Traditionelles Projektmanagement: Warum Sie einen Klassiker verwenden sollten

Wenn ein neues Projekt in die Pipeline kommt, kann es unklar sein, welche Projektmethodik helfen wird, es zu verwirklichen.

Wenn Sie Ihre Optionen in Betracht ziehen, stellen Sie möglicherweise fest, dass es am besten ist, bei dem zu bleiben, was Sie kennen, und sich an die Tradition zu halten – das traditionelle Projektmanagement.

Traditionelles Projektmanagement ist im Wesentlichen ein minimalistischer Ansatz im Projektmanagement, da es relativ einfach ist und keine Verwendung von aufwendigen Diagrammen erfordert. Es ist üblich, dass diejenigen, die diese Methode verwenden, Projektmanagement-Software wählen, um ihnen zu helfen, richtige Meilensteine zu setzen, spezifische Aufgaben zu koordinieren und zu organisieren und ihre Ziele zu erreichen.

Nicht alle Projekte sind komplex und erfordern einen detaillierten Ansatz. Einige haben eine klare Abfolge von Ereignissen und benötigen nicht viele Änderungen. Das sind die Projekte, bei denen Sie diesen einfacheren Ansatz verwenden könnten.

Wenn Sie die Feinheiten des traditionellen Projektmanagements erlernen, ist es wichtig, die beiden Methodologien im Auge zu behalten:

• PMBoK: PMBoK steht für Project Management Body of Knowledge und umfasst die gesamte Sammlung von Prozessen, Best Practices, Richtlinien und Terminologien, die als Standard in der Projektmanagementbranche gelten. Diese Methodologie ist für Unternehmen äußerst wertvoll, da sie hilft, Praktiken über verschiedene Abteilungen hinweg zu standardisieren, Prozesse an spezifische Bedürfnisse anzupassen und Projektfehler im Programmmanagement zu vermeiden.
• PRINCE2: Am häufigsten in Großbritannien, europäischen Ländern und Australien verwendet, steht PRINCE2 für Projects IN Controlled Environments. Diese Methodologie konzentriert sich auf das Management von Ressourcen und Risiken, indem das Projekt in kleinere Phasen unterteilt wird. Es definiert auch klare Rollen und Verantwortlichkeiten, indem spezifische Prozesse zur Verwaltung des Projektlebenszyklus verwendet werden. Es ist ideal für Teams, die einen organisierten und kontrollierten Projektplan anstreben, bevor sie beginnen.

Traditionelles Projektmanagement-Dreieck

Bei jedem Projekt müssen Sie vor Beginn mit Einschränkungen planen. Im traditionellen Projektmanagement gibt es drei Faktoren, die das sogenannte Projektmanagement-Dreieck bilden.

Diese Faktoren umfassen:

• Umfang: Der Akt der Spezifizierung aller Projektschritte, die immer beinhalten sollten, was getan wird und was nicht. Die Definition des Umfangs hilft, das Projekt unter Kontrolle zu halten.
• Zeit: Sie können vieles an einem Projekt kontrollieren, aber nicht die Zeit. Es kann für einen Projektmanager unglaublich herausfordernd sein, zu wissen, wie man die Zeit effizient nutzt, das Projekt im Zeitplan hält und alle gewünschten Ergebnisse erreicht.
• Kosten: Der Projektmanager sollte das Projektbudget so früh wie möglich definieren. Sobald es festgelegt ist, sollte es mit dem verglichen werden, was der Kunde oder Klient ursprünglich präsentiert hat.

Alle drei dieser Projekteinschränkungen hängen voneinander ab. Wenn das Team beispielsweise die für das Projekt vorgesehene Zeit reduziert, werden die Kosten wahrscheinlich steigen. Darüber hinaus definiert der Umfang das Tempo und die Anzahl der Ressourcen, die benötigt werden, um das Projekt zu erreichen. Ein Gleichgewicht zwischen allen dreien zu halten, bereitet das Team darauf vor, das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Traditionelles Projektmanagement vs. agiles Projektmanagement

Zusätzlich zum traditionellen Projektmanagement können Projektteams auch die agile Methodologie wählen, um ihr Projekt von einer Idee zur Realität zu bringen. Da beide so verbreitet sind, ist es wichtig zu verstehen, wie sie sich unterscheiden.

Der Hauptunterschied zwischen traditionell und agil liegt im Zeitrahmen. Der traditionelle Arbeitsablauf bedeutet, dass das Projektteam das gesamte Projekt von Anfang bis Ende plant. Da es einer festen Abfolge folgt, liegt ein spezifischer Schwerpunkt auf linearen Prozessen, Priorisierung, Vorausplanung und Dokumentation.

Agil ist eine moderne Projektmanagement-Methodologie. Mit einem agilen Arbeitsablauf teilt das Team den Projektumfang in Phasen von zwei bis acht Wochen auf, die oft Sprints genannt werden. Am Ende jeder Phase zieht das Team Lehren oder Erkenntnisse und passt die nächste Iteration an, bevor es beginnt. Agile Teams wählen diesen Arbeitsablauf oft für komplexere Projekte und Softwareentwicklung. Da es sich um einen flexibleren Ansatz handelt, gibt es weniger Vorausplanung und Priorisierung, da Änderungen und Entwicklungen wahrscheinlich auftreten werden.

Weitere wesentliche Unterschiede sind, dass ein agiler Ansatz eine hohe Kundenbeteiligung erfordert, während traditionell sehr wenig nach der Ausführung erforderlich ist. Ein agiles Framework wird für kleine und mittelgroße Projekte bevorzugt, während größere Projekte einen traditionellen Ansatz erfordern.

Die Wahl der besten Methode für Ihr Projekt hängt von Ihrer Branche, der Komplexität des Projekts, dem Projektumfang, dem gewünschten Arbeitsablauf und dem Projektziel ab.

Traditioneller Projektmanagement-Lebenszyklus

Im traditionellen Projektmanagement durchlaufen Projekte den klassischen Projektlebenszyklus. Der Projektlebenszyklus hat fünf Phasen: Ideenfindung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss. Projektmanager entscheiden, welche Werkzeuge und Strategien sie in diesen verschiedenen Phasen bevorzugen.

Initiierung

In der ersten Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus wird das Projektteam das ultimative Ziel erstellen, die Ziele definieren und alle Projektanforderungen, Risiken, Ergebnisse und Ziele auflisten. Diese werden oft durch einen Blick auf den Business Case für das Projekt bestimmt. Alles wird von Grund auf festgelegt und erkundet, bevor das Projekt beginnt.

Planung

Als nächstes folgt die Planung, bei der das Team detaillierter die Identifizierung von Projektaktivitäten angeht. Alle notwendigen Ressourcen werden bestimmt, einschließlich des Projektbudgets. Ein umfassender Projektplan wird ebenfalls dokumentiert, damit jedes Teammitglied seine spezifischen Verantwortlichkeiten versteht, zusätzlich zu Risikomanagementplänen.

Sobald die Planungsphase abgeschlossen ist, ist es üblich, dem Projektmanager und dem Projektteammitglied ein Gantt-Diagramm zu präsentieren. Diese Art von Diagramm bietet Ihnen einen einfachen Überblick über ein Projekt und kann unglaublich nützlich sein, um Aufgaben, Aktivitäten und wichtige Meilensteine in einem Zeitplanlayout zu präsentieren, damit nichts durch die Lücken fällt.

Ausführung

Der dokumentierte Projektplan wird dann in die Tat umgesetzt. Der Projektmanager wird die Gesamtqualität des Projekts bewerten und gleichzeitig sicherstellen, dass das Team den Zeitplan einhält. Das Team bemüht sich, die im Plan definierten Arbeiten auszuführen, während der Projektmanager den Status im Auge behält und Hindernisse für das Team beseitigt.

Überwachung

In der Überwachungsphase wird das Team auf spezifische Details wie den Umfang des Projekts, die Kosten und die Qualität achten. Darüber hinaus wird ein Berichtssystem für das Projekt eingerichtet und alle Überarbeitungen des Projektplans werden vorgenommen.

Abschluss

Sobald das gesamte Projekt abgeschlossen ist, wird der Projektmanager die Akzeptanz und Zustimmung der Stakeholder oder des Kunden für eine gut gemachte Arbeit einholen. Der Vertrag wird geschlossen und der Abschlussbericht wird erstellt. Dann wird das Team Empfehlungen aussprechen oder Lehren ziehen, die auf zukünftige Projekte angewendet werden können.

Vorteile des traditionellen Projektmanagements

Organisationen, die traditionelles Projektmanagement als bevorzugte Entwicklungsstrategie wählen, erleben viele Vorteile.

Klar definierte Ziele

Beim traditionellen Projektmanagement ist alles im Voraus geplant, sodass jedes Teammitglied seine Verantwortlichkeiten und die Anforderungen des Projekts im Voraus kennt. Ein umfassender Plan mit definierten Zielen vor Beginn des Projekts ermöglicht es dem Team, so effizient wie möglich mit wenig Aufsicht zu arbeiten.

Kontrollierte Prozesse

Der Projektmanager hat in einem traditionellen Setup die meiste Kontrolle und fast alle Änderungen müssen von dieser Person genehmigt werden, bevor sie umgesetzt werden können. Dies ermöglicht minimale Abweichungen von dem Plan, der während des Umfangsmanagements entwickelt wurde.

Einzelne Verantwortlichkeit

Da der Projektmanager die gesamte Kontrolle hat, trägt er auch die meiste Verantwortung, was bedeutet, dass er dafür verantwortlich ist, ob das Projekt ein Erfolg oder Misserfolg ist. Dies ist auch für Projektbeteiligte von Vorteil, die immer wissen, an wen sie sich für Updates, Bedenken oder Fragen wenden können.

Klare Dokumentation

In der traditionellen Projektmanagement-Methodologie ist eine ordnungsgemäße und präzise Dokumentation unerlässlich. Diese Dokumente standardisieren den gesamten Prozess von Anfang bis Ende und dienen gleichzeitig als Leitfaden für zukünftige Projekte und Initiativen.

Kosteneffektiv

Projekte, die eine traditionelle Methode verwenden, sind in der Regel einfacher abzuschließen und benötigen weniger Zeit von Anfang bis Ende. Da es nur wenige Chancen gibt, auf Fehler, Probleme oder komplexe Herausforderungen während des Lebenszyklus zu stoßen, erfordert traditionelles Projektmanagement in der Regel weniger Ressourcen und kurzfristige Änderungen, was es für Organisationen kostengünstiger macht.

Herausforderungen des traditionellen Projektmanagements

Auf der anderen Seite ist es immer gut, sich mit den potenziellen Herausforderungen des traditionellen Projektmanagements vertraut zu machen. Sicherzustellen, dass das Projekt die beste Passform für diese Methodologie ist, kann Organisationen helfen, diese potenziellen Hindernisse zu vermeiden.

Unflexibilität

Die Hauptherausforderung beim traditionellen Projektmanagement-Ansatz ist seine Starrheit. Wenn alles nach Plan läuft, glänzt das traditionelle Projektmanagement, aber das kann in Geschäftsprozessen selten sein.

Da diese Methodologie auf Vorausplanung und Ausführung basiert, kann das Team, wenn unerwartet etwas schiefgeht, feststecken, improvisieren müssen, außerhalb des Aktionsplans agieren und einfach das Beste hoffen. Und in einigen Situationen ist das Projektteam gezwungen, zum Reißbrett zurückzukehren und einen neuen Plan von Grund auf zu erstellen.

Wenig Kundeninput

Beim Erstellen eines Plans mit traditionellem Projektmanagement wird der Kunde oder Klient zu Beginn eingebunden. Ihre Meinung ist während des restlichen Entwicklungsprozesses nicht erforderlich, bis das Endergebnis präsentiert werden kann. Das bedeutet, dass es nur wenige Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit den Entwicklungsteams gibt.

Wenn sich die Anforderungen oder Erwartungen des Kunden ändern, ist es oft zu spät, um zurückzugehen und Anpassungen vorzunehmen.

Top 5 Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software erleichtert es Mitarbeitern, Teams und Administratoren, Teamziele und langfristige Projekte zu verwalten, zusätzlich zur Koordination individueller Projektaufgaben. Dies wird durch eine Vielzahl von Werkzeugen erreicht, um Produktivität zu verwalten, Arbeitslasten zu managen und die Ressourcen zuzuweisen, die für den Erfolg des Projekts notwendig sind.

Um als Softwarelösung in dieser Kategorie zu qualifizieren, muss ein Produkt:

• Produktpläne und Arbeitsstruktur (WBS) basierend auf dem Umfang entwickeln.
• Ein Budget erstellen und mit tatsächlichen Ausgaben und Kosten vergleichen.
• Ressourcen basierend auf Verfügbarkeit verwalten und zuweisen.
• Verschiedene Projektmanagement-Methodologien unterstützen
• Vorlagen anbieten, die modifiziert oder kombiniert werden können.
• Den Fortschritt von Projekten, Benutzerproduktivität und Ressourcenzuweisung überwachen.

* Unten sind die Top 5 führenden Projektmanagement-Softwarelösungen aus dem G2 Fall 2021 Grid® Report. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet sein.

1. Asana

Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das Teams hilft, ihre Arbeit zu orchestrieren, von strategischen Initiativen bis hin zu kleineren Projekten. Es bietet ein lebendiges System, in dem Teammitglieder Projektprioritäten und -aufgaben diskutieren, ausführen und ändern können.

Was Benutzer mögen:

„Meine Lieblingsteile bei der Nutzung von Asana sind die Community, die Benutzerfreundlichkeit und ihre Wissensbasis. Die Community ist ziemlich aktiv und kann oft Probleme lösen oder alternative Methoden für die meisten Probleme erklären. Asana ist eine einfache Aufgabenverwaltungsplattform, die die Anpassbarkeit einiger ihrer anspruchsvolleren Gegenstücke vermisst, aber einfach zu implementieren und zu schulen ist.“

- Asana Review, David H.

Was Benutzer nicht mögen:

„Das einzige, was ich an Asana nicht mag, ist die Fülle an Benachrichtigungen, die es sendet. Mein Posteingang ist immer voll mit Asana-Benachrichtigungen, ABER ich weiß, dass dies anpassbar ist, da ich all diese Dinge in den Einstellungen anpassen kann.“

- Asana Review, Nicole M.

2. Smartsheet

Smartsheet bietet Benutzern eine Unternehmensplattform für dynamische Arbeit. Diese cloudbasierte Plattform erleichtert es Organisationen und Teams, Arbeit zu planen, auszuführen und zu berichten, um einen effizienteren Prozess und erfolgreichere Ergebnisse zu erzielen.

Was Benutzer mögen:

„Das Beste an Smartsheet ist, dass es die Zusammenarbeit und den Zugang zu Informationen in unserer Organisation erhöht. Wir haben ein SmartSheet-Formular implementiert, das wir in Verbindung mit anderen Tools wie unserer Unfallberichterstattung verwenden, um Informationen über Vorfälle in unserer Einrichtung zu sammeln. Dies ermöglicht es uns, relevante Daten in Echtzeit zu sammeln und entsprechende Korrekturmaßnahmen zu entwickeln. Wir bevorzugen dies gegenüber Konkurrenzprodukten, da Menschen Formulare einreichen können, ohne ein Smartsheet-Konto zu erstellen, was den Zugang zur Plattform erhöht.“

- Smartsheet Review, Leah B.

Was Benutzer nicht mögen:

„Obwohl das Produkt funktionsreich ist, erweist es sich für kleine Projekte als umständlich. Für Projektpläne, die nicht kundenorientiert sind und/oder nur eine einzige Ressource daran arbeitet, können die Funktionen von Smartsheet übertrieben sein und sparen letztendlich nicht viel/keine Zeit.“

- Smartsheet Review, Derek H.

3. monday.com

Benutzer wählen monday.com , weil es eine offene Plattform ist, auf der es einfach ist, die benötigten Werkzeuge für jeden Aspekt der Arbeit zu erstellen. Es ist benutzerfreundlich, bietet eine visuelle Oberfläche mit vielen Apps und ermöglicht es Teams, Dashboards genau nach ihren Vorlieben anzupassen.

Was Benutzer mögen:

„monday.com war ein unglaublich hilfreiches Tool für die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und einfach zu bedienen, mit einem unglaublichen Maß an Flexibilität basierend auf den individuellen Bedürfnissen jedes Stakeholders. Die Anpassung jedes Boards basierend auf dem, was es verfolgt, war einfach und effektiv. Selbst optisch wirkt die Plattform schlank, zugänglich und modern.“

- monday.com Review, Mary N.

Was Benutzer nicht mögen:

„Ich habe bemerkt, dass die Website gelegentlich langsamer wird. Sie enthält auch bestimmte unlogische Einschränkungen, wie die Unfähigkeit, Unterelemente eines Artikels beim Verschieben zwischen Boards zu übertragen, was sicherstellt, dass Sie diese Art der Migration nicht so bald durchführen müssen. Die Unfähigkeit, Elemente in Unterelemente und umgekehrt zu konvertieren, sowie Elemente (und ihre Unterelemente) zwischen Boards zu verschieben. Dies ist eine kritische Fähigkeit, die Jahre gedauert hat, um sich zu entwickeln. Wir mussten mehrere unserer Boards neu organisieren, und die Unfähigkeit, dies mit einem einzigen Klick zu tun, hat uns Zeit gekostet, da wir jedes Job einzeln neu erstellen mussten.“

- monday.com Review, Glenda M.

4. ClickUp

ClickUp ist mehr als nur Aufgaben- und Projektmanagement, es bietet Erinnerungen, Ziele, Kalender, Dokumente und mehr. Außerdem ist es vollständig anpassbar und funktioniert gut mit allen verschiedenen Arten von Teams und Organisationen.

Was Benutzer mögen:

„ClickUp hat mir wirklich geholfen, jeden Aspekt meines Lebens zu organisieren und jeden Teil mit den richtigen Personen zu teilen. Ich habe es verwendet, um Projekte bei der Arbeit im Zeitplan zu halten, sicherzustellen, dass meine Schulaufgaben nicht zurückbleiben, und sogar für persönliche Budgetierung und Ziele! Es (mit all seinen Funktionen) hat mein Arbeitsmanagement immens verbessert.“

- ClickUp Review, Peyton P.

Was Benutzer nicht mögen:

„Es gibt so viele Apps und Funktionen, dass es leicht ist, überwältigt zu werden. Sie können die ClickApps, die Sie nicht benötigen, ausschalten, was die Benutzeroberfläche ein wenig vereinfacht, aber es passiert so viel in der Software. Es ist schwer, mit all den neuen Funktionen und Updates Schritt zu halten, wenn ich damit beschäftigt bin, mein Geschäft zu führen. Ich bin froh, dass so viel Aufwand in die Verbesserung der Software gesteckt wird, aber es kann manchmal ein bisschen viel sein.“

- ClickUp Review, Ben T.

5. Wrike

Diejenigen, die nach einer kollaborativen Arbeitsmanagement-Plattform suchen, wählen oft Wrike. Da so viele Organisationen eine Remote-Arbeitsumgebung für ihre Mitarbeiter wählen, erleichtert es die Zusammenarbeit zwischen Teams mehr denn je.

Was Benutzer mögen:

„Wir verwenden Wrike täglich, um Projekte im Marketingteam zu verwalten. Es gibt über 50 von uns, die in verschiedenen Disziplinen arbeiten, und Wrike hilft uns, auf Kurs zu bleiben. Eine coole Sache, die wir gemacht haben, war die Anpassung von Aufgabenstatus. Für Übersetzungen verwenden wir bereit für Übersetzung/übersetzt/Übersetzung veröffentlicht anstelle des nicht gestartet/abgeschlossen Schemas.“

- Wrike Review, Justin B.

Was Benutzer nicht mögen:

„Es gibt nicht viel Spielraum für Personalisierung oder Anpassung des Produkts. Es kommt mit einem Standardsatz von Funktionen, und ob Sie es mögen oder nicht, das ist, was Sie bekommen. In der heutigen Welt sind Projekte so vielfältig, und Produkte/Tools müssen verschiedene Probleme mit einer Lösung lösen. Wrike ist gut darin, eine Situation zu lösen, aber nicht alle. Das ist, wenn die Anzahl der Produkte, die wir verwenden, außer Kontrolle gerät, und ich würde gerne Wrike als diese All-in-One-Lösung sehen.“

- Wrike Review, Sabharish K.

Tradition kann eine gute Sache sein

Besonders wenn es auf das Projektmanagement angewendet wird. Traditionelles Projektmanagement ist eine großartige Methode, wenn Sie neu in der Branche sind oder wenn Ihr Projekt nicht die Komplexität anderer Ansätze aufweist.

Was wird Ihr Team erreichen?

Jetzt, da Sie die Kunst des traditionellen Projektmanagements gemeistert haben, erfahren Sie mehr über die Wasserfall-Methodologie und wie sie auf Projekte angewendet wird.