Der Ausdruck „Zeit ist Geld“ war noch nie so wahr wie jetzt.

Unternehmen versuchen ständig, die Effizienz zu verbessern, indem sie Kosten senken, Geld sparen und so viele Prozesse wie möglich automatisieren – all dies kann mit Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) erreicht werden. AP, ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation, bietet auch Einblicke in andere wichtige Kennzahlen, einschließlich Cashflow-Management, Betrugserkennung und Lieferantenbeziehungen.

Die Implementierung von AP-Automatisierungssoftware ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, was dazu beiträgt, mühsame manuelle Aufgaben zu beseitigen und gleichzeitig eine bessere Kontrolle und Transparenz über wichtige finanzielle und Lieferantendaten zu bieten.

Was ist AP-Automatisierungssoftware?

AP-Automatisierungssoftware hilft Unternehmen bei der Rechnungsverwaltung und befähigt sie, große Mengen an Rechnungen und Finanztransaktionen zwischen sich und ihren Lieferanten zu verwalten. Darüber hinaus ermöglichen diese Lösungen Organisationen, Lieferantenrechnungen mit begrenzter oder keiner menschlichen Interaktion zu erfassen und zu verarbeiten, indem sie einen digitalen Prozess bereitstellen, der zuvor von einem Buchhaltungsteam durchgeführt wurde.

Diese Software kann von Buchhaltern und Mitgliedern der Buchhaltungsabteilung, die für die Kreditorenbuchhaltung verantwortlich sind, verwendet werden. Sie kann auch von Managern und Führungskräften genutzt werden, um AP-Verarbeitungsaktivitäten zu überwachen. AP-Automatisierungslösungen können als eigenständige Produkte oder als Teil von Buchhaltungssuiten geliefert werden, die auch Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung (AR), Abrechnungssoftware, Rechnungsverwaltung und Zahlungsverarbeitungssoftware umfassen. Diese Art von Software ist in Buchhaltungssoftware oder Buchhaltungsmodule von ERP-Systemen integriert.

Bildquelle: To Increase

Der erste Schritt bei der AP-Automatisierung besteht darin, die Daten in digitalem Format zu erfassen – normalerweise durch eine Form des Scannens oder Erfassungsmethode, wie z.B. optische Zeichenerkennung (OCR). Die AP-Software leitet die Rechnung durch einen vorbestimmten Workflow, der einer Reihe von logischen Schritten folgt, die von der Organisation erstellt wurden. Die Rechnung und ihre relevanten Daten werden an das ERP-System eines Unternehmens gesendet, das alle relevanten Informationen organisiert und speichert, sodass sie in Zukunft leicht zugänglich sind. Schließlich bezahlt das ERP-System die Rechnung, normalerweise durch elektronische Überweisung der Gelder an den Lieferanten. Eine gute AP-Automatisierungssoftware ermöglicht Berichterstattung und andere aufschlussreiche Kennzahlen aus jedem Stadium des Prozesses.

Warum wenden sich mehr Unternehmen der AP-Automatisierungssoftware zu?

Während die meisten Buchhaltungslösungen AP-Funktionen enthalten, bieten viele nicht die Funktionalität, um komplexe AP-Prozesse zu verwalten.

Diese Software vereinfacht komplexe AP-Aktivitäten und hilft Buchhaltern, große Mengen an Lieferantenrechnungen zu verwalten. Sie verbessert die Effizienz und Genauigkeit der AP-Abteilung und hilft bei anderen Buchhaltungsaktivitäten, wie z.B. der Nutzung von Software für den Finanzabschluss.

Ein weiterer Grund, warum mehr Unternehmen AP-Automatisierungssoftware einführen, ist die Beseitigung unnötiger manueller Eingriffe, die die Prozesse und Effizienzen eines AP-Teams verlangsamen können. Bei der Verwendung manueller AP-Workflows und -Verfahren, von der Rechnungserfassung bis zur Zahlung, gibt es zu viele Schritte, die menschliches Eingreifen erfordern. Jeder dieser manuellen Schritte erhöht die Zeit, die für die Rechnungsverarbeitung, die korrekte Genehmigung und letztendlich die endgültige Zahlung benötigt wird. Darüber hinaus ermöglicht jeder manuelle Eingriff Buchhaltungsfehler, die einem Unternehmen wertvolle Zeit und Geld während des Monatsabschlusses kosten können, während sie Fehler beheben. AP-Automatisierungssoftware kann die meisten dieser manuellen Schritte eliminieren, sodass Kreditorenteams mehr tun können, als nur Rechnungen zu verfolgen und zu bezahlen.

Gemeinsame Merkmale der AP-Automatisierung

Die am besten bewerteten AP-Automatisierungsprodukte auf G2 teilen alle ähnliche automatisierte Attribute, die Organisationen helfen, Prozesse für ihre Buchhaltungs- und AP-Profis zu optimieren.

Einige dieser Elemente umfassen:

• Rechnungsfreigaben/Abgleich
• Integration mit Buchhaltungs- oder ERP-Software
• Datenerfassung
• Zahlung

Die Erstellung von automatisierten Workflows für die Genehmigung von Rechnungen und den Abgleich von Bestellungen eliminiert die Notwendigkeit menschlichen Kontakts an diesem Punkt des Prozesses. Mit AP-Automatisierungssoftware werden Rechnungen automatisch an den entsprechenden Genehmiger gesendet und können automatische Erinnerungen an bevorstehende Fristen bereitstellen. Einige Softwarelösungen haben auch die Funktionalität, Bestellungen mit den entsprechenden Rechnungen zu vergleichen und Unstimmigkeiten zur Nachverfolgung zu kennzeichnen.

Buchhaltungs- und ERP-Software müssen die Finanzinformationen eines Unternehmens erhalten, daher ist es entscheidend, dass AP-Automatisierungssoftware nahtlos mit diesen Systemen integriert wird. Organisationen müssen sicherstellen, dass ihre neue AP-Software gut zu den bereits vorhandenen Systemen passt. Zum Beispiel sollten beide ähnliche Sicherheitsniveaus haben und in der Lage sein, miteinander zu kommunizieren. Das AP-System muss in der Lage sein, Informationen über Lieferanten und Bestellungen vom ERP oder Buchhaltungssoftware zu erhalten.

Das manuelle Eingeben von Daten aus Rechnungen in ein Buchhaltungssystem ist mühsam und anfällig für menschliche Fehler. Menschen könnten einige dieser Fehler übersehen und vermeidbare Kosten verursachen. Unternehmen verwenden AP-Automatisierungssoftware, um diesen Dateneingabe-Prozess zu vermeiden, indem sie der Software erlauben, Daten aus Rechnungen automatisch zu erfassen und diese Informationen dann mit ihrem Buchhaltungssystem zu verknüpfen.

Der letzte Schritt in der AP-Automatisierung ist die Zahlung. Sobald eine Zahlung von der entsprechenden Partei genehmigt wurde, kann die Zahlung geplant und automatisch an einem festgelegten Datum gesendet werden. Dieser Prozess ermöglicht es Unternehmen, zu vermeiden, dass eine Person die Rechnung, Fälligkeitsdaten und berechtigte Rabattfristen einer bestimmten Rechnung nachverfolgen muss. AP-Automatisierung erleichtert die Zahlungsverarbeitung und bietet auch mehrere Zahlungsoptionen, was es einfacher macht, elektronisch zu bezahlen. Dies eliminiert die Möglichkeit von Betrug oder den übermäßigen Kosten des physischen Ausstellens eines Schecks.

Langsame Einführung von AP-Automatisierungssoftware

Obwohl AP-Automatisierungssoftware Kosten, Fehler und menschliche Eingriffe reduzieren kann, haben 59% der Unternehmen keine Form der AP-Automatisierung implementiert. Das bedeutet, dass nur etwa 40% der Unternehmen die Vorteile dieser Software genutzt haben, was eine massive Wachstumschance für diese Kategorie darstellt.

Mit all den möglichen Geld- und Zeiteinsparungsfunktionen dieser Software, warum übernehmen nicht mehr Organisationen die AP-Automatisierung? Eine Reihe von Gründen könnte die langsame Einführung beeinflussen, einschließlich: nicht genug Geld, kein Interesse, Abneigung gegen Veränderungen oder neue Technologien, oder ihre Buchhaltungsabteilung ist einfach nicht groß genug. Selbst mit diesen Einschränkungen und Bedenken wäre es wichtig für jedes Unternehmen, das seinen Kreditorenprozess nicht automatisiert hat, zu bewerten, was sie haben im Vergleich zu dem, was sie brauchen. Basierend auf ihren Erkenntnissen sollten sie sich über AP-Automatisierungssoftware informieren und feststellen, ob es die richtige Software für sie ist.