Virtueller Datenraum: Machen Sie sich während der Geschäfte keine Sorgen um Daten

Daten sind für moderne Unternehmen von größter Bedeutung.

Sie treiben die Entscheidungsfindung in verschiedenen Unternehmensbereichen an und sind ein kritischer Bestandteil von Prozessen wie Fusionen und Übernahmen, Kapitalbeschaffungen und fast jedem strategischen Geschäftsgeschäft.

Aufgrund dieses kritischen Aspekts müssen Sie Ihre Daten sicher aufbewahren und sie mit autorisierten Parteien teilen, um zu verhindern, dass sie zu einer Haftung werden. Ein virtueller Datenraum kann eine ideale Lösung sein, um Daten in einer sicheren und kontrollierten Umgebung zu speichern und zu teilen.

In der Regel wird ein virtueller Datenraum in den finanziellen, unternehmerischen oder rechtlichen Angelegenheiten eines Unternehmens genutzt. Informationen, die in einem VDR gespeichert sind, sind für das Unternehmen oder den Eigentümer des VDRs von entscheidender Bedeutung. Sie können von traditionellen Geschäftsunterlagen bis hin zu hoch wertvollen vertraulichen Informationen reichen, wie z.B. Finanztransaktionen in Finanzierungsrunden oder die Geschäftsgeheimnisse eines Unternehmens. Er erleichtert auch den Due-Diligence-Prozess während einer Fusion oder Übernahme (M&A), einer Private-Equity- oder Venture-Capital-Transaktion oder einer Kreditsyndizierung.

Zusammengefasst bietet ein virtueller Datenraum Organisationen, die hoch wertvolle Daten speichern und während Geschäften und Transaktionen sicher darauf zugreifen müssen, einen sicheren Raum. Virtuelle Datenraum-Software reduziert die geografischen Einschränkungen, die den Prozess der Verhandlung und Kommunikation über Grenzen hinweg einst extrem mühsam machten.

Mit der Globalisierung der Unternehmen hat ein VDR nun den physischen Datenraum ersetzt, der einst zur Speicherung und zum Teilen von Daten genutzt wurde. Moderne Unternehmen benötigen robuste Sicherheitsmaßnahmen und Zugriffskontrollen, um ihre kritischen Informationen zu schützen, und virtuelle Datenräume erfüllen ihren Zweck, während sie auch  Datenverletzungen verhindern.

Verständnis der Notwendigkeit eines virtuellen Datenraums

Ein virtueller Datenraum ist eine bedarfsgerechte Lösung zur sicheren Speicherung, Organisation und Weitergabe von Daten, d.h. Sie können ihn für das verwenden, was Sie wollen und wann Sie ihn brauchen. Ein VDR bietet kostengünstige und effiziente Datenspeicherung und ermöglicht den Austausch von Informationen zwischen Mitarbeitern desselben Unternehmens oder zwischen verschiedenen Organisationen.

Ein VDR bietet eine kostengünstigere und hoch zuverlässige Datenverwaltungs- und Austauschsoftwarelösung als die traditionellen Datenraumvorgänger. Der Einsatz von VDRs reduziert die Notwendigkeit physischer Dokumente, was wiederum die mit dem Drucken, Ablegen und Speichern von Dokumenten verbundenen Kosten senkt. Ein großer Kostenfaktor, der mit VDRs reduziert oder oft vollständig eliminiert wird, ist das Reisen zum alleinigen Zweck der Einsichtnahme in Unternehmensdokumente.

Aufgrund seiner Kosteneffizienz, Effizienz und Bequemlichkeit ist die virtuelle Datenraum-Software eine bevorzugte Lösung für Unternehmen, die M&A-Due-Diligence-Forschung, Finanztransaktionen oder andere Daten sicher teilen möchten.

Wer nutzt einen virtuellen Datenraum?

Viele Unternehmen nutzen eine virtuelle Datenraumlösung in verschiedenen Branchen, die sichere Datenspeicherung und -weitergabe als eine herausragende geschäftsfördernde Funktionalität betrachten. Obwohl seine Einführung in vielen Sektoren erfolgt, nutzen einige bestimmte Unternehmen VDR effektiv. 

Verschiedene Unternehmen nutzen VDR für sichere Datenspeicherung und -weitergabe.

• Private-Equity- und Venture-Capital-Firmen nutzen einen virtuellen Datenraum, um Daten während Übernahmen, Eigenkapitalinvestitionen, Partner- oder Investorenkommunikation, Exits oder Kapitalbeschaffung unter mehreren Stakeholdern zu speichern und zu teilen.
• Rechts- und Regulierungsbehörden nutzen einen virtuellen Datenraum, um vertrauliche Informationen zwischen verschiedenen Parteien während strategischer Partnerschaften, Rechtsstreitigkeiten, Kapitalbeschaffungen, Fusionen und Übernahmen zu teilen.
• Technologieunternehmen benötigen eine sichere Möglichkeit, sensible Informationen während der Kapitalbeschaffung, des Börsengangs, der Übernahme usw. zu speichern und zu teilen, wofür sie die Fähigkeiten des virtuellen Datenraums nutzen.
• Biotechnologie- und Pharmaunternehmen (oder Life Sciences) nutzen VDRs, um ihr geistiges Eigentum während klinischer Studien, der Lizenzierung von geistigem Eigentum, Partnerschaften, Kapitalbeschaffungen, Fusionen und Übernahmen zu schützen.
• Investmentbanker finden den Einsatz von VDRs bei der Straffung des Deal-Lebenszyklus durch effiziente Due Diligence in Episoden von Fusionen und Übernahmen, Börsengängen (IPO), Partnerschaften und Kapitalbeschaffung.

Wie ein virtueller Datenraum Daten und Informationen schützt

Ein virtueller Datenraum wird manchmal als sicherer Datenraum bezeichnet, weil er das gespeicherte Daten- und Informationsniveau schützt. Er verfügt über eine Vielzahl von Sicherheitsvorkehrungen, die zum Schutz von Informationen vor unbefugtem Zugriff eingerichtet sind.

Hier sind einige Sicherheitsschichten, durch die ein VDR Daten und Informationen sicher hält:

• Physische Datensicherheit gewährleistet kontinuierliche Datensicherung und Verfügbarkeit über 99,9%. 
• Infrastruktursicherheit ermöglicht 256-Bit-AES-Verschlüsselung und schützt Daten, die in entfernten Rechenzentren gespeichert sind.
• Anwendungssicherheit implementiert robuste Verschlüsselungsprotokolle, Multi-Faktor-Authentifizierung und erleichtert die Datenisolierung in privaten Cloud Servern.
• Audit und Compliance helfen bei der Analyse von Aktivitätsprotokollen, die von VDR bereitgestellt werden, und beweisen die Einhaltung relevanter regulatorischer Standards. 

Ein virtueller Datenraum ist wie ein physischer Raum voller Aktenschränke, der von einem Torwächter bewacht wird. Der Torwächter weiß, wer auf verschiedene Arten von Dokumenten zugreifen kann, die in Ordnern gespeichert sind, und regelt die Zugriffskontrollen entsprechend. Torwächter sind sich der Dateien, auf die zugegriffen werden kann, und der Dateien, die vor Personen verborgen bleiben sollten, bis privilegierte Zugriffsberechtigungen erteilt werden, gut bewusst. 

Daher ist der erste Schritt bei der Implementierung eines Online-Datenraums die Identifizierung von Benutzerrollen und -verantwortlichkeiten und die Einrichtung von Kontrollen zur Steuerung ihrer Zugriffsberechtigungen.

Beliebte Anwendungen eines virtuellen Datenraums

Ein virtueller Datenraum erfüllt mehrere Geschäftsanforderungen, indem er sichere Datenfreigabe- und Speicheroptionen bietet, was ihn zu einer beliebten Lösung in der gesamten Breite und Tiefe verschiedener Branchen macht.

Obwohl die Anwendungsfälle von VDRs nicht begrenzt sind, sieht man ihre weit verbreitete Einführung in diesen Bereichen:

• Fusionen und Übernahmen: Unternehmen nutzen einen virtuellen Datenraum, um eine angemessene Due Diligence bei M&A-Transaktionen durchzuführen, bei denen mehrere Dokumente untersucht werden, um eine Entscheidung zu treffen. In solchen Fällen werden speziell entwickelte VDRs verwendet, bei denen der Zugriff gewährt wird, bis die Entscheidung getroffen ist, und danach wird der Zugriff eingeschränkt.
• Börsengänge: Wenn Unternehmen an die Börse gehen, müssen sie mehrere zusätzliche Vorschriften einhalten, die auf Standort, Art des Geschäfts usw. basieren. In diesem Workflow wird die Dokumentenaufbewahrung und -verwaltung für Unternehmen, die einen Börsengang überleben wollen, von größter Bedeutung, was den virtuellen Datenraum zu einer bevorzugten Lösung macht.
• Verwaltung von geistigem Eigentum (IP): Startups oder Unternehmen, die für ihr Wachstum auf ihr geistiges Eigentum angewiesen sind, verlassen sich auf einen virtuellen Datenraum. VDRs bieten angemessene Informationssicherheit zum Schutz ihrer IP-bezogenen Vermögenswerte und zur Gewährleistung maximaler Sicherheitsstandards.
• Kapitalbeschaffung: Während Due-Diligence-Untersuchungen umfasst die Kapitalbeschaffung eine enorme Menge an Daten- und Dokumentenaustausch. Ein virtueller Datenraum stellt sicher, dass sensible Daten sicher zwischen den Führungsteams geteilt werden und dass angemessene Kontrollen vorhanden sind.
• Strategische Partnerschaften: Unternehmen gehen oft Partnerschaften mit anderen Unternehmen ein, um zu wachsen. Dieser Prozess beinhaltet den Austausch von Dateien, um einen fairen Deal für beide Parteien zu erarbeiten. VDRs beruhigen Unternehmensleiter, indem sie sicherstellen, dass ihre Daten sicher und für unbefugte Entitäten unzugänglich sind.
• Fernkommunikation: Geschäftsentscheidungen erfordern die Zustimmung vieler Stakeholder im Prozess. Es ist unwahrscheinlich, dass alle Stakeholder (Führungsteams, Vorstandsmitglieder usw.) gleichzeitig am selben Ort anwesend sind. In solchen Fällen nutzen Teams einen virtuellen Datenraum, um vertrauliche Informationen sicher zu teilen und die Zustimmung von entfernten Stakeholdern zu erhalten.

Ein virtueller Datenraum löst drängende Geschäftsprobleme, indem er Daten sicher teilt und speichert. Er hilft Audit-Teams, die Dokumentation zu erhalten, die sie benötigen, ohne das Risiko eines Kompromisses. Darüber hinaus profitieren nicht nur Audit-Teams von VDRs, sondern jedes Team, das auf sicheren Dateiaustausch angewiesen ist, zieht den Vorteil eines virtuellen Datenraums.

Top 5 virtuelle Datenraum-Software

Virtuelle Datenraum-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre vertraulichen Daten oder proprietären Informationen zu speichern und aus der Ferne zu teilen. Sie nutzt mehrere Sicherheitsmechanismen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Verschlüsselung, Single Sign-On und mehr, um das Hosting vertraulicher Informationen unter robusten Zugriffsberechtigungen zu ermöglichen. 

Ein virtueller Datenraum beschränkt die Fähigkeit eines Betrachters, Dokumente zu kopieren, zu drucken oder weiterzuleiten, und stellt sicher, dass Informationen nur für autorisierte Benutzer zugänglich sind. Während des Due-Diligence-Prozesses für Fusionen und Übernahmen sowie Private-Equity- und Venture-Capital-Transaktionen wird das digitale Rechtemanagement zu einem kritischen Aspekt, und VDR erfüllt es nahtlos.

Um in die Liste der virtuellen Datenraum-Software aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:

• Inhalte, Daten oder Dokumente auf kontrollierte und sichere Weise speichern und verteilen
• Sicherheitsmaßnahmen wie 2FA, Verschlüsselung und Single Sign-On-Kontrollen ausstatten.
• Anpassbare Berechtigungsstrukturen bereitstellen
• Digitales Rechtemanagement implementieren und Dateien aus der Ferne steuern
• Zugriffsberechtigungen von Dokumenten überprüfen, verfolgen und durchsetzen
• Null Überschneidungen von Interaktionen zwischen einzelnen Projekten durch Datenkompartimentierung garantieren

*Nachfolgend sind die fünf führenden virtuellen Datenraum-Software aus dem G2 Spring 2021 Grid® Report aufgeführt. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet worden sein.

1. iDeals Virtual Data Room

iDeals Virtual Data Room bietet einen anspruchsvollen und vertrauenswürdigen virtuellen Datenraum, der keine vorherige Schulung erfordert und bemerkenswerte Benutzerfreundlichkeit bietet. Sie können die Software schnell bereitstellen und auf jedem Computer, Browser oder mobilen Gerät verwenden, ohne zusätzliche Plugins installieren zu müssen. 

Es unterstützt mehrere Dokumentformate, sodass Dokumente sicher gespeichert und geteilt werden können, ohne dass eine Dokumentenvorbereitung erforderlich ist. iDeals ist mit intuitiven Dokumentenverwaltungsfunktionen ausgestattet, die es einfacher machen, Dateien und deren Anzeige-, Druck- oder Download-Berechtigungen zu konfigurieren.

Mit iDeals Virtual Data Room können Sie Dokumente mit Wasserzeichen, 2-Schritt-Verifizierung schützen und den Benutzerzugriff basierend auf Zeitlimit und IP-Adresse einschränken. 

Was Benutzer mögen:

„Sehr benutzerfreundlich - Ich habe jetzt mehrere Datenräume erstellt. Es ist einfach, verschiedene Gruppen mit unterschiedlichen Zugriffsebenen zu erstellen. Es ist auch einfach, massenhaft herunterzuladen, zu sehen, welche Dateien neu hochgeladen wurden, und eine Ordnerstruktur im Datenraum zu erstellen.“

- IDeals Virtual Data Room Review, Rachael W.

Was Benutzer nicht mögen:

„Ein Bereich zur Verbesserung könnte eine detailliertere Überprüfung der Nutzung für die einzelnen Benutzer sein. Dies ist jedoch nicht das größte Problem, da es Berichte gibt, aber manchmal muss man ein wenig manuelle Arbeit leisten.“

- IDeals Virtual Data Room Review, Tommy M.

2. DocSend

DocSend bietet einen einfach zu bedienenden modernen virtuellen Datenraum, der den sicheren Dokumentenaustausch optimiert, um Geschäftsergebnisse zu erzielen. Es ermöglicht Benutzern, mehrere Dokumente in einem einzigen Link zu teilen, sodass Betrachter alle benötigten Informationen an einem Ort haben. 

Der virtuelle Datenraum von DocSend ermöglicht es Benutzern, den Zugriff auf einzelne Dokumente zu verwalten und den Schutz durch Passwörter hinzuzufügen, um eine zusätzliche Sicherheitsebene und Kontrolle zu gewährleisten. Benutzer können Sicherheitseinstellungen für jeden Stakeholder festlegen, Benachrichtigungen erhalten, wenn jemand Dateien ansieht, und die Leistung von Inhalten seitenweise analysieren, indem sie die robusten linkbasierten Systeme von DocSend nutzen. Es bietet einen sicheren Raum zum Speichern und Teilen digitaler Dokumente und bietet ein personalisiertes Seherlebnis mit einem anpassbaren Logo und Bannerbild.

Was Benutzer mögen:

„Das Beste an DocSend ist die Einfachheit und die Fähigkeit, potenzielle Investoren zu verfolgen. Als Executive Assistant dauert es Sekunden, um unserem Team mitzuteilen, wer das Dokument geöffnet hat und wie viel Zeit sie damit verbracht haben.

Es hilft auch bei der Entscheidung, welche Termine basierend auf dem Interesse geplant werden sollen. Tatsächlich hat die Fähigkeit, zu bestimmen, welche Meetings geplant werden sollen, unserem CEO, Finanzanalysten und Führungskräften Zeit gespart, was dazu geführt hat, dass keine Ressourcen verschwendet wurden. Am Ende des Tages hat DocSend nicht nur unsere Bedürfnisse erfüllt, sondern ist der Grund, warum wir es Deal für Deal weiter nutzen.“

- DocSend Review, Mariana B.

Was Benutzer nicht mögen:

„Einige Funktionen sind schwer zu implementieren und zu verwalten, es könnte einfacher sein, insbesondere im Signaturbereich. Die Verwaltung des benutzerdefinierten Brandings ist auch nicht einfach und könnte besser auf das Erscheinungsbild jedes Unternehmens abgestimmt werden.

Die Kontrollen und das Tracking könnten auch genauer sein. Einige der erhaltenen E-Mails waren nicht genau genug, um zu messen, wie viel Zeit man mit der Präsentation verbringt, welche Folien letztendlich nicht nützlich waren und welche am häufigsten aufgerufen wurden. Einige dieser Informationen könnten leicht per E-Mail in einem täglichen oder wöchentlichen Bericht von der Plattform geteilt werden. Abgesehen davon finde ich die Plattform praktisch und würde sie definitiv empfehlen.“

- DocSend Review, Daniel I.

3. Sync.com

Sync.com macht es einfach, Ihre Informationen von überall aus zu speichern, zu teilen und darauf zuzugreifen und schützt Ihre Privatsphäre mit End-to-End-Verschlüsselung. Es schützt Ihre vertraulichen Dokumente vor unbefugtem Zugriff und ermöglicht es Ihnen, Dateien schnell mit Parteien zu teilen, auch wenn sie kein Sync-Konto haben.

Es bietet Funktionen wie Dateianfragen, Passwortschutz, Benachrichtigungen, Ablaufdaten und Berechtigungen, um VDR-Besitzern zu versichern, dass sie die Kontrolle über die gespeicherten Informationen haben.

Was Benutzer mögen:

„Das erste, was mir in den Sinn kommt, ist das Wort "Leichtigkeit", und es ist, dass alles mit diesem Programm ziemlich einfach zu tun ist, von der Installation und Konfiguration bis zur Dokumentenspeicherverwaltung, sie werden ziemlich einfache Aufgaben zu erledigen. Es ist kaum notwendig, dass wir anwesend sind, weil alles automatisch erledigt wird.

Die Dokumentenladegeschwindigkeit ist ziemlich gut, sodass ich nicht so viel Zeit damit verschwende, darauf zu warten, dass leichte Dateien im System geladen werden. Die Tatsache, dass die Informationen in der Cloud sind, ermöglicht es mir, von jedem Gerät aus auf meine Informationen zuzugreifen oder sie herunterzuladen, die sich in meinem Konto befinden.“

- Sync.com Review, Martin W.

Was Benutzer nicht mögen:

„Sync.com ist ein ausgezeichnetes Programm zur Verwaltung von Informationen auf Webbasis und hat sehr gute Funktionen. Was als negativ an diesem Programm angesehen werden kann, ist, wenn wir es mit ähnlichen Diensten vergleichen, kann es sein Preis sein, andere Dienste bieten unbegrenzten Speicherplatz zu niedrigeren Kosten an.“

- Sync.com Review, Andreina Del valle S.

4. SecureDocs Virtual Data Room

SecureDocs bietet einen sicheren virtuellen Datenraum mit einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche. Es ermöglicht Benutzern, Unternehmensdokumente einfach zu speichern, zu verwalten und zu teilen. 

SecureDocs Virtual Data Room bietet wertvolle Einblicke in die Aktivitäten in Ihrem Datenraum, mit Funktionen wie Audit-Trail-Berichterstattung, Aktivitätswarnungen, Dashboards und gewährt Ihnen die Sichtbarkeit, die Sie benötigen, um das Interesse von Käufern oder Investoren zu beurteilen. SecureDocs VDR kommt mit speziell entwickelten Sicherheitsfunktionen, die 2FA, Verschlüsselung, rollenbasierte Benutzerberechtigungen, anpassbare Geheimhaltungsvereinbarungen und mehr umfassen.

Was Benutzer mögen:

„SecureDocs ist eine einfach zu bedienende und bequeme Datenraum-Einrichtung, die wir je verwendet haben. Registerkarten sind selbsterklärend, und es ist einfach, Ordner zu erstellen und hochzuladen. Benutzerverwaltung, Erstellen und Zuweisen von Rollen, Erteilen von Berechtigungen usw. sind für jeden verständlich. Vor allem ist der Preis erschwinglich.“

- SecureDocs Virtual Data Room Review, Mohammed S.

Was Benutzer nicht mögen:

„Nicht viel, was man an diesem Produkt nicht mögen könnte. Basierend auf der Art und Weise, wie ich viele Benutzerprofile eingerichtet habe, würde ich mir eine zusätzliche Möglichkeit wünschen, Massenaktualisierungen an Benutzerprofilen vorzunehmen.“

- SecureDocs Virtual Data Room Review, Patrick T.

5. ShareVault

ShareVault bietet virtuelle Datenräume mit robuster Sicherheit, selbst auf Geräten, die außerhalb der Kontrolle Ihrer IT-Abteilung liegen. ShareVault erleichtert das Teilen vertraulicher Informationen mit externen Parteien und bietet granulare Funktionen, die Ihnen die Kontrolle über gespeicherte Informationen geben und gleichzeitig außergewöhnlichen Dokumentenschutz und Überwachung gewährleisten.

Der VDR von ShareVault bietet Dokumentenfreigabeanalysen, die Ihnen Echtzeiteinblicke in das Benutzerengagement bis auf die Seitenebene geben. Freigabeanalysen erleichtern es Ihnen zu wissen, wer auf Ihre Dokumente zugreift und wann. Es kommt mit vielen Funktionen wie Audit-Trails mit interaktiven Berichten, IP-Adressverfolgung, Heatmaps und mehr, die es Ihnen ermöglichen, strategischer in Ihren Geschäften zu sein.

Was Benutzer mögen:

„Ich liebe die Flexibilität beim Erstellen von Benutzern und Gruppen und die Möglichkeit, die Rollen für jeden zu spezifizieren. Wir haben viele Fälle, in denen bestimmte Benutzer als Mitwirkende eingerichtet sind, während andere nur als Prüfer eingerichtet sind. Dies ist wichtig, da nicht alle Mitarbeiterebenen den gleichen Zugriff auf das System haben sollten. Darüber hinaus schätzen unsere Firma und insbesondere unsere Kunden die erweiterte Sicherheit, die ShareVault bietet. Cybersicherheit ist in unserer Branche von größter Bedeutung, daher ist es entscheidend, dass unsere Daten und die Daten unserer Kunden sicher bleiben und sicher geteilt werden können.“

- ShareVault Review, Adam W.

Was Benutzer nicht mögen:

„Nicht viel. Es ist ein großartiges Produkt und sehr benutzerfreundlich. Es war eine unserer besten kleinen Investitionen in dieser Start-up-Phase.“

- ShareVault Review, Damian M.

Speichern und teilen, aber seien Sie sich bewusst

Verwenden Sie einen virtuellen Datenraum, um Ihre vertraulichen oder sensiblen Dokumente während Geschäftstransaktionen zu speichern und zu teilen, und seien Sie versichert, dass sie nur für autorisierte Parteien zugänglich sind. 

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