Sicherstellung des Projekterfolgs: Wie Sie Ihren nächsten Erfolg erzielen

Erfolg ist eine der subjektivsten Qualitäten im Leben, die wir alle verzweifelt zu messen versuchen.

Ist es Geld, das uns erfolgreich macht? Eine beträchtliche Anzahl von Followern in unseren sozialen Medien? Oder der Stolz, Kinder großzuziehen, die zwischen richtig und falsch unterscheiden können? Lassen Sie uns hier eine Pause einlegen, bevor die Panik der Existenz einsetzt.

Als Projektmanager hängt unsere Arbeit vollständig davon ab, wie gut unsere Projekte abschneiden. Und wenn es darum geht, die Ergebnisse unserer Projekte zu messen, wird diese Idee des Erfolgs konkreter.

Wir alle haben Erfolgskriterien und Projektmanagement-Software in unserem Arsenal, aber wir müssen unsere Ziele kennen, bevor wir auf sie zugehen.

In jeder Phase der Projektvorplanung sind Projektmanager dafür verantwortlich, Ziele, Vorgaben und Ergebnisse zu identifizieren. Dies hilft später, den Erfolg eines Projekts zu bestimmen, da wir zurückblicken und sagen können: „Habe ich diese Ziele auf sinnvolle Weise erreicht?“

Wenn Sie immer noch verwirrt sind und sich fragen, ob Ihr letztes Vorhaben ein kompletter Flop war oder nicht, verwenden Sie diesen Artikel als Leitfaden, um den Erfolg Ihres Projekts zu messen.

Elemente eines erfolgreichen Projekts

Bevor wir unsere Erwartungen abbilden, müssen wir zuerst unsere Kriterien kennen. In welchen Bereichen können wir es uns nicht leisten, nicht erfolgreich zu sein?

• Verstehen Sie die Bedürfnisse Ihrer Endnutzer. Was wollen Ihre Kunden? Nein, wirklich. Annahmen zu treffen, bringt uns nirgendwo hin. Haben Sie Forschungsergebnisse, die das untermauern, was Sie denken, dass sie wollen?
• Machen Sie Inventur oder stocken Sie auf. Bestimmen Sie die Ressourcen, das Budget und den Zeitrahmen, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen.
• Entwickeln Sie eine Projektmanagement-Methodik: Fassen Sie Ihre Zeitpläne entsprechend der Bandbreite, dem Talent und den Ressourcen jedes Mitwirkenden zusammen, um zu einem festgelegten Ergebnis zu gelangen.
• Planen Sie für Höhen und Tiefen. Rom wurde nicht an einem Tag erbaut, und Ihr Projekt wird es auch nicht. Setzen Sie eine Basislinie für Ihr Team, mit der es arbeiten kann. Einen Standard zu haben, hilft immer, Erwartungen zu setzen.
• Setzen und überwachen Sie Metriken. Identifizieren Sie, welche Metriken Sie verwenden möchten, um den Erfolg eines Projekts zu messen. Überprüfen Sie diese so oft, wie Sie möchten.
• Reden Sie Klartext. Kommunizieren Sie mit Stakeholdern und Ihrem Team – alle, die Sie auf dem Laufenden halten müssen. Ihre Erwartungen zu kennen und zu wissen, was gut läuft und was nicht, wird Ihnen immens helfen.
• Handeln Sie entsprechend. Einen Vertrauensvorschuss zu wagen, ist viel einfacher, wenn der Sprung nur wenige Zentimeter statt eines Stockwerks beträgt. Also, einfach das zu tun, was Sie sich vorgenommen haben, ist ein hervorragendes Maß für Projekterfolg.

 Sobald wir Benchmarks gesetzt haben, wird es viel einfacher, Ziele zu erreichen.

Wie misst man Projekterfolg?

Was sind einige der Key Performance Indicators (KPIs), die Sie überprüfen sollten?

Produktivität

Betrachten Sie diese Metrik als Maß für die Gesamtfähigkeiten eines Unternehmens. Wir können dann die Beziehung zwischen unseren Inputs und Outputs überprüfen. Das mag offensichtlich erscheinen, aber wir brauchen mehr Output als Input.

Bruttogewinnmarge

Unser Endziel ist es immer, das Geschäft zu fördern, insbesondere finanziell. Sie können viel darüber sagen, wie der Erfolg eines Projekts diese Metrik beeinflusst.

Als Bonus hilft uns eine hohe Gewinnmarge, die Ressourcen und das Budget zu erhalten, die wir für unsere Projekte benötigen, sowie die Zufriedenheit der Stakeholder.

Return on Investment (ROI)

Der ROI eines Projekts sind die verdienten Dollar für den investierten Betrag. Dies bezieht sich speziell auf die Gewinne, die aus dem Projekt erzielt wurden, anstatt auf einen Gesamtbetrag.

Tatsächliche Kosten

Dies ist eine ziemlich einfache Zahl. Es sind keine schnellen Berechnungen erforderlich, um zu bestimmen, wie viel Sie für ein Projekt im Vergleich zu den geschätzten Kosten ausgegeben haben.

Die Überprüfung dieser KPIs ist eine großartige Möglichkeit, um zu wissen, wo Ihr Projekt im Vergleich zum Rest der Organisation steht.

Unsere KPIs können basierend auf den Erwartungen, die wir an sie stellen, vereinfacht werden. Diese Hinweise zu haben, macht es einfacher, Ziele zu erreichen.

Best Practices für ein erfolgreiches Projekt

Abgesehen von KPIs und Erwartungen hängt der Projekterfolg davon ab, was Sie jeden Tag tun. Es lässt sich nicht leugnen, dass es überwältigend werden kann – eine tägliche Checkliste für ein monatliches Ziel, für eine vierteljährliche Überprüfung oder für eine jährliche Leistung. Aber diese im Hinterkopf zu haben, macht das Leben viel einfacher.

Zeitplan und Meilensteine

Ihr Projekt ist mehr als nur eine Marathon-Metapher – es ist auch die Summe Ihrer täglichen Sprints. Es ist wichtig, regelmäßig Ihr Tempo zu analysieren. Wenn Sie drei Wochen in einem Projekt sind und nicht dort sind, wo Sie sein möchten, ist es Zeit, sich neu zu orientieren, mehr Mitarbeiter einzustellen oder eine neue Strategie zu entwickeln.

Sie haben in Ihrem Zeitplan Erfolg gehabt, wenn Sie die Fristen wie vorhergesagt einhalten konnten. Waren Ihre ursprünglichen Schätzungen zur Projektfertigstellung korrekt? Wenn ja, können Sie diesen Bereich als Erfolg betrachten.

Wenn Sie es noch nicht getan haben, fragen Sie sich, warum Sie diese Fristen verpasst haben, und lernen Sie daraus für zukünftige Projekte.

Projektbudget

Innerhalb eines Projektbudgets zu bleiben, ist entscheidend. Viele Menschen können es sich nicht leisten, das Budget zu überschreiten, und müssen das Ganze abbrechen, wenn sie es tun. Der Erfolg eines Projekts hängt fast vollständig davon ab, ob diejenigen, die es ausführen, innerhalb der ursprünglich festgelegten Grenzen bleiben können.

Es ist wichtig, regelmäßig zu überprüfen, was Sie ausgegeben haben. Dies hilft Ihnen, Ihren Kurs zu korrigieren, wenn Sie auf einem Weg des groben Überschreitens der Ausgaben sind.

Nach Abschluss eines Projekts verwenden Sie die endgültige Budgetanalyse, um den Erfolg zu messen. Wenn Sie die Ziele und Ergebnisse mit den ursprünglich vorhergesagten Ressourcen erreichen konnten, betrachten Sie das als Gewinn. Andernfalls müssen Sie analysieren, wohin all das Geld geflossen ist – wie ich nach dem Kate Spade Surprise Sale.

Qualität der Arbeit und Umfang

Dieses Element ist ebenfalls subjektiv, aber als Fachmann, der für das Projekt verantwortlich ist, sollten Sie in der Lage sein, zu bestimmen, ob die abgeschlossene Arbeit den von Ihnen festgelegten Erwartungen entspricht. Entspricht die Website allen Anforderungen eines Kunden und tut sie dies auf grafisch ansprechende Weise? Ist sie funktional und ist die Benutzererfahrung überdurchschnittlich zufriedenstellend?

Wird der Zaun, der um ein Haus in Südtexas gebaut wurde, Hurrikanwinden standhalten? Kann der Laufschuh, den Ihr Team entworfen hat, Sportlern durch eine vollständige Trainings- und Rennsaison helfen?

Es ist wichtig, die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung an den Bedürfnissen oder Erwartungen des Nutzers zu messen. Wenn das, was Sie gemacht haben, gut aussieht, aber den Elementen, denen es ausgesetzt ist, nicht standhalten kann, können Sie dieses Projekt als Misserfolg betrachten.

Exekutive Zufriedenheit

Alle Projekte haben Führungskräfte an der Spitze, die helfen, Entscheidungen zu treffen, sei es bei der Zuweisung oder dem Entfernen von Ressourcen. Es ist wichtig, während des Projekts und am Ende mit Ihren Stakeholdern in Kontakt zu bleiben. Zum einen können sie helfen, wenn Sie sich sechs Monate nach Projektbeginn in Schwierigkeiten befinden.

Darüber hinaus wird ihre Zufriedenheit erheblich beeinflussen, ob das Projekt insgesamt als Erfolg angesehen werden kann.

Vergleich mit Originaldokumenten

Bevor die meisten Projekte beginnen, sollte eine Dokumentation erstellt werden, die den Kunden oder Ihrem Unternehmen eine bestimmte Reihe von Ergebnissen verspricht. Überprüfen Sie regelmäßig diese Dokumentation, wie z.B. Ihren Business Case und Ihre Machbarkeitsstudie, um sicherzustellen, dass Sie auf dem Weg sind, diese Versprechen zu halten.

Stellen Sie außerdem sicher, dass der Business Case Teil Ihrer abschließenden Überprüfung ist. Haben Sie Ihre Erwartungen erfüllt oder nicht? Ein Business Case ist ein umfassendes Dokument und sollte genauso Teil Ihrer Überprüfung sein wie in der Projektvorbereitung.

Das war's

Projektmanagement dreht sich alles um Reflexion. Wir versuchen, wir scheitern, wir haben Erfolg, wir lernen, und dann machen wir das Ganze beim nächsten Mal wieder. Der einzige Weg, wie ein Projektmanager wirklich scheitern kann, ist, wenn er nicht bereit ist, aus den zahlreichen Lektionen zu lernen, die seine Projekte bereithalten.

Möchten Sie mehr über Projektmanagement erfahren? Lesen Sie, wie traditionelle Projektmanagement-Praktiken es klassisch halten können.

Dieser Artikel wurde ursprünglich 2019 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.