Projektmanagement im Zeitalter der Fernarbeit

Von zu Hause aus zu arbeiten ist ein Trend, der schon seit einiger Zeit an Fahrt gewinnt, mit einem Wachstum von 159 % in den letzten 12 Jahren. Da immer mehr Unternehmen als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie auf eine Remote-Belegschaft umstellen, ist das Konzept der Fernarbeit aktueller denn je.

Viele Nutzer haben jedoch Bedenken hinsichtlich bestehender Projektmanagement-Tools, die Schwierigkeiten bereiten können, sollte eine weit verbreitete Einführung von Homeoffice-Richtlinien stattfinden. Während es leicht ist zu denken, dass neue Technologien – wie Cloud-Computing und mobile Geräte – das Arbeiten von zu Hause aus sehr einfach machen werden, gibt es leider noch viele veraltete Softwareprodukte, die den Übergang zur Fernarbeit erschweren werden.

Während Tools wie Videokonferenzen und Teamzusammenarbeit Remote-Mitarbeitern helfen können, erfolgreich außerhalb des Büros zusammenzuarbeiten, ist traditionelle Software wie Projektmanagement nicht bereit für diese Art von Arbeit. Auch wenn Projektmanagement-Software per Definition kollaborativ ist, gibt es einige wesentliche Herausforderungen, die Anbieter berücksichtigen müssen:

• Viele Unternehmen verwenden immer noch On-Premises-Software, die Remote-Arbeit nicht unterstützt. Mitarbeiter, die On-Premises-Projektmanagement nutzen, benötigen oft virtuelle private Netzwerke (VPN), um auf die Software zuzugreifen, ganz zu schweigen davon, dass diese Art von Software normalerweise auf einem Arbeitsplatz installiert ist und nicht auf anderen Computern verwendet werden kann.
• Während Cloud-Software überall genutzt werden kann, sind viele neue Projektmanagement-Tools nicht robust genug, um den gesamten Lebenszyklus eines Projekts abzudecken. Infolgedessen müssen Unternehmen zusätzliche Software wie Ressourcenmanagement oder Workflow-Management verwenden.
• Die Fähigkeit, an Projekten zusammenzuarbeiten, ist normalerweise auf Projektmanager beschränkt. Andere Mitarbeiter und externe Nutzer können über Portale, Integrationen und Datentransfers auf Projekte zugreifen und tauschen dabei oft auch Dokumente und Tabellen aus.

Warum ist Fernarbeit für das Projektmanagement wichtig?

Es gibt viele Statistiken und Branchenberichte über die Vorteile der Fernarbeit – aber nicht viele über das Remote-Projektmanagement. Wir haben 500 Bewertungen von Projektmanagement-Software auf G2 untersucht, die Fernarbeit erwähnten, und Folgendes festgestellt:

• Projektmanagement-Software, die Nutzern hilft, remote zu arbeiten, erhielt positive Bewertungen: 88 % der Befragten, die Projektmanagement remote nutzen, halten das Produkt für auf dem richtigen Weg.
• Die Nutzung von Software steigt, wenn Projektmanagement-Software remote genutzt wird. Wie unten gezeigt, hatten Bewerter, die Projektmanagement remote nutzten, höhere Nutzungsraten als der Kategoriedurchschnitt.

Was tun Anbieter, um Remote-Projektmanagement zu erleichtern?

Softwareanbieter haben unterschiedliche Ansätze gewählt, um die oben genannten Herausforderungen anzugehen. Die meisten Anbieter von On-Premises-Projektmanagement-Software haben ihre Angebote im letzten Jahrzehnt in die Cloud verlagert. Einige haben versucht, den Code neu zu schreiben, um die Software flexibler zu machen, während andere die On-Premises-Software in die Cloud repliziert haben.

Was die Zusammenarbeit betrifft, bieten die meisten Anbieter Funktionen, um Projektmanagern zu helfen, eng zusammenzuarbeiten. Die Kollaborationsfunktionalität variiert erheblich zwischen den Produkten, von der Bereitstellung einfacher Chat-Tools für Benutzer über Dokumentenmanagement und -erstellung bis hin zu vollständigem Projektportfoliomanagement.

Ein neuerer Trend ist das Aufkommen einer neuen Art von Software, die als Arbeitsmanagement bezeichnet wird. Während Arbeitsmanagement noch nicht klar definiert ist, besteht sein Zweck darin, die Funktionalität von Projektmanagement-Funktionen auf das gesamte Unternehmen und darüber hinaus auszudehnen. Dieser Ansatz, kombiniert mit der Möglichkeit, die Software online zu nutzen, ermöglicht es allen Mitarbeitern, an Projekten zu arbeiten, egal wo sie sich befinden.

Wie können Käufer die besten Optionen finden, um Projekte remote zu verwalten?

Um es einfach auszudrücken: Erforschen Sie so viele Optionen wie möglich. Die Projektmanagement-Kategorie von G2 listet mehr als 500 Produkte auf, aber nur wenige Käufer haben die Zeit oder Ressourcen, sie alle zu bewerten. Deshalb sind Bewertungen von Kollegen so wichtig – sie können Entscheidungsträgern helfen, ihre Suche einzugrenzen und sich auf die besten Produkte für ihre spezifischen Geschäftsbedürfnisse und Anforderungen zu konzentrieren. Das heißt, Käufer sollten sich nicht ausschließlich auf Bewertungen konzentrieren. Die meisten Produkte bieten kostenlose Testversionen oder Versionen an, die Käufern eine bessere Vorstellung davon geben können, was sie mit der Software erreichen können.

Wenn es darum geht, eine Entscheidung zu treffen, müssen Käufer weise wählen. Unternehmen könnten versucht sein, kostenlose Software wie Aufgabenmanagement oder grundlegendes Projektmanagement zu verwenden, die erschwinglicher sind; während diese Lösungen jetzt und in naher Zukunft funktionieren könnten, ist es wichtig zu überlegen, ob ein Produkt das Wachstum eines Unternehmens unterstützen kann. Darüber hinaus, wenn ein Unternehmen plant, die Fernarbeit auszuweiten, sollte die von den Entscheidungsträgern gewählte Software es jedem erleichtern, von zu Hause aus zu arbeiten.

Das Gegenteil kann auch passieren: Führungskräfte entscheiden sich, viel Geld für Software auszugeben, die angeblich die beste auf dem Markt ist, ohne darauf zu achten, ob diese beste Software tatsächlich den Bedürfnissen ihres Unternehmens entspricht. Produkte wie PPM oder PSA bieten beispielsweise viele erweiterte Funktionen, die nicht alle Organisationen benötigen werden.

Leider gibt es keine ideale Software für das Projektmanagement. Die gute Nachricht ist, dass Sie keine perfekte Software benötigen; Sie brauchen nur die richtige.

Um es Ihnen zu erleichtern, Projektmanagement-Software für die Fernarbeit zu finden und zu bewerten, haben wir neun Kategorien unter dem Dach Projekt-, Portfolio- und Programmmanagement erstellt. Neben dem Projektmanagement können Ihnen diese Kategorien helfen, grundlegende Software wie Aufgabenmanagement oder erweiterte Suiten für Projekt- und Portfoliomanagement oder Kapitalprojektmanagement zu finden.