Herausforderung erhöht.

Schritte zur EDI-Implementierung:

• Infrastruktur aufbauen und die Hardware und Software einrichten, um EDI-Prozesse zu verwalten, wie Übertragung, Übersetzung und Zuordnung von EDI-Dokumenten. Wenn Sie EDI intern verwalten, stellen Sie sicher, dass Sie über Netzwerkausrüstung, Speicher und Server verfügen.
• Verbindungen mit Handelspartnern herstellen nachdem die technologische Grundlage gelegt ist. Implementieren Sie EDI-Standards, um einen sicheren und effizienten Dokumentenaustausch zu gewährleisten. Konfigurieren Sie auch Ihr EDI-System so, dass es mit den von Ihren Handelspartnern verwendeten Standards übereinstimmt.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr EDI-System Standards erfüllt und den branchenspezifischen Datenschutzbestimmungen entspricht. Bleiben Sie über Änderungen der von Ihren Handelspartnern oder anderweitig verwendeten Standards informiert und aktualisieren Sie Ihr System entsprechend.
• EDI integrieren mit Ihrer aktuellen Unternehmenssoftware oder ERP-Systemen, um Abläufe zu vereinfachen, Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen.
• Datenzuordnung und ein Probelauf werden der nächste Schritt in diesem Prozess sein. Die Datenzuordnung ist wichtig, um traditionelle Geschäftsdokumente in kompatible EDI-Formate zu konvertieren. Führen Sie Probeläufe durch, um frühzeitig Probleme zu identifizieren und zu lösen.
• Erweitern Sie Ihr Netzwerk und arbeiten Sie eng mit Ihren Handelspartnern zusammen, um EDI zu implementieren.

Vorteile von EDI

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder der Branche, in der es tätig ist, kann die Implementierung von EDI-Software in Ihren Technologiestack viele Vorteile haben.

• Spart Zeit: Die Nutzung von EDI bedeutet, dass die Datenübertragung von Tagen auf Stunden oder sogar Minuten verkürzt wird. Dies ermöglicht es Unternehmen auf beiden Seiten der Übertragung, schneller mehr zu erledigen. Außerdem verbringen Teams weniger Zeit mit der Erstellung von Bestellungen, da dies automatisch und ohne Benutzereingabe erfolgt.
• Kostengünstig: Die Bearbeitung von Bestellungen kann kostspielig sein, insbesondere beim Versand physischer Dokumentationen. Da EDI diesen Prozess digitalisiert, können Unternehmen die Ausgaben für die Erstellung und Verteilung von Daten reduzieren.
• Erhöht die Effizienz: Eine EDI-Lösung verbessert die Zuverlässigkeit der zwischen Unternehmen ausgetauschten Informationen. Durch die Beseitigung manueller und doppelter Dateneingaben werden Unternehmen einen Rückgang von Fehlern feststellen. Diese Effizienz wird auch die Beziehungen zu Geschäftspartnern verbessern und gleichzeitig verspätete Lieferungen und falsche Produktpreise verringern.
• Erhöhte Sicherheit und Einfachheit: Dank der Standardisierung der Daten in Ihren Systemen wissen Mitarbeiter und IT-Teammitglieder immer, wo sie zu finden sind, was die Wahrscheinlichkeit von Datenverletzungen verringert. Da Verkaufsaufträge, Rechnungen und Versandaufzeichnungen automatisch generiert werden, wird der Arbeitstag für Vertriebs- und Lagerpersonal einfacher.
• Verbessert die Berichterstattung: EDI ermöglicht es, elektronische Dokumente mit verschiedenen IT-Systemen zu integrieren, um die Datenerfassung, Analyse und Sichtbarkeit für verfeinerte Berichterstattung zu unterstützen.
• Besser für die Umwelt: Da EDI vollständig papierlos ist, fördert es die Nachhaltigkeit und reduziert CO2-Emissionen, indem papierbasierte Prozesse durch ein vollständig elektronisches System ersetzt werden.

Herausforderungen bei der EDI-Implementierung

Zusätzlich zu den vielen Vorteilen von EDI können Sie auf einige Nachteile stoßen.

• Lange Einrichtungszeit: Abhängig von der gewählten EDI-Methode kann EDI umfangreiche Schulungen des Personals erfordern, was die Einrichtung zeitaufwändig macht. Die IT-Abteilung Ihres Unternehmens muss wahrscheinlich die Einrichtung des EDI-Tools mit anderen Projekten auf ihrer To-Do-Liste in Einklang bringen.
• Komplexe Technologie: Bei der Implementierung von EDI-Technologie muss Ihr Unternehmen auch in ein zusätzliches Netzwerk für den Empfang und die Übertragung von Informationen investieren. Dies könnte ein Hindernis sein, wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sind.
• Kosten: Die Einrichtung und Schulung von EDI kann manchmal zu hohen Anfangskosten führen, stellen Sie also sicher, dass es im Budget Ihres Unternehmens liegt.
• Begrenzt die Papierabrechnung: Nicht jeder Lieferant, mit dem Sie zusammenarbeiten, wird EDI-Software in seinem System haben. Aus diesem Grund können bestimmte Teams auf Engpässe stoßen, wenn sie mit Papier- und EDI-Rechnungen umgehen.

EDI-Standards

Es gibt spezifische EDI-Standards und Regeln für die Erstellung von allgemeinen Geschäftsdokumenten. Diese Standards helfen Unternehmen, Zeit, Energie und Ressourcen zu sparen, um das Layout dieser Dokumente zu definieren. Es gibt wichtige zertifizierte Agenturen, die diese Standards regeln, darunter:

• American National Standards Institute (ANSI): Zertifiziert die in den Vereinigten Staaten und Nordamerika verwendeten Standards.
• United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT): Zertifiziert internationale Standards.
• Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport (EDIFACT) ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde und Nachrichten für länderübergreifende und branchenübergreifende Dokumentenaustausche bereitstellt.
• Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA): Vereinheitlicht alle spezifischen Anforderungen des Gesundheitswesens, um sichere und vertrauliche Austausche von gesundheitsbezogenen Daten zu gewährleisten.
• GS1: Zertifiziert branchenspezifische internationale EDI-Standards.
• Drummond: Zertifiziert EDI-Software durch Tests, um sicherzustellen, dass verschiedene EDI-Tools erfolgreich miteinander kommunizieren können.

Top 5 EDI-Software

Elektronische Datenaustausch-Software funktioniert, indem sie einen sicheren Datenaustausch zwischen zwei oder mehr Computern erstellt. Diese Art von Software wird typischerweise für den schnellen Transfer von Geschäftsdokumenten innerhalb von Unternehmen und zwischen Geschäftspartnern wie Lieferanten oder Kunden verwendet.

Es ist üblich, dass Unternehmen EDI-Software implementieren, um die Notwendigkeit von E-Mail, Fax und Post zu ersetzen.

*Im Folgenden sind die fünf führenden elektronischen Datenaustausch-Softwarelösungen aus dem G2 Summer 2024 Grid® Report aufgeführt. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet worden sein.

1. TrueCommerce EDI

TrueCommerce EDI ist ein globaler Anbieter von Handelspartnerkonnektivität und integrierten EDI-Lösungen. Diese Software revolutioniert die Handelspartnerkonnektivität, indem sie Lieferanten, Einzelhandelszentren und Endverbraucher in einem globalen Handelsnetzwerk verbindet. Sie bietet eine flexible, integrierte und vollständig verwaltete Servicelösung, sodass Kunden jeder Größe problemlos mit jedem Handelspartner verbunden werden können.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Ich mag wirklich, dass TrueCommerce EDI ein selbstgeführtes Lernzentrum für neue Benutzer integriert hat. Ich habe alle neuen Mitarbeiter angewiesen, diese Schulungsmodule zu durchlaufen, um sich mit dem System vertraut zu machen. Dies hilft mir, mein EDI-Personal effizienter zu schulen.“

- TrueCommerce EDI Review, Sheila L.

Was Benutzer nicht mögen:

„Nicht genügend Verfügbarkeit von Einrichtungspersonal oder technischem Support verursacht Verzögerungen bei der Einführung neuer Handelspartner oder der Lösung von Problemen. Außerdem einige doppelte Datengebühren. Sie haben kein eigenes VAN. Und sie berechnen à la carte für jede Art von Transaktion über die Grundlagen hinaus.“

- TrueCommerce EDI Review, Dovid G.

2. SPS Commerce Fulfillment EDI

SPS Commerce Fulfillment ist eine Full-Service-EDI-Lösung, die bewährte Technologie und Hunderte von EDI-Experten bietet. Diese Experten arbeiten jeden Tag hart daran, zu überwachen und sicherzustellen, dass das EDI für Zehntausende von Kunden weltweit fließt. Sie überwachen das EDI der Benutzer, damit sie sich auf andere Aufgaben auf ihrer Liste konzentrieren können.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Das Fulfillment-Dashboard ermöglicht es Ihnen, neue eingehende Bestellungen, Änderungen oder Fehler einfach zu überwachen. Sie können auch alle Transaktionen im Portal anzeigen und in die Details und Fehler einsteigen. Es ist relativ einfach, den Status einer Bestellung von Anfang bis Ende zu verfolgen.“

- SPS Commerce Fulfillment EDI Review, Mark O.

Was Benutzer nicht mögen:

„Der langsame und umständliche Implementierungsprozess mindert das gesamte Benutzererlebnis erheblich. Verzögerungen bei der Einführung und Einrichtung führen zu Frustration und behindern das effiziente Funktionieren von Unternehmen, was die Fähigkeit beeinträchtigt, reibungslose B2B-Transaktionen durchzuführen.“

- SPS Commerce Fulfillment EDI Review, Andrew T.

3. Cleo Integration Cloud

Cleo Integration Cloud (CIC) ist eine cloudbasierte Integrationsplattform, die kritische Integrationsprozesse im Ökosystem entwirft, erstellt, betreibt und optimiert. Die CIC-Plattform bietet End-to-End-Integrationssichtbarkeit über EDI-, Nicht-EDI- und API-Integrationen und gibt technischen und geschäftlichen Benutzern das Vertrauen, Handelspartner schnell zu integrieren, die Integration zwischen Anwendungen zu ermöglichen und umsatzgenerierende Geschäftsprozesse zu beschleunigen.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Ich mag, wie Cleo Integration Cloud eine hochsichere Möglichkeit bietet, Dateien online zu teilen. Von Datenmanagement und Echtzeitsynchronisation bis hin zu Zugriffskontrolle und Verschlüsselung bietet es alle Werkzeuge für eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Teams oder Organisationen. Die Drag-and-Drop-, Workflow-Überwachungs- und Suchfilterfunktionen sind nützlich für die Organisation von Projekten. Ich schätze auch die praktische mobile Anwendung, die den Service noch zugänglicher zu einem attraktiven Preis macht.“

- Cleo Integration Cloud Review, Shikha G.

Was Benutzer nicht mögen:

„Der Support ist nicht der beste. Normalerweise finde ich das Problem selbst heraus.“

- Cleo Integration Cloud Review, Tabatha B.

4. MuleSoft Anypoint Platform

MuleSoft’s Anypoint Platform ist eine Lösung für API-gesteuerte Konnektivität, die ein Anwendungsnetzwerk von Apps, Daten und Geräten sowohl vor Ort als auch in der Cloud erstellt. Benutzer können APIs und Integrationen entwerfen und erstellen, von Echtzeitsichtbarkeit von einer Schnittstelle profitieren und eine sichere Verbindung genießen, um sensible Daten zu schützen.

Was Benutzer am meisten mögen:

„MuleSoft Anypoint Platform ist eine leicht zu erlernende Integrationsplattform, auf der Sie den gesamten API-Lebenszyklus von einer einzigen Plattform aus verwalten können. Sie können Ihre APIs mit RAML entwerfen, was sehr leicht zu verstehen ist. Sie können auch APIs mit Anypoint Studio entwickeln und Tests durchführen. Das Anwenden von Richtlinien auf mehrere APIs ist ebenfalls sehr leicht zu erlernen.“

- MuleSoft AnyPoint Platform Review, Yash G.

Was Benutzer nicht mögen:

„Wenn ich die MuleSoft Anypoint Platform kritisieren müsste, würde ich sagen, dass einer der Nachteile ihre steile Lernkurve ist, insbesondere für diejenigen, die neu im Integrationsbereich sind. Die Benutzeroberfläche kann ein wenig überwältigend sein, mit verschiedenen Komponenten und Funktionen, die neue Benutzer verwirren könnten. Darüber hinaus kann die Plattform für kleine bis mittelständische Unternehmen teuer sein, was sie für diejenigen mit begrenzten Ressourcen weniger zugänglich macht.“

- MuleSoft AnyPoint Platform Review, Abhinav M.

5. OpenText Business Network Cloud EDI

OpenText Business Network Cloud EDI ist eine umfassende B2B-Integrationslösung, die darauf ausgelegt ist, EDI-Prozesse für Unternehmen jeder Größe zu optimieren. Durch die Nutzung der Cloud wird ein sicherer, Echtzeit-Datenaustausch zwischen Handelspartnern gewährleistet, was die betriebliche Effizienz verbessert und Kosten senkt. Benutzer haben seine Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit gelobt, was es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Organisationen macht, die ihr Lieferkettenmanagement optimieren möchten.

Was Benutzer am meisten mögen:

„OpenText EDI wurde zu meiner Geheimwaffe! Keine manuellen EDI-Blues mehr - vorgefertigte Konnektoren und Automatisierung haben mir unzählige Stunden gespart und die Verbindung mit Partnern nahtlos gemacht. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs! Diese Plattform hat unsere Sichtbarkeit transformiert und uns eine Echtzeit-Kristallkugel in unseren gesamten Handelsfluss gegeben. Bestellstatus, Rechnungen, Zahlungen - alles da, was uns befähigt, Probleme zu beheben und zu optimieren wie nie zuvor.“

- OpenText Business Network Cloud EDI Review, Ujwal S.

Was Benutzer nicht mögen:

„Ich denke, hauptsächlich ist der Helpdesk ein wenig problematisch. Es dauert zu lange, bis das Team das Problem löst. Auch der Prozess zur Lösung eines Problems ist sehr langwierig, sodass man Geduld haben muss.“

- OpenText Business Network Cloud EDI Review, Mahima S.

Lieferung erhalten

Wenn Ihr Unternehmen den elektronischen Datenaustausch nutzt, können Sie sicher sein, dass alle Ihre wichtigen Dokumente schnell und mit einer sicheren Verbindung an Geschäftspartner gesendet werden. Es gibt kein Warten mehr auf die Lieferung und kein Rätseln mehr, ob Bestellungen eingegangen sind.

Alles wird innerhalb der EDI-Software angezeigt, was bedeutet, dass Sie und Ihr Team sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können, als den Lieferstatus eines Papierbestellformulars zu überprüfen.

Wenn Sie nach weiteren Möglichkeiten suchen, Daten zu übertragen, ohne ihre inhärente Bedeutung zu ändern, schauen Sie sich den Datenaustausch an.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2020 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.