Wie man eine Ausschreibung (RFP) schreibt + kostenlose Vorlage!

Ich weiß viel über das Anfordern von Vorschlägen – fragen Sie einfach meinen Freund. Das Schreiben einer Ausschreibung (RFP) hilft Unternehmen, den richtigen Anbieter für ein Projekt zu finden. Es ist ein wesentlicher Prozess, der alle Details an einem Ort organisiert. Anbieter lesen diese Ausschreibungen und präsentieren sich als die beste Wahl für den Auftrag. Was ist eine Ausschreibung (RFP)? Eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) ist ein Dokument, das alle Anforderungen für ein Projekt oder eine Dienstleistung umreißt. Eine erfolgreiche Ausschreibung liefert die notwendigen Informationen, um den perfekten Anbieter anzuziehen. Eine fehlerhafte Erstellung einer Ausschreibung kann zu einer Flut von Einsendungen von unqualifizierten Bewerbern führen. Einige Unternehmen nutzen RFP-Software, um die Erstellung und Überwachung ihrer Ausschreibungen zu automatisieren. RFP-Lösungen bieten Beispielvorlagen, generierte Angebote, organisierte RFP-Bibliotheken, Prozessanalysen und Werkzeuge zum Vergleich von Vorschlägen. RFP-Autoren können diese Software nutzen, um zu bestimmen, welcher Anbieter am besten zu ihnen passt. Anbieter nutzen diese Software, um auf Ausschreibungen zu antworten, mit anderen Unternehmen zusammenzuarbeiten und die Kommunikation zu verfolgen. Elemente einer Ausschreibung Viele Elemente fließen in die Erstellung einer Ausschreibung ein, die nicht nur eine Antwort erhält, sondern die beste Partnerschaft für Ihr Projekt anzieht. Unternehmen können Ausschreibungen erstellen, die unterschiedlich aussehen, aber jede RFP-Vorlage wird mindestens die folgenden sieben Elemente enthalten. Hintergrund Eine Ausschreibung bedeutet nichts, wenn nicht von Anfang an die richtigen Informationen präsentiert werden. Der Hintergrund eines Projekts legt den Rahmen fest, damit potenzielle Projektmitarbeiter verstehen, wer Sie sind und was Sie benötigen. In dieser Anfangsphase gibt der RFP-Autor den vollständigen Firmennamen, den Eigentümer, die Geschichte und die angebotenen Waren oder Dienstleistungen an. Sie werden auch ein wenig über die Branche, den Projektnamen und den Grund für die Erstellung der Ausschreibung erklären. Der Hintergrundabschnitt besteht auch aus der Mission des Unternehmens und der Gesamtvision für das aktuelle Projekt. Ziele In diesem Zielsetzungsabschnitt geht das Unternehmen detaillierter auf das Projekt ein und was es damit erreichen möchte. Sie beschreiben auch, wie sie sich den idealen Anbieter vorstellen. Das Unternehmen hofft, dass Anbieter diesen Abschnitt lesen und feststellen, ob sie für das Projekt geeignet sind, basierend darauf, wie gut sie die in der Ausschreibung festgelegten Ziele erreichen können. Umfang der Arbeit Dieser Abschnitt umreißt alle spezifischen Lieferungen und Erwartungen an den Anbieter. Während der Zielabschnitt beschreibt, was das Unternehmen erreichen möchte, beschreibt der Umfang der Arbeit, was der Anbieter erreichen muss. Manchmal enthält dieser Abschnitt sogar Baupläne oder Schemata mit spezifischen Standortmaßen, damit der Leser die physische Größe und den Umfang des Projekts verstehen kann. Zeitplan Der Zeitplan eines Projekts ist für eine Ausschreibung unerlässlich. Das Hinzufügen dieses Elements hilft potenziellen Anbietern, Ihre Zeitbeschränkungen im Auge zu behalten, während sie Ihre Ausschreibung lesen. Der Projektzeitplan sollte dem Umfang der Arbeit folgen und detaillierte Informationen über feste und flexible Fristen sowie Bereiche enthalten, die flexibler sein können. Unternehmen können in diesem Abschnitt auch den Zeitrahmen für die Beantwortung und Auswahl des richtigen Anbieters beschreiben. Erfolgskriterien Um den richtigen Anbieter zu finden, müssen Sie wissen, wie Erfolg für das Projekt aussehen wird. Das bedeutet, dass Erfolgskriterien in der Ausschreibung festgelegt werden müssen. Die Bereitstellung dieser Erfolgskriterien und wichtiger Leistungsindikatoren (KPIs) hilft potenziellen Anbietern zu verstehen, was Sie im besten Fall erreichen möchten. Potenzielle Hindernisse In diesem Teil Ihrer Ausschreibung teilen Sie den Anbietern mit, ob Sie potenzielle Probleme sehen, auf die sie während des Projekts oder der Dienstleistung stoßen könnten. Lassen Sie sie wissen, ob Sie das Projekt möglicherweise auf Eis legen müssen, wenn Sie nur begrenzte Ressourcen bereitstellen oder andere mögliche Hindernisse bestehen. Die Aufnahme dieser Informationen hilft den Anbietern, genau zu wissen, worauf sie sich einlassen. Je mehr Details und Ehrlichkeit Sie von Ihrer Seite geben, desto bessere Antworten werden Sie erhalten. Budget Den perfekten Anbieter zu finden, hat seinen Preis. Die Bereitstellung von Budgetverfolgungsdetails hilft den Lesern zu bestimmen, ob sie für das Projekt geeignet sind. Diese Transparenz spart Ihnen Zeit, indem sie nur Anbieter anzieht, die die erforderlichen Dienstleistungen zum richtigen Preis erbringen können. Jetzt ist es an der Zeit, SaaS-Nachrichten und Unterhaltung mit unserem 5-minütigen Newsletter, G2 Tea, zu erhalten, der inspirierende Führungspersönlichkeiten, heiße Meinungen und kühne Vorhersagen bietet. Abonnieren Sie unten! Wie schreibt man eine Ausschreibung in 10 Schritten Sobald Sie alles verstanden haben, was in eine Ausschreibung einfließt, sind Sie bereit, Ihren ersten Entwurf zu starten! Die folgenden Schritte beschreiben, wie man eine Ausschreibung von Grund auf erstellt. 1. Bedürfnisse identifizieren Ein erfolgreicher Ausschreibungsprozess beginnt lange bevor der Ausschreibungsentwurf geschrieben wird. Unternehmen müssen im Voraus viele Informationen vorbereiten, um die für eine Ausschreibung erforderlichen Details zu sammeln. Diese Vorbereitung umfasst die Diskussion der Projektziele, des Budgets, des Zeitplans und anderer Einschränkungen oder Präferenzen. Alle Entscheidungsträger und Interessengruppen sollten in diese Diskussionen einbezogen werden, damit alle Informationen, die der Ausschreibung hinzugefügt werden, korrekt sind. 2. Hintergrundinformationen bereitstellen Es ist wichtig, potenziellen Anbietern Hintergrundinformationen zu geben, damit sie sich der Firmengeschichte bewusst sind. Hintergrundinformationen können alle relevanten früheren Projekte umfassen. Sie sollten auch darüber schreiben, warum Ihr Unternehmen für das aktuelle Projekt begeistert ist, welche Erfolgskriterien Sie erreichen möchten und welche anderen Punkte ein Anbieter wissen sollte. Das Nichtbereitstellen der richtigen Hintergrundinformationen kann Anbieter in Bezug auf die Ziele des Unternehmens in die Irre führen, was zu Missverständnissen führen kann. 3. Projektübersicht erstellen Der wichtigste Teil einer Ausschreibung ist die Projektbeschreibung. Es ist der erste Eindruck, der entweder das Interesse eines Anbieters weckt, der das Hauptziel erfüllen kann, oder einen Anbieter abschreckt, der weiß, dass er nicht der richtige ist. Die Projektübersicht sollte das große Ganze beschreiben. Was sind die Schmerzpunkte? Welche Meilensteine möchten Sie erreichen? Wie sieht der Zeitplan aus? Es gibt den Anbietern eine allgemeine Vorstellung davon, was Sie suchen und warum. 4. Projektziele umreißen Sobald Sie eine allgemeine Beschreibung erstellt haben, können Sie detaillierter auf den Umfang des Projekts und die genauen Dienstleistungen eingehen, die möglicherweise erforderlich sind. In diesem Bereich der Ausschreibung gilt: Weniger ist weniger und mehr ist nicht genug. Werden Sie so spezifisch wie möglich mit den Projektzielen und -bedürfnissen. Dies wird den Anbietern helfen zu bestimmen, wie geeignet sie für den Service sind. Zum Beispiel, wenn Sie in der Übersicht erwähnen, dass das Projekt in 3 Monaten abgeschlossen sein soll. In diesem detaillierten Bereich möchten Sie möglicherweise auf die Einzelheiten eingehen, was Sie hoffen, jede Woche des Prozesses zu erreichen. 5. Ein klares Budget bereitstellen Die Bereitstellung umfangreicher, ehrlicher Budgetinformationen zieht weiterhin die richtigen Anbieter für das Projekt an. Wenn das Budget unbekannt oder noch zur Diskussion steht, lassen Sie den Anbieter wissen. Sie können sogar erwähnen, ob Sie offen für Meinungen darüber sind, wie viel das Projekt kosten sollte. 6. Potenzielle Bedenken äußern So wichtig es ist, zu beschreiben, was Sie erreichen möchten, ist es auch entscheidend, potenzielle Probleme zu erwähnen, die Sie vorhersehen können. Natürlich passieren Dinge und nicht alles kann vorhergesagt werden. Aber wenn es ausstehende Hindernisse gibt, die Sie kennen, stellen Sie sicher, dass Sie die Details bereitstellen, damit die Anbieter wissen, was sie erwartet. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies während des Projekts zu größeren Hindernissen und Frustration beim Anbieter führen. 7. Bestimmen, welche Informationen der Anbieter benötigt Wenn Sie spezifische Lieferungen für die Befragten haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie hinzufügen! Einige dieser Informationen können Arbeitsportfolios, Fallstudien und Referenzen von früheren Kunden umfassen. Sie können sogar einen groben Arbeitsablaufplan des Anbieters anfordern, um das Projekt anzugehen. Es ist auch wichtig, dass Sie genau erklären, wie Sie die Antworten auf die Ausschreibung erhalten möchten. Dazu gehört, wohin Sie sie gesendet haben möchten und in welchem Format die Anbieter sie verwenden sollten. Ein Fälligkeitsdatum ist entscheidend, damit die Anbieter wissen, wann Sie die Antwort benötigen. 8. Kontaktinformationen hinzufügen Ein Ausschreibungsdokument wird nicht nützlich sein, wenn Anbieter nicht antworten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Kontaktinformationen wie E-Mails und Telefonnummern angeben, damit potenzielle Anbieter sich melden können, wenn sie Fragen oder Bedenken bezüglich der Ausschreibung haben. Die Kontaktinformationen sollten entweder für einen Projektmanager oder die Person sein, die das Projekt überwacht. 9. Bewertungskriterien bereitstellen Viele Unternehmen ziehen es möglicherweise nicht in Betracht, Bewertungskriterien in ihre Ausschreibung aufzunehmen. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass es wohl der schwierigste Teil ist, auf den sich ein Team einigen kann. Suchen Sie nach Anbietern, die bestimmte Zertifizierungen besitzen? Hoffen Sie, Dienstleister zu finden, die mehrere komplexe Projekte gleichzeitig bearbeiten können? Den Anbietern genau zu sagen, wie Sie den richtigen Anbieter auswählen möchten, gibt ihnen mehr Einblick, ob sie diese Kriterien erfüllen können. Dies wird hoffentlich die Einsendungen, die Sie erhalten, verfeinern. Beispiele für Bewertungskriterien: - Preisgestaltung - Erfahrung - Referenzen und Ruf - Qualifikationen - Projektansatz G2’s Team Buying Tool hilft Ihnen, die Details der Bewertungskriterien zu klären und zu identifizieren, welche Software die Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllt. 10. Fragen stellen Es kann vorteilhaft sein, alle Fragen, die Sie bezüglich des Projekts haben, in die Ausschreibung aufzunehmen. Fragen Sie sich, wie viel die Anbieter denken, dass das Projekt wirklich kosten wird? Möchten Sie wissen, ob alles in 4 Monaten statt in 6 erledigt werden kann? Stellen Sie diese Fragen direkt in der Ausschreibung. Vielleicht finden Sie den perfekten Anbieter, der alle Antworten hat, die Sie benötigen. Sollten Sie eine Ausschreibung erstellen? Nach all dem fragen Sie sich vielleicht, ob das Erstellen einer Ausschreibung das Richtige für Sie und Ihr Unternehmen ist. Nicht jedes Projekt erfordert eine Ausschreibung, aber einige Projekte benötigen möglicherweise Anfragen, um erfolgreich zu sein. Dies sind komplexe Projekte, die eine bestimmte Reihe von Fähigkeiten erfordern, um abgeschlossen zu werden. Der Prozess hilft, Anbieter objektiv einzugrenzen und zu vergleichen. Eine Ausschreibung gibt Unternehmen die Möglichkeit, dass der richtige Anbieter einen starken Vorschlag erstellt. Wie alles andere gibt es Vor- und Nachteile, den Ausschreibungsprozess zu durchlaufen. Unternehmen sollten diese Vor- und Nachteile im Auge behalten, wenn sie entscheiden, ob sie eine Ausschreibung für ihr Projekt erstellen. Vorteile der Ausschreibung Es gibt so viele Vorteile, methodisch für den Ausschreibungsprozess zu planen. Eine erfolgreiche Ausschreibung hilft Ihnen nicht nur, den perfekten Anbieter zu finden, sondern verbessert auch die Art und Weise, wie das gesamte Projekt durchgeführt wird. - Erweitern Sie Ihre Optionen. Das Hauptziel des Ausschreibungsprozesses ist es, potenziellen Anbietern die richtigen Informationen zu geben, auf die sie antworten können. Eine starke Ausschreibung wird mehr qualifizierte Bewerber anziehen, als Sie überhaupt wussten, dass es sie gibt! - Schaffen Sie einen gesunden Wettbewerb. Bei der Beantwortung einer Ausschreibung sind Anbieter möglicherweise eher geneigt, das Angebot zu verbessern, um die Konkurrenz zu übertreffen. Dies kann zu besseren Angeboten oder schnelleren vorgeschlagenen Durchlaufzeiten führen. - Halten Sie die Dokumentation organisiert. Eine Ausschreibung zwingt Unternehmen, ihre Projektdetails zu organisieren und alle Dokumentationen an einem Ort zu halten. Das Versenden von Ausschreibungen und das Erhalten gründlicher Antworten kann den Prozess beschleunigen und die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern verringern. - Sparen Sie Zeit. Unternehmen verbringen viel Zeit damit, den richtigen Anbieter zu finden. Der Ausschreibungsprozess ermöglicht es dem richtigen Anbieter, zu Ihnen zu kommen. Wenn die Ausschreibung korrekt durchgeführt wird, bleiben Sie mit einem Pool qualifizierter Bewerber, die bereits wissen, dass sie den Job machen können. - Erhalten Sie Informationen im Voraus. Eine Ausschreibung stellt die schwierigen Fragen von Anfang an. Die Bereitstellung dieser Informationen im Voraus ermöglicht es den Befragten, schnell auf den Punkt zu kommen, ohne die Notwendigkeit, hin und her zu kommunizieren. Herausforderungen der Ausschreibung Während es so viele Vorteile einer erfolgreichen Ausschreibung gibt, gibt es Herausforderungen, denen ein Unternehmen begegnen könnte, während es den Prozess durchläuft. - Benutzerfehler könnten gute Kandidaten disqualifizieren. Nicht alle Anbieter werden verstehen, wie man auf eine Ausschreibung antwortet. Wenn der Antwortprozess besonders technisch ist, kann dies Anbieter entmutigen, die sich mit Technologie nicht sicher fühlen. Eine schlechte Erklärung des Antwortprozesses könnte auch dazu führen, dass Anbieter Einsendungen falsch senden. - Zu viele Antworten können überwältigend werden. Ausschreibungen ziehen viele Augen auf Ihr Projekt, was großartig ist, aber schwer zu organisieren sein kann. Je mehr Antworten, desto mühsamer kann es werden, den besten Anbieter auszuwählen. - Die Kommunikation ist begrenzt. Da die Antworten auf das beschränkt sind, was in der Ausschreibung enthalten ist, können einige Unternehmen feststellen, dass der Prozess die offene Kommunikation einschränkt. Best Practices für Ausschreibungen Unternehmen sollten ein paar Dinge im Auge behalten, während sie ihre Ausschreibung erstellen und verteilen. Diese Best Practices helfen ihnen, die richtigen Elemente zu priorisieren und ihre Ausschreibungsreise richtig zu beginnen. Es gibt kein "zu viele Informationen". Wenn es um Ausschreibungen geht, desto mehr Informationen im Voraus bereitgestellt werden, desto besser. Wenn Sie mehr Informationen geben, werden Anbieter, die nicht glauben, dass sie den Service, den Sie benötigen, bereitstellen können, abgeschreckt, während potenzielle Anbieter, die für den Job geeignet sind, noch mehr interessiert sein werden, weil sie wissen, dass sie tun können, was Sie suchen. Das perfekte Team aufbauen Um die richtige Liste von Projektanforderungen zu erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Leute am Steuer haben. Wer auch immer die wichtigsten Entscheidungen in Bezug auf das aktuelle Projekt trifft, sollte ein Mitspracherecht darüber haben, was in die Ausschreibung aufgenommen wird. Priorisieren Sie Ihre Anforderungen Kein Werkzeug kann alles. Wenn es um eine Ausschreibung geht, stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Dinge angesprochen werden. Diese Priorisierung erleichtert auch die Bewertung von Anbietern, sobald Antworten eingegangen sind. Während es wichtig ist, flexibel zu bleiben, sollten Unternehmen auch sicherstellen, dass sie ehrlich darüber sind, welche Bedürfnisse und Anforderungen festgelegt sind. Wo Sie nachgeben können, sagen Sie, dass Sie nachgeben können. Wo Sie nicht können, stellen Sie sicher, dass die Anbieter wissen, dass Sie nicht können. Diese Transparenz wird es noch sicherer machen, dass die Anbieter, die Antworten einreichen, sich der Aufgabe gewachsen fühlen. Haben Sie keine Angst, Fragen zu stellen Bei der Suche nach dem richtigen Anbieter ist Kommunikation der Schlüssel. Seien Sie ehrlich über alle Aspekte der Projekte, die Fragen und Bedenken für Sie aufwerfen. Der richtige Anbieter wird in der Lage sein, den Service nicht nur erfolgreich durchzuführen, sondern Sie auch während des Prozesses zu führen. Erwägen Sie, bestimmte Anbieter einzuladen Wenn Sie eine Ausschreibung erstellen, haben Sie die Möglichkeit, sie an eine bestimmte Gruppe von Anbietern zu senden. Nach gründlicher Recherche stoßen Sie möglicherweise auf bestimmte Anbieter, die Sie für geeignet halten. Erwägen Sie, Ihre Ausschreibung direkt an diese Anbieter zu senden. G2’s Team Buying Tool macht es einfacher, diese bestimmten Anbieter zu identifizieren, die am besten für den Job geeignet sind. Arbeiten Sie mit Ihrem Einkaufsteam zusammen, um Anforderungen zu sammeln, Bedürfnisse zu priorisieren, eine Anbieterliste zu erstellen und die Anbieterprodukte zu bewerten – alles an einem Ort, alles kostenlos! Bereiten Sie sich auf den Ausschreibungsprozess vor Sobald Ihre Ausschreibung draußen ist, kommen die Einsendungen herein. Während des Auswahlprozesses behalten Sie alle Bewertungskriterien im Auge, die Sie festgelegt haben. Achten Sie genau auf die Antworten und was die Anbieter auf den Tisch bringen können. Wenn Sie bei einigen Anbietern feststecken, wenden Sie sich mit Fragen an sie, um zu klären, welcher der beste ist. Erstellen Sie einen Bewertungsplan Wenn Sie im Voraus einen umfassenden Bewertungsplan erstellen, kann der Entscheidungsprozess viel reibungsloser verlaufen. Sobald Anbieterantworten eingehen, nutzen Sie Ihr Projektteam und deren professionelle Meinungen, um zu bestimmen, welcher Bewerber alle Anforderungen erfüllt. Wenn mehr Informationen benötigt werden, ziehen Sie in Betracht, sich an Anbieter zu wenden, um eine Demo anzufordern oder zusätzliche Fragen zu stellen. Wenn Sie unsicher sind, nutzen Sie öffentliche Foren, um Peer-Feedback zu einem Anbieter und deren Erfahrungen zu sammeln. Verwenden Sie eine Ausschreibungsvorlage Wenn Sie unsicher sind, ziehen Sie in Betracht, eine Ausschreibungsvorlage zu verwenden, um Ihnen auf dem Weg zu helfen. Eine Beispielvorlage für eine Ausschreibung kann sicherstellen, dass alle richtigen Informationen bereitgestellt werden, ohne zu viel Zeit und Geld darauf zu verwenden, sie perfekt zu machen. Einige Unternehmen bieten sogar Anbieter-Antwortvorlagen an, sodass alle erhaltenen Antworten die gleichen notwendigen Daten enthalten. Das Erstellen einer dynamischen Ausschreibung hilft, Ihr Projekt hervorzuheben. Dieses Tool automatisiert den Prozess und macht es Ihnen und dem Anbieter einfacher. Bereit für die Party (Ausschreibung)? Ok, vielleicht ist das Schreiben einer Ausschreibung keine Party, aber es ist sicher einfach, oder? Das Lernen über die Elemente und das Befolgen einer Schritt-für-Schritt-Anleitung macht den gesamten Prozess viel einfacher. Das Herunterladen einer kostenlosen und einfachen Ausschreibungsvorlage macht es zu einem Kinderspiel! Die perfekte Vorlage bringt Sie in die richtige Richtung. G2’s Team Buying Tool hilft Ihnen, Ressourcen effizient zu kollaborieren und zu organisieren, sodass Sie weniger Zeit mit dem Entwurf verbringen und mehr Zeit damit, den idealen Anbieter zu finden, um Ihr Projekt auf Ihre Weise abzuschließen. Auf der empfangenden Seite einer Ausschreibung? Finden Sie heraus, wie Sie die effektivste Antwort auf eine Ausschreibung erstellen.