Agil. Scrum. Wasserfall. Bei so vielen Projektmanagement-Strategien, wie können Sie sicher sein, dass Sie die richtige wählen?

Die Wahl des richtigen Projektmanagement-Ansatzes kann Ihr Projekt zum Erfolg führen oder scheitern lassen. Während es keine richtige Antwort gibt, gibt es eine einigende Kraft, hinter der jeder Projektmanager stehen kann: das magische Dreieck.

Eine Einschränkung ist eine Begrenzung oder Beschränkung, daher kann das magische Dreieck wörtlich als die drei Begrenzungen des Projektmanagements verstanden werden.

Das magische Dreieck ist eine Projektmanagement-Methodik, die in jede andere Projektmanagement-Strategie integriert werden kann. Es ist darauf ausgelegt, Ihr Projekt pünktlich, im Rahmen und innerhalb des Budgets zu liefern.

Unabhängig davon, worum es in Ihrem Projekt geht, jedes Projekt befasst sich mit Budget, Umfang und einem Zeitplan. Dieser gemeinsame Faden macht das magische Dreieck zu einem universellen Vorteil für Sie und Ihr Team. Sie werden garantiert positive Ergebnisse sehen, sobald Sie sich die Zeit nehmen, das Modell des magischen Dreiecks zu verstehen und in Ihre Arbeitsabläufe zu integrieren.

Interessiert daran, einen bestimmten Aspekt des magischen Dreiecks zu lernen? Verwenden Sie die untenstehenden Links, um direkt dorthin zu springen:

Was ist das magische Dreieck?

Das magische Dreieck, manchmal auch als das Eiserne Dreieck oder das Projektmanagement-Dreieck bezeichnet, bezieht sich auf die drei Elemente eines jeden Projekts: Umfang, Budget und Zeitplan.

Das magische Dreieck ist wichtig für das Management sowohl der Kundenerwartungen als auch der Mitarbeiterverantwortung. Es bietet einen Rahmen, innerhalb dessen Ihr Team arbeiten kann, um sicherzustellen, dass Sie qualitativ hochwertige Arbeit innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens liefern.

Umfang, Budget und Zeitplan sind voneinander abhängig; Sie können nicht eines anpassen, ohne die anderen beiden anzupassen. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt schneller als ursprünglich geplant liefern möchten, müssen Sie das Budget erhöhen. Wenn Sie das Budget für ein Projekt senken möchten, müssen Sie den Umfang einschränken.

Die 3 Elemente des magischen Dreiecks

Um das magische Dreieck wirklich zu verstehen, müssen Sie zunächst jedes seiner Elemente verstehen. Sie wissen vielleicht bereits, was ein Budget oder ein Zeitplan ist, aber sie im Zusammenhang mit Projektmanagement zu verstehen, ist der Schlüssel.

Der erste Schritt zu jedem neuen Projekt ist die Definition des Arbeitsumfangs. Ihr Projektumfang ist Ihre Roadmap von Anfang bis Ende. Er sagt Ihrem Team, welche Arbeiten erledigt werden müssen, welche Ressourcen Sie benötigen, um Ihr Ziel zu erreichen, und mehr. Ein Projektumfang ist darauf ausgelegt, Projektabläufe festzulegen und Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Ihr Projektumfang beantwortet die Frage: Was wird erledigt und wie wird es erledigt?

Wie steht der Projektumfang im Zusammenhang mit dem magischen Dreieck?

Als Projektmanager ist der Projektumfang Ihr Nordstern. Er legt fest, was erledigt wird, den Zeitplan, die Arbeitsabläufe und mehr. Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts ändern würden, würde sich alles andere ebenfalls ändern. Denken Sie daran, wenn Sie mit Kunden zu tun haben.

Es ist nicht unmöglich, den Umfang eines Projekts zu ändern, nachdem Sie das Projekt bereits begonnen haben, aber vergessen Sie nicht, Ihren Zeitplan und Ihr Budget anzupassen, wenn sich Dinge ändern. Andernfalls werden Sie am Ende mehr Arbeit für weniger Geld leisten oder schlimmer noch, in die Fertigstellung eines Projekts mit schlechter Qualität gedrängt werden.

Wie erstellt man einen Projektumfang?

Die Erstellung eines Projektumfangs von Grund auf kann knifflig sein, da keine zwei Projekte identische Elemente erfordern. Während Ihr Projektumfang niemals zweimal gleich aussehen wird, gibt es immer ein paar Dinge, die Sie benötigen, bevor Sie ein neues Vorhaben starten.

Was müssen Sie für einen erfolgreichen Projektumfang tun?

• Führen Sie eine Machbarkeitsstudie durch
• Bestimmen Sie Ihre Liefergegenstände
• Legen Sie ein Budget und einen Projektzeitplan fest
• Stellen Sie Ihr Projektteam zusammen
• Entwickeln Sie Ihren Projektablauf
• Stellen Sie KPIs für den Projekterfolg auf

Je nach Projekt müssen Sie möglicherweise andere Elemente in Ihren Projektumfang aufnehmen. Passen Sie jeden Umfang an die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Teams und Ihrer Kunden an. Die Etablierung eines Prozesses für das Umfangsmanagement kann helfen, unterwegs Probleme zu glätten.

2. Budget

Die Erstellung eines Budgets für Ihr Projekt ist einfach. Sobald Sie entschieden haben, was Sie tun müssen, um ein Projekt abzuschließen, müssen Sie herausfinden, wie viel es kosten wird. Eine Website zu erstellen oder eine Werbekampagne für den Super Bowl zu starten, ist nicht kostenlos – jedes neue Projekt kostet Geld.

Ihr Projektbudget beantwortet die Frage: Was wird erledigt und wie bezahlen wir dafür?

Wie steht das Budget im Zusammenhang mit dem magischen Dreieck?

Ihr Projektbudget ist wichtig, um sicherzustellen, dass Sie die Kosten der Projektelemente decken können und dass Sie für Ihre Arbeit entschädigt werden. Am Beispiel des Erstellens einer Website kostet es Geld, eine Domain zu sichern, einen Website-Builder zu kaufen und einen Designer zu bezahlen, um alles zu entwerfen.

Wie bereits erwähnt, hängt Ihr Budget von den anderen beiden Faktoren ab: Umfang und Zeitplan. Wenn Ihr Kunde zu Ihnen kommt und Ihnen sagt, dass er möchte, dass seine Website E-Commerce-Käufe abwickeln kann, wird diese Erweiterung Ihres Projektumfangs mehr Geld kosten und mehr Zeit in Anspruch nehmen. Ein Auge auf Ihr Projektbudget zu haben, ist notwendig, um sicherzustellen, dass Sie alles bezahlen können und einen Gewinn erzielen.

Wie erstellt man ein Projektbudget?

Die Erstellung eines Projektbudgets sollte mit Hilfe Ihres Finanzteams erfolgen. Egal, ob sie von Anfang an bei der Berechnung der Zahlen helfen oder alles vor der Vertragsunterzeichnung überprüfen, Sie sollten die Genehmigung Ihres Budgets einholen, bevor Sie fortfahren.

Welche Elemente sollten Sie in ein Projektbudget aufnehmen?

• Kosten der Ressourcen: Wie viel werden die Elemente dieses Projekts kosten?
• Kosten der Arbeit: Wie viel wird es kosten, alle Beteiligten zu bezahlen?
• Angebote von Anbietern: Wie viel verlangen andere Anbieter für ähnliche Arbeiten?
• Historische Daten: Wie viel berechnet Ihr Unternehmen für ähnliche Arbeiten?
• Projektretainer: Haben Sie einen finanziellen Puffer, falls nötig?
• Budgetbereich: Wie viel ist der Kunde bereit auszugeben?
• Gewinnmargen: Können Sie basierend auf dem aktuellen Budget einen Gewinn erzielen?

Je nachdem, ob Sie interne Arbeiten oder Arbeiten für einen Kunden durchführen, verwenden Sie möglicherweise nicht alle oben aufgeführten Elemente. Genau wie bei der Erstellung eines Projektumfangs wird die Erstellung eines Budgets jedes Mal anders sein. Eilen Sie diesen Teil des Prozesses nicht; nehmen Sie sich die Zeit, jeden Winkel sorgfältig zu betrachten, bevor Sie die Zahlen finalisieren.

3. Zeitplan

Ein Projektzeitplan wird verwendet, um alles auf Kurs zu halten. Unabhängig von der Größe Ihres Projekts werden Sie wahrscheinlich mit mehreren Personen mit unterschiedlichen Arbeitsabläufen zusammenarbeiten. Die Erstellung eines einheitlichen Projektzeitplans hilft, die Dinge in Bewegung zu halten, während Sie alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

Ihr Projektzeitplan beantwortet die Frage: Was wird erledigt und wie lange wird es dauern?

Wie steht ein Projektzeitplan im Zusammenhang mit dem magischen Dreieck?

Die Erstellung eines Projektzeitplans setzt die Erwartung, wann ein Projekt abgeschlossen sein wird. Es ermöglicht Ihnen, Meilensteine und interne Fristen für Ihr Projekt zu erstellen und Hindernisse zu vermeiden, die auf dem Weg auftreten könnten.

Ihr Projektzeitplan wird basierend auf dem Budget und dem Projektumfang erstellt. Wenn sich eines dieser Dinge ändert, benötigen Sie wahrscheinlich mehr Zeit als ursprünglich geplant. Wenn Ihr ursprünglicher Projektumfang beispielsweise nur die Neugestaltung der Bilder auf einer Website umfasste und Ihr Kunde dann auch Texterstellung wünscht, wird dies zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen.

Wie erstellt man einen Projektzeitplan?

Die Erstellung eines Projektzeitplans sollte erfolgen, nachdem Sie Ihren Projektumfang definiert und Ihr Budget festgelegt haben. Nachdem Sie diese beiden Dinge getan haben, können Sie sehen, wie lange es dauern wird, alles innerhalb des Umfangs und des Budgets abzuschließen.

Was ist bei der Erstellung eines Projektzeitplans zu beachten:

• Liefergegenstände
• Ressourcen
• Arbeitsabläufe
• Aufgabendauer
• Projektbudget
• Projektfrist

Ein weiterer Punkt, den Sie bei der Bestimmung Ihres Zeitplans berücksichtigen sollten, ist die aktuelle Arbeitsbelastung Ihres Projektteams. Es besteht eine gute Chance, dass Ihr Team mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet. Geben Sie sich etwas Pufferzeit, damit sich Ihr Team nicht überarbeitet fühlt. Dieser Puffer ermöglicht Ihnen auch Erholungszeit, falls etwas den Prozess aufhält.

Warum ist das magische Dreieck wichtig für das Projektmanagement?

Das magische Dreieck ist wichtig für das Projektmanagement, weil es hilft, die Qualität Ihres Projekts zu erhalten. Irgendwann in Ihrer Karriere werden Sie auf jemanden stoßen, der ein Projekt gut, schnell und billig geliefert haben möchte. Das ist ein unmöglicher Standard, den man erreichen kann, und der Hauptgrund, warum Sie das magische Dreieck zur Verwaltung von Projekten verwenden sollten.

Das magische Dreieck hilft, Erwartungen zu dämpfen. Es bietet Ihnen einen Rahmen, um mit Nicht-Projektmanagern über die Arbeit zu kommunizieren, die Sie leisten. Das magische Dreieck gibt Ihnen die Sprache, um auszudrücken, was Sie benötigen, um Ihre Arbeit zu erledigen, und es schützt Ihre Arbeit und Ihre Zeit.

Wie verwendet man das magische Dreieck?

Jetzt, da Sie das magische Dreieck verstehen, können Sie beginnen, es in die Praxis umzusetzen. Der Schlüssel zur Implementierung jeder neuen Änderung in Ihren täglichen Arbeitsablauf besteht darin, sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, das magische Dreieck in Ihren Projektmanagement-Zyklus zu integrieren.

1. Erwartungen kommunizieren

Das magische Dreieck funktioniert nur, wenn alle auf derselben Seite sind. Das bedeutet, dass Ihre Kollegen, Führungskräfte und Kunden es ebenfalls verstehen müssen. Nehmen Sie sich die Zeit, sich mit ihnen zusammenzusetzen und zu erklären, wie es funktioniert.

Geben Sie Beispiele dafür, wie jeder Teil mit den anderen verbunden ist, und betonen Sie, dass dies der Rahmen ist, den Sie in Zukunft verwenden werden. Geben Sie ihnen den Raum, Fragen zu stellen, und ermutigen Sie zur Zusammenarbeit und Diskussion über den Prozess. Am wichtigsten ist, dass Sie allen klar machen, dass alle Projekte in Zukunft auf diese Weise gehandhabt werden.

2. Protokolle festlegen

Sobald alle das magische Dreieck verstehen, können Sie beginnen, Ihre Protokolle festzulegen. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie jemals ein Projekt ohne Änderungen auf dem Weg durchlaufen werden. Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, wie Sie planen, mit diesen Situationen umzugehen, wenn sie auftreten.

Einige Protokolle, die Sie besprechen und festlegen können, könnten sein:

• Wie sollten Änderungen an einem Projekt dem Projektmanager übermittelt werden?
• Wie sieht der Genehmigungsprozess für neue Arbeitsabläufe aus?
• Was ist die Erwartung an das Team bei Last-Minute-Anfragen?

Die Festlegung Ihrer Protokolle vor Beginn eines Projekts hilft, alle auf Kurs zu halten, und hält Ihr Team für sich selbst und einander verantwortlich. Wenn jeder seine Rolle versteht, werden die Dinge effizienter erledigt.

3. Alles überwachen

Das magische Dreieck beruht auf etablierten Prozessen, was bedeutet, dass die Automatisierung Ihres Projektmanagement-Workflows entscheidend ist. Dies manuell zu tun, lässt Raum für menschliche Fehler. Die meisten Teams entscheiden sich dafür, in eine Projektmanagement-Software zu investieren, die es ihnen ermöglicht, einen Großteil des Prozesses zu rationalisieren und an einem einzigen Ort zu verfolgen.

Die Investition in eine Projektmanagement-Software kann Ihnen helfen:

• Den Fortschritt der Projektfristen verfolgen
• Mit wichtigen Interessengruppen kommunizieren
• Aufgaben an Teammitglieder zuweisen
• Ressourcen und Projektbudget organisieren

Projektmanagement-Software befähigt auch Teammitglieder, Verantwortung für ihren Teil des Prozesses zu übernehmen. Sie können den Fortschritt des Projekts über ihr eigenes Profil einsehen und mit anderen Interessengruppen zusammenarbeiten, um das Projekt voranzutreiben.

Entdecken Sie die beste Projektmanagement-Software auf dem Markt und lesen Sie Bewertungen von echten Nutzern wie Ihnen. 

Variationen der Methode des magischen Dreiecks

Während das magische Dreieck eine beliebte Projektmanagement-Methodik ist, gibt es auch Variationen, die Ihr Team verwenden kann. Die häufigsten Alternativen zum magischen Dreieck sind das Diamantmodell und das Doppeldreieck.

Das Projektmanagement-Diamant

Das Diamantmodell, auch bekannt als das Projektmanagement-Diamant, ist dem magischen Dreieck sehr ähnlich, mit einer Ausnahme: Es umfasst Qualität als eine der Einschränkungen, die für den Erfolg eines Projekts erforderlich sind.

Während das Modell des magischen Dreiecks Qualität als Endmetrik verwendet, markiert die Diamantmethode Qualität als Einschränkung. Die Qualität in die Anforderungen einzubacken, kann helfen, den Standard zu erhöhen, bevor der Kunde das Endprodukt sieht. 

Das Projektmanagement-Doppeldreieck

Die Methode des Projektmanagement-Doppeldreiecks fügt dem magischen Dreieck eine weitere Ebene hinzu. Zusätzlich zu Umfang, Budget und Zeitplan lenkt das Doppeldreieck die Aufmerksamkeit auf Risiko, Ressourcen und Qualität. Die zusätzliche Aufmerksamkeit für Risikomanagement und Ressourcenallokation wird beiden gegeben.

Die meisten dieser Elemente werden zu einem bestimmten Zeitpunkt des Prozesses des magischen Dreiecks angenommen, aber für größere Teams oder Projektmanager, die besonders vorsichtig sein möchten, funktioniert dieses Modell am besten. Es kann auch für jeden von Vorteil sein, der während seines Projektprozesses Benutzerdaten oder geschützte Informationen verarbeitet.

Gut, schnell UND billig? Keine Chance.

Es ist unmöglich, Kompromisse einzugehen und ein qualitativ hochwertiges Produkt zu liefern. Aber keine Sorge, das magische Dreieck existiert, um das für Sie zu erklären. Verwenden Sie das magische Dreieck, um alle auf dieselbe Seite zu bringen, wenn Sie Ihren Projektplan erstellen, und ersparen Sie sich die Kopfschmerzen.

Interessiert an mehr? Schauen Sie sich diese 13 Projektmanagement-Methoden an und wann Sie jede verwenden sollten.