Wir würden alle gerne klüger und nicht härter arbeiten, aber wie man das erreicht, bleibt schwierig.

Für viele von uns liegt das Problem beim klügeren Arbeiten in unseren Zeitmanagement-Fähigkeiten. Oft wird zu viel Zeit darauf verwendet, sich auf alles zu konzentrieren, und nicht genug Zeit darauf, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die Ergebnisse bringen.

Es gibt viele beliebte Methoden, die Unternehmen verwenden, um Prozesse zu optimieren, eine der beliebtesten ist das Pareto-Prinzip.

Das Pareto-Prinzip funktioniert, indem es herausfindet, was den Umsatz beeinflusst und die Kunden zufriedenstellt. Indem man sich auf die 20 % der Erfolgsfaktoren konzentriert, kann das Unwichtige wegfallen. Dies wird Ihnen helfen, ein schlankeres, stärkeres Team zu schaffen.

Wie funktioniert das Pareto-Prinzip?

Im Kern arbeitet das Pareto-Prinzip nach der Theorie, dass der Großteil Ihres Erfolgs aus der Erledigung der wenigen entscheidenden Aufgaben resultiert, die das Geschäft vorantreiben.

Diese Aufgaben und Fokusbereiche von hoher Bedeutung machen den Großteil Ihres Erfolgs aus. Es sind Ihre 20 %. Das soll nicht heißen, dass die anderen 80 % nicht dazu beitragen, den Umsatz zu steigern und die Einnahmen zu erhöhen. Das Pareto-Prinzip soll Ihnen helfen, zu priorisieren, was die meiste Zeit und Aufmerksamkeit verdient.

Das Pareto-Prinzip im echten Leben

Angenommen, Sie betreiben eine Bäckerei und haben einen zuverlässigen Strom von Kunden, die jeden Morgen auftauchen. Sie verkaufen eine Vielzahl von Backwaren, Sandwiches und sogar Getränke. Nach einem kurzen Blick auf Ihre Verkäufe der letzten sechs Monate stellen Sie fest, dass Ihr Bestseller Kaffee ist.

Im Vergleich zu dem Aufwand, den es erfordert, alles andere zu erstellen, nimmt das Kaffeekochen am Morgen etwa 20 % Ihrer Energie in Anspruch. Es macht jedoch etwa 80 % Ihres Gesamtumsatzes aus.

Um mit dem Pareto-Prinzip die Gewinne zu steigern, sollten Sie sich darauf konzentrieren, Ihr Kaffeeangebot zu erweitern, bevor Sie sich darauf konzentrieren, neue Speisen für Ihr Menü zu kreieren. In diesem Szenario ist der Kaffee Ihre entscheidenden 20 % und alles andere fällt in die 80 %.

Die Geschichte des Pareto-Prinzips

Glauben Sie es oder nicht, das Pareto-Prinzip ist älter als Ihre Großeltern! Alles begann Mitte des 19. Jahrhunderts, als ein italienischer Ingenieur und Ökonom namens Vilfredo Pareto etwas Merkwürdiges an der Vermögensverteilung in Italien bemerkte. Pareto beobachtete, dass 80 % des Landes in Italien zu dieser Zeit von mageren 20 % der Bevölkerung besessen wurden.

Er beschloss, seine Erkenntnisse außerhalb Italiens zu überprüfen und stellte fest, dass dieses Prinzip auch in den anderen von ihm untersuchten Ländern galt. Diese erste Sichtung der 80/20-Regel ließ sich auf einen einfachen Gedanken reduzieren: Oftmals im Leben sind die Dinge nicht gleichmäßig verteilt.

Das moderne Pareto-Prinzip

Wie werden die Beobachtungen über den italienischen Landbesitz zu einer Projektmanagement-Methode?

Hier kommt Joseph Juran ins Spiel, ein rumänischer Ingenieur und Managementberater, der Paretos Arbeiten zur Wirtschaft auf die moderne Arbeitswelt anwendete. Juran argumentierte, dass in fast jeder Geschäftssituation etwa 80 % des Umsatzes von 20 % der Kunden stammen.

Diese Idee wurde später erweitert, um alle Aspekte eines Unternehmens einzubeziehen, einschließlich der Mitarbeiterleistung und des Produkterfolgs. Juran wird zugeschrieben, die moderne Interpretation des Pareto-Prinzips geschaffen zu haben, die Unternehmen heute verwenden.

Die Zukunft des Pareto-Prinzips

Einer der coolsten Entwicklungen der 80/20-Regel kam mit dem Aufstieg von Software as a Service (SaaS)-Unternehmen. Unternehmen, die SaaS anbieten, müssen sich stärker auf starke Kundenbeziehungen verlassen, und das Pareto-Prinzip hilft dabei immens.

Kundenerfolgsteams können das Pareto-Prinzip mit ihrer aktuellen Customer Relationship Management (CRM)-Software kombinieren, um zu verfolgen, welche Kunden den meisten Supportbedarf haben, welche den meisten Umsatz generieren und welche den größten Einfluss auf das Endergebnis haben.

Die Verwendung der 80/20-Regel in Verbindung mit der technischen Seite der CRM-Software kann Ihnen helfen, alle Daten zu verstehen. Wenn Sie das Pareto-Prinzip im Hinterkopf behalten, können Sie die Konten finden, die den größten Wert für Ihr Unternehmen bringen, und sich darauf konzentrieren, diese Kunden zufrieden zu stellen. Es ist ein Gewinn für Sie und Ihr Team!

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Vor- und Nachteile des Pareto-Prinzips

Während es einige klare Vorteile bei der Verwendung des Pareto-Prinzips gibt, gibt es auch einige Nachteile. Ein häufiger Fehler bei der Verwendung dieser Methode ist, dass das Framework nicht an Ihr Team und Ihr Unternehmen angepasst wird. Bevor Sie sich voll und ganz auf diese neue Strategie einlassen, ist es wichtig, die Risiken zu kennen.

Das Pareto-Prinzip auf Ihr Unternehmen anwenden

Das Pareto-Prinzip ist in der Theorie schön, aber wie sollten Sie es in die Praxis umsetzen?

Das hängt von Ihrer Rolle in Ihrem Unternehmen ab. Manager und Mitarbeiter verwenden das Pareto-Prinzip sehr unterschiedlich. Wie Sie diese Strategie anwenden, hängt auch davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind.

Welche Branchen verwenden das Pareto-Prinzip?

Die einfache Antwort ist, dass jedes Unternehmen vom Pareto-Prinzip profitieren kann. Branchen, die sich auf Kundenservice oder Produktfertigung konzentrieren, sind jedoch besser gerüstet als andere, um die 80/20-Regel in die Praxis umzusetzen.

Das liegt einfach daran, dass sie konsistente und messbare Erfolgskennzahlen (behaltene Kunden oder verkaufte Produkte) haben, die sie mit der 80/20-Regel in Perspektive setzen können.

Das soll nicht heißen, dass Sie das Pareto-Prinzip nicht im Projektmanagement oder im Personalwesen verwenden können. Es bedeutet nur, dass Sie härter arbeiten müssen, um zu definieren, wie Erfolg im Rahmen der 80/20-Regel aussieht.

Geschäftsbeispiele für das Pareto-Prinzip

Was das Pareto-Prinzip so beliebt macht, ist, dass es auf mehrere Aspekte der Geschäftswelt angewendet werden kann.

Hier ist, wie das Pareto-Prinzip in verschiedenen Aspekten des Geschäfts verwendet werden kann:

• Es kann angenommen werden, dass 20 % Ihrer Mitarbeiter 80 % der Leistung erbringen.
• Es kann bedeuten, dass 20 % der Produktmerkmale 80 % der Programmfehler verursachen.
• Es kann bedeuten, dass 20 % Ihrer Kunden 80 % der Beschwerden ausmachen.

All diese Beispiele helfen Ihnen, Entscheidungen darüber zu treffen, auf welche Konten Sie sich konzentrieren sollten, welche Mitarbeiter belohnt werden sollten usw. Das Wichtigste, was Sie beachten sollten, ist, dass das Pareto-Prinzip keine feste Regel ist, sondern ein Rahmen, um Entscheidungen zu leiten.

Das Pareto-Prinzip als Mitarbeiter nutzen

Das Pareto-Prinzip ist nicht nur für Manager oder CEOs, Sie können diese Strategie auch für Ihr eigenes Zeitmanagement nutzen. Egal, ob Sie bald eine Beförderung anstreben oder einfach nur hoffen, besser in Ihrem Job zu werden, diese Tipps können helfen.

Die 80/20-Regel nutzen, um sich nach oben zu managen

"Nach oben managen" bezieht sich auf Mitarbeiter, die aktiv berufliche Chancen von ihren Managern verfolgen. Diese Mitarbeiter warten nicht darauf, dass ihr Chef ihnen Aufgaben zuteilt, sie finden heraus, was nicht funktioniert, und bieten Lösungen an.

Beispiel: Jenna arbeitet im Content-Team als Mitarbeiterin und stellt fest, dass der Peer-Review-Prozess nicht so reibungslos läuft, wie er könnte. Anstatt darauf zu warten, dass jemand anderes etwas sagt, erstellt Jenna einen Vorschlag und bringt ihn zur Aufmerksamkeit ihres Chefs. Der Vorschlag tut mehr, als nur das Problem aufzuzeigen, er bietet auch die Lösung und gibt Jenna die Chance, ein großes Projekt zu leiten.

Dies ist ein klassisches Beispiel für "nach oben managen". Manager sind auch nur Menschen und wenn Sie nicht die Hand heben und nach Möglichkeiten fragen, bleiben Sie bei dem, was andere Ihnen geben.

Sie können das Pareto-Prinzip nutzen, um herauszufinden, welche Ihrer täglichen Aufgaben den Großteil Ihrer Aufmerksamkeit erfordern, sowie welche neuen Möglichkeiten Sie ergreifen können, um diese 80 % Leistung zu steigern. Im obigen Beispiel fand Jenna einen Teil des Prozesses, der nicht funktionierte, aber dennoch für den Erfolg des Teams notwendig war. Sie sagte etwas und half, die Ergebnisse zu verbessern. Diese Taktiken werden Ihnen helfen, ein Anführer unter Ihren Teamkollegen zu werden.

Planen Sie Ihre Zeit klüger

Für viele von uns wurden unsere Jobverantwortlichkeiten von der Person vor uns übernommen. Es besteht eine gute Chance, dass Sie in Ihrer täglichen Arbeit etwas tun, das viel Zeit in Anspruch nimmt und keine großartigen Ergebnisse liefert.

Eine Lösung, die Sie verwenden können, ist die Nutzung der 80/20-Regel mit der Eisenhower-Entscheidungsmatrix. Wenn eine Ihrer Aufgaben keine hoch gewünschten Ergebnisse liefert, können Sie mit Ihrem Chef darüber sprechen, diese Aufgabe zu delegieren oder sie sogar ganz aus Ihrer Arbeit zu entfernen.

Wenn Sie Ihrem Chef zeigen können, warum etwas eine Zeitverschwendung ist und eine Lösung für das weitere Vorgehen anbieten, können Sie Ihre Rolle an die Unternehmensziele besser anpassen. Dies zeigt, dass Sie innovativ sind und darüber nachdenken, wie Sie mit Ihrer Zeit klüger arbeiten können.

Ihre Karriere vorantreiben

Wenn Sie auf eine Gehaltserhöhung oder Beförderung abzielen, kann das Pareto-Prinzip helfen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um alles zu inventarisieren, was Sie im letzten Jahr erreicht haben, wie alle Ihre umsatzsteigernden Projekte, alle Konten, die Sie abgeschlossen haben, usw. Identifizieren Sie alles, was Sie getan haben, das in diese 80 % des Unternehmenswachstums fällt, und nutzen Sie es zu Ihrem Vorteil.

Zeigen Sie Ihrem Chef, wie Ihre Arbeit speziell die höchsten Wachstumsbereiche für Ihr Team und das Unternehmen beeinflusst hat. Argumentieren Sie, wie Ihre neue Rolle aussehen sollte, um diese Projekte zu skalieren, und fordern Sie das Geld, das Sie für diese Arbeit wert halten! Machen Sie es Ihrem Chef leicht, Ihren Wert zu verstehen. Zeigen Sie ihnen, dass Sie zu den Top 20 % ihrer Leistungsträger gehören.

Das Pareto-Prinzip als Manager nutzen

Als Personalmanager kann die Verwendung des Pareto-Prinzips ein zweischneidiges Schwert sein. Es kann Ihnen helfen, Ihre Leistungsträger zu identifizieren, aber es kann auch dazu führen, dass sich Mitarbeiter ausgeschlossen fühlen. Nur weil jemand derzeit nicht zu Ihren 20 % der besten Leistungsträger gehört, bedeutet das nicht, dass er es eines Tages nicht schaffen kann. Diese Balance zwischen Strategie und Empathie zu perfektionieren, ist entscheidend.

Fokussieren Sie Ihre Strategie

Die 80/20-Regel ist perfekt, um Teamziele und die Gesamtvision des Unternehmens zu prognostizieren. Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und finden Sie heraus, welche 20 % Ihrer Projekte die meisten Ergebnisse liefern.

Wenn Sie ein Produktmanager sind, finden Sie heraus, welche Ihrer Produktmerkmale die Kunden am meisten schätzen. Wenn Sie ein Content-Manager sind, finden Sie heraus, welche Themen den meisten organischen Traffic generieren. Wenn Sie die Dinge, die keine Ergebnisse liefern, weglassen, können Sie Ihrem Team helfen, sich auf das Wichtige zu konzentrieren.

Delegieren Sie Arbeit effizienter

Der größte Fehler, den Sie als Manager machen können, ist, sich nur auf die 20 % der Mitarbeiter zu konzentrieren, die den Großteil der Leistung erbringen. Nur weil Sie eine Handvoll Leistungsträger haben, bedeutet das nicht, dass Ihre anderen Mitarbeiter entbehrlich sind.

Stattdessen sollten Sie die Arbeitslasten basierend auf denjenigen neu fokussieren, die hohe Ergebnisse liefern. Setzen Sie Ihre Top 20 % der Mitarbeiter auf wichtige Projekte, die entscheidenden wenigen Aufgaben, und lassen Sie Ihre moderaten Leistungsträger die 80 % der Arbeit übernehmen, die nicht die größten Ergebnisse liefern.

Und natürlich sollten Sie alles, was Sie delegieren, verfolgen. Ohne die richtigen Werkzeuge können diese delegierten Aufgaben auf dem Weg verloren gehen und durcheinander geraten. Die Verwendung von Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Aufgaben an Mitarbeiter zuzuweisen und den Projektfortschritt an einem Ort zu verfolgen.

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Verlieren Sie sich nicht zu sehr in den Zahlen

Das Pareto-Prinzip ist ein Rahmen, um Dinge zu erledigen, es ist keine feste Regel. Die Aufteilung für Ihr Unternehmen könnte anders aussehen als die typische 80/20. Es könnte so wenig wie 90/10 oder sogar so viel wie 40/60 sein.

Deshalb sollten Sie es als Leitfaden und nicht als Evangelium verwenden. Folgen Sie dem Pareto-Prinzip nicht blind, ohne es zuerst auf Ihre Mitarbeiter anzuwenden. Seien Sie bereit, flexibel zu sein, wenn Sie es auf Ihr Team und deren Arbeitsweise anwenden.

All das gesagt, ist es wichtig, immer Ihr Bestes zu geben. Auch wenn Sie 80 % der Arbeit mit 20 % der Zeit erledigen können, benötigen Sie am Ende immer noch 100 %, um mit einem guten, vollständigen Produkt oder einer Lösung abzuschließen.

Konzentrieren Sie sich auf das, was zählt

Das Pareto-Prinzip ist eine Linse, durch die Sie Ihre täglichen Arbeitsabläufe betrachten können. Verwenden Sie diese Zeitmanagement-Strategie, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die Umsatz generieren, die Mitarbeiterleistung verbessern und Ihre Gesamtproduktivität steigern.

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