Fehlkommunikation, gegenseitige Frustrationen, unzureichende Leistung.

Wer jemals an vorderster Front gearbeitet oder ein Projekt koordiniert hat, hat wahrscheinlich Scope Creep erlebt. Auch wenn Ihnen dieser spezielle Begriff des Projektmanagements vielleicht nicht geläufig ist, wäre es schwer, ein Projekt zu finden, das nicht irgendwann erheblich entgleist ist.

Bei Projekten, die sich über längere Lebenszyklen erstrecken, ist Scope Creep ein häufiges Phänomen für Unternehmen. Es ist entscheidend, Ihre Projektziele, Ihr Budget, Ihre Ressourcen und Anforderungen im Voraus zu definieren. Mit Projektmanagement-Software können zukünftige Fälle von Scope Creep vermieden und sichergestellt werden, dass alles auf Kurs bleibt.

In der Regel ist Scope Creep jedoch ein gefürchtetes, verschwenderisches Element eines jeden Projekts.

Aber lassen Sie uns hier ein wenig zurückgehen.

Was genau ist Scope Creep und warum ist es unvermeidlich? Wie können Projektmanager es bekämpfen und reduzieren, wenn nicht sogar vollständig verhindern, dass es zu einem überwältigenden Blocker wird?

Scope Creep tritt auf, wenn der Projektumfang zu Beginn eines Projekts nicht definiert oder schlecht definiert ist und der Plan nicht ordnungsgemäß für interne und externe Stakeholder ausgearbeitet wird. Die oberflächliche Natur der Projektleiter führt dazu, dass Kunden mehr Änderungen wünschen und ihre Anforderungen in den späteren Phasen erhöhen, was die Projektmitglieder leiden lässt.

Warum tritt Scope Creep auf?

Scope Creep tritt auf, wenn neue Ziele und Parameter in einer späteren Phase des Projekts definiert werden, was der Mannschaft mehr Arbeit auferlegt. Es fügt den Projektbeteiligten mehr Ergebnisse hinzu, weil ein dringender Wechsel zu einem neuen Ziel oder die Unfähigkeit, neue Projektressourcen zu finanzieren, erforderlich ist. Externe und interne Stakeholder haben eine gleichwertige Rolle bei der Verlängerung des Scope Creeps, indem sie Aktionspunkte neu definieren und neue Meilensteine in späteren Phasen des Projektzyklus hinzufügen.

Der Begriff „Scope Creep“ beschreibt ein Projekt, das begonnen hat, sich über seine ursprünglich vereinbarten Parameter hinaus auszudehnen oder zu „schleichen“. Es ist der Akt, einem Projekt Ergebnisse und Anforderungen hinzuzufügen. Ein Projektteammitglied kann einer beiläufigen Anfrage nachgeben, ohne die erforderliche Arbeitskraft oder die zusätzlichen Schritte zu erkennen, die tatsächlich erforderlich sind.

Ein Stakeholder kann die Kundenzufriedenheit priorisieren, ohne Bandbreite und realistische Endergebnisse zu berücksichtigen. Ein Teamleiter kann den Zeitplan oder die Kosten des Projekts missverstanden haben. Teammitglieder möchten möglicherweise die Erwartungen übertreffen.

Unabhängig von der Absicht wirkt sich Scope Creep direkt auf Produktivität, Projektprofitabilität und Effektivität aus.

Scope Creep ist nicht zu 100 Prozent schlecht – schließlich ist es ein Nebenprodukt des schnellen Scheiterns, schnellen Drehens und Reagierens auf Feedback. Schlecht gemanagter Scope Creep kann jedoch Kunden- und Teammitgliedsbeziehungen schädigen, die Teammoral beeinträchtigen oder ein Projekt in einen schmerzhaften Verlust stürzen.

Ein effektives Management von Scope Creep erfordert, dass Projektmanager einen mühelosen Jonglierakt vollführen.

Negative Konsequenzen eines Scope Creeps

Auch wenn Scope Creep nicht vollständig destruktiv sein mag, hat es einige sichere negative Konsequenzen, die die Motivation und Produktivität des Teams langfristig beeinträchtigen können.

• Projektverzögerungen: Die Genehmigung neuer Anforderungen und Aufgaben für ein Projektteam kann andere wichtige Projekte stoppen oder verzögern. Teammitglieder könnten bereit sein, neue Verantwortungen zu übernehmen und den Anweisungen der Projektbeteiligten zu folgen, während sie ihre aktuellen Aufgaben unvollständig lassen. Dies kann ein Ungleichgewicht zwischen verschiedenen Projekten verursachen und zu Scope Creep führen.
• Budgetüberschreitungen: Aufgrund der Hinzufügung weiterer Ziele müssen die Teams ihre Mitarbeiter Überstunden und Spätschichten arbeiten lassen, was zu Mitarbeiterkündigungen führen kann. Dies würde eine Reihe von Ausgleichsänderungen und Erhöhungen für Teammitglieder erfordern, damit sie im Team gehalten werden können. Zusätzliche Kosten wie diese können massive Budgetüberschreitungen verursachen.
• Verminderte Qualität: Das Erhalten neuer Anfragen und Änderungen später kann Verwirrung, Produktivitätsmangel und Frustration unter den Projektmitgliedern verursachen. Die Mitglieder könnten beginnen, die Ziele zu überstürzen, um Scope Creep zu verhindern. Wenn man den Unteraufgaben und individuellen Key Performance Indicators (KPIs) keine Aufmerksamkeit schenkt, kann dies die Qualität der Arbeit mindern und das Projekt unterdurchschnittlich beenden.
• Verlängerung der Zeitpläne: Wenn ein Projekt von seinem ursprünglichen Weg abweicht, benötigen die Mitarbeiter Zeit, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Sie könnten mehr Zeitverlängerungen benötigen, die die normale Durchlaufzeit verlängern und die Geschwindigkeit des Projektfortschritts verlangsamen.
• Ressourcenbelastung: Mit neuen Anforderungen der Stakeholder benötigen die Mitglieder möglicherweise mehr Ergebnisse, Vermögenswerte und Ressourcen, um ihre zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen. Dies würde Ihren aktuellen Bestand an Ressourcen erschöpfen und zu mehr Vorabinvestitionen in das Projekt führen. Die Ressourcen sind entscheidend für den Erfolg des Projekts, können jedoch Ihre Fähigkeit einschränken, innerhalb des Projektbudgets zu bleiben.
• Qualitätskompromiss: Wenn mehrere Teams von ihrem ursprünglichen Ziel abweichen und externe Anfragen priorisieren, gibt es einen erheblichen Rückgang der Qualität und Genauigkeit des Projekts.

Häufige Ursachen von Scope Creep

Scope Creep kann aus vielen Ursachen entstehen. Es ist ein häufiges Phänomen, das auftritt, wenn ein Unternehmen mit neuen Projektpiloten experimentiert und sich der genauen nachverfolgbaren Ergebnisse eines Projekts nicht sicher ist. Das Phänomen ist häufig bei frühen Anwendern, die mit rückschrittlichen Kunden zu tun haben, die ihre Grenzen überschreiten, indem sie mehr Dienstleistungen mit weniger Budget verlangen.

Die häufigsten Ursachen von Scope Creep sind die folgenden:

• Vage definierter Projektauftrag: Der Projektauftrag umreißt klar alle Ziele und Verpflichtungen eines bestimmten Projekts. Wenn der Projektauftrag die Ressourcenzuweisung, Bandbreite, Projektergebnisse und das Projektbudget nicht klar umreißt, kann dies den Hauptprojektprozess in einer späteren Phase beeinträchtigen und die Projektgesundheit belasten und letztendlich zu Scope Creep führen.
• Mangel an Klarheit bezüglich des anfänglichen Umfangs/der Projektziele: Ein Mangel an Projekteinführung und Projektseminaren zu Beginn kann zu immenser Verwirrung und Einmischung von Aufgaben und Ressourcenverbrauch später führen. Dies kann verhindern, dass sich Teams auf ihre Arbeit konzentrieren und ihre gesamte Aufmerksamkeit auf die neuen Störungen und Aufgaben lenken, die während des Projektzyklus auftauchen.
• Schlechte oder unzureichende Kommunikation: Die Unfähigkeit, Ihre Teammitglieder auf dem gleichen Stand zu halten und sie über die Bedeutung neuer Projekte zu informieren, kann ihre Produktivität behindern und sie zum Prokrastinieren bringen. Es kann auch zu Konflikten zwischen Projektmitgliedern führen, die miteinander konkurrieren um zu sehen, wer der Hauptbeitragende zu einem Projekt wird.
• Kunden oder Kunden, die versuchen, Vorteile zu nutzen: Strenge und direkte Kunden, die ein Unternehmen für eine bestimmte Dienstleistung beauftragen, können mehr Druck auf Projektteams ausüben, um die Ergebnisse weit vor der Zeit zu liefern. Dies kann eine Atmosphäre des Chaos und der Fiasco innerhalb einer Organisation schaffen und sie dazu bringen, spät in die Nacht zu arbeiten, um einen Vorschlag für Kunden einzureichen. Während die Arbeit erledigt wird, werden viele Aspekte oder Richtlinien vermieden. Dies führt zu einem mittelmäßigen Ergebnis aufgrund von Scope Creep.
• Unflexibler Änderungsprozess: Ein Mangel an Genehmigungs-Workflow kann Scope Creep weiter verschärfen. Das Nicht-Implementieren von Änderungssteuerungen und das Fehlen eines Genehmigungsausschusses zur Überprüfung, Neugruppierung, Überarbeitung und Genehmigung der aufgrund von Scope Creep vorgenommenen Änderungen kann die Arbeit weiter verlängern und das Projekt zum Stillstand bringen.
• Schwache Führung: Wenn die Senior Leadership Teams (SLTs) keine Erfahrung mit projektbezogenen Herausforderungen haben, kann Scope Creep wiederholt auftreten. Das Versäumnis, klare Ziele und Vorgaben für Projektmitglieder festzulegen und ihnen zu erlauben, für unzählige Stakeholder zu arbeiten, kann die Produktivität der Mitarbeiter verringern. Sie könnten um Verlängerungen bitten und die Ressourcen unternutzen, was zu Scope Creep führt.
• Mangel an Unterstützung durch den Projektsponsor: Ohne starke Unterstützung durch den Projektleiter oder Projektsponsor wären die Projektteams unsicher über den richtigen Weg zum Projekterfolg. Diese Unklarheit kann zu häufigen Änderungen und unerledigten Aufgaben führen, die einen großen Blocker für die gesamten Unternehmensziele darstellen.
• Letzte Minute, irrelevantes Feedback: Inkompetente Projektprüfer können das Projektdokument falsch markieren, was das Projekt noch unflexibler macht. Es zwingt die Aufsichtspersonen, alle kleinen Details immer wieder zu überwachen. Diese Verzögerung und ständige Überwachung kann Scope Creep verursachen und die Dienstleistungsfähigkeit des Projekts beeinträchtigen.

Scope Creep Minderung mit G2 Projektleitern

Unsere G2-Teammitglieder haben ihre Gedanken über das unerschütterliche, aber unvermeidliche Auftreten von Scope Creep und Möglichkeiten geteilt, wie es reduziert oder abgeschwächt werden kann, damit es die Teamarbeit und harte Arbeit nicht negativ beeinflusst.

„Scope Creep war ein Problem bei einer Reihe von Projekten, die ich koordiniert habe", sagt Turenne. "In einigen Fällen kommt es von Missverständnissen über die Definition von "fertig", aber in anderen Fällen kommt es von internen oder Managementänderungen. Beide Fälle sind unglaublich frustrierend, aber es ist ein unvermeidlicher Teil der Projektkoordination, also habe ich ein paar Techniken, um es zu bekämpfen."

Stacy Turenne
Manager, Research Operations, G2

Für internen Scope Creep empfiehlt Turenne, persönliche Gespräche mit allen Beteiligten zu führen.

„Es ist wichtig, zwischen Muss- und Schön-zu-haben-Ergebnissen oder sich ändernden Ergebnissen zu unterscheiden, die den Zeitplan, das Budget oder andere Projekte beeinflussen werden", sagt sie. "Wenn das neue Ergebnis ein Muss ist, das wichtiger ist als der bestehende Zeitplan oder das Budget, wird es eingearbeitet. Wenn nicht, kann es in ein neues Projekt ausgegliedert oder für eine spätere Betrachtung geparkt werden."

Stacy Turenne
Manager, Research Operations, G2

Kevin Long, Senior Manager of Research Operations bei G2 Crowd, stimmt Turennes Punkt zu, das Spiel der stillen Post zu eliminieren.

„Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Projekts oder einer Initiative", sagt Long. "Wenn mehr Mitarbeiter in den Prozess einbezogen werden, ist es wichtig, den ursprünglichen Treiber und die Anforderungen frühzeitig und häufig zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass das Team fokussiert bleibt und keine Schön-zu-haben- oder unnötigen Anforderungen den beabsichtigten Einfluss entgleisen lassen."

Kevin Long
Senior Director, Product R&D Ops, G2

Wie man Scope Creep verhindert

Auch wenn es keine 100%ige Garantie gibt, dass ein Projektweg frei von Scope Creep sein wird, können einige Abhilfemaßnahmen die zerstörerische Kante von Scope Creep verringern und einen Risikomanagementplan erstellen, um den Projekterfolg sicherzustellen.

Einige der Methoden umfassen:

• Ein guter Änderungsprozess mit Änderungsantragsdokumentation, einschließlich Ursache und Umfang
• Die Projektergebnisse und -ziele sollten zu Beginn eines Projektzyklus klar definiert werden, und die Teams sollten befähigt werden, strikt nach dem Plan zu arbeiten.
• Projektmanagement-Software, die die Erstellung von Zeitplänen erleichtert und den Projektfortschritt genau überwacht
• Regelmäßige Aktualisierungen der Umfangserklärung nach Genehmigung von Änderungsanträgen, damit alle relevanten Parteien (einschließlich Stakeholder) informiert sind
• Ordnungsgemäße Verarbeitung, Dokumentation und Kommunikation aller Änderungen des Umfangs und der Zeitpläne
• Konsistente Scrums und Standups, um Updates von Projektleitern zu protokollieren und eine klare Vorstellung vom Projektfortschritt und den Projektzeitplänen zu haben.
• Zusammenarbeit mit Kunden, Sponsoren und Endbenutzern sowie allen relevanten Teammitgliedern und Stakeholdern

Seien Sie kein "Projekt-Creep"

Das Bewusstsein für unternehmensweite Ziele und die Etablierung klarer Teampraktiken können Ihren Projektweg von Anfang bis Ende definieren und Sie von Scope Creep fernhalten. Klarheit über Ihre Projektausrichtung und Ressourcen mit Projektmitgliedern kann die Motivation, Effektivität und Produktivität steigern, was die Chancen auf Misserfolg verringert.

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