Projekt-Einführung 101: Wesentliche Schritte für einen erfolgreichen Start

Denk an das letzte Mal, als du bei der Arbeit versagt hast. Wie hoch sind die Chancen, dass du dieses Versagen hättest vermeiden können, wenn du dir ein wenig mehr Zeit für die Planung genommen hättest?

Wenn du Projektmanager bist, ist die Antwort auf diese Frage offensichtlich. Du wirst dafür bezahlt, der 'Planer-in-Chief' deiner Projektteams zu sein. Projektversagen resultiert aus verpasster Kommunikation, gesprengten Budgets und unvorhergesehenen Hindernissen.

Während einige dieser Dinge unvermeidlich sind, gibt es eine Strategie, die du nutzen kannst, um deine Chancen auf Projekterfolg zu erhöhen.

Projekt-Onboarding-Strategie

Workflows und Prozesse von Grund auf neu zu erstellen, ist eine Herausforderung. Das Gleichgewicht zwischen Vorplanung und Übervorbereitung zu finden, kann schwierig sein. Du möchtest bereit sein, die Dinge direkt anzugehen, solltest dir aber auch Raum lassen, um dich mit dem Projekt weiterzuentwickeln.

Projekt-Onboarding bietet den perfekten Raum, um all das und mehr zu tun. Dieser vierstufige Prozess wird alle Fragen zu einem Projekt beantworten, dir ermöglichen, dein Projekttraumteam aufzubauen, und dich und dein Team auf Erfolgskurs bringen.

1. Triff dich mit dem Kunden

Ob der Kunde ein externer Partner oder jemand innerhalb deines Unternehmens ist, dies ist ein wichtiger erster Schritt. Die Erwartungen an ein Projekt zu kommunizieren, bevor es beginnt, erhöht die Chancen, dass das Projekt erfolgreich sein wird.

Setz dich mit dem Kunden zusammen und bespreche seine Vision für das Projekt. Was verlangt er von dir und deinem Team? Gib ihm Raum, seine Gedanken zu äußern, und fokussiere dann.

Diese Grundlagen zu behandeln, ermöglicht es deinem Team, tiefer in die Projektanforderungen einzutauchen. Besprecht diese Details ausführlich, bevor euer Projekt beginnt. Dies verhindert Verwirrung und bringt alle auf den gleichen Stand.

2. Bestätige die Projektmachbarkeit

Nachdem du die Projektdetails besprochen hast, kannst du mit der Bestätigung der Machbarkeit des Projekts fortfahren. Die meisten Teams beginnen mit einer Machbarkeitsstudie, bevor sie eine Projekt-Onboarding-Checkliste erstellen. Eine Machbarkeitsstudie beantwortet die Frage, ob ein Projekt möglich ist, und eine Projekt-Checkliste skizziert, wie ein Projekt abgeschlossen wird.

Wie führt man eine Machbarkeitsstudie durch?

Bevor dein Projekt beginnen kann, ist es wichtig zu überprüfen, ob es möglich ist. Eine Machbarkeitsstudie besteht aus Recherchen vor der Genehmigung eines Projekts. Sie umfasst die Betrachtung der vorgeschlagenen Kosten eines Projekts, der erforderlichen Ressourcen, des ROI und mehr.

Projekt-Machbarkeitsstudien sind nicht schwarz und weiß. Zum Beispiel könntest du feststellen, dass ein Projekt in seinem aktuellen Zustand nicht erfolgreich sein wird, aber mit einer verlängerten Frist erfolgreich sein könnte.

Es wird an deinem Team liegen, diese Nuancen aufzudecken und sie dem Kunden zu kommunizieren. Es könnte einige Runden hin und her dauern, bevor man sich auf ein Projekt einigt, das auf Erfolgskurs ist.

Wie erstellt man eine Projekt-Onboarding-Checkliste?

Nachdem du die Machbarkeit deines Projekts festgelegt hast, ist es an der Zeit, einen Plan zu erstellen. Deine Projekt-Checkliste ist eine grobe Übersicht über das Projekt. Sie ist weniger detailliert als ein offizieller Projektplan und wird hauptsächlich verwendet, um deinen Kunden und dein internes Team auf dem gleichen Stand zu halten.

Was Projekt-Onboarding-Checklisten beliebt macht, ist, dass sie von Teams jeder Größe genutzt werden können. Sie bieten Klarheit und Struktur für jedes Projekt und geben deinem Team eine Roadmap, mit der es arbeiten kann. Eine gute Projekt-Onboarding-Checkliste ist gründlich und konsistent, unabhängig davon, an welcher Art von Projekt du arbeitest.

Der Zweck deiner Projekt-Onboarding-Checkliste ist es, alle Projektfragen an einem Ort zu beantworten. Niemand sollte sich fragen, wer woran arbeitet oder was die Erwartungen sind. Deine Checkliste fungiert als Nordstern für alles, was dein Projekt betrifft.

3. Baue dein Projektteam auf

Du solltest dein Projektteam nicht aufbauen, bevor du die Projekt-Checkliste abgeschlossen hast. Es ist wichtig zu verstehen, welche Arbeit erledigt werden muss, bevor du entscheidest, wer sie erledigen wird. Vermeide es, ein Projektteam zu bilden, bevor du verstehst, was ein Projekt beinhalten wird.

Unterschätze nicht die Bedeutung dieses Schritts. Sprich mit den Personen, die du für das Projekt ausgewählt hast, und stelle sicher, dass du niemanden vergisst. Es wird schwierig sein, Personen zum Projekt hinzuzufügen, sobald es begonnen hat. Hol dir alle, die du brauchst, ganz am Anfang.

Stelle das Team vor

Sobald du dein Projektteam versammelt hast, kannst du alle vorstellen. Unterschätze nicht die Bedeutung eines Treffens als Gruppe, bevor du dein Projekt startest. Plane ein Projekt-Kickoff-Meeting, um die Projektdetails ausführlich zu besprechen. Du solltest auch eine Projektteam-Vorstellungsemail senden, in der alle in CC gesetzt sind.

Der größte Fehler, den du machen kannst, ist anzunehmen, dass sich alle bereits kennen. Ein paar zusätzliche Schritte zu unternehmen, um dein Team vorzustellen und Vertrauen aufzubauen, wird sich auszahlen. Stelle die Teammitglieder nach Titel vor und erkläre ihre Rolle bei der erfolgreichen Durchführung des Projekts.

Halte die Meetings am Laufen

Nachdem du dein Team vorgestellt hast, musst du die Häufigkeit deiner Meetings festlegen. Während es schön wäre, sich einmal zu treffen und dann auseinanderzugehen, um die Arbeit zu erledigen, ist Kommunikation der Schlüssel zum Projekterfolg.

Einige Teams treffen sich gerne einmal pro Woche, während andere ein tägliches Meeting bevorzugen, um das Projekt zu besprechen. Bevor du Entscheidungen triffst, verschaffe dir einen Eindruck davon, wie oft dein Team sich gerne trifft.

Behalte immer die Arbeitsbelastung deiner Teamkollegen im Hinterkopf. Du möchtest vielleicht täglich treffen, aber das könnte für andere Mitarbeiter nicht funktionieren. Finde ein glückliches Mittelmaß, das den Alltag aller nicht unterbricht.  

4. Erstelle einen Projektplan

Der letzte Schritt in deinem Projekt-Onboarding-Prozess ist die Fertigstellung des Projektplans. Dein Projektplan erweitert das, was du in der Projektübersicht erstellt hast, indem er umsetzbare Schritte für jeden Teil des Prozesses erstellt.

Dies ist auch die Zeit, in der du den Kontext des Projekts in Bezug auf deine Teamkollegen hinzufügen solltest. Erkläre, was das Projekt ist und welche Rolle jeder von ihnen bei der Fertigstellung spielt. Du solltest dein Projektteam-Vorstellungstreffen nutzen, um alle relevanten Dokumente, Software-Logins, Projektnotizen oder URLs an deine Teamkollegen zu verteilen.

Projektmanagement kann es viel einfacher machen, alle in deinem Team zu organisieren. Die Kombination von Konzepten mit Tools kann dir helfen, einen Projektplan zu erstellen und die erforderlichen Inhalte an dein Team zu verteilen. Die Verwendung von Projektmanagement-Software gibt dir den Vorteil, Teammitglieder leicht verschiedenen Aufgaben zuzuweisen, während du sie erstellst.

Sobald du den Projektplan vollständig entwickelt hast, kannst du mit der Umsetzung beginnen. Indem du den Prozess mit Projekt-Onboarding vorab durchführst, hast du die Hindernisse aus dem Weg deines Teams geräumt.

Da die meisten ihrer Fragen nun beantwortet sind, kannst du dich darauf konzentrieren, direkt in das Projekt einzutauchen. Vorausplanung zahlt sich immer langfristig aus.

Herausforderungen beim Projekt-Onboarding

Es gibt nichts Schlimmeres, als mitten in einem Projekt festzustellen, dass es nicht mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmt. Oder noch schlimmer, du stellst fest, dass du an einem Projekt arbeitest, von dem dir niemand erzählt hat.

Diese Arten von Problemen sind häufiger, als du denkst. 75% der Mitarbeiter sagen, dass sie glauben, dass ihre Projekte von Anfang an zum Scheitern verurteilt sind.

Quelle: Dilbert

Projekt-Onboarding ist deine Chance, verschwendete Zeit und Ressourcen zu verhindern, bevor sie passieren. Hier sind einige häufige Projektprobleme, die deine Projekt-Onboarding-Strategie im Voraus beheben wird.

Projektfehlkommunikation

Der Kunde will eine Sache, aber dein Entwicklerteam sagt dir, dass es nicht möglich ist, und dein Verkaufsteam verlangt das Unmögliche. Projekt-Onboarding und -Planung helfen dir, alle Beteiligten eines Projekts auf den gleichen Stand zu bringen, bevor es losgeht. Dies hilft, Erwartungen zu managen und sicherzustellen, dass alle auf dasselbe gemeinsame Ziel hinarbeiten.

Fehlende notwendige Werkzeuge

Wenn ich dich bitten würde, mir einen Schal zu stricken, dir aber keine Stricknadeln oder Wolle zur Verfügung stellen würde, glaubst du, du könntest trotzdem einen Schal machen? Vielleicht könntest du es sogar ohne die traditionellen Werkzeuge, aber es würde dich viel mehr Zeit und Mühe kosten.

Diese Logik sollte auf jedes Projekt angewendet werden, das dein Team übernimmt. Projekt-Onboarding erfordert, dass du dich mit deinem Team zusammensetzt und herausfindest, was du brauchst, um das Projekt über die Ziellinie zu bringen, bevor du beginnst.

Gesprengte Projektbudgets

Nichts wird ein Projekt schneller stoppen als ein ausgegangenes Budget. Laut dem oben genannten Artikel gaben 55% der Projektmanager an, dass Budgetüberschreitungen ein Grund für das Scheitern von Projekten sind.

Wenn dein Team den gesamten Projektlebenszyklus innerhalb deines Projekt-Onboardings festlegt, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass dein Budget gesprengt wird, drastisch. Alle von Anfang an einzubeziehen, wird dir helfen, realistischere Ziele für dein Projektbudget zu setzen.

Verständnis der Projektpriorität

Es gibt nur sehr wenige Menschen, die an einem Projekt arbeiten, bevor sie zum nächsten übergehen. Es kann schwierig sein für Mitarbeiter, die an mehreren Projekten beteiligt sind, ihre täglichen Arbeitsabläufe zu priorisieren. Projekt-Onboarding hilft, die Projektbedeutung an alle Beteiligten zu kommunizieren.

Dies kann beinhalten, welche Priorität es in ihrer täglichen Arbeit einnimmt oder wie flexibel die Projektfristen sein können. Es ist ein kleiner Teil, um dein Projektteam auf den gleichen Stand zu bringen.

Kundenzufriedenheit

Wenn dein Projekt einen externen Kunden umfasst, gibt es eine gewisse Bedeutung, genau das zu liefern, was der Kunde will. Projekt-Onboarding beinhaltet eine Kundenbriefing-Phase, in der dein Team die Erwartungen mit dem Kunden kommuniziert.

Dies als formellen Teil des Prozesses einzubeziehen, wird deinem Team helfen, ein Projekt zu liefern, das deinen Kunden glücklich macht. Es erspart deinem Team auch mehrere Runden von Hin- und Her-Änderungen. Dies führt zu einem besseren Projekt, das pünktlich und im Budget geliefert wird.

Steig ein ins Projekt-Onboarding!

Wie bei jedem neuen Prozess wird deine Projekt-Onboarding-Strategie Zeit brauchen, um sich daran zu gewöhnen. Aber sobald sich dein Team an ihre neuen Arbeitsabläufe gewöhnt hat, wirst du feststellen, dass sie besser, schneller und intelligenter arbeiten als je zuvor.

Erforsche, wie du Projektmeilensteine definierst und erreichst, um einen reibungslosen Fortschritt und erfolgreiche Ergebnisse zu gewährleisten.

Dieser Artikel wurde ursprünglich 2022 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.