Was ist ein Auto-Dialer? Warum sind sie wichtig für Unternehmen?

Wenn Sie in einer kundenorientierten Abteilung arbeiten, sind Sie wahrscheinlich daran gewöhnt, den Hörer abzunehmen, eine zufällige Zahlenfolge zu wählen und hoffentlich das gewünschte Gespräch zu führen. Aber wäre es nicht schön, wenn ein automatischer Wähler das Wählen für Sie übernehmen würde? Es muss doch mittlerweile zur zweiten Natur geworden sein, oder?

Während Sie wahrscheinlich nicht zweimal über das Wählen eines ausgehenden Anrufs zu einem Kunden nachdenken, haben Sie jemals darüber nachgedacht, wie viel Zeit Sie sparen würden, wenn eine Maschine die Arbeit für Sie erledigen würde? Wenn nicht, legen Sie das Telefon weg. Denn Auto-Dialer-Software macht genau das.

Auto-Dialer werden in Arbeitsumgebungen eingesetzt, die viele sich wiederholende Telefongespräche beinhalten, darunter Vertrieb, Callcenter, Gesundheitswesen, Gastgewerbe und sogar Bildung.

Der Zweck der Verwendung von Software wie einem Auto-Dialer besteht darin, die Notwendigkeit zu beseitigen, dass Benutzer sinnlos Zeit damit verbringen, jede einzelne Telefonnummer, die sie anrufen müssen, manuell zu wählen. Auf diese Weise können sie sich mehr auf den Inhalt und die erfolgreiche Übermittlung ihrer Nachricht konzentrieren.

Um von einem Auto-Dialer richtig zu profitieren, benötigen Benutzer einen Computer, ein Sprachmodem und eine aktive Telefonleitung. Je nach dem gewählten Tool gibt es jedoch auch cloudbasierte Auto-Dialer-Optionen.

Arten von Auto-Dialern

Es gibt drei verschiedene Arten von automatischen Wählern: Vorschau, Power oder Progressiv und Prädiktiv. Die Wahl sollte von Ihrer Geschäftsaufgabe abhängen und davon, wie Sie den Auto-Dialer zur Unterstützung einsetzen werden.

Hier sind einige Beschreibungen, damit Sie eine fundierte Kaufentscheidung treffen können.

Vorschau-Wähler

Ein Vorschau-Wähler ermöglicht es Benutzern, einen ausgehenden Anruf zu tätigen oder ihn zu überspringen. Die Alternative dazu wäre ein Wähler, der automatisch die nächste Nummer auf der Liste wählt, ohne dem Benutzer eine Option zu geben.

Vorschau-Wähler werden verwendet, wenn der Benutzer einige Informationen über die Person, mit der er gleich sprechen wird, einsehen möchte, bevor er mit dem automatischen Wählen beginnt. Dies ermöglicht eine persönlichere und besser vorbereitete Kundeninteraktion, sei es ein Entdeckungsgespräch oder eine Nachverfolgungsnachricht.

Vorschau-Wähler sind eine großartige Option für Gespräche, die einzigartige Kundeninformationen erfordern. Wenn Ihre Strategie für ausgehende Anrufe in kleinerem Maßstab durchgeführt wird, komplexe Kundensituationen erfordert und mehr auf Qualität als auf Quantität fokussiert ist, ist ein Vorschau-Wähler Ihre beste Wahl.

Power- oder Progressive-Wähler

Progressive (oder Power) Wähler unterscheiden sich von Vorschau-Wählern darin, dass sie dem Benutzer nicht erlauben zu entscheiden, ob der nächste Anruf getätigt wird oder nicht. Stattdessen wählt der Wähler sofort den nächsten Anruf, sobald der vorherige beendet ist.

Sie sind etwas mehr auf Quantität fokussiert als die Vorschau-Wähler. Wenn Sie also mit so vielen Kunden wie möglich, einer nach dem anderen, in Kontakt treten möchten, ist ein Power-Wähler die richtige Option für Sie.

Prädiktive Wähler

Ein prädiktiver Wähler hebt die Effizienz auf ein ganz neues Niveau, indem er mehrere Telefonnummern gleichzeitig wählt. Aber keine Sorge, Sie müssen nicht mit mehreren Kunden gleichzeitig sprechen.

Mit einem Taktalgorithmus bestimmen prädiktive Wähler, wann der Benutzer mit seinem aktuellen Anruf fertig sein wird, und wählen dann den nächsten, bevor der Benutzer das gesamte Verkaufsgesprächsskript beendet hat.

Prädiktives Wählen ist der effizienteste Weg, um mit so vielen Menschen wie möglich am anderen Ende in Kontakt zu treten und das auch in großem Maßstab. Wenn Sie jedoch detailliertere Gespräche führen möchten, die ein wenig Recherche im Voraus erfordern, ist es wahrscheinlich nicht ideal für Ihr Unternehmen.

Auto-Dialer-Funktionen

Automatische Wähler sind voll von Funktionen, die Ihnen helfen, so viele bedeutungsvolle Kundengespräche wie möglich zu führen. Wenn Sie ein Produkt auswählen, stellen Sie sicher, dass es die folgenden Funktionen für die optimalste Erfahrung hat.

Erkennung unproduktiver Nummern

Auto-Dialer-Technologie kann erkennen, wann eine Telefonnummer auf Ihrer Liste es nicht wert ist, angerufen zu werden, sei es, dass sie Anrufe an die Voicemail, einen Anrufbeantworter oder einfach eine besetzte Leitung sendet.

Die Erkennung unproduktiver Nummern ist ein großer Zeitersparnis. Sie müssen die Nummer nicht vollständig von Ihrer Liste entfernen, aber auf diese Weise wissen Sie, dass Ihre Zeit besser damit verbracht wäre, jemanden anderen anzurufen.

Listenfilterung

Viele Menschen werden darum bitten, auf Ihre Nicht-anrufen-Liste (DNC) gesetzt zu werden. Sie müssen diese Wünsche als Unternehmen respektieren, das seine Beziehungen nicht verderben möchte. Glücklicherweise können Auto-Dialer Ihre Listen filtern, sodass Personen auf Ihrer DNC-Liste von diesem Zeitpunkt an nicht mehr kontaktiert werden.

Integration

Auto-Dialer können mit anderer Software integriert werden, die Kundenkontaktinformationen verwaltet, wobei die wichtigste wahrscheinlich Ihre Customer Relationship Management (CRM) Lösung ist. CRMs sind Tools, die von Unternehmen verwendet werden, um Kundendaten zu verfolgen, einschließlich vergangener Interaktionen mit Ihrem Unternehmen, Vorlieben und Position in der Käuferreise.

Wertvolle Informationen werden während Kundenanrufen geteilt. Wenn sie mit einem CRM integriert sind, können Auto-Dialer Kundendaten basierend auf dem Gespräch aktualisieren.

Kontaktlistenverwaltung

Auto-Dialer haben auch die Fähigkeit, Ihre Kontaktliste zu verwalten, einschließlich Segmentierungen. Wenn Sie ein cloudbasiertes System verwenden, können Sie Kundenkontaktinformationen aus anderen Datenbanken hochladen. Der aktuellste Weg, um einen Kunden zu erreichen, ist wichtig für die Effizienz, und Auto-Dialer können das für Sie erledigen.

Zeitzonenverwaltung

Es gibt bereits so viele Debatten darüber, wann die beste Zeit ist, um einen potenziellen Kunden anzurufen, und die Berücksichtigung von Zeitzonen ist nur ein weiterer Kopfschmerzverursacher. Wenn Sie jedoch einen Auto-Dialer verwenden, können diese dies vereinfachen, indem sie die Zeitzone anpassen, sodass Sie Kunden nur zu geeigneten Zeiten anrufen.

Anrufweiterleitungsoptionen

Die Belegschaft ist derzeit verstreut, und Sie haben möglicherweise keinen Zugriff auf Ihr Bürotelefon. Oder vielleicht besteht Ihre Aufgabe darin, einen Kunden zu qualifizieren, bevor er ein Gespräch mit einer anderen Person in Ihrem Unternehmen beginnt. In jedem Fall, wenn Sie einen Anruf auf ein anderes Gerät oder eine andere Person weiterleiten müssen, können Auto-Dialer das tun.

Geschwindigkeitsanpassung

Wie bereits erwähnt, können bestimmte Arten von Auto-Dialern eine Telefonnummer eingeben, bevor Sie Ihren aktuellen Anruf beendet haben. Dies ist eine großartige Funktion, kann aber etwas voreilig sein, was die Zeit betrifft, die der Benutzer zwischen den Gesprächen benötigt.

Glücklicherweise können Benutzer auch die Geschwindigkeit ihres Auto-Dialers basierend auf den Bedürfnissen ihrer Outbound-Vertriebskampagne anpassen.

Nachrichtenübertragung

Zusätzlich zur Rationalisierung des ausgehenden Anrufprozesses können Auto-Dialer verschiedene vorab aufgezeichnete Nachrichten übermitteln, sobald der Empfänger den Anruf beantwortet. Unternehmen können und werden wahrscheinlich mehr als eine Übertragungsnachricht haben, die sie je nach Art des Anrufs implementieren können.

Schlüsselkampagnen

Nach dieser übertragenen Nachricht könnte das Gespräch eine Aktion von der Person erfordern, die den Anruf erhält. Auto-Dialer geben Benutzern die Möglichkeit, ihren Kunden ein Menü anzubieten, je nachdem, welche Aktion sie ergreifen möchten, um voranzukommen. Zum Beispiel könnte dies so klingen:

„Drücken Sie 1, um mit einem Vertriebsmitarbeiter verbunden zu werden.“

Dashboards

Auto-Dialer bieten einen Überblick über den Fortschritt einer ausgehenden Anrufkampagne mithilfe von Dashboards, die in Echtzeit aktualisiert werden. Auf diese Weise können sowohl Benutzer als auch Manager die Gesamtleistung der Bemühungen, Aktivitätsniveaus und Statistiken sehen.

Anrufüberwachung und -aufzeichnung

Haben Sie jemals eine roboterartige Stimme gehört, die etwas darüber sagt, dass die Nachricht zur Qualitätssicherung aufgezeichnet oder überwacht wird, wenn Sie ein Unternehmen anrufen? Das nennt man die Anrufüberwachungsfunktion, und sie kann äußerst hilfreich sein, um Ihre ausgehenden Anrufbemühungen zu optimieren.

Manager möchten möglicherweise in ein Gespräch hineinhören (natürlich beide Parteien vorher warnen), um Einblicke in die Interaktion zu gewinnen, die Leistung des Anrufers zu bewerten und Verbesserungsbereiche zu bestimmen. Sie können dies live mit Überwachung oder später mit Anrufaufzeichnung tun.

Rückrufplanung

Sie werden nicht jeden beim ersten Versuch erreichen. Auto-Dialer erkennen das und bekämpfen dieses Problem, indem sie Nachverfolgungen oder Rückrufe planen. Wenn jemand Ihren Anruf nicht beantwortet, wird der Auto-Dialer ihn einfach wieder auf die Liste setzen, wodurch die Chancen erhöht werden, mit einem Kunden in Kontakt zu treten und zu sprechen.

Sicherheit

Schließlich ist Sicherheit wie bei vielen Softwarelösungen in Ihrer Organisation eine der wichtigsten Funktionen. Ihre Gespräche können wertvolle private Informationen enthalten, und ein Verstoß wird höchstwahrscheinlich Ihre Beziehung zu Ihren Kunden ruinieren und möglicherweise sogar Ihren Ruf.

Auto-Dialer implementieren Sicherheitsmaßnahmen, um Kundeninformationen und Daten vor allen unbefugten Benutzern zu schützen, sodass sich Ihre Kunden sicher fühlen und eher bereit sind, Ihnen zu vertrauen.

Wie Auto-Dialer funktionieren

Das sind eine Menge nützlicher Funktionen für ein Software-Tool. So funktioniert es zusammen als eine kohärente Einheit.

Damit ein Auto-Dialer erfolgreich läuft, benötigt ein Benutzer drei Dinge: einen Computer für die Software, ein Sprachmodem und eine aktive Telefonleitung. Das Sprachmodem ermöglicht es dem Computer, aufgezeichnete Nachrichten über das Telefon abzuspielen, und natürlich die Personen am sendenden und empfangenden Ende des Telefonanrufs.

Die Auto-Dialer-Software wird dann all diese Komponenten integrieren, zusammen mit dem System, das alle Ihre Kundenkontaktinformationen enthält. Dann wird die Software mithilfe der Datenbank mit Leads dem Computer mitteilen, welche Nummern gewählt werden sollen und wie man Sackgassen, Voicemails und besetzte Leitungen erkennt.

Mit Spracherkennungstools wird der Auto-Dialer feststellen, ob es sich um eine Voicemail oder jemanden am anderen Ende handelt. Mit diesen Informationen wird er die vorgesehene Aktion ausführen, um den Anrufempfänger mit einer Übertragungsnachricht oder einer realen Person zu verbinden.

Während die Anrufe getätigt werden, sammeln Auto-Dialer auch Daten über die Abholrate, die Länge der Telefonanrufe und die Anzahl der Anrufe, die an die Voicemail gesendet werden.

Vorteile der Verwendung eines Auto-Dialers

Jeder Job hat eine mühsam monotone Aufgabe, die immer als Zeit- und Energieverschwendung angesehen wird. Für Menschen, die ihre Tage damit verbringen, Kaltakquise bei Kunden zu betreiben, ist es das Wählen von Telefonnummern, das versehentliche Eingeben der falschen Nummer oder das ständige Senden an die Voicemail.

Auto-Dialer und all ihre Automatisierungsfunktionen lindern die Schmerzpunkte der Vertreter und geben ihnen mehr Zeit, sich auf die Kundeninteraktion zu konzentrieren, die sie gleich haben werden.

Erstens spart die Kernfunktion des Tools, Telefonnummern zu wählen, den Vertretern viel Zeit. Anstatt in einer Datenbank nach der besten Telefonnummer zu suchen, um einen Interessenten zu erreichen, können sich die Vertreter wertvolle Informationen wie ihre Schmerzpunkte, wie der Lead erfasst wurde, und ihre aktuelle Geschäftssituation ansehen.

Zweitens beseitigen Auto-Dialer die Unsicherheit, jede Nummer auf Ihrer Liste anzurufen, indem sie Interessenten segmentieren und potenziell unproduktive Nummern und Leads herausfiltern. Die Umverteilung dieser verschwendeten Zeit wird dazu beitragen, die wertvollen Verbindungen zu erhöhen, die Ihre Vertreter mit potenziellen Käufern haben.

Schließlich bieten Aufzeichnungs- und Überwachungsfunktionen Einblicke in die Gesamtleistung dieser bestimmten ausgehenden Anrufkampagne. Welche Ansätze funktionieren? Wann ist die beste Tageszeit, um Interessenten in diesem Zielsegment anzurufen? Wo sehen wir die optimiertesten Ergebnisse und Antwortquoten?

Auto-Dialer können diese Informationen zusammenfassen und in umsetzbare Erkenntnisse über Ihre Anrufbemühungen umwandeln.

Einschränkungen der Verwendung eines Auto-Dialers

Jeder, der den größten Teil des Tages am Telefon arbeitet, kennt die Regeln und Vorschriften zum Telemarketing, die von der Federal Trade Commission und dem Do Not Call Registry erstellt und verwaltet werden. Auto-Dialer sind keine Ausnahme von diesen Regeln.

Wenn sie nicht korrekt verwendet werden, können sie zu Verstößen gegen das Telephone Consumer Protection Act (TCPA) führen, da sie möglicherweise Nummern im National Do Not Call Registry oder zu verbotenen Zeiten wählen.

Die Implementierung und Wartung eines Auto-Dialer-Systems kann kostspielig sein, insbesondere für kleinere Unternehmen. Darüber hinaus können technische Schwierigkeiten manchmal die Anrufqualität beeinträchtigen und möglicherweise zu abgebrochenen Anrufen führen.

Um diese Einschränkungen zu mildern, sollten Unternehmen die Einhaltung der TCPA-Vorschriften sicherstellen, Auto-Dialer strategisch in Kombination mit menschlichen Agenten einsetzen, die Leistung überwachen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, die Kosten und Vorteile sorgfältig abwägen, und technische Probleme umgehend angehen.

5 beste Auto-Dialer-Software

Vertriebsteams und Kontaktzentren verwenden automatisierte Anrufsysteme, um Telefonnummern zu wählen und Benutzer über vorab aufgezeichnete Nachrichten oder Live-Agenten zu verbinden. Diese Lösungen eliminieren die mühsame Aufgabe, Telefonnummern zu wählen. Organisationen integrieren auch Auto-Dialer-Tools mit CRM-Systemen und Software für die Kontaktzentreninfrastruktur, um das Wählen von Telefonnummern zu automatisieren.

Um in diese Liste aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:

• Automatisch Telefonnummern aus einer Liste anrufen
• In der Lage sein, eine vorab aufgezeichnete Nachricht oder Aufforderung zu teilen, sobald der Anruf beantwortet wird, oder mit einem Live-Agenten zu verbinden

*Unten sind die fünf führenden Auto-Dialer-Lösungen aus dem G2 Summer 2024 Grid® Report. Einige Bewertungen wurden möglicherweise zur Klarheit bearbeitet.

1. Genesys Cloud CX

Genesys Cloud CX ist eine All-in-One-Kundenerfahrungslösung, die von Unternehmen jeder Größe verwendet wird, um Kundenerfahrungen über Telefon, E-Mail, Text, Chat und soziale Kanäle zu vereinheitlichen.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Da es mit Microservices aufgebaut ist und die API-First-Plattform ist, ist Genesys Cloud CX eine sehr empfohlene Kontaktcenter-Plattform. Die umfangreiche Dokumentation im Ressourcen-Center, seine Community und das Entwicklerforum tragen dazu bei."

- Genesys Cloud CX Review, Somik M.

Was Benutzer nicht mögen:

„Während Genesys Cloud CX eine Reihe von Funktionen bietet, hat es Einschränkungen bei der Anpassung bestimmter Aspekte der Plattform an spezifische Bedürfnisse."

- Genesys Cloud CX Review, Ronalisa A.

2. Orum

Orum ist eine KI-gestützte Live-Konversationsplattform, die das manuelle Wählen automatisiert, um Unternehmen zu helfen, mehr Zeit mit menschgetriebenem Verkauf zu verbringen. Die Plattform integriert sich auch mit führenden Vertriebs- und CRM-Tools, sodass Sie sich nie Sorgen machen müssen, Anruf- und Aktivitätsdaten zu synchronisieren.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Es ist ein super hilfreiches Tool, das es ausgehenden Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, ihre Zeit optimal zu nutzen, indem sie eine gesamte CRM-Liste wählen. Ich liebe es, dass ich wählen kann und einfach darauf warten kann, dass jemand abhebt. Ich denke auch, dass Filter auf den in Orum verwendeten Listen helfen, meine Anrufe einzugrenzen."

- Orum Review, Kara K.

Was Benutzer nicht mögen:

„Das System scheint manchmal zu verzögern. Es kann schwierig sein, einige der Aufgaben von Outreach zu finden, die nach Orum übertragen werden. Man denkt, wenn man alle Anrufaufgaben erledigt, würden alle Aufgaben auftauchen, aber manchmal muss man in die spezifische Sequenz einzeln gehen, um alle Aufgaben abzuschließen."

- Orum Review, Jessica W.

3. FlashRev

FlashRev ist eine Vertriebsbeschleunigungsplattform, die ausgehende Anrufaufgaben automatisiert. Zu den Auto-Dialer-Funktionen gehören prädiktives Wählen, Power-Wählen, Click-to-Call, Anrufaufzeichnung, Anrufskripting, und CRM-Integration, die Vertriebsteams helfen, die Effizienz zu steigern und mehr Geschäfte abzuschließen.

Was Benutzer am meisten mögen:

"Es ist einfach zu bedienen, die gesamte Implementierung war nur ein schneller Login, und es wird von KI angetrieben, die auf dem Weg hilft. Ich benutze es täglich, um potenzielle Kunden zu finden und mit ihnen auf derselben Plattform zu interagieren. Wir können unser CRM einfach integrieren. Und es gibt jetzt einen KI-gesteuerten Genie, der alle Fragen beantwortet, die wir haben könnten."

- FlashRev Review, Kelly J.

Was Benutzer nicht mögen:

"Es gibt viele CRMs, die nicht einfach mit Flashinfo zu integrieren sind. Daran muss gearbeitet werden."

- FlashRev Review, Liz T.

4. Kixie PowerCall & SMS

Kixie PowerCall & SMS ist eine Vertriebs-Kommunikationsplattform, die ausgehende Anrufaufgaben automatisiert, die Effizienz und Produktivität steigert. Mit prädiktivem Wählen, Power-Wählen und Click-to-Call-Funktionen, können Vertriebsteams ihre Outreach-Bemühungen optimieren und die Verbindungsraten erhöhen.

Was Benutzer am meisten mögen:

"Ich liebe die Möglichkeit, mit Salesforce zu integrieren. Ich spare so viel Zeit mit meiner Salesforce- und Microsoft Teams-Integration in Kixie. Es ist so einfach einzurichten und zu verwenden. Textnachrichten sind die Zukunft, und auf B2B-Kundenebene verwenden wir sie täglich, um mit unseren Kunden und potenziellen Kunden in Kontakt zu bleiben.

Wenn Probleme auftreten, ist der Intercom-Chat schnell und hilft uns, unsere Probleme umgehend zu lösen. Die mobile Zugänglichkeit ist eine noch aufregendere Funktion."

- Kixie PowerCall & SMS Review, Lydia J.

Was Benutzer nicht mögen:

"Das am wenigsten Hilfreiche an Kixie Power Call & SMS ist, dass es manchmal innerhalb unseres CRM-Portals abstürzt. Es erfordert nur ein schnelles Neuladen, aber manchmal kann es mehrmals in einer Schicht auftreten. Dies kann dem CRM-Portal zugeschrieben werden, nicht der Kixie-App selbst.

Der Nachteil von Kixie liegt in der Berichterstattungsdatenbank unter dem Anrufverlauf des Agenten, der unter Aktionen zu finden ist. Es gibt Fälle, in denen der CRM-Link nicht angezeigt wird (oder defekt ist), und die (eingehende oder ausgehende) Telefonnummer muss manuell in das CRM kopiert und eingefügt werden, um die Anrufaufzeichnung bei einer Anfrage zu finden."

- Kixie PowerCall & SMS Review, Mary D.

5. NICE CXone

NICE CXone ist eine führende Cloud-Kontaktcenter-Software, die es Unternehmen erleichtert, menschliche Konversationserlebnisse mit modernsten Technologien zu bieten. Zu den Funktionen dieser Softwarelösung gehören Omnichannel-Routing, Analytik, Workforce-Optimierung und künstliche Intelligenz.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Diese cloudbasierte Plattform hat eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche, viele Glocken und Pfeifen, und ich liebe die vorgefertigten Berichte. Die Supervisor-Tools, um in Anrufe hineinzuhören, sind schön, und es ist sehr einfach, aufgezeichnete Anrufe zu suchen und zu finden. Ich liebe die Coaching- und Interaktionsoptionen und die Zeitplanverwaltungs-Tools, die im System integriert sind."

- NICE CXone Review, Tadao H.

Was Benutzer nicht mögen:

„Das Workforce-Management kann etwas verwirrend einzurichten und zu pflegen sein, und ich hätte gerne eine anwendungsbasierte Version des Max-Agenten. Unterstützung für kleine Probleme zu bekommen, kann schwierig sein."

- NICE CXone Review, Nick B.

Automatisieren Sie, wo Sie können

Es gibt nicht genug Stunden am Tag, und die Nutzung der Zeit, um einen Prozess zu automatisieren, ist eine großartige Produktivitätspraktik. Auto-Dialer sind ein perfektes Beispiel dafür, eine mühsame Aufgabe zu eliminieren und mehr Zeit zu schaffen, um sich auf den Treibstoff Ihres Unternehmens zu konzentrieren: den Kunden.

Keine Antwort? Kein Problem. Hier ist wie man eine Verkaufs-Voicemail hinterlässt, um einen Rückruf zu erhalten.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2020 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.