6 wesentliche Schritte des Projektumfangsmanagementprozesses

Wenn ein Projektmanager mit der Arbeit beginnt, möchte er sicherstellen, dass alle Schritte im Prozess berücksichtigt werden.

Dies beinhaltet das Erstellen detaillierter Listen, das Durchlaufen des Projektlebenszyklus und das Sicherstellen, dass alle notwendigen Arbeiten in Dokumenten wie dem Projektauftrag enthalten sind.

Aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass es auch die Aufgabe eines Projektmanagers ist, sicherzustellen, dass zusätzliche Arbeiten nicht in ein bestimmtes Projekt aufgenommen werden?

Stellen Sie sich vor, Sie backen einen Kuchen. Sie überprüfen die Zutatenliste in Ihrem Rezept, um sicherzustellen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen. Aber wenn Sie sehen, dass das Rezept Gurken als Zutat für Ihren Schokoladenmousse-Kuchen aufführt, müssen Sie eine Bewertung vornehmen.

Dies ist eine Vereinfachung des Projektumfangsmanagementprozesses. Projektmanager, die den Umfang eines Projekts verwalten, betrachten die beteiligten Schritte nicht nur, um sicherzustellen, dass sie alle Schritte einbezogen haben, sondern auch, um zu bestätigen, dass sie alle unnötigen Schritte ausgeschlossen haben.

Wie bei den meisten Projektmanagementprozessen kann das Projektumfangsmanagement in einfache, verdauliche Schritte unterteilt werden. Was soll ich sagen? Projektmanager lieben es, Prozesse zu unterteilen.

Gehen wir die sechs Schritte nacheinander durch, um Ihnen zu helfen, zu verstehen, wie eine ordnungsgemäße Planung Sie und Ihr Projektteam davor bewahren kann, redundante oder irrelevante Arbeiten auszuführen.

1. Planen Sie den Umfangsmanagementprozess

Das gesamte Ziel des Umfangsmanagementprozesses besteht darin, am Ende einen Umfangsmanagementplan zu entwickeln. Wenn Sie dies bereits für andere Projekte getan haben, werden Sie feststellen, dass ein Umfangsmanagementplan als eine Art Vorlage für andere Projekte dienen kann. Es wird nicht viel Variation geben, also schauen Sie sich frühere Pläne als Leitfaden an.

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, ist dieser Schritt relativ einfach. Sie sind dafür verantwortlich, mit allen Projektbeteiligten und Führungskräften zu sprechen, um ein kohärentes Verständnis des Projektumfangs zu entwickeln. Sie sammeln diese Informationen, um Sie und Ihr Team darüber zu informieren, wie Sie den Projektumfang definieren, verwalten, validieren und kontrollieren sollten.

Dieser Plan sollte auch Informationen darüber enthalten, wie Sie auf Hindernisse und Einschränkungen reagieren, wie Sie den Projekterfolg bestimmen und wie Sie andere wichtige Elemente des Plans entwickeln.

2. Anforderungen sammeln

Jetzt, da Sie Ihren Umfangsmanagementprozess verstehen, ist es an der Zeit, alle anderen Anforderungen für dieses Projekt zu sammeln. Was sind Ihre konkreten Ergebnisse? Welche Fristen müssen eingehalten werden, um erfolgreich zu sein?

Sie sollten sowohl Ihre Stakeholder als auch Ihre Verbraucher für diese Antwort konsultieren. Erwägen Sie, Umfragen zu versenden oder Menschen zu einer Fokusgruppe einzuladen. Externe Augen auf ein Projekt oder eine Initiative können hilfreiche Einblicke bieten, die Ihr Team möglicherweise übersehen hat.

3. Umfang definieren

Projektmanager lieben es, Dinge schriftlich festzuhalten. In diesem Schritt definieren Sie den Umfang schriftlich für die allgemeine Projektklarheit. Dies beinhaltet die Angabe dessen, was im Umfang Ihres Projekts enthalten ist und was nicht. Ihre Projektumfangserklärung ist ein wichtiger Bezugspunkt während der gesamten Projektdauer.

Warum ist es wichtig, anzugeben, was nicht im Projektumfang enthalten ist? Weil Sie nicht möchten, dass Ihre Mitarbeiter redundante oder irrelevante Arbeiten ausführen. Wenn jemand aufgefordert wird, eine Aufgabe zu erledigen, die außerhalb des Umfangs liegt, haben Sie es schriftlich, dass er nicht nachkommen sollte.

Im Wesentlichen schaffen Sie einen autoritativen Bezugspunkt für Ihr Team und alle am Projekt Beteiligten. Wenn etwas nicht im definierten Umfang enthalten ist, muss es nicht im Zusammenhang mit diesem bestimmten Projekt abgeschlossen werden.

4. Erstellen Sie eine Arbeitsstruktur (WBS)

Eine Arbeitsstruktur ist ein Dokument, das die Arbeit aufschlüsselt und Aufgaben an verantwortliche Parteien zuweist. Dieses Dokument oder Diagramm teilt Teams und Einzelpersonen mit, für welche Ergebnisse sie in welchem Zeitraum verantwortlich sind.

Für diesen Teil des Projektumfangsmanagementprozesses möchten Sie möglicherweise digital vorgehen und ein Arbeitsmanagement-Tool verwenden, um Aufgaben zuzuweisen, ihre Bedeutung zu klären und Fristen festzulegen. Auf diese Weise können Sie sich einfach in das Tool einloggen und sich umsehen, um zu sehen, was Ihr gesamtes Team zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht hat.

Dies hilft Ihnen, Probleme zu verwalten, sobald sie auftreten, anstatt nach einer längeren Phase von Fehlern korrigieren zu müssen.

5. Validieren Sie Ihren Umfang

Der nächste Schritt im Prozess besteht darin, alle Ihre Arbeiten genehmigen zu lassen. Die von Ihnen aufgezeichneten Ergebnisse und der Umfang müssen den Stakeholdern und Projektleitern präsentiert werden, die Ihnen dann grünes Licht geben oder Änderungen verlangen können.

Es ist wichtig, Ihren Umfang validieren zu lassen, denn wenn etwas schiefgeht, sind Sie als Projektmanager nicht allein verantwortlich. Wenn erfahrene Augen Ihre Arbeit überprüfen und genehmigen, bedeutet das, dass ein erfahrener Blick Ihnen das Okay gegeben hat, und eventuelle Misserfolge werden geteilt.

Sie können auch wählen, den Umfang digital mit einer Arbeitsmanagementlösung validieren zu lassen. Bestimmte Tools ermöglichen es Ihnen, Ihre Ergebnisse einzeln zur Genehmigung einzureichen, was bedeutet, dass sie in Echtzeit und nicht Wochen später genehmigt werden können.

Während dieses Schritts haben Sie und Ihre Stakeholder sich darauf geeinigt, was ein Ergebnis zu einem Erfolg macht. Sobald alles genehmigt ist, sind Sie als Projektmanager dafür verantwortlich, Änderungen zu akzeptieren und sie in die Projektumfangserklärung aufzunehmen.

6. Umfang kontrollieren

Sobald das Projekt ausgeführt wird, ist es die Pflicht des Projektmanagers — unter anderem — sicherzustellen, dass das Projekt im definierten Umfang bleibt.

Wenn sich Dinge ändern, wie es so oft der Fall ist, liegt es auch am Projektmanager, sich mit den Stakeholdern abzustimmen und den Umfang entsprechend anzupassen. Eine einfache Möglichkeit, den Umfang zu kontrollieren, besteht darin, wöchentliche oder zweiwöchentliche Leistungsberichte zu betrachten, um sicherzustellen, dass alle Teams auf Erfolgskurs sind.

Teil der Kontrolle des Projektumfangs bedeutet, bereit zu sein, Änderungen vorzunehmen, wenn nötig, und nicht zu zögern, einzugreifen, wenn die Ziele nicht übereinstimmen.

Der Umfang der Dinge

Es kann ein langwieriger Prozess sein, aber es lohnt sich am Ende, sicherzustellen, dass nur die notwendigen Schritte abgeschlossen werden. Im Projektmanagement ist Zeit Geld, und das Übertreiben von Projekten wird Sie buchstäblich kosten.

Vermeiden Sie den ganzen Ärger, indem Sie den Projektumfangsmanagementprozess durchlaufen, um einen effektiven Projektumfangsmanagementplan zu erstellen.

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