Mitarbeiter Offboarding: Wie man es vermeidet, Brücken abzubrechen

Es ist üblich, dass Organisationen alles tun, um ein neues Mitglied in ihrem Team willkommen zu heißen.

Sie geben eine geführte Tour durch das Büro und bieten sogar ein Mittagessen für das neueste Mitglied der Abteilung an. Der gleiche Zeit- und Arbeitsaufwand sollte auch erfolgen, wenn sich ein Mitarbeiter entscheidet, sich von Ihrem Unternehmen zu trennen. Aus diesem Grund müssen Sie einen vollständig ausgearbeiteten Offboarding-Prozess haben, damit es für alle Beteiligten eine positive Erfahrung wird. Oftmals kann die Verwendung einer Offboarding-Software den Übergang erleichtern, den Prozess an einem Ort zusammenführen und bei der Erstellung der notwendigen Dokumente helfen.

Für diejenigen im HR-Bereich, betrachten Sie den Offboarding-Prozess als das genaue Gegenteil von Onboarding, das darauf abzielt, sicherzustellen, dass ein neuer Mitarbeiter mit der Organisation, den Menschen und der Kultur vertraut wird, sobald er eingestellt ist.

In den Offboarding-Prozess fließt viel ein, und es gibt verschiedene Schritte, die unternommen werden müssen, bevor der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Wenn es richtig gemacht wird, kann es den Unterschied zwischen einer einvernehmlichen Trennung und dem Verbrennen von Brücken ausmachen.

Warum ist Mitarbeiter-Offboarding wichtig?

Als HR-Experte ist es entscheidend, dass Sie verstehen, warum Offboarding so wichtig ist, unabhängig von der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist.

Wenn sich ein Mitarbeiter entscheidet, sich von Ihrer Organisation zu trennen, wird er entweder ein Fürsprecher oder ein Gegner. Ein Fürsprecher wird positiv über Ihr Unternehmen sprechen, neue Kandidaten zu Ihnen schicken und in engem Kontakt mit den noch beschäftigten Mitarbeitern bleiben. Ein Gegner wird potenziellen Kandidaten nicht empfehlen, sich auf offene Stellen zu bewerben, könnte Sie bei anderen Organisationen schlechtmachen und im Allgemeinen Brücken hinter sich abbrennen.

Darüber hinaus besteht immer die Möglichkeit, dass ein scheidender Mitarbeiter „boomerangt“, was bedeutet, dass er Ihre Organisation verlässt und sich entscheidet, zurückzukehren. Die Wahrscheinlichkeit dafür steigt, wenn er eine positive Offboarding-Erfahrung gemacht hat.

Die Wiedereinstellung ehemaliger Mitarbeiter hat auch einige zusätzliche Vorteile. Zum Beispiel kann es kosteneffektiv sein, da ein zurückkehrender Mitarbeiter das Geschäft bereits kennt, zur Kultur passt und schneller produktiv sein wird als jeder neue Mitarbeiter, den Sie in Betracht ziehen könnten.

Eine positive Offboarding-Erfahrung, ähnlich wie ein positiver Rekrutierungsprozess, kann aus praktischer und geschäftlicher Sicht auch entscheidend sein, wenn es um Datensicherheit geht. Wenn der Abgang nicht freiwillig war oder die Offboarding-Erfahrung schlecht verläuft, könnte dies dazu führen, dass ein scheidender Mitarbeiter Dateien löscht, die Unternehmenskultur stört oder sogar eine Kundendatenbank öffentlich macht.

Wenn Sie einen effektiven Offboarding-Prozess haben, können Sie die Möglichkeit von Missverständnissen oder Fehlkommunikation nach dem Wechsel eines Mitarbeiters minimieren. Es liegt in Ihrem besten Interesse, ein umfassendes Verständnis ihrer Erfahrungen in Ihrem Unternehmen zu haben, bevor sie sich trennen. Dies wird zusätzliche Möglichkeiten für Entwicklung, Networking und Wachstum in der Zukunft eröffnen.

Wann den Offboarding-Prozess abschließen

Als HR-Manager gibt es drei Fälle, in denen Sie erleben werden, dass ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt und Sie den Offboarding-Prozess durchführen müssen:

• Wenn ein Mitarbeiter kündigt: durch Kündigung oder nach Ablauf eines Vertragszeitraums
• Ruhestand: der Mitarbeiter hat entschieden, dass es Zeit ist, aus dem Arbeitsleben auszusteigen
• Entlassung oder Kündigung: das Unternehmen entscheidet, dass es diesen Mitarbeiter nicht mehr in der Organisation haben möchte, sei es aufgrund persönlicher Leistung oder finanzieller Probleme des Unternehmens

Jeder Fall hat seine eigenen Best Practices und allgemeinen Regeln, die Sie befolgen sollten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.

Wenn ein Mitarbeiter kündigt

Wenn ein scheidender Mitarbeiter kündigt und das Unternehmen aus eigenem Willen verlässt, ist es wichtig, dass Sie seine Entscheidung, zu gehen, nicht persönlich nehmen. Sie sollten immer professionell und freundlich bleiben, während Sie respektvoll und fair in Bezug auf ihren Grund für die Trennung bleiben.

Denken Sie daran, dass es die persönliche Entscheidung des Mitarbeiters ist, zu gehen, und nicht dazu gedacht ist, die Gefühle anderer zu verletzen. Es ist auch kein Spiegelbild des Unternehmens.

Es liegt im Interesse aller, nach der Trennung in gutem Einvernehmen zu bleiben, während Sie sie ermutigen, der Alumni-Gruppe Ihres Unternehmens beizutreten und sie ermutigen, das Unternehmen und die verbleibenden Mitarbeiter weiterhin zu unterstützen.

Sie können eine Alumni-Gruppe ehemaliger Mitarbeiter über LinkedIn oder ein formelles Alumni-Management-System erstellen. In jedem Fall ermutigen Sie sie, der Gruppe beizutreten, sobald sie das Unternehmen verlassen, und nutzen Sie das Netzwerk, um Unternehmensnachrichten zu teilen, Feedback zu Ihrem Unternehmen zu erhalten oder um Empfehlungen zu bitten.

Wenn ein Mitarbeiter in den Ruhestand geht

Die gleichen allgemeinen Regeln und Best Practices, die gelten, wenn ein Mitarbeiter kündigt, gelten auch, wenn er sich entscheidet, in den Ruhestand zu gehen. Es gibt jedoch einige zusätzliche Best Practices, die befolgt werden sollten.

Zu Beginn sollten Sie die Regeln der Mitarbeiterpensionspläne (EPS) doppelt überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie konform sind. Sie sollten auch die endgültige Ruhestandszahlung für den Mitarbeiter mit Hilfe Ihres Finanz- oder Buchhaltungsteams festlegen, um sicherzustellen, dass er das erhält, worauf er Anspruch hat.

Es ist auch üblich, sobald Sie die Mitteilung erhalten, die Arbeitszeiten des Mitarbeiters schrittweise zu reduzieren, bis zum Tag seines Ruhestands. Und schließlich sollten Sie in Betracht ziehen, dem Mitarbeiter eine Ruhestandsfeier zu geben und ihm ein Ruhestandsgeschenk zu machen. Wahrscheinlich war er lange bei Ihrem Unternehmen, und er verdient es, für seine harte Arbeit und Hingabe geehrt und anerkannt zu werden.

Wenn ein Mitarbeiter entlassen oder gekündigt wird

Leider ist es manchmal unvermeidlich, einen Mitarbeiter zu entlassen oder zu kündigen, was den Offboarding-Prozess schwieriger machen kann.

Natürlich möchten Sie freundlich, verständnisvoll sein und es hinter verschlossenen Türen tun, um den Mitarbeiter nicht in Verlegenheit zu bringen. Planen Sie genügend Zeit für das Gespräch ein, damit es sich nicht gehetzt anfühlt. Stellen Sie sicher, dass alle vom Unternehmen ergriffenen Maßnahmen legal sind, und informieren Sie gegebenenfalls die anderen Mitglieder dieser Abteilung, dass einer ihrer Kollegen entlassen wurde.

Wie man den Offboarding-Prozess abschließt

Es ist klar, dass der Offboarding-Prozess nicht auf die leichte Schulter genommen werden kann. Um es richtig zu machen, befolgen Sie diese Checkliste für das Mitarbeiter-Offboarding. Um es einfacher zu machen, haben wir es in drei Phasen unterteilt: wenn Sie die Mitteilung von einem Mitarbeiter erhalten, der Tag, an dem das Offboarding stattfinden wird, und nachdem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat.

Wenn Sie die Mitteilung erhalten

In den meisten Situationen, außer bei Entlassung und Kündigung eines Mitarbeiters, werden Sie als HR-Manager oder der Manager dieses speziellen Mitarbeiters benachrichtigt, dass er das Unternehmen verlassen wird. Typischerweise beträgt diese Mitteilung zwei Wochen, kann aber auch bis zu zwei Monate im Voraus variieren.

Sobald Sie die Mitteilung erhalten, ist es an der Zeit, die notwendigen Unterlagen zu vervollständigen.

Schließlich müssen Sie die Verantwortlichkeiten und allgemeinen Aufgaben dieses Mitarbeiters dokumentieren, damit Sie eine klare Vorstellung davon haben, welches Wissen und welche Informationen vor dem offiziellen Offboarding weitergegeben werden müssen. Wenn Sie die Position als offene Stelle ausschreiben, hilft dies bei der Erstellung einer Stellenbeschreibung, was von potenziellen Kandidaten erwartet wird.

Ob jemand anderes innerhalb ihrer Abteilung ihre Verantwortlichkeiten übernimmt oder Sie jemanden einstellen, um sie zu ersetzen, Sie müssen alle ihre Prozesse, aktuellen Projekte, notwendigen Dokumente und Kunden kennen, für die sie verantwortlich sind.

Diese Informationen zu haben, wird einen reibungslosen Übergang für denjenigen gewährleisten, der ihre Rolle übernimmt, sobald sie offboarded sind.

Der Tag des Mitarbeiter-Offboardings

Am letzten Tag des Mitarbeiters im Unternehmen ist es entscheidend, dass Sie alle notwendigen Hardware, Software, Kontaktdaten und Anmeldeinformationen von ihm zurückerhalten und wiederherstellen.

Einige Unternehmensressourcen, die Sie sammeln möchten, sind:

• Schlüssel zum Büro
• Zugangskarten zum Büro
• Arbeitslaptop
• Arbeits-Handy
• Unternehmens-Kreditkarten
• Wichtige Ordner und Dateien
• Unternehmensuniform

Als nächstes kommt das Mitarbeiter-Abschiedsgespräch. Während einige diesen Schritt für unnötig halten, ist es ein wichtiger Schritt im Offboarding-Prozess, da es Ihnen die Möglichkeit gibt, dem Mitarbeiter zuzuhören, insbesondere da der Mitarbeiter keinen Druck verspürt, etwas zu beschönigen, das innerhalb des Unternehmens und der Unternehmenskultur behoben werden könnte.

Darüber hinaus ist das Abschiedsgespräch eine großartige Gelegenheit, auf alle Beiträge und Erfolge einzugehen, die der Mitarbeiter während seiner Zeit im Unternehmen erreicht hat, und ihm weiter für seine harte Arbeit zu danken. Die Verwendung einer Software für Abschiedsgespräche kann helfen, sicherzustellen, dass keine Schritte übersehen werden, und es hilft auch, die Mitarbeitererfahrung zu verfolgen und Erkenntnisse für die Zukunft zu nutzen.

Wir haben die HR-Koordinatorin Alyssa Kowalczyk von Control Solutions nach ihrer Meinung zur Bedeutung von Abschiedsgesprächen gefragt. Sie teilte folgendes mit: „Ein Abschiedsgespräch ist für jede Organisation wertvoll, unabhängig von der Branche. Es hilft, Feedback vom Mitarbeiter zu erhalten, wie das Unternehmen in Bereichen wie Kultur, täglichen Prozessen, wie das Management arbeitet, welche Prozesse geändert werden sollten, zusätzliche Schulungen, die hätten bereitgestellt werden können, und mehr, verbessert werden kann."

"Wenn Sie Abschiedsgespräche nutzen, kann es Ihr Unternehmen zu einem besseren Arbeitsplatz für sowohl aktuelle als auch neue Mitarbeiter machen."

Alyssa Kowalczyk
Human Resources Coordinator von Control Solutions, LLC

Schließlich, wenn der Mitarbeiter aus eigenem Willen geht oder in den Ruhestand geht, zeigen Sie Ihre Wertschätzung für all die harte Arbeit und Hingabe, die er dem Unternehmen gegeben hat, indem Sie eine Offboarding-Feier veranstalten. Dies kann etwas so Einfaches wie ein Arbeitsmittagessen oder eine Happy Hour sein. Sie können sogar in Betracht ziehen, einen Schritt weiter zu gehen und ihm ein Abschiedsgeschenk zu machen.

Nachdem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat

Sobald Sie sich offiziell von dem Mitarbeiter getrennt haben, müssen Sie alle sensiblen Daten, die mit der Organisation in Verbindung stehen, von seinen persönlichen Geräten löschen und alle digitalen Zugangsrechte, wie zum Mitarbeiterportal oder zur Unternehmens-E-Mail, widerrufen. Dies stellt sicher, dass Sie in Zukunft keinem Compliance-Risiko ausgesetzt sind und schützt Unternehmensinformationen vor verschiedenen Arten von Datenverstößen.

Sie können auch seinen Schreibtisch oder persönlichen Raum reinigen, insbesondere wenn jemand anderes buchstäblich und im übertragenen Sinne seinen Platz einnimmt. Schließlich aktualisieren Sie alle Organisationsdiagramme, um interne Verwirrung zu vermeiden, und entfernen Sie den scheidenden Mitarbeiter von der Gehaltsliste.

Offboarding-Tools

Um sicherzustellen, dass auf Ihrer Checkliste für das Mitarbeiter-Offboarding nichts übersehen wird, sollten Sie in Betracht ziehen, Offboarding-Software zu nutzen, um den Prozess zu erleichtern. Diese Tools koordinieren alle notwendigen Schritte und vereinfachen die administrativen Arbeiten, die erledigt werden müssen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder gekündigt wird.

Die richtige Software kann auch unnötige Papierarbeit eliminieren und eine bessere Kommunikation auf beiden Seiten des Prozesses ermöglichen. Wenn der Mitarbeiter gekündigt wird, können diese Anwendungen auch den Fortschritt der für die Kündigung erforderlichen Formulare und Unterlagen verfolgen. Am besten kann Offboarding-Software auch Daten erfassen, um zu verhindern, dass zukünftige Leistungsträger Ihr Unternehmen verlassen, und die Mitarbeiterbindung erhöhen.

Das Gute im Abschied!

Während einige Abschiede schwieriger sein werden als andere, macht ein ordnungsgemäßer Offboarding-Prozess das Abschiednehmen von einem Mitarbeiter für alle Beteiligten etwas einfacher. Offboarding schließt den Mitarbeiterlebenszyklus für diese Person in Ihrer Organisation ab, aber das bedeutet nicht, dass es ein Abschied für immer ist!

Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr Mitarbeiter als üblich offboarden, ist es vielleicht an der Zeit, eine Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage zu veröffentlichen, damit Sie das Glück Ihrer Mitarbeiter besser einschätzen können.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2020 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.