Wie man einen Leistungsverbesserungsplan erstellt

Es ist entscheidend für den Erfolg einer Organisation, dass jeder Mitarbeiter seine Leistungserwartungen erfüllt.
 Allerdings stehen viele Manager vor der herausfordernden Aufgabe, konstante Minderleistungen unter Teammitgliedern anzugehen. Der Kampf, die Mitarbeiterstimmung zu wahren und gleichzeitig auf bessere Ergebnisse zu drängen, kann überwältigend wirken.

Hier wird ein Leistungsverbesserungsplan (PIP) unerlässlich. Typischerweise nach einer Leistungsbeurteilung implementiert, trägt ein PIP oft eine negative Konnotation und wird fälschlicherweise als „erster Schritt zur Kündigung“ angesehen. Diese Wahrnehmung ist jedoch irreführend.

Ein PIP ist ein strukturierter Ansatz, der eine wichtige Rolle in jeder Talentmanagementstrategie innerhalb von  Leistungsmanagementsystemen spielt. Als Personalverantwortlicher ist es Ihre Aufgabe, das Gespräch über Leistungsverbesserungspläne zu ändern und Mitarbeiter, die in einen solchen Plan aufgenommen werden, zu befähigen, erfolgreich zu sein.

Einen Leistungsverbesserungsplan zu erstellen kann schwierig sein, besonders wenn man es zum ersten Mal macht. Es gibt viel zu lernen, von der Bereitstellung konstruktiven Feedbacks bis hin zur Gestaltung eines Plans, der echtes Wachstum fördert.

Die Rolle der Personalabteilung bei der Erstellung eines PIP

Ihre Rolle als Personalverantwortlicher ist entscheidend für den Prozess des Leistungsverbesserungsplans. Alles beginnt mit der Festlegung klarer Richtlinien mit allen Beteiligten.

Die Personalabteilung fungiert als Administrator eines Leistungsverbesserungsplans. Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Durchführung des Prozesses und fungieren als Vermittler zwischen dem Manager und dem Mitarbeiter. Dies umfasst die Erstellung und Pflege aller Dokumentationen von Anfang bis Ende.

Die wichtigste Rolle, die die Personalabteilung bei der Implementierung eines PIP spielt, ist die eines unparteiischen Dritten. Sie sind eine Ressource sowohl für den Manager als auch für den Mitarbeiter und sollten während des Prozesses neutral bleiben.

Elemente eines PIP

Wenn Sie einen Leistungsverbesserungsplan für einen Mitarbeiter erstellen, ist es immer am besten, auf der sicheren Seite zu bleiben und so viel wie möglich zu dokumentieren.

Alle diese Dokumente sollten vom Manager, dem Mitarbeiter und der Personalabteilung überprüft, datiert und unterschrieben werden, um eine ordnungsgemäße Kommunikation von allen zu gewährleisten.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Ihr Prozess und Ihre Dokumentation sich weiterentwickeln und ändern können, wenn Sie mehr PIPs abschließen. Es ist entscheidend, dass Sie offen und kommunikativ mit allen Beteiligten bleiben, während der Prozess abläuft.

Wie man einen Mitarbeiter in einen PIP aufnimmt

Die Erstellung der Dokumentation und des Papierkrams für einen Leistungsverbesserungsplan ist nur die halbe Miete – jetzt müssen Sie den Prozess selbst festigen. Die Durchführung eines PIP ist ein langwieriger Prozess und sollte bei jedem Schritt mit Sorgfalt behandelt werden.

Bestimmen, ob ein Leistungsverbesserungsplan erforderlich ist

Der erste Schritt besteht darin, alle Fakten der Situation zu sammeln und zu bestimmen, ob ein PIP der richtige Weg ist. Dies beinhaltet ein Treffen mit dem Mitarbeiter und dem Manager, der darum gebeten hat, seinen Mitarbeiter in einen Leistungsverbesserungsplan aufzunehmen.

Ein Leistungsverbesserungsplan sollte nur für einen Mitarbeiter verwendet werden, von dem das HR-Team und der Manager glauben, dass er von einem PIP profitieren kann. Es ist kein Mittel für einen frustrierten Manager, den Prozess der Entlassung eines Mitarbeiters zu beginnen.

Sie könnten mit einem Manager zu tun haben, der glaubt, dass ein Mitarbeiter einen PIP benötigt, aber Sie sind anderer Meinung. Vertrauen Sie Ihrem Instinkt und erklären Sie, ob Sie einen Leistungsverbesserungsplan empfehlen oder nicht.

Oft werden Sie feststellen, dass die Situation ohne einen Leistungsverbesserungsplan behoben werden kann, indem Sie sie sowohl aus der Perspektive des Managers als auch des Mitarbeiters vollständig verstehen.

Ein PIP sollte verwendet werden, um einem Mitarbeiter zu helfen, ein wiederkehrendes Verhalten zu verbessern. Es sollte nicht als Disziplinarmaßnahme oder zur Bestrafung oder Einschüchterung eines Mitarbeiters für einen einmaligen Verstoß verwendet werden.

Entwickeln Sie einen spezifischen Plan, um dem Mitarbeiter zu helfen, sich zu verbessern

Sobald Sie die Situation verstanden haben und sich entschieden haben, mit dem PIP fortzufahren, setzen Sie sich mit dem Manager zusammen und erstellen Sie den Plan. Legen Sie speziell fest, in welchen Bereichen sich der Mitarbeiter verbessern sollte, und entwickeln Sie realistische Benchmarks, die er erreichen soll.

Konzentrieren Sie sich auf einige spezifische Elemente, die leicht messbar sind, damit der Mitarbeiter sich bemühen kann, sich zu verbessern. Dies wird verhindern, dass der Mitarbeiter von zu vielen Zielen überwältigt wird, und es wird einfacher machen, festzustellen, ob er erfolgreich war.

Verwenden Sie niemals denselben Leistungsverbesserungsplan zweimal. Jeder Plan sollte auf die Bedürfnisse des Mitarbeiters und die Situation zugeschnitten sein. Seien Sie realistisch in Bezug auf die Erwartungen des Managers an den Mitarbeiter. Denken Sie daran, dass dieser Plan darauf ausgelegt sein sollte, ihnen jede Gelegenheit zum Erfolg zu geben.

Überprüfen Sie den Plan mit dem Manager und setzen Sie Erwartungen

Nachdem Sie alle Dokumentationen vorbereitet haben, bringen Sie den Manager zu einem abschließenden Treffen zurück, um den Leistungsverbesserungsplan zu überprüfen. Bewerten Sie jeden Abschnitt des PIP und seien Sie spezifisch mit dem Manager über seine Rolle im Prozess und wie der erfolgreiche Abschluss des Leistungsverbesserungsplans aussieht.

Sie sollten klare Erwartungen mit dem Manager darüber festlegen, wie der Prozess ablaufen wird. Wenn dies Ihr erstes Mal ist, einen PIP zu implementieren, nehmen Sie sich besonders viel Zeit, um den Inhalt des Leistungsverbesserungsplans mit dem Manager gründlich zu überprüfen, bevor Sie den Mitarbeiter einbeziehen.

Treffen Sie sich mit dem Mitarbeiter und überprüfen Sie den Leistungsverbesserungsplan

Sobald Sie die obigen Schritte abgeschlossen haben, sind Sie bereit, sich mit dem Mitarbeiter zu treffen. Das Treffen sollte den Manager, den Mitarbeiter und Sie selbst umfassen. Nutzen Sie dieses Treffen, um ihren Leistungsverbesserungsplan zu prüfen, alle Dokumentationen zu überprüfen und zu unterschreiben und alle Fragen zu beantworten, die sie möglicherweise haben.

Es sollte den Mitarbeitern klar sein, dass dieser Prozess ihnen helfen wird, erfolgreich zu sein. Es sollte sie auch beruhigen, dass Sie während der Dauer des PIP Ressourcen bereitstellen oder Fragen beantworten können.

Überwachen Sie den Fortschritt des Leistungsverbesserungsplans

Nur weil das Treffen vorbei ist, bedeutet das nicht, dass Ihre Arbeit beendet ist. Erstellen Sie keinen Plan für den Mitarbeiter und verschwinden Sie dann. Überwachen Sie den Fortschritt des Mitarbeiters genau und überprüfen Sie regelmäßig, ob er die Unterstützung erhält, die er benötigt, um erfolgreich zu sein.

Sie können diese Treffen mit dem Manager oder allein mit dem Mitarbeiter durchführen. Besprechen Sie mit allen Beteiligten, welche Option für die Situation am besten geeignet ist, und gehen Sie von dort aus weiter.

Schließen Sie den Leistungsverbesserungsplan ab und bewerten Sie das Ergebnis

Sobald der Leistungsverbesserungsplan abgeschlossen ist, bewerten Sie seinen Erfolg. Überprüfen Sie zunächst unabhängig den Fortschritt des Mitarbeiters und vergleichen Sie ihn mit den im PIP festgelegten Erwartungen.

Nachdem Sie dies abgeschlossen haben, treffen Sie sich mit dem Manager und überprüfen Sie die Details gemeinsam. Ein Mitarbeiter muss nicht perfekt jeden Benchmark erreichen, damit der PIP als erfolgreich angesehen wird. Der Manager kann entscheiden, dass der Leistungsverbesserungsplan erfolgreich war, auch wenn nicht alle Erwartungen erfüllt wurden.

Nachdem Sie die Details mit dem Manager überprüft und entschieden haben, wie Sie vorgehen möchten, bringen Sie den Mitarbeiter herein, um die Ergebnisse gemeinsam zu besprechen. Wenn sie erfolgreich waren, vervollständigen Sie die Dokumentation, die den erfolgreichen Abschluss ihres Leistungsverbesserungsplans anerkennt. Wenn sie den PIP nicht wie erforderlich abgeschlossen haben, könnten Sie in Erwägung ziehen, zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, wie in der ursprünglichen Dokumentation beschrieben.

Kostenlose Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan

Bereit, Ihren eigenen Leistungsverbesserungsplan zu erstellen? Es kann verwirrend sein, zu wissen, wo man anfangen oder wie man einen Aktionsplan formatiert. Glücklicherweise macht unsere kostenlose PIP-Vorlage es einfach, alle auf Erfolgskurs zu bringen.

Vorteile eines PIP

Wenn es richtig gemacht wird, führt die Nutzung eines Leistungsverbesserungsplans innerhalb Ihrer Organisation zu bestimmten Vorteilen.

Verbesserte Unternehmenskultur

Zum einen kann die Verwendung eines PIP, wenn nötig, die Unternehmenskultur verbessern. Da Leistungsverbesserungspläne ein Gefühl der Verantwortlichkeit fördern, wissen Mitarbeiter in allen Abteilungen, dass sie die Erwartungen erfüllen müssen oder möglicherweise disziplinarische Maßnahmen drohen.

Dies wirkt sich positiv auf die Unternehmenskultur aus, da sich Ihre hart arbeitenden Mitarbeiter geschätzt fühlen und ihre Bemühungen wohlwollend bemerkt werden. Sie wissen auch, dass von jedem in ihrem Team erwartet wird, dass er das gleiche Gewicht trägt. Ebenso wissen kämpfende Mitarbeiter, dass Manager sie unterstützen werden, wenn sie bei Projekten oder Aufgaben zurückfallen, indem sie ihnen einen klaren Plan und umsetzbare Ziele zur Verbesserung bieten.

Am Ende des Tages werden alle Mitarbeiter verstehen, was von ihnen erwartet wird.

Zeit und Geld sparen

Organisationen aller Formen und Größen wissen, dass sie, wenn sie erfolgreich sein wollen, die Mitarbeiterfluktuation minimieren müssen, da dies Geld und Zeit spart. Indem sie aktuellen Mitarbeitern helfen, sich in ihren Rollen zu verbessern und erstklassige Leistungen zu erbringen, werden die Kosten für die Entlassung von Teammitgliedern und die Zeit, die für die Kandidatenbeschaffung aufgewendet werden muss, um ihre Rollen zu besetzen, reduziert.

Gleichzeitig verhindert ein PIP auch die Notwendigkeit, potenzielle neue Mitarbeiter zu interviewen und sie in die Organisation und die Rollen einzuarbeiten. Selbst wenn ein Mitarbeiter in einem PIP zusätzliche Schulungen benötigt, wird die Einarbeitung eines völlig neuen Mitarbeiters weniger Zeit und Energie in Anspruch nehmen.

Effektiver als Standardbewertungen

Leistungsbewertungen sind ein notwendiger Schritt in den meisten Unternehmen, aber manchmal sind sie nicht so effektiv, wie wir es uns wünschen. Zum Beispiel führt eine Leistungsbewertung, die nicht unbedingt gut verläuft, selten zu Konsequenzen. Da nicht jeder gut auf konstruktive Kritik reagiert, werden Mitarbeiter wahrscheinlich glauben, dass das ihnen gegebene Feedback ungenau ist. Aus diesem Grund ist es üblich, dass Mitarbeiter das Feedback, das sie in Leistungsbewertungen erhalten, abtun und weiterhin genauso arbeiten und leisten wie zuvor.

Das Platzieren eines Mitarbeiters in einem PIP gibt ihm jedoch eine klare Vorstellung davon, wo er Defizite hat und wie er sich verbessern kann. Wenn es richtig gemacht wird, ermutigen PIPs Mitarbeiter, härter zu arbeiten und Erfolg zu haben.

Es gibt immer Raum für Verbesserung

Es mag zunächst entmutigend erscheinen, neue Prozesse in Ihrem Unternehmen zu erstellen und zu implementieren, aber sobald Sie den Dreh raus haben, sind Sie einen Schritt näher daran, eine Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeiter gedeihen.

Wenn ein Mitarbeiter die Ziele des PIP nicht erreicht, lernen Sie, wie Sie das Offboarding von Mitarbeitern richtig handhaben.

Dieser Artikel wurde ursprünglich 2021 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.