Was ist Projekt-Risikomanagement? 5 Schritte zu fehlerfreien Projekten

Alles, was es wert ist, getan zu werden, birgt ein Risiko. Arbeitsprojekte sind da keine Ausnahme. Es wird immer Risiken geben, die mit jedem neuen Vorhaben verbunden sind, sei es die Entwicklung eines neuen Produkts, die Verbesserung von Abläufen, der Start einer neuen Marketingkampagne oder die Expansion des Unternehmens in neue Märkte. Unternehmen investieren oft in Projektmanagement-Software, um den erfolgreichen Abschluss von Projekten sicherzustellen und gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Risiken die gesetzten Ziele beeinträchtigen. Was ist Projekt-Risikomanagement? Projekt-Risikomanagement ist der Prozess der Identifizierung, Planung und Kontrolle von Risiken, die während eines Projektlebenszyklus auftreten könnten. Ohne ein angemessenes Projekt-Risikomanagement sind Projekte anfällig für mehrere unerwartete Probleme, die dem Unternehmen Verluste verursachen können. Daher ist es unerlässlich, dass wir über Projekt-Risikomanagement sprechen und Ihnen helfen, Lösungen für das zu finden, was noch nicht passiert ist. Risiko vs. Problem im Projektmanagement Risiken und Probleme im Projektmanagement stellen mögliche Probleme dar, die die Projektergebnisse verändern. Obwohl die beiden Konzepte ähnlich erscheinen, unterscheiden sie sich in ihrer Natur und den Ansätzen, die zu ihrer Bewältigung erforderlich sind. Ein Risiko ist im Allgemeinen alles, was vom ursprünglichen Plan abweicht. Ein Projektrisiko könnte Ihren Fortschritt oder Ihre Ergebnisse negativ beeinflussen. Diese Ereignisse sind noch nicht eingetreten, könnten aber in Zukunft ein potenzielles Problem darstellen. Risiken im Projektmanagement umfassen Ressourcenmangel, Budgetbeschränkungen und wirtschaftliche Abschwünge. Die Risikominderung erfordert eine gründliche Projektplanung im Voraus, ein angemessenes Scope-Management und die Berücksichtigung der Projektanforderungen und der externen Umgebung. Ein Problem ist eine laufende Krise, die das Projekt negativ beeinflusst. Beispiele für Probleme im Projektmanagement sind Budgetüberschreitungen, verpasste Fristen und schlechte Qualität. Im Gegensatz zu Risiken gibt es für Probleme keinen Milderungsplan, und sie erfordern sofortige Maßnahmen zur Lösung. Ein Projektmanager sollte Risiken antizipieren und wissen, wie man Probleme löst, wenn sie auftreten. Proaktiv mit Risiken umzugehen, ist der beste Weg, um Projektschwierigkeiten zu navigieren und leicht Kurskorrekturen vorzunehmen. Risikotypen im Projektmanagement Trotz größter Sorgfalt ist Ihr Projekt bestimmten Risiken ausgesetzt. Effektives Projektmanagement verhindert, dass das Projekt vom Kurs abkommt. Nachfolgend sind die drei häufigsten Risiken aufgeführt, die mit einem Projekt verbunden sind. Kostenrisiko tritt auf, wenn ein Projekt möglicherweise das bewilligte Budget überschreitet oder aufgrund unzureichender Mittel unvollständig bleibt. Schlechte Finanzplanung, falsche Kostenschätzungen, unvorhergesehene Ausgaben und Scope Creep können Kostenrisiken auslösen. Als Milderungsstrategie sollten Sie versuchen, sich an das zugewiesene Budget zu halten, eine Projektplanvorlage zu erstellen und die Kosten regelmäßig zu verfolgen, wenn das Projekt läuft. Zeitplanrisiken entstehen durch schlechte Planung, unerwartete Verzögerungen, eingeschränkte Ressourcen und Scope Creep. Es besteht das Risiko, dass das Projekt nicht rechtzeitig abgeschlossen wird. Dies wirkt sich weiter negativ auf die Gesamtkosten, die Projektvorteile und den Wettbewerbsvorteil aus. Projektmanager sollten Verzögerungen im Voraus erkennen, einen gut ausgearbeiteten Notfallplan haben und den Fortschritt in Echtzeit genau überwachen. Leistungsrisiko betrifft die Ergebnisse eines Projekts. Es zeigt an, dass ein Projekt möglicherweise nicht die erwarteten Ergebnisse liefert und Qualitäts- oder Funktionsprobleme aufweist. Selbst wenn ein Projekt seine Fristen und Kostenerwartungen erfüllt, bringt eine geringe Leistung das Unternehmen in einen großen Nachteil. Auch wenn die Ursache für die geringe Leistung nicht identifiziert werden kann, können bestimmte Praktiken, wie das Setzen klarer Ziele zu Beginn des Projekts und die Förderung klarer Kommunikation, die Risiken verringern, die zu einer geringen Leistung führen können. Mehrere andere Risiken, wie Technologierisiken, operationale Risiken, Kommunikationsrisiken, externe Gefahren, rechtliche Risiken und Governance-Risiken, laufen letztendlich auf die oben genannten drei Hauptrisiken eines Projekts hinaus. Bedeutung des Projekt-Risikomanagements Projekt-Risikomanagement ist entscheidend, um das Ergebnis eines Projekts zu verändern, indem es Unsicherheiten anspricht, die sich als Hindernis erweisen könnten. Risikobewertung oder Risikoidentifikation hilft, die Stärken, Schwächen und Chancen eines Projekts frühzeitig zu erkennen. Von dort aus können Projektmanager Strategien entwickeln, um das Projekt erfolgreich innerhalb von Budget, Zeitrahmen und Umfang zu liefern. Es mildert nicht nur die zuvor genannten Risiken, sondern bereitet das Team auch darauf vor, wichtige Aufgaben zu priorisieren und Herausforderungen zu meistern, sobald sie auftreten. Durch einen Notfallplan können Teams fundierte Entscheidungen treffen und die negativen Auswirkungen auf das Projekt erheblich reduzieren. Risikomanagement ist besonders hilfreich, wenn mehrere Stakeholder an einem Projekt beteiligt sind. Es ermöglicht dem Team, unerwartete Anfragen zu berücksichtigen und ein Projekt zu liefern, das den Erwartungen der Stakeholder entspricht. Langfristig spart effektives Projekt-Risikomanagement Zeit, Geld und Ressourcen und verschafft dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. „Das Wesen des Risikomanagements liegt darin, die Bereiche zu maximieren, in denen wir eine gewisse Kontrolle über das Ergebnis haben, während wir die Bereiche minimieren, in denen wir absolut keine Kontrolle über das Ergebnis haben.“ Peter L. Bernstein Amerikanischer Historiker und Ökonom Schritte zur Durchführung des Projekt-Risikomanagements Wie ich bereits sagte, ist Projekt-Risikomanagement der Prozess der proaktiven Identifizierung dessen, was während der Dauer eines Projekts schiefgehen könnte, und der Planung möglicher Lösungen. Projektmanager werden je nach Größe und Umfang ihres Projekts sowie den möglichen Risikotypen unterschiedlich für Risiken planen. Größere, teurere Projekte könnten erhöhte Ebenen der Risikomanagementplanung erfordern. Möglicherweise möchten Sie sogar in eine Risikomanagementlösung investieren, wie z. B. IT-Risikomanagement-Software. Kleinere, weniger zeitaufwändige Projekte benötigen möglicherweise nicht so viel Vorbereitung und/oder Minderung. Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie auf Risiken vorbereitet sein und die Wahrscheinlichkeit verringern können, dass sie Ihr Projekt negativ beeinflussen. 1. Erstellen Sie Ihr Projekt-Charter Was ist ein Projekt-Charter? Ein Projekt-Charter legt die wesentlichen Elemente eines Projekts fest. Diese Dokumentation identifiziert den Umfang oder die Größe eines Projekts, definiert Ziele und Ergebnisse und skizziert die wichtigsten Akteure. Genauer gesagt wird ein Projekt-Charter die Stakeholder des Projekts benennen und die Autorität des Projektmanagers in Bezug auf dieses Vorhaben festlegen. Ein detailliertes Projekt-Charter hilft Ihnen, Risiken zu identifizieren, indem es wichtige Details zum gesamten Projekt darlegt. Übersehen Sie diese Dokumentation nicht in Ihren Bemühungen, Projekt-Risiken zu vermeiden und zu mindern. 2. Nutzen Sie Ihr Projektteam Ihr Projektteam besteht aus den wichtigsten Akteuren, denen Sie vertrauen, ihre eigenen Aufgaben besser zu erledigen, als Sie es könnten. Warum also nicht ihre Expertise nutzen, um festzustellen, welche Risiken sie innerhalb eines Projekts vorhersehen? Das stimmt, ein Teil des Projekt-Risikomanagements besteht darin, Ihr Team um Input zu bitten. Als Projektmanager sollten Sie bereit sein, Feedback zu akzeptieren, insbesondere wenn es um etwas potenziell Schädliches wie Projektrisiken geht. Fragen Sie Ihre Teammitglieder, welche Risiken sie nicht nur innerhalb ihrer eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, sondern auch innerhalb des gesamten Projekts vorhersehen. Je mehr Köpfe an der Risikomanagement arbeiten, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Probleme erkennen, bevor sie zu einem Problem werden. 3. Verfolgen Sie Risiken Es ist eine Sache, Ihre Risiken zu kennen, aber es ist eine andere, sie zu verfolgen. Das Verfolgen potenzieller Risiken hilft Ihnen, sie während des Projektlebenszyklus im Auge zu behalten. Wenn Sie Risiken verfolgen, können Sie auch deren Prioritätsstufe festlegen. Zum Beispiel könnten Sie ein Budget wichtiger als eine bestimmte Frist betrachten. Es ist einfacher, Risiken zu verfolgen, wenn Sie nicht der Einzige sind, der sie im Auge behält. Ermutigen Sie Ihre Projektteammitglieder, sich zu äußern, wenn sie denken, dass etwas ein Problem wird. Dies wird Ihnen helfen, etwas zu erkennen, das Sie sonst möglicherweise nicht bemerken würden. 4. Erstellen Sie einen Plan Ein Risikomanagementplan ist der Aktionsplan, den Sie ergreifen werden, sollten potenzielle Probleme Realität werden. Dies kann bedeuten, dass Sie sich hinsetzen und eine Lösung für jedes einzelne Problem erstellen, das auftreten könnte. Es könnte auch bedeuten, allgemeinere Aktionspläne zu erstellen, falls etwas schiefgeht. Ein ordnungsgemäßer Risikomanagementplan wird den Unterschied zwischen negativen und positiven Risiken kennzeichnen. Ja, einige Risiken können positiv sein, wie z. B. eine politische Änderung, die dem Projekt zugutekommt, oder ein beantragter Zuschuss, der möglicherweise genehmigt wird. Positives Risiko oder Chancenrisiko ist alles, was außerhalb des Plans liegt, aber Ihren Erfolg positiv beeinflusst. Diese helfen dem Projekt und sollten berücksichtigt werden, während Sie Risiken verfolgen und überwachen. 5. Überwachen und reagieren Sie auf Risiken Sobald Sie alle potenziellen Risiken ermittelt und das Projekt ausgeführt haben, ist es an der Zeit, die von Ihnen implementierten Verfolgungsstrategien im Auge zu behalten und bei Bedarf auf Risiken zu reagieren. Mit anderen Worten, der letzte Schritt besteht einfach darin, Ihren Plan in die Tat umzusetzen. Auch wenn es beängstigend erscheinen mag, Sie haben sich darauf vorbereitet. Nichts sollte Sie überraschen, und Sie sollten sich bereit fühlen, alles zu bewältigen, was auf Sie zukommt. Berechnen Sie, bevor Sie erstellen Wie ich bereits sagte, gibt es in allem ein inhärentes Risiko. Selbst das Ausprobieren eines neuen Rezepts kann riskant sein. Aber wenn Sie einen gut durchdachten Plan haben, der Risiken erkennt, bevor sie zu einem Problem werden, sollten Sie keine Angst vor dem Scheitern haben. Das Risiko ist die Belohnung wert. Sind Sie daran interessiert herauszufinden, ob ein Projekt gerade für Ihr Team geeignet ist? Erfahren Sie, wie Sie eine Machbarkeitsstudie durchführen. Dieser Artikel wurde ursprünglich 2019 veröffentlicht. Der Inhalt wurde mit neuen Informationen aktualisiert.