Gibt es etwas Verwirrenderes oder Nervenzermürbenderes als die eigenen Steuern zu machen?
Die endlosen Formulare und verwirrenden Unterlagen sind genug, um selbst den selbstbewusstesten Mathematiker aus der Fassung zu bringen. Und wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, besteht die Möglichkeit, dass Sie mit einigen neuen Unterlagen zu tun haben, mit denen Sie nicht vertraut sind.
Auch wenn es auf den ersten Blick verwirrend erscheinen mag, sind diese Steuerformulare sehr leicht zu verstehen, sobald man den Unterschied kennt. Darüber hinaus können Sie mit der richtigen Buchhaltungssoftware Ihren Steuererstellungsprozess optimieren, Fehler reduzieren und Geld sparen.
Benötigen Sie ein W-9 für ein 1099?
Ja, ein W-9 sammelt Informationen von unabhängigen Auftragnehmern, und 1099 zeichnet auf, wie viel sie diesem unabhängigen Auftragnehmer gezahlt haben. Sie benötigen beide, um Ihre Steuern einzureichen.
Der Unterschied zwischen diesen beiden Formularen ist auf einer sehr hohen Ebene einfach. Der Internal Revenue Service (IRS) verwendet ein W-9-Formular, um Informationen über unabhängige Auftragnehmer zu sammeln, damit deren Einnahmen am Ende des Jahres gemeldet werden können. Andererseits ist ein 1099-Formular das Papier, das verwendet wird, um zu melden, wie viel dieser Auftragnehmer am Ende des Jahres verdient hat.
Wann man ein W-9 vs. 1099 verwendet
Jetzt kennen Sie den Unterschied zwischen diesen Formularen, aber wann ist der richtige Zeitpunkt, sie zu verwenden? Wenn Sie als unabhängiger Auftragnehmer mit einem Kunden arbeiten, sollten Sie ein W-9-Formular ausfüllen. Dieses Formular sammelt Ihre Steuerzahler-Identifikationsnummer (TIN) und andere relevante Informationen.
Das 1099 muss zusammen mit Ihren anderen Steuerunterlagen vor Ende Januar ausgefüllt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass es verschiedene Arten von 1099-Formularen gibt, und Sie sollten das richtige für Ihre Arbeit auswählen.
Zweck jedes Formulars
Die W9- und 1099-Formulare dienen unterschiedlichen Zwecken in der Steuerberichterstattung:- W9-Formular: Dieses Formular wird von unabhängigen Auftragnehmern und Freiberuflern verwendet, um ihre Steuerzahler-Identifikationsnummer (TIN) an Kunden zu übermitteln, die ihre Zahlungen melden werden. Das W9-Formular hilft dem Zahler, die notwendigen Informationen zu sammeln, um eine Informationsrückmeldung beim IRS einzureichen.
- 1099-Formular: Wird von Unternehmen verwendet, um Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter zu melden, wie Freiberufler, unabhängige Auftragnehmer und andere Dienstleister. Das 1099-Formular wird dem IRS und dem Empfänger übermittelt und enthält eine Übersicht über die erhaltenen Einnahmen.
Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Analyse der Unterschiede zwischen Formular W-9 und Formular 1099:
| Formular W-9 | Formular 1099 |
| Wird verwendet, um Steuerinformationen von unabhängigen Auftragnehmern zu sammeln | Wird verwendet, um aufzuzeichnen, wie viel ein unabhängiger Auftragnehmer über ein Jahr bezahlt wurde |
| Einmal eingereicht und dann nur erneut, wenn sich die Informationen des Auftragnehmers ändern | Jährlich eingereicht, jedes Jahr, in dem der Auftragnehmer mehr als 600 $ vom Kunden erhalten hat |
| Der Auftragnehmer füllt es aus | Der Kunde füllt es aus |
| Bietet dem Kunden die Kontaktinformationen und die Steuernummer des Auftragnehmers | Bietet dem Auftragnehmer und dem IRS eine Zusammenfassung darüber, wie viel der Kunde dem Auftragnehmer gezahlt hat |
| Der Kunde sendet eine leere Kopie an den Auftragnehmer, der sie dann an den Kunden zurücksendet | Der Kunde sendet eine ausgefüllte Kopie an den Auftragnehmer und eine an den IRS |
| Sollte ausgefüllt werden, bevor der Auftragnehmer für den Kunden zu arbeiten beginnt | Sollte dem Auftragnehmer und dem IRS vor Ende Januar zugesandt werden |
Diese subtilen Unterschiede zwischen einem W-9 und Formular 1099 sind wichtig zu beachten. Behalten Sie genau im Auge, wer für jedes Formular verantwortlich ist, wann es eingereicht werden muss und welche Informationen benötigt werden. Ein einfacher Fehler auf einem dieser Formulare könnte Sie ein Vermögen an Steuernachzahlungen kosten.
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Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer?
Ein unabhängiger Auftragnehmer ist im Wesentlichen ein temporärer Mitarbeiter. Sie unterschreiben einen separaten Vertrag mit einem Unternehmen, um für einen begrenzten Zeitraum zu arbeiten, oft an einem bestimmten Projekt.
Unabhängige Auftragnehmer durchlaufen nicht denselben Einstellungsprozess wie Mitarbeiter und werden nicht auf dieselbe Weise bezahlt wie Mitarbeiter. Aus diesem Grund sind die für unabhängige Auftragnehmer eingereichten Unterlagen anders als die für Vollzeitmitarbeiter.
Warum Sie unterschiedliche Steuerformulare für Vertragsarbeiter benötigen
Der IRS verschickt nicht einfach aus Spaß unterschiedliche Unterlagen. Als Geschäftsinhaber sind Sie nicht verpflichtet, Steuern einzubehalten oder zu zahlen, wenn Sie die Gehaltsabrechnung für unabhängige Auftragnehmer machen.
Sie sind verpflichtet, deren Einnahmen zu sammeln, zu verfolgen und zu melden, da der IRS von ihnen verlangt, Steuern unabhängig zu zahlen. Obwohl Sie nicht dafür verantwortlich sind, sicherzustellen, dass Ihr Auftragnehmer seine Steuern zahlt, müssen Sie sicherstellen, dass er bis zum 31. Januar des folgenden Jahres genaue Einkommensinformationen erhält.
Ohne diese Informationen können Ihre Vertragsarbeiter ihre Steuern nicht zahlen, und der IRS wird Sie wahrscheinlich haftbar machen, wenn entschieden wird, dass Sie die richtigen Formulare nicht eingereicht haben.
Wie man ein W-9 ausfüllt
Wenn Sie ein Auftragnehmer sind, sind Sie dafür verantwortlich, ein W-9 auszufüllen und es nach Fertigstellung an den Geschäftsinhaber zurückzusenden. Wenn Sie ein Kunde sind, sind Sie dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Sie ein vollständiges W-9 von Vertragsmitarbeitern haben, bevor sie mit der Arbeit beginnen.
Hier sind fünf einfache Schritte zum Ausfüllen eines W-9-Formulars:
- Geben Sie Ihren vollständigen rechtlichen Namen und Ihren Firmennamen an, wenn Sie einen als unabhängiger Auftragnehmer haben. Wenn nicht, können Sie die zweite Zeile leer lassen.
- Bitte kreuzen Sie das Kästchen an, das Ihr Unternehmen am genauesten beschreibt. Es wird oft das Kästchen „Einzelperson oder Einzelunternehmer“ sein, aber es gibt Ausnahmen.
- Geben Sie Ihre persönlichen Informationen und Adresse an.
- Vervollständigen Sie Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) und Ihre Arbeitnehmer-Identifikationsnummer (EIN).
- Schließen Sie mit Ihrer Unterschrift ab.
Schauen wir uns an, wie das auf dem Formular selbst aussieht:
Sobald Sie dieses Formular ausgefüllt haben, sollten Sie es an den Geschäftsinhaber zurücksenden, für den Sie Ihre Vertragsarbeit leisten. Wenn Sie ein Limited Liability Company (LLC) oder Ihr eigenes Unternehmen als Auftragnehmer besitzen, sollten Sie besonders auf den Abschnitt des Formulars W-9 achten. Wenn Sie ein Geschäftsinhaber sind, bewahren Sie eine Kopie des W-9 auf, das von Ihren unabhängigen Auftragnehmern bereitgestellt wird. Sie benötigen dieses Formular, um Formular 1099 auszufüllen.
Wie man Formular 1099 ausfüllt
Als Geschäftsinhaber, der unabhängige Auftragnehmer beschäftigt, sind Sie verpflichtet, ein 1099 für alle unabhängigen Auftragnehmer auszufüllen, die Sie auf Ihrer Gehaltsliste haben.
Mit den Informationen, die Sie auf dem Formular W-9 angegeben haben, füllen Sie das Formular 1099 aus und senden eine Kopie an den unabhängigen Auftragnehmer und den IRS. Dies muss vor Ende Januar erfolgen, bevor die Steuern fällig sind. Es ist auch klug, eine Kopie für sich selbst aufzubewahren, falls ein Problem mit Ihrer Steuererklärung auftritt.
Wie man Formular 1099 ausfüllt
Um das Formular 1099 auszufüllen, benötigen Sie die folgenden Informationen: Ihre Bundessteuer-ID-Nummer, die Ihre SSN oder EIN sein könnte, und die Informationen des Auftragnehmers, die ihre SSN oder EIN umfassen. Die Informationen des Auftragnehmers finden Sie auf ihrem ausgefüllten W-9.
Hier sind vier einfache Schritte zum Ausfüllen eines 1099-Formulars:
- Vervollständigen Sie Ihre persönlichen Daten im Feld in der oberen linken Ecke, einschließlich Ihres vollständigen Namens, Ihrer Wohnadresse, Ihrer Kontaktnummer usw.
- Füllen Sie Ihre Steuer-ID-Nummer aus. Wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer sind, verwenden Sie Ihre Sozialversicherungsnummer. Wenn Sie ein Geschäftsinhaber sind, verwenden Sie Ihre Steuerzahler-ID-Nummer des Unternehmens.
- Als Geschäftsinhaber geben Sie die Steuer-ID-Nummer und die persönlichen Informationen des Auftragnehmers unter diesem Feld ein. Das Formular W-9 liefert alle diese Informationen.
- Geben Sie den Gesamtbetrag ein, den Sie dem unabhängigen Auftragnehmer in Feld 7 gezahlt haben. Wenn Sie selbstständig sind, können Sie den Gesamtbetrag, den Sie vom Arbeitgeber erhalten haben, in Feld 7 eingeben, wenn er nicht bereits ausgefüllt ist.
So könnte das auf dem Formular selbst aussehen:
Jedes 1099 sollte den an den Auftragnehmer gezahlten Betrag enthalten, der in Feld 7 unter dem Titel „Nicht-Mitarbeiter-Vergütung“ eingetragen ist. Wenn Sie dem Auftragnehmer Einnahmen einbehalten, müssen Sie auch Feld 4 oder 11 über alle einbehaltenen Bundes- oder Staatseinkommensteuern ausfüllen.
Bestätigen Sie schließlich, dass alle vom unabhängigen Auftragnehmer bereitgestellten Informationen korrekt sind. Sie müssen diesen Prozess für jeden Auftragnehmer, mit dem Sie im letzten Jahr gearbeitet haben, abschließen. Viele große Unternehmen mit vielen Auftragnehmern werden eine Unternehmenssteuer-Softwarelösung verwenden, um den Prozess zu automatisieren.
Diese Softwarelösungen ermöglichen es, dass diese Informationen automatisch generiert und für Sie eingegeben werden, was Ihnen Zeit spart und das Potenzial für menschliche Fehler reduziert. Wenn Sie genügend Auftragnehmer auf Ihrer Gehaltsliste haben, könnte es Ihnen Zeit und Geld sparen.
Wie man ein 1099-Formular beim IRS einreicht
Sobald Sie das Formular 1099 für Ihre Auftragnehmer ausgefüllt haben, ist es an der Zeit, alles an die richtigen Personen zu senden. Alle diese Formulare müssen vor dem 31. Januar ausgefüllt und eingereicht werden. Der IRS und der unabhängige Auftragnehmer müssen eine Kopie des Formulars 1099 erhalten.
Der Prozess zur Einreichung des Formulars 1099:
- An den IRS zu senden: Kopie A
- An die staatliche Steuerbehörde zu senden: Kopie 1
- An den Auftragnehmer zu senden: Kopie B und Kopie 2
- Für Ihre eigenen Unterlagen aufzubewahren: Kopie C
Schließlich müssen Sie auch ein 1096-Formular als Unternehmen beim IRS einreichen. Dieses Formular fasst die 1099-Formulare zusammen, die Sie für jeden unabhängigen Auftragnehmer eingereicht haben. Das Formular 1096 muss ebenfalls bis zum 31. Januar eingereicht werden.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Das Vermeiden häufiger Fehler beim Ausfüllen der W9- und 1099-Formulare kann Probleme mit dem IRS verhindern:
W9-Formularfehler
- Falsche oder fehlende TIN: Überprüfen Sie die Genauigkeit Ihrer Steuerzahler-Identifikationsnummer.
- Unvollständige Informationen: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind.
- Das Formular nicht unterschreiben: Unterschreiben und datieren Sie das Formular immer, um es zu validieren.
1099-Formularfehler
- Falsche Zahlungsbeträge: Überprüfen Sie die Gesamtzahlungen, die während des Steuerjahres geleistet wurden.
- Falsche Empfängerinformationen: Stellen Sie sicher, dass der Name, die Adresse und die TIN des Empfängers korrekt sind.
- Fristen versäumen: Reichen Sie das Formular rechtzeitig beim IRS und beim Empfänger ein, um Strafen zu vermeiden.
FAQs zu W9- und 1099-Formularen
Was ist der Unterschied zwischen einem W9- und einem 1099-Formular?
Ein W9-Formular sammelt Steuerzahler-Identifikationsinformationen, während ein 1099-Formular Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter meldet.
Wer ist verantwortlich für die Ausstellung eines 1099-Formulars?
Das Unternehmen, das Zahlungen an einen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler leistet, ist verantwortlich für die Ausstellung eines 1099-Formulars.
Was passiert, wenn ich kein W9-Formular ausfülle?
Das Versäumnis, ein W9-Formular bereitzustellen, kann zu einer Sicherungseinbehaltung Ihrer Zahlungen in Höhe von 24 % führen.
Lassen Sie uns jetzt inFORMiert werden
Die Wahrheit ist, sobald Sie eine W-9 und 1099-Kombination abgeschlossen haben, werden Sie beim nächsten Mal ein Profi sein, wenn Sie es tun müssen. Diese Dinge können mühsam sein, aber es ist wichtig, sie richtig zu machen! Sie können immer die IRS-Website für detailliertere Informationen überprüfen, wenn Sie Zweifel haben.
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Dieser Artikel wurde ursprünglich 2019 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.
Lauren Pope
Lauren Pope is a former content marketer at G2. You can find her work featured on CNBC, Yahoo! Finance, the G2 Learning Hub, and other sites. In her free time, Lauren enjoys watching true crime shows and singing karaoke. (she/her/hers)
