Was ist der Projektlebenszyklus? 5 Phasen erklärt

Du kennst die Zyklen des Mondes und die Zyklen deiner Emotionen, wenn du Wiederholungen von Grey's Anatomy ansiehst. Aber was ist mit dem komplexen Zyklus, der erfolgreiche Projekte steuert?

Das Verständnis des Projektlebenszyklus ist für jeden Projektmanager unerlässlich, da er die Grundlage dafür bildet, eine Idee effektiv in ein erfolgreiches Ergebnis zu verwandeln.

Projektmanager verlassen sich oft auf Projektmanagement-Tools, um die Komplexität des Projektlebenszyklus effektiv zu planen, auszuführen und zu überwachen. 

Die Einbeziehung des Projektlebenszyklus in Verbindung mit effektiven Tools verbessert nicht nur die Projektergebnisse, sondern fördert auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb der Teams.

Schritte in einem Projektlebenszyklus

Bevor wir beginnen, lassen Sie uns die Frage beantworten: Was ist ein Projektlebenszyklus?

Der Projektlebenszyklus ist die vier oder fünf effektive Projektmanagement-Phasen, die ein Projekt von der Entstehung bis zum Abschluss führen. Es ist das Rahmenwerk, mit dem Projektmanager ihren Fortschritt messen. 

Die fünf möglichen Komponenten des Projektlebenszyklus sind Initiierung, Planung, Ausführung, Kontrolle und Abschluss. Diejenigen, die den Projektlebenszyklus als einen vierstufigen Prozess erkennen, haben typischerweise die Phasen Ausführung und Kontrolle zu einer zusammengefasst. 

Diskutieren wir die Schritte einzeln.

1. Die Initiierungsphase

Die Initiierungsphase des Projektlebenszyklus kann auch als Ideenfindungs- oder Konzeptionsphase bezeichnet werden. Sie bedeuten alle dasselbe. 

In dieser Phase haben das Management oder andere Autoritätspersonen einen geschäftlichen Bedarf festgestellt, der die Arbeit eines Projektmanagers erfordert. Das Projekt selbst könnte Geschäftsprozesse verbessern, Einnahmen generieren oder anderweitig einen Bedarf in der Organisation decken. 

Während der Initiierungsphase bestimmt und klärt der Projektmanager (PM) das Ziel des Projekts und entwickelt das Projekt-Charter.

Ein Projekt-Charter ist eine Erklärung des Umfangs, der Ziele und der beteiligten Teilnehmer, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Man könnte dies auch als Arbeitsbeschreibung (SOW) bezeichnen. 

Bild mit freundlicher Genehmigung von LucidChart

Einige Projektmanager nutzen diese Phase, um alle Verträge zu entwerfen, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind. Außerdem ist es üblich, während dieser Zeit eine Machbarkeitsstudie durchzuführen, um die Erfolgsaussichten zu bestimmen, bevor möglicherweise wertvolle Ressourcen in der nächsten Phase verschwendet werden.

2. Die Planungsphase

In der Planungsphase erstellt ein Projektmanager eine Karte für den Kurs, dem sein Team bald folgen wird. Die Aufgabe des PM ist es, die Schritte zu formalisieren, die sein Team unternehmen wird, um die übergeordneten Endziele zu erreichen. 

Während der Planungsphase wird ein PM Fragen beantworten wie:

• Was ist die Missionserklärung dieses Projekts?
• Was sind meine Liefergegenstände?
• Wie wird unser Erfolg gemessen?
• Welche Schritte sollten wir unternehmen und in welcher Reihenfolge?

Planung erfordert ein tiefes Verständnis dessen, was benötigt wird, um Ihre Ziele zu erreichen. In der Planungsphase würde ein PM bestimmen, welche Ressourcen benötigt werden, und ein Budget entwickeln.

3. Die Ausführungsphase

Nach Abschluss der Planungsphase ist es an der Zeit, die Arbeit zu beginnen. Daher die Ausführungsphase oder die Phase, in der ein Projekt durchgeführt wird. Ein PM hat Aufgaben an sein Team zugewiesen, und während dieser Phase beginnt das Team mit der Arbeit. 

Die Arbeit eines PM ist jedoch hier nicht beendet. Sie sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Teile der Maschine kontinuierlich reibungslos laufen. 

Wenn das Projekt beispielsweise darin besteht, 40 Reifen pro Monat in einer Fabrik zu entwickeln, würde ein PM die wöchentliche, tägliche und stündliche Reifenproduktion überprüfen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter im Zeitplan arbeiten.

Einige PMs ziehen es vor, Ausführung und Überwachung in zwei Phasen aufzuteilen: Ausführung und Kontrolle.

4. Die Kontrollphase

Die Kontrollphase, sollten Sie sich entscheiden, sie getrennt von der Ausführung zu betrachten, läuft parallel zur Ausführung. Es ist der Prozess der kontinuierlichen Überwachung des Fortschritts während der Ausführung, um sicherzustellen, dass Ihr Team so arbeitet, wie es sollte.

Als PM haben Sie einen Zeitplan für das Projekt als Ganzes erstellt. Während der Kontrollphase überwachen Sie die Meilensteine und Erfolge Ihres Teams, um festzustellen, ob dieser Zeitplan korrekt ist.

Wenn sich Ihre Vorhersagen als falsch herausstellen, sollte die enge Überwachung des Fortschritts Ihnen Zeit geben, sie zu korrigieren.

5. Die Abschlussphase

Wenn Sie an eine Beziehung denken, finden wir oft erst Monate nach einer Trennung einen Abschluss. Der Projektabschluss, auch als Beendigung bezeichnet, ist die letzte Phase des Projektlebenszyklus und beginnt, nachdem ein Projekt abgeschlossen wurde.

Während der Abschlussphase ist ein PM dafür verantwortlich, das für das Projekt zusammengestellte Team aufzulösen und alle Ressourcen an ihre Besitzer zurückzugeben. Falls zutreffend, werden Teammitglieder neuen Aufgaben zugewiesen oder beginnen ihr nächstes Projekt.

Es ist wichtig, dass ein PM die Abschlussphase nutzt, um alle losen Enden zu klären und zu reflektieren und aufzuzeichnen, wie das Projekt verlaufen ist. Hat das Team letztendlich seine Ziele erreicht? Wenn nicht, wie könnten sie es besser machen?

Haben Sie einen Projektabschlussbericht begonnen? Das obere Management verwendet diese Art von Dokument, um festzustellen, ob ein Projekt letztendlich erfolgreich war. Es wird Reflexionen aus dem Projekt enthalten, die zukünftige Praktiken verbessern könnten, und das Projekt offiziell beenden.

Bild und Dokument mit freundlicher Genehmigung von CITool Kit 

Haben Sie eine Projekt-Nachbesprechung geplant? Auch als Projekt-Retrospektive bezeichnet, hilft dieser Prozess PMs und Stakeholdern zu bewerten, ob ein Projekt die ursprünglich festgelegten Geschäftsziele erreicht oder verfehlt hat.

Dies sind alles wichtige Aufgaben, die in der Abschlussphase zu erledigen sind.

Vorteile eines effektiven Projektlebenszyklus 

Ein effektiver Projektlebenszyklus bringt zahlreiche Vorteile für Organisationen und Projektteams und trägt zur erfolgreichen Durchführung von Projekten bei. 

1. Strukturierter Ansatz

Der Projektlebenszyklus bietet ein klares Rahmenwerk für das Management von Projekten, indem er sie in unterschiedliche Phasen unterteilt. Diese Struktur ermöglicht es den Teams, zu verstehen, was in jeder Phase erwartet wird, und erleichtert so eine bessere Planung, Ausführung und Überwachung.

2. Verbesserte Planung und Ressourcenzuweisung

Durch die Befolgung eines definierten Lebenszyklus können Projektmanager umfassende Pläne entwickeln, die notwendige Ressourcen, Zeitpläne und Budgets identifizieren. Diese Voraussicht hilft sicherzustellen, dass Ressourcen effizient zugewiesen werden und potenzielle Engpässe proaktiv antizipiert und angegangen werden.

3. Verbesserte Risikomanagement

Ein gut definierter Projektlebenszyklus integriert Risikobewertung und Managementstrategien in allen Phasen. Durch die frühzeitige Identifizierung von Risiken können Teams Minderungspläne entwickeln, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, dass unvorhergesehene Herausforderungen das Projekt entgleisen lassen.

4. Erhöhte Einbindung der Stakeholder

Ein effektiver Projektlebenszyklus betont die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Stakeholdern in jeder Phase. Die regelmäßige Einbindung der Stakeholder fördert die Transparenz und stellt sicher, dass ihre Erwartungen verstanden und erfüllt werden, was zu einer höheren Zufriedenheit mit den Projektergebnissen führt.

5. Bessere Qualitätskontrolle

Die strukturierte Natur des Projektlebenszyklus ermöglicht es den Teams, in jeder Phase Qualitätskontrollprozesse zu implementieren. Durch die Festlegung von Qualitätskriterien und regelmäßige Überprüfungen können Teams Probleme frühzeitig identifizieren und angehen, was zu einem qualitativ hochwertigeren Endprodukt führt.

6. Ausrichtung an den organisatorischen Zielen

Ein gut implementierter Projektlebenszyklus stellt sicher, dass Projekte mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen. Durch die Priorisierung von Projekten, die breitere Ziele unterstützen, können Organisationen bessere Ergebnisse erzielen und den Wert ihrer Investitionen maximieren.

Herausforderungen des Projektlebenszyklus

Obwohl der Projektlebenszyklus zahlreiche Vorteile bietet, stellt er auch verschiedene Herausforderungen dar, die Projektmanager und Teams bewältigen müssen. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Management des Projektlebenszyklus:

1. Komplexität der Projektphasen

Die strukturierte Natur des Projektlebenszyklus kann Komplexität einführen, insbesondere bei größeren Projekten mit mehreren voneinander abhängigen Phasen. Das Management dieser Komplexität erfordert sorgfältige Planung und Koordination, was ressourcenintensiv sein kann.

2. Widerstand gegen Veränderungen

Änderungen im Projektumfang, in den Anforderungen oder in den organisatorischen Prioritäten können auf Widerstand von Teammitgliedern und Stakeholdern stoßen. Dieser Widerstand kann den Fortschritt des Projekts behindern und es schwierig machen, notwendige Anpassungen während des Lebenszyklus umzusetzen.

3. Unzureichende Kommunikation

Effektive Kommunikation ist in jeder Phase des Projektlebenszyklus entscheidend. Missverständnisse oder mangelnder Informationsaustausch unter den Teammitgliedern und Stakeholdern können jedoch zu Missverständnissen, Verzögerungen und verpassten Chancen für die Zusammenarbeit führen.

4. Ressourcenbeschränkungen

Projekte stehen oft vor Einschränkungen in Bezug auf Zeit, Budget und Personal. Diese Einschränkungen können es schwierig machen, den geplanten Lebenszyklus einzuhalten, was zu Kompromissen bei Qualität, Umfang oder Zeitplänen führen kann.

5. Management der Stakeholder-Erwartungen

Das Ausbalancieren der unterschiedlichen und manchmal widersprüchlichen Erwartungen der Stakeholder kann schwierig sein. Wenn die Bedürfnisse der Stakeholder während des Projektlebenszyklus nicht genau erfasst und verwaltet werden, kann dies zu Unzufriedenheit führen und den Projekterfolg behindern.

6. Umfangserweiterung

Umfangserweiterung tritt auf, wenn die Anforderungen des Projekts über den ursprünglichen Umfang hinausgehen, ohne ordnungsgemäße Genehmigung oder Anpassung der Zeitpläne und Ressourcen. Diese Herausforderung kann den Projektlebenszyklus stören, was zu Verzögerungen und erhöhten Kosten führt.

Und der Zyklus geht weiter

Der Projektlebenszyklus kann Monat für Monat und Jahr für Jahr wiederverwendet und recycelt werden, da PMs darauf abzielen, Unternehmen kontinuierlich zu verbessern. Diese Strategie wird von vielen vertraut und hat zum Erfolg unzähliger Projekte geführt. 

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Dieser Artikel wurde ursprünglich 2019 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.