Ich saß in meinem Mathematikunterricht in der High School. Es war mein Junior-Jahr, gegen Ende des Semesters, und der Lehrer rief mich zu einer Einzelkonferenz über meine Note auf.

Er öffnete ein spiralgebundenes Notenbuch mit Dutzenden von ordentlich handgeschriebenen Aufgabenbewertungen und zeigte auf meine aktuelle Note am Ende der Zeile. Ich nickte und ging zurück zu meinem Platz, wissend, was ich zu tun hatte.

Ein paar Wochen später kam ein gedrucktes Zeugnis in den Briefkasten meiner Familie, glücklicherweise mit derselben Mathematiknote (was bestätigte, dass ich die Abschlussprüfung nicht völlig vermasselt hatte).

Diese Zeiten papierbasierter akademischer Aufzeichnungen sind für die meisten Bildungseinrichtungen verblasst. Cloud-basierte digitale Notenbücher und Online-Lernplattformen ermöglichen es Lehrern, Schülern und Eltern, innerhalb von Sekunden auf Daten zu den akademischen Leistungen der Schüler zuzugreifen, sobald die Lehrer diese Aufzeichnungen verfügbar machen.

In ähnlicher Weise haben Bildungseinrichtungen ihre Betriebsdaten mit integrierten Bildungssoftware-Suiten digitalisiert, die als Enterprise Resource Planning-Systeme oder ERP-Systeme bekannt sind und es Bildungseinrichtungen ermöglichen, geschäftsbezogene Abteilungen wie Finanzen, Einrichtungen und Personalwesen (HR) in einem einzigen System zu verwalten.

Bildungsspezifische ERPs werden in irgendeiner Form seit Jahrzehnten verwendet, insbesondere an Hochschulen und Universitäten, wo Administratoren komplexe Institutionen mit Dutzenden von Abteilungen und Tausenden von Studenten und Dozenten verwalten müssen. Aber in den letzten Jahren ist eine neue Generation von Bildungs-ERP-Produkten auf den Markt gekommen, die neue Fortschritte in Cloud-Computing und erweiterter Analytik bietet.

G2 ist stolz darauf, die Einführung einer Reihe neuer Softwarekategorien für Bildungs-ERP-Software anzukündigen, die unsere bisher umfassendste Aufschlüsselung der besten Werkzeuge für Schulmanagement-Operationen bietet.

Die Kategorien von G2 umfassen Software, die Institutionen bei der Verwaltung von Personalwesen, Finanzen, Planung und Transport unterstützt, zusammen mit einer Kategorie für integrierte Bildungs-ERP-Suiten, die alles abdecken.

Da Schulen aller Ebenen während der COVID-19-Pandemie beispiellosen Störungen ausgesetzt sind, werden Administratoren mehr denn je Daten benötigen, um einen Weg für ihre Institutionen zu finden.

Was ist ERP und warum nutzen Schulen es?

ERP-Systeme wurden ursprünglich entwickelt, um Fertigungsunternehmen bei der Führung ihrer Geschäfte zu unterstützen. Sie verwalten Datensätze, die alle Aspekte des Unternehmens umfassen, einschließlich Finanzen, Rohstoffbeschaffung, Produktion, Vertrieb und Verkauf. Wenn komplexe globale Lieferketten beteiligt sind, können ERP-Systeme die Leistung eines Unternehmens verbessern.

Diese Systeme zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität fanden ihren Weg in die Hochschulbildung, als Hochschulen und Universitäten bildungsspezifische Versionen von ERPs einführten. Anstatt sich auf die Prozesse rund um Fertigung und die Lieferung eines physischen Produkts zu konzentrieren, zielten diese bildungsspezifischen ERPs darauf ab, die wichtigsten Geschäftsprozesse einer Schule zu verbessern.

Einige Systeme kommen mit vielen dieser Funktionen in einem einzigen Produkt. Andere Unternehmen verkaufen die verschiedenen Komponenten eines ERP-Systems als separate Module oder Produkte. Dieser Ansatz ermöglicht es Institutionen, spezifische Systeme auszuwählen, wie z.B. ein HR-Produkt von einem Anbieter und ein Buchhaltungssystem von einem anderen, die am besten zu den Bedürfnissen ihrer Organisation passen.

Was ist mit Student Information Systems (SIS)?

ERP-Systeme sind eng verwandt mit einer anderen Art von Software, die als Student Information Systems (SIS) bezeichnet wird, auch bekannt als Schulmanagement-Informationssysteme (MIS). Die Hauptaufgabe eines SIS besteht darin, eine breite Palette von Studentendaten zu verwalten, einschließlich Verwaltung von Zulassungsanträgen und Einschreibungen, Studentenlisten, demografischen Daten, Kontaktinformationen, Anwesenheitsaufzeichnungen, Notenbüchern und mehr.

Mit anderen Worten, ein SIS verwaltet tendenziell die akademischen und studentenzentrierten Aspekte einer Institution, während ERP-Systeme die Betriebs- und Geschäftsprozesse verwalten. Schulen verwenden die beiden Produkttypen in Kombination und verwenden oft Produkte desselben Anbieters, um sicherzustellen, dass sie reibungslos integriert werden.

Warum Schulen ERPs nutzen

Viele der Vorteile einer ERP-Software stammen aus der Idee, dass diese Systeme eine sogenannte einzige Quelle der Wahrheit für die Organisation schaffen.

Mit anderen Worten, ERP-Systeme integrieren alle Daten aus verschiedenen Abteilungen in eine Datenbank, die von Benutzern in diesen unterschiedlichen Abteilungen abgerufen und aktualisiert werden kann. Das bedeutet, wenn ein Student Stipendien zur Zahlung der Studiengebühren verwendet, kann diese Transaktion in der Finanzhilfeverwaltungssoftware der Institution, aber auch in den Studentenakten und der Buchhaltung, ohne dass die Daten mehrfach eingegeben werden müssen, widergespiegelt werden.

Neben der Verbesserung der Datengenauigkeit helfen ERPs Organisationen, zeitaufwändige oder komplexe Aufgaben, die routinemäßig anfallen, wie das Erstellen von vierteljährlichen Finanzberichten, zu automatisieren. Anstatt dass ein Finanzanalyst Zahlen aus jeder Abteilung sammelt und manuell zu einem großen Bericht zusammenstellt, könnte der Analyst die erforderlichen Daten aus einem ERP-System mit einem automatisierten Bericht abrufen.

Die Konsolidierung von Daten ermöglicht es Institutionen auch, ihre Prozesse zu analysieren und Bereiche zur Verbesserung zu lokalisieren, indem sie erweiterte Analysen verwenden, um Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen, die aus der gesamten Institution zusammengetragen wurden. Der Nettoeffekt, wenn ERPs effektiv sind und wie beabsichtigt funktionieren, ist, dass Schulen, Hochschulen und Universitäten effizienter arbeiten, damit sie sich auf die Forschungs- und Bildungsarbeit konzentrieren können, die im Mittelpunkt ihrer Missionen steht.

Wohin sich der Bildungs-ERP-Markt entwickelt

Schon vor der COVID-19-Pandemie, die die Bildung und den Rest der Gesellschaft auf den Kopf stellte, erlebte der Bildungs-ERP-Markt in den letzten Jahren einige bedeutende Veränderungen.

Einige große Akteure im Unternehmens-ERP-Bereich, darunter Oracle und Workday, haben in den letzten zehn Jahren in bildungsspezifische Produkte investiert und Kunden von anderen Unternehmen im Bildungs-ERP-Bereich angezogen, laut Daten von LISTedTECH. Diese Bewegungen sollten den Wettbewerb auf dem Markt nur intensivieren, da der Wechsel zu cloudbasierter Software weitergeht.

Bildquelle: LISTedTECH

Es könnten auch Änderungen für einen der größten Anbieter von Bildungs-ERP-Software in Arbeit sein. Die Private-Equity-Eigentümer von Ellucian, das mehrere ERP-Systeme für Hochschulbildung herstellt, bereiteten sich Berichten zufolge auf den Verkauf des Unternehmens in einem potenziellen Deal über 5 Milliarden Dollar oder mehr vor. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung ist der aktuelle Stand dieser Gespräche nicht klar.

Entwickler von Bildungs-ERP-Software versuchen auch, sich zu differenzieren, indem sie fortschrittlichere Analysen in ihre Produkte einbauen, um Hochschul- und Universitätsleitern zu helfen, umsetzbare Erkenntnisse aus ihren umfangreichen Datenspeichern zu gewinnen.

Zum Beispiel kann die Analyse von Daten aus Fundraising und Finanzsystemen Institutionen helfen, den Erfolg ihrer Spendenkampagnen besser zu verstehen. Trends in Studentenzulassungen und Einschreibungsmanagement können prädiktive Modelle speisen, die einer Institution bei der Planung von Klassenplanung oder Transport helfen.

Da Bildungsleiter daran arbeiten, knappe Ressourcen in einer veränderten Welt (und während der COVID-19-Gesundheitskrise) zu verwalten, wird die neueste Generation von ERP-Software wahrscheinlich ein noch wichtigeres Werkzeug für ihre Organisationen in den kommenden Jahren sein.