Ihr Leitfaden zu den effektivsten Arten von ERP-Systemen

Die Entwicklung von ERP hat nach einem fast utopischen Ideal gestrebt: der Konsolidierung aller Geschäftsprozesse unter einem einzigen Softwaresystem.

Natürlich überlebt kein Plan den ersten Kontakt mit dem Feind, weder im Leben noch in der Technologie. Mit jeder neuen Innovation haben Menschen neue Wege gefunden, mit der Welt zu interagieren und den Umfang ihrer Geschäftsambitionen zu erweitern.

Aufgrund dieser Unsicherheit ist das Projekt, eine einzige Softwareanwendung für eine einzige Branche zu schaffen – geschweige denn für die gesamte menschliche Unternehmung – zu einem Unterfangen geworden, das möglicherweise in unserem Leben nie erreicht wird.

ERP-Systeme haben sich entwickelt, um eine breite Palette von Branchen, Geschäftstypen und Benutzern abzudecken. Während die Kernfunktionalität all dieser Iterationen im Allgemeinen gleich bleibt, gibt es eine enorme Variation zwischen den Systemen in Bezug auf Zugänglichkeit und branchenspezifische Module, die Ihre Erfahrung mit einer bestimmten Softwarelösung entscheidend beeinflussen können.

Arten von ERP nach Systemmodell

Bei der Auswahl der besten Software für Ihr Unternehmen wird wahrscheinlich die Branche, in der Sie tätig sind, den größten Einfluss darauf haben, welche Software Sie kaufen.

Dies gilt insbesondere für expansive Systeme wie ERP, die im Allgemeinen davon profitieren, Module und Anwendungen zu haben, die maßgeschneidert sind, um die Spezialisierung zu nutzen, die durch die Einbettung in einen bestimmten Sektor der modernen Arbeitslandschaft gewonnen wird.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie immer das speziellste oder umfassendste ERP-System finden müssen, um Ihre Bedürfnisse abzudecken. Einige Branchen, die spezielles Wissen erfordern, wie z.B. Buchhaltung, können mit einem einfachen oder breit gefächerten ERP-System gut zurechtkommen. Diese Variation in den Systemmodellen ist ein wesentlicher Unterschied, wie ERP von Softwarelösungen wie CRM unterschieden wird.

Andererseits wird für Branchen, die spezifische materielle Anforderungen haben, die von jemandem, der nicht mit den Besonderheiten des Geschäfts vertraut ist, übersehen werden könnten, eine speziellere Option der einzige Weg sein, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Nachfolgend sind einige Modelle aufgeführt, die verwendet werden können, um die unterschiedlichen Anforderungen der Geschäftswelt zu adressieren. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welche Option möglicherweise am besten auf Ihre Organisation zugeschnitten ist.

Best-of-breed

Best-of-breed oder „Generalist“ ERP-Systeme sind eine Kategorie, die normalerweise aus den großen Anbietern besteht. Diese Systeme bieten eine riesige Auswahl an Modulen, die Ihr Unternehmen nutzen kann, und können die Abläufe einer Vielzahl von Branchentypen verbessern. Allerdings müssen alle Teile eines einzigen Produkts als ein halb umfassendes System gekauft werden.

Ein Best-of-breed ERP-System könnte das Richtige für Sie sein, wenn:

• Sie nach einem hochmodernen, gut geführten und qualitativ hochwertigen System suchen, um die groben Züge Ihres Unternehmens zu verwalten.
• Sie alle Module eines ERP-Systems als ein einziges Paket kaufen möchten und sicherstellen wollen, dass alle Abteilungen mit derselben Softwarelösung arbeiten.
• Sie Zugang zu einer breiten Palette von erstklassigen Funktionen haben möchten, die auf jede Ihrer spezifischen Abteilungen zugeschnitten werden können.
• Sie ein großes, unternehmensweites Geschäft haben, das eine breite Palette von Funktionen benötigt.

Mit ERP, wie mit vielen Dingen im Leben, bekommt man, wofür man bezahlt. Best-of-breed-Systeme sind in der Regel hoch abgestimmt und bieten ein höheres Qualitätsniveau als andere Systemtypen.

Trotz dieser erheblichen Vorteile könnte ein Best-of-breed ERP nicht die richtige Lösung für Sie sein, wenn:

• Sie extrem spezialisierte Systeme benötigen, um prekäre Elemente Ihrer Branche zu verwalten und Risiken zu managen, die von einem Außenstehenden Ihres Unternehmens und Ihrer Organisation übersehen werden könnten. Best-of-breed-Systeme sind leistungsstarke Werkzeuge, aber sie sind in Bezug auf Anpassungen etwas starr und unflexibel.
• Sie ein System benötigen, das einfach zu bedienen und leicht zu integrieren ist. Diese Arten von ERP-Systemen erfordern oft eine große Koordination auf allen Ebenen und Abteilungen einer bestimmten Organisation, um Informationsinkonsistenzen zu vermeiden.
• Sie ein System benötigen, das sich mit Ihrem Unternehmen ändern kann, während Sie wachsen und skalieren. Während Best-of-breed ERP-Systeme einen so breiten Nutzenbereich abdecken, dass sie sich oft an die meisten allgemeinen Änderungen anpassen können, können sie manchmal unzureichend sein, wenn Ihre Organisation plant, sich auf bestimmte Nischenbranchen-Elemente und -Praktiken zu spezialisieren.
• Ihr Unternehmen hyperfokussiert auf einen bestimmten Bereich ist.

Modulares ERP

Modulare ERP-Systeme sind in vielerlei Hinsicht ein Auswuchs davon, wie ERP-Systeme in der Vergangenheit funktioniert haben: Sie begannen mit einer einzigen Funktion wie Buchhaltung und fügten nach und nach mehr Funktionen hinzu, als der Bedarf dafür wuchs.

Dieser Ansatz ermöglicht es dem Endbenutzer, die Kosten für die Implementierung eines ERP-Systems zu senken, indem er nur die Teile kauft, die er benötigt, ohne den zusätzlichen Ballast, der in größeren, verpackten ERP-Systemen zu finden ist.

Diese Systeme sind im Allgemeinen synonym mit dem, was als „vertikales ERP“ oder „branchenspezifisches“ ERP bekannt ist, aufgrund ihrer netten Anwendungen.

Sie sollten in Erwägung ziehen, ein modulares ERP-System zu implementieren, wenn:

• Sie in einer spezialisierten Branche arbeiten, die ein hohes Maß an Risiko oder potenziellem Verlust im Zusammenhang mit Ihren Waren oder Dienstleistungen aufweist. Ein Beispiel dafür könnten Lebensmittelproduktions- oder Vertriebsunternehmen sein.
• Ihr Unternehmen hochsensible Informationen verarbeitet, die spezielle Funktionen benötigen, um ein ordnungsgemäßes Risikomanagement sicherzustellen.
• Sie daran interessiert sind, die Kosten für die ERP-Implementierung zu verteilen. Ein vollständiges Best-of-breed-System kann unerschwinglich teuer sein, und mit einer modularen Lösung können Sie verschiedene Funktionen nacheinander implementieren, um Ihre gesamten Softwareausgaben zu reduzieren.

Einige potenzielle Nachteile modularer ERP-Systeme umfassen:

• Ein Mangel an Koordination zwischen verschiedenen Modulen kann zu ungleichmäßiger, schwieriger Integration für Ihr Unternehmen führen, aufgrund von redundanten oder fehlenden Informationen.
• Modulares ERP und die neuen Trends in SaaS und der Cloud als Methoden für die ERP-Bereitstellung harmonieren nicht gut miteinander. Das Fehlen eines einzigen Gesamtsystems macht es schwierig, dass nur ein Anbieter die Software bereitstellt, die benötigt wird, um ein wirklich „modulares“ System zu bauen. Wenn Sie die niedrigen Vorabkosten benötigen, die von Cloud-ERP bereitgestellt werden, ist ein modulares System wahrscheinlich nicht das Richtige für Sie.
• Die Verwaltung großer Unternehmen kann sich auf einem wirklich „modularen“ System als schwierig erweisen. Es erfordert so viele verschiedene Anwendungen, dass Sie besser beraten wären, ein hybrides System in Betracht zu ziehen, wenn Sie immer noch Nischenanwendungen und Geschäftsprozesse verwalten müssen.

ERP-Suiten

Eine vollständige „ERP-Suite“ ist erkennbar durch die Fusion mehrerer kleinerer Module zu einem vollständigen System, das die Rolle eines „echten“ ERP-Softwarestücks übernehmen kann.

Oftmals sind dies Softwarestücke, die nicht einmal mit der ERP-Branche oder traditionellen Entwicklern oder Anbietern verbunden sind. Trotzdem haben sie genug von der gleichen Funktionalität, um neben tatsächlichen ERP-Anbietern zu zählen.

Wie der Name schon sagt, bestehen ERP-Suiten aus einer Vielzahl kleinerer Anwendungen, die zusammengefügt werden, um ein einziges ERP-System zu schaffen. Dies kann alles sein, von einem unabhängigen Buchhaltungssoftwarestück bis hin zu spezialisierten Supply-Chain-Management-Tools, die auf eine bestimmte Branche zugeschnitten sind.

Im Allgemeinen, aber nicht immer, funktioniert dies, indem bestimmte Softwareanbieter als „Partner“ agieren, um eine einzige Lösung für sehr spezifische Kunden zu produzieren. Interessanterweise kann dies Partnerschaften zwischen Best-of-breed-Anbietern und spezielleren Entwicklern umfassen, um Systeme für bestimmte Branchen zu schaffen, wodurch ein Unternehmen sowohl Partner als auch Konkurrent einiger ERP-Suiten wird.

Sie sollten ERP-Suiten in Betracht ziehen, wenn:

• Sie sowohl die breite Funktionalität und den Nutzen eines vollständigen ERP-Systems als auch spezialisierte Module benötigen.
• Ihr Unternehmen weitreichende Operationen hat, die sich entweder vertikal über die Lieferkette oder horizontal über Branchen erstrecken.
• Sie ein großes Unternehmen haben, das in einem spezialisierten Bereich arbeitet.

Eine ERP-Suite könnte nicht die beste Idee für Ihre Organisation sein, wenn:

• Sie nur spezialisierte Module oder ein allgemeines ERP-System benötigen. ERP-Suiten können teuer in der Anschaffung und schwierig zu warten sein, also stellen Sie sicher, dass die Vorteile, die sie Ihrem Unternehmen bringen, diese Nachteile überwiegen.
• Sie ein kleines Unternehmen haben. Unabhängig von der Branche können hybride Systeme für kleinere Betriebe etwas schwierig zu implementieren und zu warten sein.

Arten von ERP nach Bereitstellung

Wenn es darum geht, Software tatsächlich zu nutzen, ist die Art und Weise, wie sie bereitgestellt wird (von den Programmierern und Herstellern an die Anbieter und in die Hände des Endbenutzers geliefert), zu einem zunehmend relevanten Faktor geworden, wenn es darum geht, das richtige Softwarestück auszuwählen.

Früher war es so, dass alle Unternehmenssoftware eine umfangreiche physische Infrastruktur erforderte, die vor Ort in den Büros eines Unternehmens gehostet wurde, um zu funktionieren. Heutzutage gibt es mehrere Bereitstellungsoptionen, die am besten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden können.

On-Premise ERP

On-Premise-Systeme beziehen sich auf den „traditionellen“ Stil der Softwarebereitstellung, bei dem das Programm manuell auf den lokalen Computern und Servern installiert wird, die vom Unternehmen selbst betrieben werden.

Diese Art der ERP-Bereitstellung erfordert eine Kapitalausgabe (eine hohe Vorabkosten), um eine Lizenz für das Programm zu kaufen, die dem Endkäufer dann die vollständige Kontrolle über das System gibt.

Allerdings bedeutet vollständige Kontrolle auch vollständige Verantwortung, was bedeutet, dass es am Endbenutzer liegt, Sicherheit und Wartung auf ihren Hardwaresystemen bereitzustellen und Sicherheit und Fehlerbehebung für die einzelnen Benutzer zu bieten. Dies kann im Allgemeinen die Form eines großen internen IT-Teams annehmen, kann aber auch an vertrauenswürdige Anbieter ausgelagert werden.

Sie sollten ein On-Premise ERP-System in Betracht ziehen, wenn:

• Sie unnötige Softwareausgaben über einen langen Zeitraum vermeiden möchten und eine Lösung direkt kaufen möchten.
• Softwareflexibilität ein Anliegen für Sie ist und Sie nicht möchten, dass die spezifischen Module Ihres Systems vom Anbieter bestimmt werden, der ein bestimmtes ERP-System produziert.
• Ihre Organisation bereits ein ausgebautes und gut ausgebildetes IT-Team hat, das bei der Wartung eines ERP-Systems helfen kann.
• Datenkontrolle ein Anliegen für Sie und Ihr Unternehmen ist. Während Zwischenhändler Geschäfte machen, indem sie vertrauenswürdig mit den Informationen ihrer Kunden umgehen, zahlt es sich manchmal aus, die vollständige Kontrolle über die Verbreitung Ihrer Geschäftsinformationen zu haben.
• Sie in der Branche der Fertigung, des Gesundheitswesens oder des Baus arbeiten und ein System benötigen, um Ihre spezifischen Aufzeichnungen zu verwalten und die Datensicherheit zu gewährleisten.

Einige Nachteile von On-Premise ERP-Systemen umfassen:

• Ein extrem hoher Vorabkosten, der seine Zugänglichkeit auf alle außer den größten Organisationen beschränken kann.
• Eine kürzere Lebensdauer als die von Cloud-ERP-Systemen. Während das, was Sie kaufen, zum Zeitpunkt des Kaufs das Neueste sein mag, ist der Fortschritt der Technologie so sicher wie der Sonnenaufgang. Sobald Sie ein On-Premise ERP-System haben, liegt es an Ihnen, es auf dem neuesten Stand der Funktionen und Sicherheit zu halten, es sei denn, Sie möchten viel Geld ausgeben, um den Anbieter dies für Sie tun zu lassen.
• Schwierige Implementierung aufgrund der Anforderung, die entsprechende Hardware bereitzustellen, Ihr Team darin zu schulen, wie man es benutzt, sowie Ihrem IT-Team Zeit zu geben, um zu lernen, wie man die Daten, die durch die Software fließen, am besten sichert.

Cloud ERP

Cloud ERP ist der aktuelle Star im ERP-Bereich.

Mit der zunehmenden Entwicklung des Internets der Dinge (IoT) war die Fähigkeit, zunehmend komplexe Softwarelösungen über das Internet zu übertragen, noch nie größer. Aufgrund dessen hat die Idee von Software als Dienstleistung (SaaS) mit einem revolutionären neuen Ansatz sowohl in Bezug auf Preisgestaltung als auch Zugänglichkeit an Popularität gewonnen.

Im Gegensatz zu On-Premise ERP-Systemen ist Cloud ERP viel günstiger im Voraus. Die niedrigen Vorabkosten ermöglichen es spezialisierten Cloud-ERP-Systemen wie OpenGov, ein sicheres Cloud-ERP für Regierungs- und Gemeindemitarbeiter zu schaffen.

Diese Softwarelösungen werden jedoch in der Regel als Teil eines laufenden monatlichen Abonnementdienstes geliefert. Diese Gebühren zahlen für den fortgesetzten Zugang zur Software und finanzieren gleichzeitig die kontinuierliche Entwicklung durch den Softwareanbieter im Bereich Sicherheit und neue Funktionen.

Ein Cloud ERP-System könnte die richtige Wahl für Sie sein, wenn:

• Sie nicht über eine hohe Menge an flexiblem Kapital verfügen, um in ein On-Premise-System und die umgebende unterstützende Infrastruktur zu investieren.
• Es kein dediziertes, vor Ort befindliches IT-Team für Ihre Organisation gibt, das bei der Einführung von Updates helfen und Ihre Daten sichern kann.
• Sie die Daten in Ihrem ERP-System unterwegs abrufen müssen.
• Sie ein kleineres Unternehmen haben.
• Sie an der Spitze der Softwarelösungen für Ihre Branche bleiben möchten.

Einige Nachteile von Cloud ERP umfassen:

• Ein Mangel an Kontrolle über die Anwendungen, auf die Sie Zugriff haben. Sobald Sie einen Anbieter wählen, sind Sie auf dessen Spezialität festgelegt, also stellen Sie sicher, dass Sie einen wählen, der für Ihre Branche und Ihren Organisationstyp gut angesehen ist.
• Über einen ausreichend langen Zeitraum werden Sie wahrscheinlich mehr für Ihr Cloud ERP-System ausgeben, als Sie es möglicherweise getan hätten, wenn Sie ein On-Premise-System direkt gekauft hätten.
• Während Cloud ERP-Anbieter wettbewerbsfähig bleiben, indem sie starke Sicherheit für die Daten ihrer Kunden bieten, entsprechen sie möglicherweise nicht ganz Ihren Standards, insbesondere wenn Sie mit hochsensiblen Informationen arbeiten.

Hybrides ERP

Einige Unternehmen benötigen extrem spezialisierte Systeme und müssen die verschiedenen Vorteile von On-Premise- und Cloud-Lösungen kombinieren. Glücklicherweise sind hybride Optionen von vielen Anbietern leicht verfügbar und können Organisationen helfen, die Lücken in ihrer Softwareinfrastruktur zu schließen.

Die allgemeine Funktionsweise besteht darin, dass Unternehmen geschäftskritische Module und Funktionen mit spezifischen technischen Anwendungen vor Ort betreiben, während sie den zusätzlichen Vorteil von hochmodernen Lösungen von cloudbasierten Anbietern erhalten.

Diese Lösungen bieten einen sogenannten „Zwei-Ebenen“-Ansatz, bei dem das Rückgrat des Systems (Finanzen und Buchhaltung) vor Ort gehostet wird und andere Module je nach Abteilungsbedarf remote bereitgestellt werden. Auf diese Weise haben alle Zugriff auf dieselbe Gesamtdatenbank, aber es besteht weniger Bedarf, dass jede Abteilung Zugriff auf die vollständige Suite der Fähigkeiten Ihres Systems hat.

Dieser Ansatz kombiniert die Fähigkeiten der zuvor genannten Optionen und bietet eine Kosten- und Implementierungszeit, die irgendwo zwischen den beiden primären Optionen liegt.

Sie sollten ein hybrides ERP-System in Betracht ziehen, wenn:

• Ihre Organisation bereits ein Legacy-Inhouse-System verwendet oder Sie bereits ein On-Premise ERP verwenden.
• Ihr Unternehmen Integration mit webbasierten Diensten erfordert.
• Sie Flexibilität und Kontrolle über Kernprozesse benötigen, aber branchenspezifische Module auf dem neuesten Stand haben möchten.
• Sie die Vorteile eines On-Premise ERP-Systems nutzen möchten, ohne die gesamte IT-Infrastruktur aufbauen zu müssen, die damit einhergeht.

Einige Nachteile von hybriden ERP-Systemen umfassen:

• Die Komplexität von Hybridsystemen kann sie schwer zu verwalten machen. Während Sie nicht die vollständige IT-Infrastruktur benötigen, wie Sie es für ein On-Premise-System tun könnten, benötigen Sie dennoch einen engagierten Kern von Personen, die in der Lage sind, die Aspekte der Software zu verwalten und zu betreiben, die Sie hosten.
• Ein Mangel an technischer Spezialisierung macht hybride ERP-Systeme weniger effizient als ihre fokussierteren Gegenstücke. Es bietet nie ganz so viel Kontrolle und Flexibilität wie ein On-Premise-System, während es auch nicht die wahre Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bietet, die mit Cloud ERP einhergeht.
• Ironischerweise kann eines der Probleme, die hybride ERPs verursachen können, das ursprüngliche Problem sein, das ERP-Systeme überhaupt lösen sollten: die Datensilos. Während dies mit der richtigen Zeit und Verwaltung vermieden werden kann, ist es möglich, dass die verschiedenen Module, die von separaten Abteilungen verwendet werden, zu einem Engpass von Informationen oder Daten führen, die für die gesamte Organisation leicht zugänglich sein sollten.

Alle Systeme bereit

Unabhängig von der Art des Unternehmens, das Sie führen, gibt es wahrscheinlich eine Art von ERP-System, das am besten für Ihre Abläufe und Arbeitsabläufe geeignet ist.

Das Verständnis der verschiedenen Komponenten jedes Systems wird einen langen Weg gehen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Geld nicht für größere Systeme als nötig verschwenden oder Zeit damit verbringen, die falschen Module in Ihren Abteilungen zu implementieren.

Die Wahl der richtigen ERP-Software kann eine entmutigende Aufgabe sein. Wenn diese Systeme zu spezialisiert für Ihre Bedürfnisse erscheinen, schauen Sie sich unsere vollständige Kategorie zu Buchhaltungssoftware an, um viele der grundlegenden Funktionen dieser Systeme zu erhalten.