Wie man einen erfolgreichen PR-Plan in 7 Schritten erstellt (+Vorlage)

Es gibt eine Person, die im Spiel der Öffentlichkeitsarbeit (PR) immer wieder brilliert: der Weihnachtsmann.

Jeden Dezember, ohne Ausnahme, wird die Welt von einem Zustrom an Weihnachtsmann-Marken und -Utensilien getroffen. Obwohl Weihnachten ein jährliches Ereignis ist, wie schafft es die Feiertagssaison, eine solche Aufregung zu erzeugen wie keine andere?

Es ist einfach.

Wie jede erfolgreiche PR-Aktivität wird sie von einem gut durchdachten PR-Plan unterstützt, der einen bleibenden Eindruck bei seinem Publikum hinterlässt.

Schauen wir uns an, wie man einen PR-Plan erstellt, wie Software zur Verteilung von Pressemitteilungen bei einem Verteilungsplan helfen kann und was einen guten PR-Plan großartig macht.

Es ist offensichtlich, dass Nachrichten selbst nicht verschwinden werden. In einer Welt, die mehr konsumiert als jede andere Generation, müssen wir uns fragen, woher das alles kommt?

Die neuesten Geschichten, die Ihnen in einem E-Mail-Newsletter zugeschickt werden oder in Ihrem Social-Media-Feed verstreut sind, könnten einfach mit einer Pressemitteilung beginnen.

Sie haben richtig gelesen – Pressemitteilungen bleiben ein unverzichtbarer Bestandteil der integrierten Marketingkommunikation eines Unternehmens. So einfach oder formelhaft sie auch erscheinen mögen, wenn sie durchdacht geschrieben sind, sind sie voller Möglichkeiten.

Aber eine Pressemitteilung ist nur ein Teil der gesamten Gleichung. Genau wie Geschenke nur ein Aspekt von Weihnachten sind. Öffentlichkeitsarbeit als Ganzes ist die Summe mehrerer Aktivitäten – alle im Voraus geplant. Ein effektiver PR-Plan hat Markenbewusstsein, Engagement und Wirkung im Kern.

Während eine Marketingstrategie und ein PR-Plan sehr ähnlich erscheinen, konzentriert sich ein PR-Plan mehr auf die Beziehung zwischen einem Unternehmen und Journalisten. PR-Pläne tun mehr, als nur die Sichtbarkeit bei neuen Zielgruppen zu erhöhen. Eine effektive PR-Strategie kann den entscheidenden Unterschied machen, wenn es darum geht, Ihrer Marke eine Schicht Legitimität hinzuzufügen und die Glaubwürdigkeit in den Augen Ihrer potenziellen Kunden zu erhöhen.

Wie man einen PR-Plan erstellt

Der Zeit- und Arbeitsaufwand, der in jeder Phase des Plans erforderlich ist, variiert je nach Anlass, Zielen einer Organisation, verfügbaren Ressourcen und der Branche, in der das Unternehmen tätig ist.

So könnte ein PR-Plan für den Weihnachtsmann aussehen:

• Fertigstellung der Produkte für Kinder bis Ende November.
• Veröffentlichung von Ankündigungen, die seine Ankunft bis Anfang Dezember markieren.
• Verteilung von gesperrten Mitteilungen an verschiedene Kaufhäuser, die detailliert beschreiben, wann Feiertagsangebote angekündigt werden sollen und wann die Lieferung neuer Artikel für die Öffentlichkeit verfügbar sein wird.
• Veröffentlichung von Geschichten und Erklärungen über verschiedene Medienkanäle, die den Beginn der Feiertagssaison signalisieren.
• Verteilung von Nachrichten und Geschenken an verschiedene Haushalte am Heiligabend.
• Durchführung von Aktivitäten für den D-Day am 25. Dezember.
• Beendigung aller Weihnachtsaktivitäten am Boxing Day, dem 26. Dezember.

Dieser gesamte PR-Plan erstreckt sich über mehrere Monate und ist ein langwieriges Unterfangen. Die meisten PR-Pläne sind möglicherweise nicht so umfangreich wie dieser. Jeder PR-Plan besteht jedoch aus einigen wesentlichen Elementen.

Diese Elemente umfassen in der Regel die Durchführung von Recherchen, das Nachdenken über Zeitpläne, die Überwachung der Presseverteilung und die Verfolgung der Leistung von PR-Aktivitäten.

1. Ziele festlegen

Ziele, ohne einen Plan, sind nur Ideen, die in der Luft hängen.

Bevor man sich auf eine PR-Aktivität einlässt, ist es wichtig, Ziele festzulegen. Dies hilft Teams, den geschriebenen Inhalt für den öffentlichen Konsum zu gestalten und garantiert, dass alle auf derselben Seite sind. Es ist entscheidend sicherzustellen, dass alle dieselbe Vision teilen, um zukünftige Konflikte zu vermeiden.

Ziele festlegen ist ein weit gefasster Begriff, der in kleinere Segmente unterteilt werden muss. Auf diese Weise können Unternehmen priorisieren, was erledigt werden muss und wie die gewünschten Ergebnisse erzielt werden können.

Die Zielgruppe definieren

Wenn jemand an Öffentlichkeitsarbeit denkt, könnte er natürlich annehmen, dass PR-Aktivitäten die gesamte Öffentlichkeit betreffen. Während es wahr ist, dass jede öffentlichkeitswirksame Unternehmung einer breiten Prüfung unterzogen werden kann, sollten PR-Aktivitäten mit einer definierten Zielgruppe im Hinterkopf durchgeführt werden.

Wer ist also die Zielgruppe? Ihre gesamte Kundenbasis mag wie die offensichtliche Wahl erscheinen, aber das ist immer noch nicht die richtige Antwort.

Die richtige Antwort ist: jeder, der eine direkte Rolle bei der Beeinflussung des Unternehmens spielt.

Man kann nicht alle dazu bringen, einen zu mögen, also bewahren Sie diese Energie für die Menschen, deren Meinungen am meisten zählen. Deshalb ist es entscheidend, die richtige Gruppe von Menschen zu identifizieren. Dies hält nicht nur den Fokus eines Unternehmens messerscharf, sondern reduziert auch den Aufwand, der erforderlich ist, um ein breites Publikum zu erreichen.

Nehmen Sie sich ein Beispiel am Weihnachtsmann: Jede Feiertagssaison erstellt der Weihnachtsmann eine umfangreiche Liste von Namen von Kindern, die in diesem Jahr Geschenke erhalten werden. Ohne eine Liste hätte er Schwierigkeiten herauszufinden, welche Häuser er ansteuern und welche er in einer Nacht auslassen sollte.

Schauen wir uns jeden Faktor etwas genauer an.

Demografie

Grundlegende Details wie Alter, Bezeichnung, Jobtitel und Branche können helfen, ein anfängliches Verständnis zu schaffen. Die Segmentierung der Zielgruppe auf Basis dieser demografischen Merkmale kann Marketern und PR-Spezialisten helfen, die richtige Botschaft zu priorisieren, die gesendet werden soll.

Geografie

Nachrichten können in verschiedenen Regionen unterschiedliche Bedeutungen haben. Eine Steuerreformänderung in Vietnam könnte für jemanden in Italien nicht von Bedeutung sein und umgekehrt. Darüber hinaus variieren Ton und Sprache stark von Region zu Region.

Zum Beispiel könnte ein Begriff oder Wort, das in einem Land als gebräuchlich angesehen wird, in einem anderen Land als Slang oder beleidigend angesehen werden. Indem sie den geografischen Standort im Auge behalten, können Unternehmen den Ton der Botschaft festlegen und die richtige Geschichte für ihre Zielgruppe gestalten.

Psychografie

Die Absicht kann von Person zu Person unterschiedlich sein. Eine Geschichte zu erstellen, die von der Masse gut aufgenommen wird, erfordert ein Gleichgewicht zwischen Nachrichtenwert und Sympathie. Geschäftsteams müssen verstehen, was ihr Publikum bewegt und was es anspricht.

Sobald diese drei Faktoren berücksichtigt wurden, können Unternehmen den Teil der Öffentlichkeit identifizieren, den sie mit ihrer Geschichte und Botschaft ansprechen müssen.

Das Ziel definieren

Nachdem die Zielgruppe identifiziert wurde, ist es an der Zeit, sich den Zielen zuzuwenden.

Der PR-Plan jedes Unternehmens wird unterschiedlich sein. Ein Unternehmen könnte sich auf den Markenaufbau konzentrieren, während ein anderes nach Möglichkeiten sucht, eine Krise zu bewältigen. Die Strategie für das eine kann nicht durch die andere ersetzt werden.

Während Unternehmen viele Ziele haben könnten, die sie erreichen möchten, ist eine gute Faustregel für jeden PR-Plan, das Ziel einfach und klar zu halten. Sich auf zu viele Ziele gleichzeitig zu konzentrieren, verwässert die Effektivität der Strategie. An einem Ziel nach dem anderen zu arbeiten, erhöht die Erfolgschancen.

Eine Gliederung erstellen

Es gibt einen Grund, warum Gliederungen Geschäftsklassiker sind. Das Auflisten dessen, was im Rahmen eines Ziels abgedeckt werden muss, hilft Unternehmen zu verstehen, wie sie es erreichen können. Gliederungen definieren auch die Grenzen einer Problemstellung. Eine Problemstellung ist ein Überblick über das vorliegende Problem. Indem sie die Lücke identifizieren, die gefüllt werden muss, können Unternehmen die Grenzen verstehen, innerhalb derer sie arbeiten müssen, und wie sie am besten ihre Ziele erreichen können.

Zum Beispiel, wenn das übergeordnete Ziel darin besteht, das Bewusstsein für eine Veranstaltung zu verbreiten, dann werden das Budget, das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung und die Zeitpläne der vorgestellten Redner als Einschränkungen oder Begrenzungen betrachtet. Daher kann eine Pressemitteilung nicht nach Abschluss der Veranstaltung gesendet werden, und vorgestellte Redner können nicht gebeten werden, mehr Zeit vor oder nach der Veranstaltung zu widmen. Eine Gliederung zeigt diese Einschränkungen lange vor der Durchführung einer PR-Aktivität an.

Eine Situationsanalyse durchführen

Eine goldene Regel im Geschäft ist es, die Situation zu bewerten, bevor man in etwas einsteigt. Das aktuelle Szenario sollte Ihre PR-Ziele diktieren. Während es großartig ist, vorauszudenken, ist es absurd, einen Plan für eine hypothetische Zukunft aufzustellen. Die Analyse und Bewertung des Branchenklimas in Echtzeit kann Organisationen helfen, zu erkennen, was getan werden muss und wie sie am besten dorthin gelangen.

Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen dafür bekannt ist, familienfreundliche Autos herzustellen, und eine neue Reihe von Sportwagen auf den Markt bringen möchte, muss es an einer Öffentlichkeitsarbeitsstrategie arbeiten, die die Denkweise der Menschen ändert. Diese Wahrnehmungslücke zu schließen, erfordert das Verständnis, welcher Teil der Bevölkerung aktiv nach Sportwagen sucht, aber Ihre Marke nicht sofort in Betracht ziehen würde. Dann muss ein PR-Programm gestartet werden, das speziell auf diesen Abschnitt abzielt.

In jeder Situationsanalyse beschreiben Sie Ihren erwarteten Plan und machen ihn einfach, damit die tatsächliche Leistung leicht mit Ihren anfänglichen Erwartungen verglichen werden kann. Eine Bewertung der bestehenden Situation oder des Kontexts des Plans kann Klarheit darüber geben, was die Strategie erreichen wird und welche Art von Hindernissen Sie begegnen werden.

Ziele identifizieren

Ziele sind breite Aussagen. Zum Beispiel könnte die Erhöhung der Teilnehmerzahl an einer Veranstaltung das übergeordnete Ziel sein, aber es gibt viele Möglichkeiten, dies zu erreichen.

Zum Beispiel könnte eine gut getimte Pressemitteilung, die die Hauptredner der Veranstaltung hervorhebt, eine Möglichkeit sein, mehr Teilnehmer zu gewinnen. Ein Beitrag über die Veranstaltung von einem Brancheninfluencer ist eine andere Möglichkeit, Aufmerksamkeit zu erregen. Beide Aktivitäten sind intelligente Ziele, die einem Unternehmen helfen können, sein Ziel zu erreichen.

Im Allgemeinen sollte ein PR-Plan zwei bis fünf Ziele haben. Diese Ziele sollten mit dem übergeordneten Unternehmensziel übereinstimmen und kritische Punkte ansprechen, die die Ergebnisse einer Aktivität beeinflussen könnten. Mit anderen Worten, die Ziele müssen S.M.A.R.T. sein.

2. Forschung durchführen

Versetzen Sie sich für einen Moment in die Stiefel des Weihnachtsmanns. Er muss die richtigen Geschenke an jedes Haus liefern und das alles, bevor die Sonne aufgeht. Können Sie sich vorstellen, wie chaotisch diese ganze Übung sein könnte? Dennoch schafft es der Weihnachtsmann, seine Operation nahtlos und effektiv durchzuführen.

Er kennt die schnellsten Routen zu allen Häusern, hat eine vertrauenswürdige Transportform (seine Rentiere und seinen Schlitten) und weiß, wie viel Zeit er in jedem Haus verbringen muss, ohne einen Takt zu verpassen.

Was ist sein Geheimnis? Sicher, er ist ein magisches allwissendes Wesen, aber einige Recherchen müssen ihm helfen.

Eine umfassende Rechercheübung kann PR-Spezialisten helfen, die richtigen Kanäle, die richtigen Personen und die richtige Botschaft zu identifizieren.

Schauen wir uns jedes Segment des Forschungsprozesses im Detail an.

Medienkanäle identifizieren

Einer der wichtigsten Bestandteile eines PR-Plans ist die Identifizierung der richtigen Medienkanäle. Ob Ihre Strategie Pressemitteilungen, organische Inhalte (Blogs, Videos und Podcasts) oder Affiliate-Marketing umfasst, zu wissen, welcher Kanal die besten Ergebnisse liefert, ist entscheidend.

Zielgruppe 

Im ersten Schritt haben wir die richtige Zielgruppe identifiziert. Die Untersuchung, welche Kanäle die Zielgruppe bevorzugt, um Inhalte zu konsumieren, kann die Inhalte und Medienkanäle diktieren, auf die man sich konzentrieren sollte. Wenn die Zielgruppe soziale Medienplattformen wie Instagram oder TikTok bevorzugt, macht es Sinn, die Bemühungen auf diese Kanäle zu konzentrieren. Unternehmen sollten ihre PR-Strategien entsprechend ausrichten, wenn die Verbraucherbasis die meisten ihrer Informationen aus gedruckten Medien und Nachrichtenkanälen bezieht.

Algorithmen

Da Medien und Kommunikation zunehmend digital werden, müssen PR-Spezialisten über die Algorithmen Bescheid wissen, die Online-Kanäle regeln. Algorithmen werden ständig aktualisiert, daher kann das Verfolgen der Entwicklungen Unternehmen helfen, den besten Kurs der Aktion zu bestimmen.

Zum Beispiel, als Instagram Reels einführte, ein neues Inhaltsformat, das 15-30 Sekunden lange Videoclips nutzt, begann der Algorithmus der Plattform, Inhalte, die Reels nutzten, aggressiv auf seiner Explore-Seite zu pushen. Inhaltsersteller, die nur statische Bilder posteten, begannen, weniger Sichtbarkeit zu haben und konzentrierten ihre Bemühungen darauf, das neue Format zu verstehen und umzusetzen.

Ähnlich werden die Algorithmus-Updates von Google von Inhaltserstellern genau verfolgt. Diese Updates könnten alles sein, von der Klassifizierung der Art von Schlüsselwörtern, die in Suchmaschinenoptimierung (SEO) Bemühungen aufgenommen werden können, bis hin zu Verlinkungspraktiken, die befolgt werden können. Ersteller müssen Inhalte veröffentlichen, die den Algorithmus respektieren, um eine Chance zu haben, hoch auf den Suchmaschinenergebnisseiten (SERP) zu ranken.

Die Recherche dieser Algorithmus-Updates kann Ihnen helfen, eine PR-Strategie zu entwickeln, die besser abschneidet.

Inhaltsformat

Zu wissen, welche Arten von Inhalten bei der Zielgruppe am besten ankommen, kann auch den geeigneten Kanal aufzeigen, der verwendet werden sollte. Wenn die Zielgruppe Videoinhalte konsumiert, wären Kanäle wie YouTube die beste Wahl für Unternehmen, die mehr Menschen erreichen möchten. Wenn die Menschen die meisten ihrer Informationen aus Podcasts beziehen, wären Plattformen wie Spotify besser geeignet.

Community-Entwicklung

 Wenn das Ziel darin besteht, ein größeres Publikum zu erreichen, könnte es helfen, herauszufinden, welcher Kanal die meisten Möglichkeiten für den Aufbau und die Skalierung von Communities bietet. Was heute der Treffpunkt ist, könnte morgen entthront werden. Es ist wichtig zu sehen, wo die Community wächst und hingeht.

Außerdem ist es wichtig zu sehen, ob es Raum für Ihr Unternehmen gibt, innerhalb einer Plattform zu wachsen. Wenn ein Konkurrent eine florierende Community auf LinkedIn hat, müssten Sie viel mehr Aufwand betreiben, um die Aufmerksamkeit dieser Community zu erlangen. Anstatt um denselben Raum zu kämpfen, finden Sie einen anderen Kanal, den das Publikum regelmäßig besucht, und beginnen Sie dort, eine Community aufzubauen.

Journalisten identifizieren

Medien überbrücken die Lücke zwischen einer Organisation und der Öffentlichkeit, indem sie eine Erzählung vorantreiben und sie an die Massen verbreiten.

Natürlich beginnen die Menschen, bestimmten Mitgliedern der Presse zu vertrauen, die ihre unvoreingenommene Sichtweise zu einem bestimmten Thema bieten. Der Aufbau einer soliden Verbindung zu diesen Medienkanälen stärkt die Chancen einer Organisation, die Geschichte zu kontrollieren. Jeder PR-Plan sollte Medienbeziehungen beinhalten.

Das heißt, Unternehmen müssen die richtigen Journalisten ansprechen, um ihre Ziele zu erreichen. Journalisten haben unterschiedliche Fachgebiete, daher ist es Zeitverschwendung, jeden Journalisten im Feld zu kontaktieren.

Betrachten Sie es so. Der Weihnachtsmann könnte die Marke Peeps ansprechen und sie bitten, Rentier-förmige Marshmallows herzustellen. Aber Peeps sind im Allgemeinen mit Ostern verbunden, daher könnte ein Weihnachts-Peep, obwohl möglich, fehl am Platz erscheinen. Der Weihnachtsmann könnte jedoch die Marke bitten, seine Weihnachts-Peeps mit Pfefferminzgeschmack zu versehen, um im Einklang zu bleiben und an ein Publikum zu vermarkten, das diesen Geschmack in den Ferien sucht.

Aber während Peeps ihre modus operandi ändern können, um den Bedürfnissen des Weihnachtsmanns gerecht zu werden, könnte es schwieriger sein, einen Journalisten zu überzeugen, sich von seinem Fachgebiet zu entfernen, um Ihre Geschichte aufzunehmen.

Nachdem Sie die Journalisten identifiziert haben, mit denen Sie sich engagieren möchten, besteht der nächste Schritt darin, ein Masterblatt mit allen relevanten Informationen zu erstellen. Dieses Blatt ist Ihre Wunschliste und enthält die Kontaktdaten jedes Journalisten.

Ihre Wunschliste sollte die Informationen der Journalisten in Prioritätsreihenfolge enthalten. Auf diese Weise können Sie, wann immer Sie sich entscheiden, eine PR-Kampagne zu starten, so schnell wie möglich Gespräche mit Medienkanälen oder Journalisten beginnen.

Trends identifizieren

Die besten PR-Kampagnen gehen viral.

Obwohl man Viraliät nicht erzwingen kann, können Unternehmen dennoch Trends zu ihrem Vorteil nutzen. Der Schlüssel liegt darin, Trends innerhalb der Branche zu identifizieren, bevor andere Konkurrenten die Chance dazu haben. Je früher Sie diese Trends beobachten, desto besser.

Indem sie potenzielle Trends identifizieren, können Unternehmen aktuelle Geschichten erstellen, die in dieser Zeit mit Sicherheit an Fahrt gewinnen. Dies hilft Unternehmen auch, ihren Redaktionskalender und ihre PR-Inhalte besser zu planen.

Jetzt, da Sie die Kanäle ausgewählt haben, die Sie als Teil Ihrer PR-Strategie verwenden möchten, ist es an der Zeit, die Inhaltstypen auszuwählen, die Ihnen helfen, Ihre PR-Ziele zu erreichen.

3. Pressemitteilungen schreiben

Sobald die Grundlagen gelegt sind, ist es an der Zeit, eine Pressemitteilung zu konzipieren und zu schreiben. Presseerklärungen, wie die meisten PR-Bemühungen, sind zeitkritisch. Zu entscheiden, wann und wie eine Pressemitteilung veröffentlicht werden soll, erfordert sorgfältige Planung.

Ein PR-Plan sollte berücksichtigen, was die Pressemitteilung sagen soll. Mit anderen Worten, die Schlüsselbotschaft, die an die Zielgruppe kommuniziert werden muss, muss sorgfältig geplant werden. Während es unpraktisch ist, Vorlagen für Pressemitteilungen für jede mögliche Situation bereit zu haben, ist es eine gute Praxis, allgemeine Vorlagen für einige kritische Anlässe zu erstellen.

Die Planung des Inhalts für eine Presseerklärung oder eine Nachrichtenveröffentlichung erfordert auch etwas kreatives Denken. Schließlich muss Ihre Botschaft von Ihrem Publikum gut aufgenommen werden und einen positiven Eindruck hinterlassen.

Während das Format einer Pressemitteilung je nach Anlass unterschiedlich ist, gilt diese allgemeine Regel für alle: Übermitteln Sie Schlüsselbotschaften in Prioritätsreihenfolge und lassen Sie sie nicht in einem Wortschwall untergehen.

So sieht ein Standardformat für eine Pressemitteilung aus:

4. Einen Redaktionskalender pflegen

Redaktionskalender sind ein weiterer Punkt, den Sie im Auge behalten sollten, wenn Sie den Zeitplan für Ihre PR-Kampagne planen. Die meisten Publikationen stellen ihre Redaktionskalender online, wo sie jeder finden kann. Redaktionskalender lüften den Schleier darüber, welche Art von Geschichten Medienkanäle suchen. An diese Insiderinformationen zu gelangen, ist wie das Knacken des Codes zu einem Puzzle.

Finden Sie Themen, über die Ihr Unternehmen sprechen oder vorgestellt werden könnte, und schreiben Sie sie in Ihren Kalender. Fachpublikationen, die bestimmte Branchen abdecken, werden am einfachsten mit Inhalten und Interessen übereinstimmen.

Sie werden entdecken, was der Journalist oder das Medienunternehmen plant zu berichten und wie die Leserschaft aussehen könnte, aus dem Redaktionskalender. Verwenden Sie diese Informationen, um Geschichten vor den Veröffentlichungsterminen zu erstellen. Achten Sie darauf, die Einreichungsfrist zu beachten, da sie Monate vor dem Veröffentlichungstermin liegen kann.

5. An Medienkanäle pitchen

Journalisten haben volle Tage, die das Lesen und Empfangen unzähliger Anfragen für Medienberichterstattung beinhalten. Während Journalisten immer auf der Suche nach der nächsten großen Geschichte sind, bedeutet eine Nachrichtenanfrage von einem Unternehmen nicht immer, dass es sich um eine bahnbrechende Nachricht handelt. Reporter und Medienkanäle schätzen jedoch Pitch-Briefe, die detailliert beschreiben, worum es in der Geschichte geht. Wenn sie eine Übereinstimmung mit dem sehen, was sie planen zu berichten, werden sie darauf anspringen.

Ein einseitiger Brief, der Ihrer Pressemitteilung beiliegt und darauf abzielt, Journalisten anzuziehen und zu überzeugen, Ihre Geschichte zu berichten, wird als Pitch-Brief bezeichnet. Pitch-Briefe können extrem auf den Punkt gebracht oder kreativ und lustig sein, um sich von den Stapeln von Pitch-Briefen abzuheben, die Reporter täglich erhalten.

Einige Pitches werden mit der Absicht erstellt, Nachrichten zu machen, wie unternehmensspezifische Veranstaltungen, die noch nicht berichtet wurden. Andere Pitches reagieren auf aktuelle Ereignisse und müssen spontan geschrieben werden. Zum Beispiel, wenn die Regierung eine neue Regelung im Bankwesen verabschiedet und Sie eine reaktionäre Sichtweise darauf haben, wie sich das auf Ihre Branche auswirken wird, wird das die Medien anziehen. Auf dem Laufenden zu bleiben, ist ein Muss.

6. Einen PR-Verteilungsplan erstellen

Eine herausragende Pressemitteilung ist nichts ohne Sichtbarkeit. Eine strategische Verteilung wird Ihre Sichtbarkeit dramatisch erhöhen.

Einige Unternehmen übernehmen die Verteilung selbst, während andere PR-Agenturen beauftragen. Sie können Journalisten durch ein individuelles Outreach-Programm ansprechen, E-Mails senden (vermeiden Sie das Senden von Massen-E-Mails), Journalisten auswählen, die Ihnen wahrscheinlich eine positive Berichterstattung geben, oder eine Software zur Verteilung von Pressemitteilungen verwenden.

Einen Zeitplan erstellen und einhalten

Sogar der fröhliche alte Sankt Nikolaus muss seine Verteilungsstrategie planen, lange bevor der Schnee den Boden berührt. Können Sie sich vorstellen, wenn er seine Geschenke am Neujahrstag statt an Weihnachten zu verschicken beginnen würde? Blasphemisch!

Einen Zeitplan aufzustellen und sich daran zu halten, wird Ihnen helfen, mit Ihrem PR-Plan auf Kurs zu bleiben und ihn fehlerfrei auszuführen. Um Last-Minute-Pannen und Fehler zu vermeiden, versuchen Sie, alle abschließenden Überprüfungen oder Bearbeitungen vor einer Frist zu erledigen.

Den richtigen Tag und die richtige Uhrzeit wählen

Das Timing kann den Erfolg einer Pressemitteilung oder einer PR-Kampagne ausmachen oder brechen. Der Schlüssel zur Verteilung von Pressemitteilungen besteht darin, unkonventionelle Zeiten zu wählen. Vermeiden Sie es, etwas zur vollen Stunde oder zur halben Stunde zu senden. Dies sind die Zeiten, zu denen Menschen normalerweise Pressemitteilungen versenden, sodass Ihre in einem Meer von Nachrichtenankündigungen untergehen könnte.

Versuchen Sie stattdessen, Presseerklärungen oder Startankündigungen zu einem Zeitpunkt zu veröffentlichen, an dem andere dies wahrscheinlich nicht tun würden, wie 12:17 Uhr oder 9:51 Uhr. Diese unkonventionellen Zeitfenster sind ideal, da es wahrscheinlich weniger Veröffentlichungen gibt.

Ähnlich kann ein Tag die Sichtbarkeit einer Pressemitteilung ebenfalls beeinflussen. Menschen werden Ihre Ankündigung wahrscheinlich an Montagen, Freitagen und am Wochenende verpassen. Sie fragen sich vielleicht, warum Unternehmen an diesen Tagen überhaupt etwas versenden, wenn die Leute es nicht mitbekommen.

Zwei Worte: Negative Nachrichten.

Wenn Sie in einer PR-Krise stecken, könnte es helfen, schlechte Nachrichten an einem Montag oder Freitag zu veröffentlichen, um die Anzahl der Augen, die sie sehen, zu reduzieren.

Erwägen Sie, eine Pressemitteilung zwischen Dienstag und Donnerstag zu veröffentlichen, um Ankündigungen, die so viele Augen wie möglich erreichen müssen.

Software zur Verteilung von Pressemitteilungen verwenden

Dienste zur Verteilung von Pressemitteilungen bringen Ihre Pressemitteilungen vor Journalisten, Reporter und andere einflussreiche Medienmitglieder wie Blogger und Meinungsführer. Anstatt bestimmte Personen anzusprechen, veröffentlichen Sie einfach Ihre Pressemitteilung einmal und sie wird für alle mit Zugang zum Dienst verfügbar.

Die Nutzung dieser Dienste ist der einfachste Weg für ein Unternehmen, Pressemitteilungen breit zu verteilen. Die schiere Größe der Dienste ermöglicht es Ihnen, mit Medienprofis in Kontakt zu treten, von denen Sie noch nie gehört haben, an Orten auf der ganzen Welt. Während der Ansatz möglicherweise nicht super zielgerichtet ist, arbeitet die Mathematik zu Ihren Gunsten basierend auf der Anzahl der Augen auf Ihrer Veröffentlichung, da einige unweigerlich darauf anspringen werden.

7. Verfolgung und Messung der Leistung von PR-Aktivitäten

Das Markenzeichen eines guten Plans sind die Ergebnisse, die aus seiner Umsetzung erzielt werden. Am Ende jeder PR-Kampagne bewerten Sie die Gesamtleistung und verstehen, was hätte verbessert werden können.

PR-Plan-Vorlage

Während eine PR-Vorlage für jede Organisation unterschiedlich aussehen kann, gibt es einige Standardelemente, die mit jedem Planungsprozess verbunden sind. Alles, was bisher hier behandelt wurde, bildet die Grundlage einer PR-Plan-Vorlage. Hier ist eine herunterladbare kostenlose PR-Plan-Vorlage, die all diese Punkte zusammenfasst, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Wenn Sie planen, mehrere Segmente gleichzeitig anzusprechen, listen Sie die Zielgruppe in der Reihenfolge der Priorität auf. Segmentieren Sie die Liste der Zielgruppen in drei Kategorien: hohe, mittlere und niedrige Priorität. Auf diese Weise können Sie planen, welche Aktivitäten in einer bestimmten Kategorie verfolgt werden sollen, und den erforderlichen Zeit- und Arbeitsaufwand für jede Gruppe bestimmen.

Während Sie die Schlüsselbotschaften planen, die über die PR-Kampagne vermittelt werden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie ein bis drei Botschaften verwenden. Mehr als drei Botschaften einzufügen, kann die Effektivität der Kommunikation verwässern.

PR-Best Practices

Die beste Praxis, die in jedem PR-Planungsprozess befolgt werden sollte, ist, konsistent in Ihren Bemühungen zu bleiben. Abgesehen davon, hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten, bevor Sie sich auf Ihre PR-Reise begeben:

• Nutzen Sie soziale Medien zur Verstärkung.
• Spielen Sie mit verschiedenen Inhaltsformaten, wie Podcasts, Videos, Blogs oder Interviews, um zu sehen, was funktioniert.
• Erstellen Sie regelmäßig Inhalte über Ihr Unternehmen, um die Aufmerksamkeit von Menschen und Medien zu erlangen.
• Lassen Sie die C-Suite oder das obere Management Thought Leadership oder Meinungsartikel beisteuern, um eine Anhängerschaft aufzubauen und eine Arbeitsbeziehung mit Medienkanälen und Redakteuren zu etablieren.
• Veröffentlichen Sie Geschichten oder wichtige Nachrichten an Wochentagen und senden Sie Pitch-E-Mails an Journalisten zwischen 10:00 und 14:00 Uhr, wenn sie normalerweise ihre Posteingänge überprüfen.
• Veröffentlichen Sie negative Nachrichten (wenn Sie müssen) an Montagen oder Freitagen nach den Stoßzeiten, damit sie in anderen Nachrichten untergehen.

Weihnachten kam dieses Jahr früh

Alles, weil der Weihnachtsmann einen Plan hatte.

PR-Pläne sind das Rückgrat der Öffentlichkeitsarbeit. Richtig gemacht, haben Sie einen stabilen Körper an Ort und Stelle. Falsch gemacht, enden Sie mit einem kaputten System. PR- und Kommunikationsspezialisten arbeiten hart daran, sicherzustellen, dass PR-Ziele mit Unternehmenszielen übereinstimmen. Einen PR-Plan zu haben, hilft ihnen, dieses Gleichgewicht zu erreichen.

Wir wünschen Ihnen fröhliche Ergebnisse, während Sie die Einblicke und das PR-Plan-Beispiel in diesem Artikel erkunden!

Jeder PR-Plan benötigt eine solide Pressemitteilung. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, schauen Sie sich diesen Leitfaden an, wie man eine Pressemitteilung schreibt.