Wie wir das Teilen von Wissen zum Funktionieren brachten (nachdem wir zweimal gescheitert waren)

Man sagt, Wissen ist Macht.

In Anbetracht dessen wollten wir etwas schaffen, das es unseren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Fachgebiete mit dem Team zu teilen. Unser Team besteht aus vielen beweglichen Teilen mit Menschen, die sich auf das Schreiben qualitativ hochwertiger Inhalte konzentrieren, und anderen, die SEO-Experten sind. Aber wie wir alle wissen, ist es in der heutigen Welt entscheidend, ein vielseitiger Vermarkter zu sein.

Wir waren nicht allein mit dem Gedanken, dass wir anfangen mussten, Wissen in unserem Team zu teilen. Tatsächlich sind 85 % der Mitarbeiter der Meinung, dass die Bewahrung und Weitergabe von einzigartigem Wissen am Arbeitsplatz entscheidend für die Steigerung der Produktivität ist.

Also haben wir zweimal versucht (und sind gescheitert), einen effektiven Wissensaustauschprozess zu schaffen, aber beim dritten Mal hat es geklappt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was wir falsch gemacht haben und was wir derzeit richtig machen.

Aber zuerst wollen wir einige Grundlagen für diejenigen von Ihnen abdecken, die gerade die Macht des Wissensaustauschs erkennen.

Warum Wissensaustausch wichtig ist

Unzureichender Wissensaustausch kostet große Unternehmen 47 Millionen Dollar pro Jahr. Abgesehen davon, dass Unternehmen Geld sparen, bewirkt Wissensaustausch auch:

• Schließt Wissenslücken: Wenn jemand unsicher ist, sich aber nicht traut zu fragen, kann ein Wissensaustausch ihm alles beibringen, was er wissen muss.
• Schafft Experten: Oft unterschätzen sich Menschen, aber wenn sie dazu gedrängt werden, ihr Wissen zu teilen, werden sie in diesem Bereich zu Experten für ihre Teamkollegen, was ihr Selbstvertrauen stärkt.
• Fördert eine Lernkultur: Karriereentwicklung ist entscheidend für die Mitarbeiterbindung und das Unternehmenswachstum. Wenn Mitarbeiter wissen, dass Sie ihre Weiterbildung priorisieren, wird dies einen positiven Dominoeffekt erzeugen.
• Bietet eine interne Wissensdatenbank: Es ist nahezu unmöglich, eine Fähigkeit von Grund auf zu erlernen, also stellen Sie sicher, dass das Wissen einer Person mit einer bestimmten Fähigkeit dokumentiert und leicht zugänglich ist.

Jetzt zum spaßigen Teil. Sie wissen nun, warum Wissensaustausch wichtig ist, also lassen Sie uns darauf eingehen, wie wir bei unseren Bemühungen um Wissensaustausch zweimal gescheitert sind.

Wie wir gescheitert sind

Wir haben ein Team von äußerst talentierten Individuen. Jeder hat eine Nische, für die er besonders leidenschaftlich ist und in der er sich gut auskennt, aber wir wussten nicht, wie wir dieses Wissen an andere weitergeben sollten.

Wir wollten die Leute nicht zwingen, sich Zeit aus ihrem vollen Terminkalender zu nehmen, um zu teilen und zuzuhören. Aber wir wollten auch nicht, dass die Leute die Vorteile des Wissensaustauschs verpassen.

Also haben wir ein paar Dinge ausprobiert, die nicht funktioniert haben.

Lunch and Learns

Theoretisch sind Lunch and Learns großartig. Und ich bin sicher, einige von Ihnen, die dies lesen, hatten damit Erfolg. Wir jedoch nicht.

Lunch and Learns sind Präsentationen, die während der Mittagspause stattfinden. Die Idee ist, dass die Leute ihre Mittagspause nutzen, um produktiv zu sein und zu lernen.

Unsere Lunch and Learns waren sporadisch und wurden nach Bedarf durchgeführt. Zum Beispiel, wenn wir eine neue Keyword-Mapping-Strategie entwickelten, wurden Kalendereinladungen für die Mittagspause am Freitag an das Team gesendet. Dann würde der Projektleiter seine Arbeit präsentieren und Fragen zum Thema stellen.

Wir dachten, diese Idee sei großartig, weil sie nur „nach Bedarf“ war und nicht in den Arbeitstag eingriff.

Wir lagen falsch.

Die Leute wollten, dass Wissensaustausche standardisiert sind – nicht zufällig. Sie wollten auch nicht ihre Mittagspause für das Lernen opfern. Stattdessen wollten die Mitarbeiter sehen, dass die Führung von G2 den Wissensaustausch genug schätzt, um Zeit aus dem eigentlichen Arbeitstag zu nehmen.

Die Mitarbeiter hörten auf, teilzunehmen. Experten hörten auf, zu teilen. Es gab ein langsames Ausblenden, und die Lunch and Learns hörten einfach auf zu existieren.

Sprechstunden

Ein paar Monate später äußerten die Mitarbeiter den Wunsch, Aspekte ihrer Nischenprojekte zu teilen, aber wir wollten keine Wiederholung der Lunch and Learns. Also kamen wir auf die Idee von Sprechstunden, die am Freitagnachmittag stattfinden sollten, wo die Leute frei Ideen mit Fachexperten diskutieren konnten.

Die Hoffnung war, dass die festgelegte Zeit und der Mangel an Struktur innerhalb dieser Zeit es den Mitarbeitern ermöglichen würde, über das zu sprechen, woran sie gearbeitet haben, und Wege zu brainstormen, um ihre Ideen zu verbessern. Freitagnachmittage waren bereits weniger produktiv als andere Zeiten, sodass die Mitarbeiter sie nutzen konnten, um über Interessens- und Verbesserungsbereiche zu sprechen.

Einige dieser Sitzungen waren erfolgreich, weil die Leute bereit waren, zu lernen und zu teilen. Aber Freitagnachmittag ist eine schwierige Zeit, um sich zu konzentrieren, und jeder, einschließlich mir, verlagerte den Fokus vom Teilen von Arbeitswissen zum Teilen ihrer Wochenendpläne.

Anstatt diese Idee ausklingen zu lassen, entschieden wir aktiv, dass wir ein neueres und besseres System für den Wissensaustausch brauchten. Bisher war diese Aufgabe auf der Prioritätenliste vieler Menschen im Hintergrund, ohne einen etablierten Projektverantwortlichen. Also wurde ich gebeten, den Prozess zu formalisieren und eine Methode zu entwickeln, die tatsächlich funktionierte.

Unser Rezept für ein funktionierendes Wissensaustauschsystem

Wir haben aus unseren früheren Fehlern gelernt und schließlich einen Wissensaustauschprozess geschaffen, der sowohl dem Team als auch den Experten zugutekommt.

Unser dritter Versuch des Wissensaustauschs wurde CSO in the Know genannt, wobei CSO für „Content, SEO und Offsite“ steht, ein Begriff, den wir verwenden, um unser Team zu beschreiben, und „in the know“ als Ziel der Wissensaustausche: alle über spezifische Themen informiert zu halten. Dieser Titel formalisierte unsere Wissensaustausche und machte sie einzigartig für unser Team.

Es gibt drei Komponenten unserer Wissensaustausche, die das System erfolgreich machen: Konsistenz, Relevanz und Transparenz.

Konsistenz

Zuerst haben wir das Konzept in unserem wöchentlichen Teammeeting vorgestellt. Dann haben wir Teammitglieder gebeten, sich freiwillig zu melden, um zu teilen.

Am selben Tag, an dem dieses Konzept eingeführt wurde, füllten wir die ersten sechs Monate der Wissensaustausche mit willigen und begeisterten Freiwilligen. Ich war schockiert! Um ehrlich zu sein, dachte ich, wir würden von der Gruppe nur Schweigen ernten und war besorgt, dass auch dies scheitern würde.

Aber mit der Konsistenz des Präsentationsstils waren die Leute eher bereit, sich zu melden und zu teilen.

Wir haben ein Dokument und eine Vorlage erstellt, die die Erwartungen erklären, was es dem Freiwilligen erleichtert, sein Wissen ohne zusätzlichen Aufwand einzubringen. Es ermöglicht auch unserem Team, zu verstehen, was sie in jedem Wissensaustausch erwarten können.

Zusätzlich ist CSO in the Know zu Beginn der Woche am Ende jedes Monats für 30 Minuten angesetzt. So gibt es keine Überraschungen, und es ist ein kleiner Zeitaufwand. Außerdem sind die Präsentatoren gezwungen, nur die wichtigsten Informationen zu konsolidieren und zu teilen.

In der Woche vor dem Wissensaustausch haben die Präsentatoren ein Treffen mit mir, um eine Probepräsentation durchzugehen. Auf diese Weise kann ich Formatierungsvorschläge, Präsentationsfeedback und Tipps zur Interaktion mit dem Publikum geben. Unser Team hat nicht viele formale Präsentationsmöglichkeiten, daher helfen diese Wissensaustausche ihnen, diese entscheidende Fähigkeit zu verbessern.

Unser erster Wissensaustausch war über Content Pruning, gefolgt von Präsentationen über Grammatik, Grafikdesign und Best Practices für soziale Medien. Wir hatten bei all diesen Präsentationen eine Teilnahmequote von 100 %.

Relevanz

Die Leute werden aufhören, teilzunehmen, wenn die Themen nicht interessant sind. So einfach ist das. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur versuchen, die Zeit des Wissensaustauschs zu füllen. Konzentrieren Sie sich stattdessen wirklich darauf, was dem Team einen Mehrwert bringen würde.

Haben Sie keine Angst, jemanden bei seinem Themenvorschlag weiter zu drängen. Wenn etwas Aktuelles passiert, finden Sie einen Weg, dies in den nächsten Wissensaustausch zu integrieren. Niemand möchte Teil von etwas Langweiligem und Stumpfem sein.

Wenn Sie wissen, dass jemand in Ihrem Team an etwas Innovativem und Spannendem gearbeitet hat, fragen Sie ihn, ob er bereit wäre, zu präsentieren. Es ist in Ordnung, proaktiv zu sein, anstatt darauf zu warten, dass die Leute zu Ihnen kommen.

Der einzige Weg, wie ein Wissensaustausch Bestand haben kann, ist, wenn er für die Mitarbeiter relevant ist. Betonen Sie also die Bedeutung der Relevanz, wenn Sie Ihren Mitarbeitern den Wissensaustauschprozess erklären.

Transparenz

Nach der Präsentation hört die Arbeit nicht auf. Erstellen Sie einen Raum mit Wissensmanagement-Software, damit die Mitarbeiter nach der Präsentation auf die Folien zugreifen können. Es ist einfach zu tun, wird aber oft vergessen, bis es zu spät ist.

Auf diese Weise, wenn sie eine Auffrischung benötigen, müssen sie nicht auf jemand anderen warten, um die Informationen zu erhalten. Sie können einfach auf den Link klicken, um relevante Informationen erneut zu lernen.

Hier ist das extrem einfache, aber effektive Diagramm, das wir in unserer Wissensmanagement-Plattform verwenden:

Ein weiterer Grund, warum die Dokumentation von Wissensaustauschen an einem Ort wichtig ist, ist, dass Menschen im gesamten Unternehmen auf die Informationen zugreifen können. Wenn also jemand lernen möchte, was Ihr spezielles Team tut und diese Fähigkeit in sein eigenes Team integrieren muss, kann er sich selbst mit den in dem Wissensmanagement-Tool verlinkten Folien unterrichten.

Der letzte Vorteil der transparenten Dokumentation des Prozesses und des geteilten Wissens besteht darin, dass Mitarbeiter, die während der Präsentation abwesend sind, oder neue Teammitglieder darauf zugreifen können.

Je mehr Sie wissen, desto besser

Sie sind einen Schritt näher daran, ein funktionierendes Wissensaustauschsystem zu schaffen. Haben Sie keine Angst, ein paar Mal zu scheitern, aber behalten Sie immer Konsistenz, Relevanz und Transparenz im Hinterkopf, wenn Sie Ihre eigene Strategie entwickeln.

Es gibt andere Möglichkeiten, die Produktivität und Leistung bei der Arbeit zu steigern. Eine Möglichkeit besteht darin, eine kollaborative Kultur am Arbeitsplatz aufzubauen.