Digitale Transformation ist, wie Unternehmen Wege finden, traditionelle Probleme schneller und effizienter durch den Einsatz von Technologie zu lösen.

Ja, die digitale Transformation (DX) ist im Gange, und eine der häufigsten Methoden, wie Unternehmensleiter DX annehmen, ist der Einsatz von Automatisierung.

Die Fähigkeit, selbst die einfachsten, zeitaufwändigsten Aufgaben zu automatisieren, wird Unternehmen mit erfolgreichen DX-Strategien von denen unterscheiden, die hinterherhinken werden.

Eine der effektivsten und trendigsten Methoden, um sich wiederholende Geschäftsprozesse zu automatisieren, ist die sogenannte Robotic Process Automation Software, auch bekannt als RPA.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Stellen Sie sich vor, Sie schulen einen Remote-Mitarbeiter in den Feinheiten der HR- und Gehaltsabrechnungssoftware Ihres Unternehmens. Dies könnte einige Probleme aufwerfen.

1. Die Prozesse, mit denen sie vertraut sind, stimmen nicht genau mit den in Ihrem Unternehmen verwendeten Prozessen überein. Dies erfordert einen mentalen Wechsel für den Remote-Mitarbeiter.
2. Die steile Lernkurve, um Informationen zur Software zu behalten.
3. Der Remote-Mitarbeiter ist anfällig für menschliche Fehler.

Stellen Sie sich nun vor, Sie könnten Ihren Bildschirm mit einem virtuellen Assistenten teilen – in diesem Fall einem computerprogrammierten Roboter. Sie gehen durch die gleichen Feinheiten, nur dass der Bot jetzt jeden Prozess protokolliert und die Informationen sofort speichert. Dies ist die Grundlage von RPA.

RPA ist nicht unbedingt ein neues Konzept. In den frühen 2000er Jahren wurden aufkommende Technologien wie künstliche Intelligenz, Workflow-Automatisierung und Screen Scraping erforscht, um die Zeit für einfache Aufgaben zu reduzieren.

Die Kombination dieser Technologien führte zu RPA – einer effizienteren Art der Automatisierung.

Wie funktioniert RPA?

Einige der heutigen RPA-Software können künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen, um größere Mengen und komplexere Aufgaben zu bewältigen. Aber obwohl RPA aus einer Reihe von Technologien besteht, ist es immer noch sehr benutzerfreundlich, selbst für die unerfahrensten Techniknutzer.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Roboter Aufgaben nachahmen können:

• Drag-and-Drop-Workflows – Fast jede RPA-Lösung ermöglicht es Geschäftsanwendern heute, Bots mit visuellen Editoren zu programmieren. Diese Editoren enthalten Drag-and-Drop-Funktionen, um benutzerdefinierte Workflows zu erstellen. Diese Funktionen sind so intuitiv, dass im Grunde jeder Benutzer Bots mit Drag-and-Drop programmieren kann.
• Vorgefertigte Vorlagen – Für eine noch einfachere RPA-Bereitstellung bieten einige Lösungen vorgefertigte Drag-and-Drop-Workflow-Vorlagen an.
• Workflow-Aufzeichnung – Einige Benutzer fühlen sich wohler, Aufgaben selbst zu erledigen, wenn es darum geht, andere zu schulen. In diesem Fall enthält die RPA-Software eine Workflow-Aufzeichnung, sodass der Bot den menschlichen Benutzer in Echtzeit beobachtet.
• Bot-Planung – Roboter, wie Nanobots, können im Voraus geplant werden, um Aufgaben zu erledigen, oder ein Mensch kann den Bot jederzeit auslösen, um den Automatisierungsprozess zu starten.
• Computer Vision – Mit Natural Language Processing-Software und Optical Character Recognition (OCR) können Roboter während der Workflow-Sitzungen Text und Symbole lesen. Computer Vision stärkt die Fähigkeit eines Roboters, Aufgaben genau zu erledigen.

Ein wichtiger Hinweis – RPA-Software ist kein Ersatz für die IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Stattdessen sitzt RPA obenauf und ergänzt bestehende Systeme.

Außerdem bietet die meiste RPA-Software heute eigene Analysen an, die zeigen, wie effizient der Roboter bei seiner Aufgabe ist und welche Fehler er gemacht hat.

Was kann RPA tun?

Bis jetzt wissen wir, dass Roboter in der Lage sind, menschliche Benutzer nachzuahmen und Aufgaben mit extremer Genauigkeit zu wiederholen, aber genau welche Aufgaben meinen wir?

Nachfolgend sind einige der häufigeren Funktionen von RPA-Software aufgeführt:  

• Datenextraktion und -migration – Jeder, der in der Dateneingabe gearbeitet hat, weiß, wie monoton es sein kann. Mit RPA können strukturierte Daten automatisch aus E-Mails, internen Anwendungen und anderen Quellen extrahiert werden. Von dort aus können diese Daten in die erforderlichen Bereiche migriert werden. Zum Beispiel das automatische Ausfüllen von Kontaktanfrageformularen für Kunden.
• Web Scraping – Daten im Web wie Statistiken, Preisoptionen, Aktieninformationen und andere können sehr wertvoll sein. Das manuelle Erfassen dieser Daten ist jedoch unglaublich zeitaufwändig, weshalb Web Scraping eine der wichtigeren Aufgaben ist, die ein Bot automatisieren wird.
• Datenmanagement – Das Konsolidieren von Daten aus mehreren Quellen, um sicherzustellen, dass sie standardisiert und nicht doppelt sind, ist einfach ermüdend. Roboter können eingesetzt werden, um Daten mit hoher Genauigkeit zu verwalten. Dies ist besonders hilfreich beim Umgang mit Kundendaten in CRM-Software. 

• Kundensegmentierung – Roboter können programmiert werden, um Kundenaktivitäten zu überwachen, Upsell-Möglichkeiten zu identifizieren und Kunden bestimmten Marketingkampagnen zuzuordnen. Dies ermöglicht eine tiefere Kundensegmentierung.

Die oben genannten Aufgaben sind nur einige der häufigeren und umfassen sogar kleinere Aufgaben, die wir unten mit einigen Branchenbeispielen auflisten werden.

5 Branchenbeispiele mit RPA

Jede Branche kann in gewisser Weise von RPA-Software und der Implementierung einer Automatisierungsstrategie profitieren. Hier sind fünf Branchenbeispiele, in denen sich die Vorteile von RPA bereits auszahlen.

1. Unternehmensverwaltung

Einer der kopfschmerzverursachenden Aufgaben in der Unternehmensverwaltung ist der Beschaffungsprozess oder der Prozess der Planung, Überwachung und des Einkaufs eines Gutes oder einer Dienstleistung.

Mit RPA-Software können Unternehmen viele der administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschaffung automatisieren. Zum Beispiel können Roboter eingesetzt werden, um Lagerbestände zu überwachen und eine Reaktion auszulösen, wenn der Lagerbestand niedrig ist.

Verbringen Sie zu viel Zeit mit Rechnungsverarbeitung? Mit RPA und OCR-Fähigkeiten können Roboter Rechnungsdaten genau scannen und extrahieren und in das Buchhaltungssystem einpflegen.

2. Gesundheitswesen

Schichten im Krankenhaus können mental und körperlich anstrengend sein, und das Letzte, was ein Medizintechniker braucht, ist, sich mit sich wiederholenden, niedrig priorisierten Aufgaben zu beschäftigen.

RPA-Software kann problemlos medizinische Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand halten, die Auftragseingabe, Entscheidungsunterstützung und die Bearbeitung von Ansprüchen automatisieren. Dies könnte den Medizintechnikern Zeit sparen, sodass sie im Laufe des Tages mehr erreichen können.

3. Finanzdienstleistungen

Genaues Kredit-Scoring und Betrugserkennung sind einige der mühsameren, aber notwendigen Aufgaben in der Finanzdienstleistungsbranche. Glücklicherweise können viele Bots gleichzeitig eingesetzt werden, um Konten und Transaktionsdaten zu durchsuchen, um betrügerisches Verhalten zu erkennen.

Im Bankwesen reduziert RPA-Software erfolgreich den Bedarf an teuren menschlichen Analysten durch die Automatisierung von Kontoschließungen, Lastschriftstornierungen, Prüfberichten und vielem mehr.

4. Personalwesen

Es gibt eine Vielzahl von Vorteilen, die RPA heute für das Personalwesen (HR) bieten kann. Einige dieser Vorteile sind die Automatisierung von Bewerber-Tracking-Systemen, das Aktualisieren von Datensätzen über Datenbanken hinweg und das Erstellen neuer Dokumentationen in Gehaltssystemen.

Beim Onboarding gibt es ebenfalls Vorteile. Zum Beispiel personalisiertere Mitarbeiterschulungsdokumente, die zur richtigen Zeit verteilt werden. Dies kann von Personalverantwortlichen geplant oder ausgelöst werden.

5. Buchhaltung

RPA kann problemlos in die Buchhaltungssoftware eines Unternehmens integriert werden. Einer der Vorteile dieser Integration ist die schnellere Rechnungsverarbeitung. 

Zuerst werden Bots mit OCR eingesetzt, um strukturierte Daten aus Rechnungen zu scannen und zu extrahieren. Dann werden sie die Daten in einer Vorlage zusammenstellen und durch ein ERP-System laufen lassen, um die Rechnungen zu validieren. Nicht validierte Rechnungen werden archiviert, damit ein menschlicher Bediener sie an den Kunden zurücksenden kann.

Es gibt viele weitere Branchenbeispiele, die RPA verwenden. Können Sie sich welche vorstellen, die für den Alltag Ihres Unternehmens relevant sind?

Ist RPA das Richtige für mein Unternehmen?

Das Ziel von RPA-Software ist es, menschliche Fehler zu minimieren, Betriebskosten zu senken und wertvolle Zeit für Mitarbeiter freizugeben. Wenn die Automatisierung sich wiederholender, zeitaufwändiger Aufgaben für Ihr Unternehmen Priorität hat, dann könnte es an der Zeit sein, RPA in Betracht zu ziehen.

Roboter sind in der Regel kostengünstig einzusetzen, und wie wir bereits gelernt haben, sind sie recht einfach zu programmieren, da keine tiefen Softwarekenntnisse erforderlich sind.

Wie bei jeder Software wird jedoch immer empfohlen, einen menschlichen Bediener zur Hand zu haben, um bei Bedarf einzugreifen und Probleme zu beheben. Das Gleiche gilt für RPA-Software, insbesondere bei der Massenautomatisierung.

Ein weiterer Punkt, den es zu beachten gilt, ist, dass maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz noch nicht weit verbreitet in RPA-Software integriert sind. Obwohl die meisten Lösungen heute Investitionen in AI/ML-Fähigkeiten priorisieren, um sicherzustellen, dass Bots ihre Aufgaben "intelligenter" ausführen und sich unter verschiedenen Umständen anpassen können.

RPA ist eine wichtige Säule der digitalen Transformation, jedoch gibt es viele weitere Trends zu berücksichtigen, wenn Sie eine erfolgreiche DX-Strategie implementieren möchten. Hier sind die Top 14 Trends der digitalen Transformation, auf die Sie 2019 achten sollten.