Was sind öffentliche Aufzeichnungen? Wie man Zugang zu jedem Datensatz erhält

Die Zeit vor 1966 war in den Vereinigten Staaten durch begrenzte Transparenz und Rechenschaftspflicht gekennzeichnet. Die Regierung operierte mit einem hohen Maß an Geheimhaltung, was uns Bürger dazu brachte, uns wie Detektive auf einer schwer fassbaren Suche zu fühlen.

Dann wurde 1966 der Freedom of Information Act (FOIA) in den Vereinigten Staaten verabschiedet. Er stellte sicher, dass Regierungsdokumente und Informationen der Öffentlichkeit über öffentliche Aufzeichnungen zugänglich sein müssen. Ziel war es, das Vertrauen in die Regierung zu erhöhen, indem Bürgern der Zugang zu Informationen über das Verhalten der Regierung ermöglicht wurde.

Da die Datenmenge wächst und Sicherheitsbedrohungen häufiger werden, können sich Organisationen nicht mehr auf veraltete Methoden zur Verwaltung öffentlicher Aufzeichnungen verlassen. Die Implementierung von Software zur Verwaltung öffentlicher Aufzeichnungen kann Organisationen dabei helfen, der steigenden Nachfrage nach effizientem und sicherem Zugang zu Aufzeichnungen gerecht zu werden.

Dieser Artikel wird die verschiedenen Arten öffentlicher Aufzeichnungen, ihre Bedeutung und die der Öffentlichkeit zur Verfügung stehenden Zugangsoptionen untersuchen.

Denken Sie jedoch daran, dass verschiedene Staaten ihre eigenen Gesetze darüber haben, was als öffentliche Aufzeichnung gilt, daher sollten Sie sich für Einzelheiten an die Regierungsbehörden Ihres Staates wenden.

Bedeutung des Zugangs zu öffentlichen Aufzeichnungen

Der Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen erhöht die Transparenz und Rechenschaftspflicht in Regierung und öffentlichen Institutionen und ermöglicht es Einzelpersonen, fundierte Entscheidungen über ihre Regierung während der Wahlen zu treffen.

Zum Beispiel können Sie durch den Zugang zu Informationen über die Wahlkampffinanzierung die Handlungen Ihrer Vertreter verstehen und eine fundierte Wahl der Regierung treffen. Einmal gewählt, kann der Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen Ihnen auch helfen, gewählte Beamte zur Rechenschaft zu ziehen und sicherzustellen, dass ihre Handlungen mit Ihren besten Interessen übereinstimmen.

Forscher sind auf öffentliche Aufzeichnungen angewiesen, um die Sozialwissenschaften, Wirtschaft, öffentliche Politikmanagement und mehr zu studieren. Sie liefern wertvolle Daten, indem sie Trends analysieren, Regierungsprogramme bewerten und evidenzbasierte Politiken entwickeln.

Öffentliche Aufzeichnungen sind entscheidend für rechtliche und geschäftliche Bedürfnisse. Anwälte, Ermittler und Forscher verlassen sich auf sie, um Beweise zu sammeln, Finanzanalysen durchzuführen, Sorgfaltspflichten zu erfüllen, Informationen zu überprüfen und rechtliche Verfahren zu unterstützen. Ebenso verlassen sich Unternehmen auf öffentliche Aufzeichnungen, um Marktbedingungen zu bewerten, Partner oder Wettbewerber zu evaluieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Darüber hinaus stellt der Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen den Schutz individueller Rechte und der Privatsphäre sicher. Öffentliche Aufzeichnungen enthalten oft Informationen über Eigentumsverhältnisse, Gerichtsverfahren, Strafregister und Regierungsmaßnahmen. Durch den Zugang zu und die Überprüfung dieser Aufzeichnungen können Einzelpersonen die Richtigkeit der Informationen überprüfen, Fehler korrigieren und unrechtmäßige Praktiken anfechten, die ihre Rechte verletzen könnten.

11 Arten öffentlicher Aufzeichnungen

Viele Regierungs- und private Institutionen erstellen und pflegen öffentliche Aufzeichnungen, um der Öffentlichkeit notwendige Informationen bereitzustellen und Transparenz zu fördern.

Bevor Sie beginnen, müssen Sie verstehen, welche Art von öffentlicher Aufzeichnung Sie suchen. Dies kann Stunden der Suche sparen. Jeder Staat und jedes Land hat einen anderen Prozess zur Verwaltung von Aufzeichnungen, daher gibt Ihnen die Identifizierung der benötigten Kategorie einen Vorsprung. 

Vitalstatistiken

Vitalstatistiken beziehen sich auf die quantitativen Daten, die die Regierung sammelt, um verschiedene Programme zu verwalten, Geld zu verteilen und mit ihren Bürgern zu kommunizieren. Regierungsbeamte nutzen diese Informationen, um Entscheidungen für die Öffentlichkeit zu treffen. 

Der Zensus ist ein bekanntes Beispiel für Vitalstatistiken, die Daten zu Geburten, Todesfällen, Eigentumsverhältnissen, Steuern, Krankheiten, Wahlen und Militärdienst verfolgen. 

Gesetze und Vorschriften

Einzelpersonen und Organisationen müssen die Gesetze und Vorschriften kennen, die sie befolgen müssen. Der Prozess der Gesetzgebung und Regulierung ist der öffentlichen Kontrolle zugänglich, und die Aufzeichnungen darüber, ob Einzelpersonen und Organisationen diese Gesetze und Vorschriften einhalten, werden ebenfalls geteilt. 

Journalisten greifen auf diese öffentlichen Aufzeichnungen zu, um Informationen zu verschiedenen Angelegenheiten wie gerichtlichen Entscheidungen, Gesetzesvorschlägen und anderen wichtigen Themen zu erhalten.

Gerichtsverfahren

Das US-amerikanische Rechtssystem wird respektiert, weil die Gerichte ihre Arbeit unter öffentlicher Kontrolle verrichten. Wenn eine Institution oder eine Einzelperson vor Gericht geht, werden ihr Fall und alle gegen sie erhobenen Anklagen zu einer öffentlichen Angelegenheit, es sei denn, ein Richter versiegelt die Aufzeichnung.

Das bedeutet, dass die Öffentlichkeit Zugang zu Informationen über Zeugen, Beweise und alles, was im Gericht passiert, hat. Die Dokumentation der Gerichtsaktivitäten hilft sicherzustellen, dass das Rechtssystem fair und transparent ist.

Strafjustizaufzeichnungen

Die für die Überwachung der Gesellschaft auf lokaler, staatlicher und bundesstaatlicher Ebene zuständigen Behörden arbeiten unter öffentlicher Kontrolle. Das bedeutet, dass Informationen über Verhaftungen der Öffentlichkeit zugänglich sind und niemand ohne Aufzeichnung in Gewahrsam genommen werden sollte.

Die Öffentlichkeit kann auf Polizeieinsätze sowie Gefängnisprotokolle zugreifen. Wenn bestimmte Kriminelle freigelassen werden, erwähnen öffentliche Aufzeichnungen, wo sie leben und unter welcher Art von Aufsicht sie stehen.

Bildungsaufzeichnungen 

Bildungsaufzeichnungen enthalten Informationen über die Bildungserfahrung einer Person. Sie werden von Schulen, Hochschulen und Universitäten geführt und durch Datenschutzgesetze geschützt.

Bildungsaufzeichnungen umfassen Noten, Zeugnisse, Anwesenheit, Disziplinarmaßnahmen, standardisierte Testergebnisse und persönliche Informationen. 

Bewertungsberichte von Regierungsprogrammen

Organisationen wie das Bundesamt für Rechenschaftspflicht oder die Büros der staatlichen Rechnungsprüfer untersuchen gründlich, wie Regierungsprogramme funktionieren, und erstellen Bewertungsberichte. Diese Berichte liefern unvoreingenommene Informationen über die Effizienz und Effektivität von Regierungsprogrammen. Sie sind entscheidend, weil solche Untersuchungen für Nachrichtenorganisationen, politische Parteien oder Kandidaten unerschwinglich teuer sind. 

Gesundheitsaufzeichnungen 

Gesundheitsaufzeichnungen enthalten Informationen über die Krankengeschichte, Verfahren, Diagnosen, Behandlungen oder Medikamente einer Person. Sie unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen gemäß dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) in den Vereinigten Staaten. Unter bestimmten Umständen kann es erforderlich sein, medizinische Dokumente der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, z. B. für Forschungszwecke oder als Reaktion auf eine gerichtliche Anordnung.

Finanzinformationen verschiedener Institutionen.

Profit-, Nonprofit- und öffentliche Institutionen führen Aufzeichnungen über ihre Finanzberichte und Aktivitäten. Regierungsbehörden wie der Internal Revenue Service (IRS), die Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) und die Securities and Exchange Commission (SEC) überwachen diese Aufzeichnungen, die in der Regel der Öffentlichkeit zugänglich sind, um Rechenschaftspflicht und Vertrauen in das Finanzsystem zu gewährleisten.

Finanzaufzeichnungen von Wahlkampagnen 

Obwohl Entscheidungen des Obersten Gerichtshofs es schwieriger gemacht haben, zu sehen, woher Wahlkampfgelder kommen, machen Regierungen immer noch Informationen über politische Spenden der Öffentlichkeit zugänglich. Die Federal Elections Commission (FEC) verfügt über eine umfangreiche Datenbank mit Informationen zu Wahlkampfspenden, um Transparenz im politischen Prozess zu gewährleisten.

Eigentumsaufzeichnungen

Eigentumsaufzeichnungen enthalten Informationen über Immobilien wie Eigentumsurkunden, Hypotheken, Baugenehmigungen, Verstöße gegen Bauvorschriften und Eigentumsübertragungen. Lokale Regierungsbüros führen Eigentumsaufzeichnungen für den öffentlichen Zugang und die Überprüfung.

Lizenzen

Regierungen generieren Einnahmen durch die Ausstellung von Lizenzen, die für fast jedes Unternehmen erforderlich sind. Die Lizenzen sind umfangreich und vielfältig. Zum Beispiel erfordern Berufe wie Ärzte, Ingenieure, Anwälte und Lehrer oft unterschiedliche Lizenzen. Das System hilft sicherzustellen, dass Fachleute und Unternehmen Standards und Vorschriften einhalten. 

Bestimmte Arten von Aufzeichnungen, die von Privatpersonen, Unternehmen oder anderen rechtlich und finanziell zum Commonwealth gehörenden Einheiten erstellt werden, werden jedoch von den meisten staatlichen Gesetzen sicherlich nicht als öffentliche Aufzeichnungen betrachtet.

Wie man auf öffentliche Aufzeichnungen zugreift

Der Erwerb öffentlicher Aufzeichnungen kann aufgrund der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen der verfügbaren Aufzeichnungen Herausforderungen darstellen. Zwei Haupttypen öffentlicher Aufzeichnungen werden basierend auf ihren Aufbewahrungsfristen klassifiziert:  permanent und vorübergehend. Permanente Aufzeichnungen werden langfristig aufbewahrt, während vorübergehende Aufzeichnungen verworfen werden können, wenn sie als irrelevant erachtet werden. 

Öffentliche Aufzeichnungen werden typischerweise in dafür vorgesehenen Einrichtungen aufbewahrt, die als Places of Deposit (PODs) bekannt sind, die Originalaufzeichnungen von lokalen und staatlichen Regierungsbehörden speichern. Es gibt zwei Arten von PODs: Klasse A und Klasse B. Klasse A PODs speichern sowohl permanente Aufzeichnungen, wie Geburts- und Sterbeurkunden, Eigentumsurkunden, Ehegenehmigungen und Gerichtsurteile, als auch vorübergehende Aufzeichnungen. Andererseits dürfen Klasse B PODs nur vorübergehende öffentliche Aufzeichnungen speichern, wie Rechnungen für Versorgungsleistungen, Sitzungsprotokolle und Gehaltsabrechnungen.

Bevor Sie eine Suche nach öffentlichen Aufzeichnungen starten, ist es wichtig, die spezifischen Informationen zu bestimmen, die Sie benötigen. Die Entwicklung wesentlicher Fähigkeiten zur Verfeinerung Ihrer Suche und zum Herausfiltern überflüssiger Informationen ist entscheidend, um diesen Prozess effektiv zu navigieren. Es ist wichtig zu beachten, dass die Durchführung solcher Suchen unabhängig zeitaufwändig sein kann und möglicherweise Wochen dauert. Daher ist es wichtig, die notwendigen grundlegenden Informationen im Voraus zu sammeln, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden. 

Die Navigation durch die Feinheiten einer Anfrage nach öffentlichen Aufzeichnungen erfordert einen spezifischen Fähigkeitenkatalog. Glücklicherweise stehen Ressourcen zur Verfügung, die Ihnen beim Start Ihrer Suche nach öffentlichen Aufzeichnungen helfen können, die je nach den Gesetzen und Vorschriften in Ihrem Staat variieren können.

Wer kann öffentliche Aufzeichnungen anfordern?

Der FOIA legt fest, dass öffentliche Ämter Aufzeichnungen zur Verfügung stellen sollten, sobald eine formelle Anfrage eingegangen ist. Jeder kann öffentliche Aufzeichnungen anfordern, indem er einfach darum bittet, obwohl es ratsam ist, höflich um Zugang zu bitten. In der Regel kann die Anfrage in jeder vom Anfragenden gewählten Form gestellt werden: telefonisch, persönlich oder per E-Mail oder Brief. 

Viele Regierungsbehörden bieten Online-Antragsformulare an, um Einzelpersonen bei der Anforderung öffentlicher Aufzeichnungen zu helfen. Regierungen, die Software für öffentliche Aufzeichnungen, Tools zur Verwaltung von Bürgeranfragen oder offene Portale für Aufzeichnungen nutzen, haben tendenziell einen transparenteren Zugangsprozess. 

Einige Regierungen können verlangen, dass Personen persönlich erscheinen, um öffentliche Aufzeichnungen anzufordern, und einige Staaten können verlangen, dass Sie Einwohner dieses Staates sind, um eine Anfrage zu stellen.

Obwohl öffentliche Aufzeichnungen frei zugänglich sein sollen, können Gebühren für den Zugang zu ihnen anfallen, insbesondere für gedruckte Kopien.

Wie viel kosten öffentliche Aufzeichnungen?

Für das Abrufen öffentlicher Aufzeichnungen wird eine Gebühr erhoben. Die Kosten für den Erhalt öffentlicher Aufzeichnungen variieren im ganzen Land, wobei einige Staaten eine landesweite Gebührenordnung haben, der Regierungsbehörden folgen müssen, während andere, wie Alabama, es der Behörde überlassen, eine angemessene Gebühr festzulegen.

Einige Regierungsbehörden erheben einen festen Stundensatz basierend auf der Zeit, die für die Suche, Überprüfung und Schwärzung öffentlicher Aufzeichnungen aufgewendet wird. In Rhode Island gibt es eine Such- und Abrufgebühr von 15 US-Dollar pro Stunde, die nach der ersten Stunde anfällt, während in Colorado die entsprechende Gebühr 30 US-Dollar pro Stunde beträgt. Einige erheben auch Gebühren für das Drucken öffentlicher Aufzeichnungen oder die Arbeit, die mit ihrem Abruf verbunden ist.

Andererseits verbieten Staaten wie Kalifornien, Illinois, Ohio, Pennsylvania und Washington die Erhebung von Gebühren für öffentliche Aufzeichnungen und können nur gelegentlich Gebühren für bestimmte Arten von Aufzeichnungen oder unter bestimmten Umständen erheben.

Sie müssen den Prozess in Ihrem Staat oder Ihrer Gerichtsbarkeit recherchieren, bevor Sie eine Anfrage stellen, damit Sie im Voraus über mögliche Gebühren oder Anforderungen informiert sind.

Öffentliche Aufzeichnungen kostenlos zugänglich machen 

Der kostenlose Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen kann eine wertvolle Ressource sein, um Informationen zu erhalten. Hier sind einige gängige Methoden, die Sie erkunden können.

• Viele Regierungsbehörden haben Websites, die öffentliche Aufzeichnungen online verfügbar machen. Verwenden Sie die Website Ihrer Bundes-, Staats- oder lokalen Regierung und suchen Sie nach dem Abschnitt für öffentliche Aufzeichnungen.
• Einige private Websites, wie Instant Checkmate und Truthfinder, bieten kostenlosen Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen. Diese helfen Ihnen, öffentliche Aufzeichnungen bequemer als Regierungswebsites zu erhalten.
• Verwenden Sie Ihre Datenbank lokaler Bibliotheken oder Gerichte, die Aufzeichnungen aller Verfahren in ihren Archiven führen. 
• Verwenden Sie eine Suchmaschine, die sich auf das Finden öffentlicher Aufzeichnungen konzentriert, wie Pipl. Denken Sie daran, die Abfrage so präzise wie möglich zu gestalten, um genau das zu finden, was Sie benötigen.
• Sie können Informationen von der öffentlichen Behörde anfordern, die die Aufzeichnungen per E-Mail oder Brief hält.

Durchsetzung von Gesetzen zu öffentlichen Aufzeichnungen

Die Durchsetzung von Gesetzen zu öffentlichen Aufzeichnungen unterscheidet sich von Staat zu Staat. In vielen Staaten sind jedoch Generalstaatsanwälte damit beauftragt, die Einhaltung der Gesetze zu öffentlichen Aufzeichnungen durch staatliche Behörden zu überwachen und durchzusetzen. In Staaten, in denen Generalstaatsanwälte keine Durchsetzungsbefugnis haben, können Sie eine Zivilklage einreichen, wenn Ihnen der Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen verweigert wird.

Wenn eine staatliche Behörde absichtlich gegen Gesetze zu öffentlichen Aufzeichnungen verstößt, können Generalstaatsanwälte eine Klage einreichen, um die Einhaltung durchzusetzen. Darüber hinaus sind Generalstaatsanwälte dafür verantwortlich, Richtlinien und Verfahren zu erstellen, die staatliche Behörden bei der Einhaltung der Gesetze zu öffentlichen Aufzeichnungen leiten. Dies stellt sicher, dass staatliche Behörden öffentliche Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit dem Gesetz führen und teilen.

Durch die Dokumente blättern

Die Grundlage der Vereinigten Staaten liegt im Prinzip von 'wir, das Volk', und der Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen fördert eine Gesellschaft, in der Informationen leicht verfügbar sind und Entscheidungen im besten Interesse der Menschen getroffen werden.

Indem Sie sich mit den verschiedenen Arten öffentlicher Aufzeichnungen und den Methoden zu ihrem Zugang vertraut machen, können Sie aktiv an demokratischen Prozessen teilnehmen, Ihre Rechte schützen und zu einer transparenten und rechenschaftspflichtigen Gesellschaft beitragen.

Nutzen Sie die Technologie, um Ihre Interaktionen mit lokalen und staatlichen Regierungen mit Bürgeranfrage-Software zu optimieren.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2023 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.