Was ist Projektintegrationsmanagement? Wie implementiert man es?

Ein Projektmanager muss mehrere Hüte tragen, während er Zeit, Kosten und Qualität jongliert, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dies ist besonders kompliziert, wenn Projekte abteilungsübergreifend sind. Jede Abteilung folgt einem anderen Satz von Methoden, Strategien und Erwartungen.

Zusätzlich zur Nutzung von Projektmanagement-Software benötigen Unternehmen einen systematischen Ansatz, um die vielfältigen Bemühungen und Prozesse eines Projekts zu synchronisieren. Dies macht das Bedürfnis nach Projektintegrationsmanagement entscheidend für den Erfolg.

Während ein Projekt seinen Lebenszyklus durchläuft, stellt das Projektintegrationsmanagement die rechtzeitige Fertigstellung und Ausführung von Aktivitäten sicher, die die reibungslose Durchführung jeder Phase ermöglichen. Es befähigt Manager, die Prozesse im Griff zu behalten und gleichzeitig die Synchronisation jedes Elements zu garantieren.

Ohne die ordnungsgemäße Implementierung des integrierten Projektmanagements kann der Fortschritt eines Projekts zum Stillstand kommen. Die Praxis ermöglicht es Managern, Ressourcen zu bewerten, notwendige Kompromisse einzugehen und die Erwartungen der Stakeholder rechtzeitig zu erfüllen.

Warum ist Projektintegrationsmanagement wichtig?

Aufgrund der Komplexität des Projekts ist es eine Herausforderung, alles im Blick zu behalten. Projektmanager müssen auch den Projekterfolg sicherstellen, während sie die Erwartungen der Stakeholder und die Bedürfnisse der Kunden ausbalancieren.

Mit integriertem Projektmanagement werden die Elemente eines Projekts synchronisiert, um die definierten Ziele zu erreichen. Ein erfolgreicher Projektintegrationsmanagementprozess wird die Produktivität und Effizienz steigern. Er wird alle Funktionen und Aufgaben auflisten, Verantwortlichkeiten zuweisen, Ressourcen teilen und sich überschneidende Zeitpläne verwalten.

Da die Ziele und Verantwortlichkeiten klar definiert sind, wird PIM auch die Verantwortlichkeit des Teams erhöhen und den Kommunikationsfluss verbessern.

Beispiel für Projektintegrationsmanagement

Die Idee hinter PIM ist es, Ihre Kunden das Gefühl zu geben, dass sie hochwertige Ergebnisse von einer Marke erhalten, anstatt von einer Gruppe von Individuen. Angenommen, Sie haben zwei laufende Projekte, X und Y.

Projekt X erfordert Dokumentation für einen Kunden von zwei separaten Teams. Sie müssen sicherstellen, dass sie im Ton, Stil und Format übereinstimmen. In diesem Fall wäre eine PIM-Lösung, denselben Editor oder Content-Erstellungssoftware zu verwenden, um Konsistenz in den Ergebnissen zu gewährleisten.

Ähnlich, wenn Sie in der Mitte der Projektausführungsphase feststellen, dass Projekt Y einen größeren Umfang hat und mehr Ressourcen erfordert. Also übertragen Sie einige Ressourcen von Projekt X zu Y. Was bedeutet das nun für Projekt X? Es wäre am besten, einen Fahrplan zu haben, um sicherzustellen, dass beide Projekte ressourcenschonend und pünktlich abgeschlossen werden.

Mit PIM können Sie den richtigen Workflow festlegen, um sicherzustellen, dass die Ressourcen nicht erschöpft werden. Sie können auch Aufgaben über beide Projekte hinweg verwalten, um Zeitplanüberschneidungen zu vermeiden.

7 Schritte des Projektintegrationsmanagements

Der PIM-Prozess mag langwierig sein, aber er ist auch bewährt. Diese sieben Schritte helfen Projektmanagern, sich an Projektbudgets zu halten, in höchster Qualität zu liefern und zu vermeiden, dass ihnen während des Projektlebenszyklus die Ressourcen ausgehen.

1. Projektauftrag

Der Projektauftrag ist eine gängige Art von Dokumentation, die besagt, dass ein Team die Erlaubnis von Führungskräften hat, mit der Arbeit fortzufahren. Der Auftrag legt fest, wer was tut, damit es während des Prozesses keine Unstimmigkeiten gibt.

Ein Projektauftrag sollte sich von einem Geschäftsplan unterscheiden. Es ist ein formelles Dokument, das nach der Genehmigung eines Projekts erstellt wird. Auf dieses Dokument kann im Falle von Verwirrung oder Meinungsverschiedenheiten über die Ziele oder Zielsetzungen des Projekts verwiesen werden.

2. Projektumfangserklärung

Die Umfangserklärung definiert die Größe der Auswirkungen eines Projekts. Sie ist dafür verantwortlich, die spezifischen Ergebnisse eines Projekts anstelle von generischen Zielen zu umreißen. Eine Umfangserklärung könnte besagen, dass das Projektergebnis darin besteht, "ein Obdachlosenheim zu entwickeln und zu bauen, das bis zu 500 Bewohner beherbergen kann."

Dies würde sich von einem Ziel unterscheiden: "Entwickeln Sie ein Obdachlosenheim, das Menschen, die von Vertreibung oder einer Vielzahl von Faktoren betroffen sind, sicher unterbringen kann."

3. Produktion leiten und verwalten

Im nächsten Schritt von PIM sind Projektmanager dafür verantwortlich, die eigentliche Arbeit zu leiten. Das bedeutet, Bauarbeiter und Architekten einzustellen und sie darüber zu informieren, wie das Projekt durchgeführt wird.

Dies kann auch als Projektausführung bezeichnet werden, eine Phase des Projektlebenszyklus. Einfach ausgedrückt, ist dies die Phase, in der die Dinge erledigt werden.

4. Projektwissen verwalten

Im Projektmanagement ist es unerlässlich, Prozesse und alle gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren. Während der Projektausführung ist es wichtig, alle damit verbundenen Kenntnisse zu protokollieren.

Einige Fragen, die in diesem Schritt zu berücksichtigen sind: Welche Werkzeuge wurden verwendet? Welche Prozesse wurden verwendet, um bestimmte Fristen zu erreichen? Wurden Experten hinzugezogen, die dem Rest des Teams geholfen haben, ihre Ziele besser zu verstehen?

Für diesen Schritt sollten Sie in Erwägung ziehen, Wissensmanagement-Software zu verwenden. Dieses Tool hält alle erlernten Informationen organisiert und für zukünftige Referenzen zugänglich.

5. Produktion überwachen und steuern

Zusätzlich zur Leitung und Verwaltung der Projektschritte muss ein Projektmanager regelmäßig den Fortschritt überprüfen und sicherstellen, dass die Dinge wie geplant laufen. Ein Projekt, das Fristen verpasst, wird nicht immer als Erfolg angesehen.

Die Überwachung und Steuerung der Produktion kann dazu beitragen, dass Manager alle ihre im Projektauftrag festgelegten Projektziele erreichen. Dies gilt insbesondere für PIM, bei dem Projektteammitglieder aus verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens stammen.

Es ist leicht, den Überblick darüber zu verlieren, was ein Team beiträgt, was die gesamte Produktion aus dem Gleichgewicht bringt. Die proaktive Überwachung der Produktion ist eine Möglichkeit, das Risiko des Kontrollverlusts zu verringern.

6. Integrierte Änderungssteuerung durchführen

Einige Teammitglieder sind möglicherweise nicht daran gewöhnt, zusammenzuarbeiten. Daher kann es schockierend sein, herauszufinden, wie man mit brandneuen Kollegen kooperiert. Projektmanager, die PIM implementieren, sollten auch mit dem Änderungsmanagement vertraut sein und wissen, wie sie ein Projekt durch Änderungen führen können, mit denen sie möglicherweise unzufrieden sind.

Idealerweise haben Sie ein Team von talentierten, flexiblen Mitarbeitern, die offen dafür sind, ein Superteam zu bilden. Aber selbst die agilsten Mitarbeiter können Veränderungen als kompliziert empfinden. Projektmanager sollten eine positive Kraft sein und ihren Mitarbeitern zuhören, wenn es um die Schwierigkeiten eines Projekts geht, das mehrere Teams integriert, und sie gleichzeitig zum Erfolg führen können.

7. Projektabschluss

Der Projektabschluss ist ein Prozess für sich. Er beinhaltet das Überprüfen der verschiedenen Elemente des Projekts, um festzustellen, ob es ein Erfolg war. Wurde es unter dem Budget abgeschlossen? Check. Wurde es bis zur vorgesehenen Frist abgeschlossen? Check. Ist der Kunde mit den Ergebnissen zufrieden? Check.

All diese Fragen werden im Projektabschluss beantwortet, zusammen mit der Aktualisierung des Protokolls der endgültigen Erkenntnisse. Denken Sie daran, die endgültigen Erkenntnisse in die Wissensdatenbank aufzunehmen, die Sie für dieses Projekt erstellt haben.

Top-Projektmanagement-Software mit PIM-Fähigkeiten

Mit integrierter Teamkommunikation, Echtzeit-Projektaktualisierungen, Organisation individueller Aufgaben und einer zentralen Wissensdatenbank ist Projektmanagement-Software das perfekte Werkzeug, um die PIM-Bemühungen Ihrer Organisation zu unterstützen.

Projektmanagement-Software verfolgt den Fortschritt, misst die Produktivität und verbessert die Effizienz, indem sie individuelle Zeitpläne für jeden Mitwirkenden definiert. Sie unterstützt auch die Zuweisung von Ressourcen entsprechend der Nachfrage und Verfügbarkeit.

Teamarbeit macht den Traum wahr

Jedes Projekt basiert auf einer Vision und mehreren Prozessen, die synchronisiert werden müssen, um den Erfolg zu gewährleisten. Wenn diese Aufgaben auf verschiedene Teams verteilt sind, wird die Ausrichtung mit PIM Ihr Projekt gegen unvorhergesehene Änderungen immun machen.

PIM ermöglicht eine einfache Anpassung und Umverteilung von Ressourcen, während die Kohäsion aufrechterhalten wird, was Ihnen den Vorteil verschafft, Ihre Verpflichtungen einzuhalten.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich 2019 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.