Die Analyse der Leistung Ihres Verkaufsteams kann Sie in ein schwarzes Loch der Datenmessung führen, das immer spezifischer wird, je tiefer Sie gehen.
Das soll nicht heißen, dass Detailgenauigkeit Ihrer Herangehensweise bei der Berechnung von Verkaufskennzahlen schaden wird. Es gibt viel zu sagen über die Untersuchung präziser Bereiche Ihrer Verkaufsstrategie, um Prozesse oder Taktiken zu identifizieren, die zu Erfolg oder Misserfolg führen.
Allerdings müssen Sie irgendwann in der Lage sein, Ergebnisse zusammenzufassen und sie den Vertriebsmitarbeitern und den Führungskräften zu präsentieren. Ganz zu schweigen davon, dass alles leicht verdaulich sein und alle Informationen enthalten muss, die für den jeweiligen Zeitraum relevant sind.
Um dies zu erreichen, kann Ihr Unternehmen auf Verkaufsberichte zurückgreifen, die die aktuelle Leistung Ihres Verkaufsteams kommunizieren.
Was ist ein Verkaufsbericht?
Ein Verkaufsbericht ist ein Dokument, das einen Überblick über den aktuellen Stand der Verkaufsabteilung eines Unternehmens bietet. Diese Berichte können Trends im Laufe der Zeit aufzeigen, Strategien und Prozesse analysieren und die Gesamtleistung des Teams offenlegen.
Ein großer Teil der Ergebniserzielung besteht darin, Verkäufe zu verfolgen, um den Fortschritt, den Sie machen, im Auge zu behalten. Verkaufsberichte ermöglichen es Unternehmen, Verkaufsteams und einzelnen Vertretern genau das zu tun: genau zu sehen, wie sie in Bezug auf persönliche und Unternehmensziele abschneiden. Auf diese Weise können Bereiche, die Verbesserungen erfordern, identifiziert und bearbeitet werden, während bereits erfolgreiche Prozesse weiter optimiert werden können.
Informationen in Verkaufsberichten werden auch im Entscheidungsprozess für Unternehmen verwendet. Bevor ernsthafte geschäftliche Maßnahmen ergriffen werden, analysieren Führungskräfte, ob der aktuelle Stand der Verkäufe die finanzielle Unterstützung bieten wird, die sie benötigen, um voranzukommen.
Jede Art von Verkaufsbericht wird wahrscheinlich die gleichen Kennzahlen und Verkaufs-KPIs (Key Performance Indicators) enthalten. Das bedeutet, dass Sie zur Aktualisierung der Berichte für eine neue Woche, einen Monat oder ein Quartal lediglich die aktuellen Daten eingeben müssen, die dem Berichtszeitraum entsprechen.
Warum sind Verkaufsberichte wichtig?
Ihr Verkaufsteam ist Ihr primärer Umsatzgenerator, und obwohl es viele andere Abteilungen gibt, die zu ihrer Fähigkeit zu verkaufen beitragen, übersetzen sich die Kennzahlen und KPIs des Verkaufsteams eng in den Erfolg des gesamten Unternehmens. Verkaufsberichte zeigen, ob dieser Erfolg erreichbar ist.
Die in effektiven Verkaufsberichten enthaltenen Daten sind so angeordnet, dass sie den Betrachtern wichtige Informationen vermitteln. Abhängig davon, wer dieser Betrachter ist und was er aus dem Bericht gewinnen möchte, können diese Datensammlungen für diesen spezifischen Zweck erstellt werden.
Zum Beispiel ist es möglich, dass ein einzelner Vertriebsmitarbeiter seine monatliche Leistung sehen möchte. Vielleicht möchte ein Vertriebsleiter den Fortschritt seiner direkten Berichte überprüfen. Oder vielleicht möchte ein Geschäftsführer Informationen sammeln, um sie dem Vorstand zu präsentieren. Der Vorteil von Verkaufsberichten ist, dass sie für all diese Zwecke erstellt werden können.
Tipp: Um Berichte für mehrere Zielgruppen einfach zu erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie ein Customer Relationship Management (CRM) System verwenden, um dies schnell und genau zu tun.
In Berichten gezeigte Verkaufsdaten werden verwendet, um Strategien in Bezug auf Verkaufswachstum, ideale Kundenidentifikation und -akquisition sowie Verkaufsprozess-Optimierung zu informieren. Nachdem neue Ansätze implementiert wurden, können Verkaufsberichte dann verwendet werden, um das Wachstum zwischen zwei oder mehr Verkaufsperioden zu messen.
Insgesamt sind Verkaufsberichte wichtig, weil sie das Unternehmen über den Fortschritt informieren, potenzielle Probleme in Verkaufsstrategien aufdecken und letztendlich bessere Entscheidungen ermöglichen.
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Arten von Verkaufsberichten
Es gibt einige verschiedene Arten von Verkaufsberichten, und jeder spiegelt einen bestimmten Zeitraum wider, in dem ein Unternehmen bestimmte Verkaufsaktivitäten und -ergebnisse misst. Ein Verkaufsbericht ist im Wesentlichen eine Wiederholung von Kennzahlen, und diese Werte werden durch den Berichtszeitraum bestimmt.
Zum Beispiel, wenn Sie die durchschnittliche Länge des Verkaufszyklus Ihres Unternehmens verstehen möchten, wäre es besser, einen Jahresbericht anstelle eines Wochenberichts zu betrachten.
Nachfolgend sind einige Beispiele für Verkaufsberichte aufgeführt, die Ihr Unternehmen erstellen sollte, zusammen mit einigen relevanten Kennzahlen.
Tägliche Verkaufsberichte
Tägliche Verkaufsberichte sammeln und präsentieren Daten über die Arbeit eines Tages. Diese können erstellt werden, um den Fortschritt eines einzelnen Vertriebsprofis oder der Abteilung als Ganzes widerzuspiegeln.
Obwohl an einem Tag viel Arbeit geleistet werden kann, sind die Chancen, viele abgeschlossene Geschäfte an einem bestimmten Tag zu sehen, gering – diese Dinge brauchen Zeit und sind oft über das Jahr verteilt. Tägliche Verkaufsberichte basieren auf Prozesskennzahlen, die sich von Ergebniskennzahlen unterscheiden.
Eine Prozesskennzahl ist eine Messung, die direkt vom Vertriebsmitarbeiter kontrolliert werden kann, wie die Anzahl der Anrufe, die er an einem Tag tätigt. Eine Ergebniskennzahl konzentriert sich mehr auf das große Ganze, wie die durchschnittliche Dealgröße, die von einem Vertreter beeinflusst werden kann, aber nicht direkt in seiner Kontrolle liegt.
Verkaufsberichte, die Daten für einen Tag sammeln, sind nicht das A und O der Leistung eines Teams. Es ist nur ein Tag, und jeder hat mal einen schlechten Tag. Wenn Sie jedoch ein Problem in Ihrem Jahresbericht sehen und es auf wiederholt niedrige Aktivitätsniveaus Tag für Tag zurückführen, können diese Berichte nützlich sein.
Auf täglicher Basis möchten Sie möglicherweise über die folgenden Verkaufskennzahlen berichten:
- Lead-Antwortzeit: Die Zeit, die ein Vertriebsmitarbeiter benötigt, um auf einen Lead zu reagieren, der Ihr Unternehmen kontaktiert hat. Die durchschnittliche Antwortzeit für B2B-Unternehmen beträgt 42 Stunden, aber es ist wichtig, nach der Erfassung konsistenter Verkaufsdaten einen eigenen Benchmark festzulegen.
- Kundengespräche geführt: Die Anzahl der Telefonate, Videochats oder persönlichen Treffen, die Vertreter mit Leads, Interessenten und Kunden führen. Dies wird das Kundenengagement bis zu diesem Punkt im Kaufprozess aufzeigen.
- Neue Leads generiert: Die Anzahl der Leads, die aus Gesprächen mit Interessenten generiert wurden. Diese Kennzahl wird zusammen mit den Konversionsraten berücksichtigt, um zukünftige Verkäufe vorherzusagen.
- Generierte Chancen: Die Anzahl der Leads, die in Chancen umgewandelt wurden, was die Auswirkungen von Lead-Generierungsstrategien und -taktiken aufzeigt, die implementiert wurden, um sie weiter im Verkaufsprozess voranzubringen.
- Vereinbarte Meetings: Die Anzahl der Meetings, die aus Outreach-Bemühungen vereinbart wurden. Die Anzahl der gesendeten E-Mails oder getätigten Anrufe zu verfolgen, ist immer noch relevant, aber die Anzahl der aus diesen Gesprächen vereinbarten Meetings ist ein besserer Indikator dafür, wie effektiv diese Bemühungen sind.
- Gesamtanzahl der Kontaktpunkte: Die Anzahl der Male, die ein Vertreter an einem bestimmten Tag mit einem Kunden interagiert hat.
- Verkaufsgeschwindigkeit: Der Betrag des Verkaufsumsatzes, der an einem einzigen Tag generiert wurde. Diese Kennzahl wird verwendet, um zu messen, wie schnell Verkäufer Kunden durch die Verkaufspipeline bewegen.
Wöchentliche oder monatliche Verkaufsberichte
Wöchentliche Verkaufsberichte fassen alle Daten von jedem Tag der Woche zusammen, um einen Überblick darüber zu erhalten, wie alles in diesen Arbeitstagen gelaufen ist. Monatsberichte tun dasselbe, jedoch für die Wochen in einem Monat.
Diese Berichte sind ein weiterer Schritt, um ein größeres Bild der gesamten Verkaufsproduktivität zu erhalten. Dies bedeutet auch, dass einige der in wöchentlichen und monatlichen Verkaufsberichten gemessenen Verkaufskennzahlen eher zu Ergebniskennzahlen tendieren.
Wöchentliche und monatliche Verkaufsberichte werden am häufigsten verwendet, um die Leistung eines einzelnen Vertriebsmitarbeiters zu analysieren. Dies auf vierteljährlicher oder jährlicher Basis zu tun, lässt zu viel Raum für mehr Fehler, und es täglich zu tun, lässt nicht genug Zeit, um ein genaues Bild der Leistung zu erhalten. Wenn sie wöchentlich und monatlich analysiert werden, können Manager Schwachstellen erkennen und korrigieren, bevor sie sich fortsetzen.
Abhängig von den Details, die Sie aus dem Bericht gewinnen möchten, können Sie die Kennzahlen aus dem täglichen Bericht möglicherweise immer noch in Ihre wöchentlichen und monatlichen Berichte aufnehmen.
Hier sind einige andere Messungen, die es wert sind, wöchentlich und monatlich analysiert zu werden:
- Verkaufsvolumen nach Kanal: Gesamtverkäufe und Umsatz, die aus jedem anfänglichen Outreach-Kanal generiert wurden, der verwendet wurde, um einen potenziellen Kunden zu kontaktieren, der in einen Kunden umgewandelt wurde. Diese Kennzahl wird verwendet, um Kommunikationskanäle zu identifizieren, die mehr Erfolg haben, und solche, die eine Neustrategisierung erfordern.
- Verkäufe nach Region: Gesamtverkäufe und Umsatz, die aus jeder Region oder jedem Gebiet generiert wurden. Auch hier wird aufgezeigt, wo Vertreter ihre Zeit basierend auf mehr Chancen priorisieren sollten, sowie die Gebiete, die optimierte Ansätze erfordern.
- Verkaufschancen-Score: Individueller Chancen-Score, der widerspiegelt, wie wahrscheinlich der Verkauf ist. Chancen-Scores helfen Vertretern, ihre Zeit entsprechend der vielversprechenden Konversion zu priorisieren.
- Umsatz pro Vertreter: Der Betrag des Umsatzes, der von jedem Vertriebsmitarbeiter generiert wurde. Die wöchentliche und monatliche Messung bietet Erkenntnisse über Vertreter, die auf dem Weg sind, Verkaufsquoten zu erreichen, und solche, die Schwierigkeiten haben, dies zu tun.
- Upsell- und Cross-Sell-Raten: Die Anzahl der Gelegenheiten, bestehende Kunden zu Upsell- und Cross-Sell-Angeboten zu bewegen, die genutzt wurden.
- Kundenlebenszeitwert (CLV): Der potenzielle Wert einer langfristigen Beziehung mit einem Kunden. CLV spielt eine Rolle bei der Bestimmung, wie viel angemessen ist, um bei der Akquisition und Pflege von Kundenbeziehungen auszugeben.
- Durchschnittlicher Deal-Wert: Der durchschnittliche Betrag, der in einem einzelnen Verkaufsdeal generiert wird. Der durchschnittliche Deal-Wert wird Ihre Verkaufsprognosen informieren.
- Verkaufstrichter-Verhältnisse: Die Konversionsraten zwischen jeder Stufe Ihres Verkaufstrichters. Wenn Sie dies messen, achten Sie darauf, das große Lead-zu-Abschluss-Verhältnis zu betrachten, aber auch die Stufen dazwischen, um Probleme sowohl in Ihrer gesamten Verkaufsstrategie als auch in den Methoden zu identifizieren, die verwendet werden, um Kunden durch den Trichter zu bewegen.
Vierteljährliche oder jährliche Verkaufsberichte
Wenn Sie ein Quartal oder Jahr im Geschäft abschließen, möchten Sie mit einem Bericht abschließen, der die geleistete Arbeit widerspiegelt.
Ihre vierteljährlichen und jährlichen Verkaufsberichte könnten relativ ähnlich aussehen, da beide hochrangige Verkaufs-KPIs enthalten, die die Gesamtleistung zusammenfassen. Diese Aufzeichnungen von Verkaufsaktivitäten werden stark in die Planung für die Zukunft des Unternehmens einbezogen, die sich auf alltägliche Verkaufsaktivitäten auswirken wird.
Um die Arbeit eines Quartals oder Jahres in einem einzigen Bericht zusammenzufassen, würde es nicht gelingen, das gesamte Bild dessen zu zeichnen, was Ihr Verkaufsteam in diesem Zeitraum getan hat. Aus diesem Grund bestehen vierteljährliche und jährliche Verkaufsberichte oft aus Unterberichten.
Hier sind einige, die enthalten sein könnten:
- Verkaufs-KPI-Bericht: Ein Verkaufs-KPI-Bericht, auch bekannt als Verkaufsleistungsbericht, konzentriert sich auf das große Ganze und alle Kennzahlen, die für die Rentabilität und den Erfolg des Unternehmens sprechen. Kennzahlen umfassen Umsatz, Gewinnmargen, Wachstum und Net Promoter Score.
- Verkaufsumwandlungsbericht: Verfolgt alle Kennzahlen, die mit dem Verkaufstrichter, der Verkaufspipeline und den Aktivitäten im Zusammenhang mit der Umwandlung von Kunden verbunden sind. Kennzahlen umfassen das Lead-zu-Konversions-Verhältnis, das Lead-zu-Chancen-Verhältnis und das Chancen-zu-Abschluss-Verhältnis.
- Verkaufszyklus-Längenbericht: Enthält Daten über die Zeit, die benötigt wird, um einen Interessenten in einen Kunden umzuwandeln, typischerweise in einem Durchschnitt dargestellt. Kennzahlen spiegeln normalerweise die Anzahl der potenziellen Kunden in jeder Stufe des Trichters wider und wie lange sie dort bleiben.
- Verkaufsaktivitäten-Dashboard: Verfolgt die Aktionen der Vertriebsmitarbeiter, entweder auf Team- oder individueller Ebene. Diese Kennzahlen werden bei der Bewertung von Problemen in den Konversionsraten berücksichtigt, da niedrige Verkaufsaktivitäten ein Hindernis sein können. Aktivitäten umfassen getätigte Anrufe, gesendete E-Mails und die durchschnittliche Anzahl von Interaktionen, die erforderlich sind, um einen Deal abzuschließen.
Es ist wichtig zu beachten, dass es keinen falschen Weg gibt, einen Verkaufsbericht zu erstellen, solange Sie wertvolle Daten auf eine leicht verdauliche Weise kommunizieren. Die für die oben genannten Zeiträume vorgeschlagenen Kennzahlen wurden einfach verwendet, um die Idee zu vermitteln, dass je länger die Zeiträume sind, desto allgemeiner die Kennzahlen sind, die ein größeres Bild der Leistung des Verkaufsteams vermitteln. Alle Verkaufsberichte können verwendet werden, um Verbesserungsbereiche für ein Unternehmen zu finden.
Wie man einen Verkaufsbericht schreibt
Jetzt, da Sie einige Beispielkennzahlen haben, die in jeden Verkaufsberichtstyp aufgenommen werden sollen, ist es an der Zeit, sie zu erstellen. Hier sind die Schritte im Verkaufsberichterstellungsprozess, die sicherstellen, dass er wertvolle Verkaufsinformationen an die Personen kommuniziert, für die er bestimmt war.
Publikum und Zweck definieren
Ihr erster Schritt besteht darin, Ihr Publikum zu definieren. Es gibt viele Personen innerhalb Ihrer Organisation, die von einem Verkaufsbericht profitieren können.
Innerhalb des Verkaufsteams selbst suchen Vertreter und Manager nach wöchentlichen Updates für umsetzbare Erkenntnisse zur Verbesserung von Prozessen und Leistung. Führungskräfte verwenden vierteljährliche und jährliche Berichte, um zu verstehen, wie rentabel ihr Unternehmen tatsächlich ist, und möglicherweise diese Erkenntnisse dem Vorstand zu präsentieren. Marketing- und Vertriebsoperationsteams benötigen Daten, damit sie bestimmen können, wie sie den Verkauf besser unterstützen können.
Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers und fragen Sie sich, was er wissen möchte. Dies wird Ihnen helfen, einen spezifischeren Zweck des Berichts zu offenbaren, anstatt nur allgemeine Verkaufsinformationen zu vermitteln. Berücksichtigen Sie die Hintergründe der Leser und verwenden Sie eine Sprache, die für das Gespräch am vorteilhaftesten wäre.
Einen Zeitraum festlegen
Konstruktive Verkaufsberichte spiegeln Daten aus einem bestimmten Zeitraum wider, daher besteht der nächste Schritt darin, festzulegen, über welchen Zeitraum Sie berichten möchten. Dies wird durch das Publikum und den Zweck des Berichts bestimmt. Wenn Sie Führungskräften das Wachstum im Vergleich zu früheren Perioden zeigen möchten, wird es ein Jahresbericht sein. Wenn Sie die Veränderung sehen möchten, die neu eingestellte Vertriebsmitarbeiter im letzten Monat bewirkt haben, wird es ein Monatsbericht sein.
Denken Sie daran, dass je länger der Zeitraum ist, desto allgemeiner die Daten sein werden. Das ist keine schlechte Sache, nur eine Tatsache, die man im Hinterkopf behalten sollte.
Daten sammeln
Mit Ihrem Zeitraum im Kopf ist es an der Zeit, die Informationen zu sammeln. Da ein Verkaufsbericht eine Sammlung von Daten ist, denken Sie in Bezug auf Kennzahlen und was sie über den Fortschritt des Verkaufsteams aussagen.
Verkaufsanalysesoftware kann Ihnen nicht nur helfen, verschiedene Arten von Berichten zu erstellen, sondern sie wird die Ergebnisse sogar einen Schritt weiterführen, indem sie unter- oder überperformende Bereiche des Verkaufsteams aufzeigt und zukünftige Verkäufe vorhersagt.
Ihre Ergebnisse kommunizieren
Jetzt, da Sie die entsprechenden Daten zur Hand haben, müssen Sie Ihre Ergebnisse auf eine Weise kommunizieren, die für das Publikum verdaulich und wertvoll ist. Oft wird dies in Form von Datenvisualisierung geschehen, was der Prozess ist, Daten in Diagramme, Tabellen oder Grafiken zu übersetzen, um Informationen besser zu kommunizieren.
Kontext bieten
Die Hauptidee bei der Erstellung eines Verkaufsberichts besteht darin, Daten zu offenbaren, aber Sie müssen ein wenig mehr bieten, um Ihr Publikum zu erreichen. Schlagen Sie nicht einfach ein paar Zahlen auf ein Blatt Papier und senden Sie es weiter. Bieten Sie den Kontext, den der Leser benötigt, um so viel wie möglich aus dem Verkaufsbericht herauszuholen. Erklären Sie interne und externe Faktoren, die den Erfolg oder Misserfolg eines bestimmten Zeitraums erklären.
Die Zahlen lügen nicht
Verkaufsberichte bieten die genauesten Einblicke, wie gut Vertreter und Vertriebsmanagementteams abschneiden. Während dies manchmal eine beängstigende Wahrheit sein kann, die präsentiert werden muss, können sie auch Motivation bieten, das zu reparieren, was kaputt ist, und neue Wege zu finden, um Geschäfte abzuschließen.
Während Verkaufsberichte am Ende eines Zeitraums stattfinden, kann das tägliche Sehen von Fortschritten in Echtzeit mit Verkaufs-Dashboards auch ein großartiger Team-Motivator sein.

Mary Clare Novak
Mary Clare Novak is a former Content Marketing Specialist at G2 based in Burlington, Vermont, where she is explored topics related to sales and customer relationship management. In her free time, you can find her doing a crossword puzzle, listening to cover bands, or eating fish tacos. (she/her/hers)