12 Beste interne Kommunikationsmethoden für erfolgreiche Unternehmen

Ohne effektive interne Kommunikation (und wahrscheinlich Kaffee) würde jedes Unternehmen zum Stillstand kommen. Denken Sie darüber nach: Mehrere Teams, die über Zeitzonen und Länder verteilt sind, jedes mit unterschiedlichen Ideen und verschiedenen Projekten. Interne Kommunikation ist entscheidend, damit alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten können - den Erfolg des Unternehmens. Sie stellt sicher, dass Informationen nahtlos innerhalb einer Organisation fließen und befähigt die Mitarbeiter, sich verbunden, informiert und wertgeschätzt zu fühlen. Und genau wie es mehr als eine Möglichkeit gibt, einen Kuchen zu backen, gibt es viele Möglichkeiten, intern zu kommunizieren. Sie können E-Mails senden, Slack oder Zoom nutzen, Mitarbeiterkommunikationstools verwenden, um Unternehmensupdates zu teilen, oder sich von Angesicht zu Angesicht treffen, wie in alten Zeiten. Aber es ist wichtig zu bedenken, dass das interne Kommunikationstool, das Sie wählen, die Aufnahme Ihrer Nachricht und die Reaktion Ihres Publikums beeinflusst. Zum Beispiel kann das Versenden von Nachrichten über eine Instant-Messaging-App an eine Person, die am besten auf persönliche Interaktionen reagiert, fehlschlagen. Um Ihnen all die Mühe zu ersparen und Ihnen zu helfen, das beste Mittel zu wählen, um Ihre Botschaft zu vermitteln, führen wir Sie durch alle besten internen Kommunikationsmethoden.

Top 12 interne Kommunikationsmethoden

1. Persönliche Treffen
2. E-Mail-Korrespondenz
3. Textnachrichten und Instant-Messaging-Apps
4. Projektmanagement-Tools
5. Telefonanrufe
6. Videokonferenzen
7. Unternehmens-Intranet-Plattform
8. Mitarbeiter-Newsletter
9. Videos
10. Anschlagtafeln oder digitale Beschilderung
11. Memos
12. Mitarbeiterengagement-Tools

4 Arten der internen Kommunikation

Bevor wir tiefer in verschiedene interne Kommunikationsmethoden eintauchen, schauen wir uns die verschiedenen Arten der internen Kommunikation an. Dies zu verstehen hilft Ihnen, das beste interne Kommunikationstool für Ihre Nachricht auszuwählen.

1. Vertikale Kommunikation und ihre Arten

Vertikale Kommunikation fließt aufwärts und abwärts zwischen Personen auf verschiedenen Ebenen der Hierarchie einer Organisation. Sie erfolgt in der Regel auf zwei Arten:

Management-zu-Mitarbeiter-Kommunikation (Top-Down)

Haben Sie eine E-Mail von Ihrem Manager zu den Zielen für das Quartal oder einer bevorstehenden Frist erhalten? Nun, das ist Top-Down-Kommunikation. Sie umfasst jede Kommunikation, die Untergebene von Führungskräften auf höherer Ebene erhalten.

Auch als abwärtsgerichtete Kommunikation bezeichnet, wird sie häufig verwendet, um Ankündigungen, Unternehmensrichtlinien, Ziele, Anleitungen, Leistungsfeedback und andere wesentliche Managemententscheidungen oder organisatorische Änderungen zu teilen.

Mitarbeiter-zu-Management-Kommunikation (Bottom-Up)

Es ist das Ende des Monats, und Sie senden einen Bericht an das Management, in dem Sie Team-Updates teilen. Das ist Bottom-Up-Kommunikation. Auch als aufwärtsgerichtete Kommunikation bekannt, bezieht sie sich auf den Informationsfluss von Untergebenen zu Führungskräften auf höherer Ebene.

Aufwärtsgerichtete Kommunikation geht nicht nur darum, Aufgaben-Updates zu teilen. Sie hilft Mitarbeitern, Feedback, Vorschläge, Ideen, Bedenken und Meinungen an Manager oder Führungskräfte zu übermitteln. Anonyme Umfragen, Abstimmungen und Q&A-Sitzungen sind einige effektive Möglichkeiten, um Mitarbeiterfeedback und Meinungen zu wichtigen organisatorischen Richtlinien und Entscheidungen zu sammeln.

2. Horizontale Kommunikation (Peer-to-Peer-Kommunikation)

Haben Sie Ihrem Teamkollegen eine Nachricht geschickt, um ihn um Hilfe bei der Arbeit zu bitten? Das ist horizontale Kommunikation. Viele halten vertikale Kommunikation für die wichtigste. Allerdings findet ein Großteil der Kommunikation am Arbeitsplatz horizontal zwischen Kollegen statt, mit denen man keine hierarchische Beziehung hat. Horizontale Kommunikation ist ein absolutes Muss für die Koordination von Aufgaben.

3. Formelle und informelle Kommunikation

Jede interne Kommunikation kann formell oder informell sein, basierend auf den Kommunikationskanälen und den geteilten Informationen. Jede Nutzung offizieller Kommunikationskanäle wie E-Mails, Unternehmenswebsites oder schriftliche Dokumente zur Übermittlung offizieller Informationen wird als formelle Kommunikation betrachtet.

Interaktionen wie zwanglose persönliche Treffen mit Kollegen, Gespräche am Wasserspender, Instant Messaging oder Zusammenkünfte bei gesellschaftlichen Veranstaltungen, die nicht unbedingt über das Unternehmen oder offizielle Richtlinien sprechen müssen, sind Teil der informellen Kommunikation.

4. Krisenkommunikation

Diese Art der Kommunikation dreht sich darum, wichtige und genaue Informationen an Mitarbeiter zu übermitteln, wenn die Organisation mit einer Krise konfrontiert ist. Oft haben Unternehmen Krisenkommunikationsrichtlinien, die festlegen, wie Führungskräfte während einer Krise reagieren und kommunizieren sollten.

Nachrichten werden über mehrere offizielle Kanäle geteilt, um die Mitarbeiter über die sich entwickelnde Situation zu informieren und wie sie sich schützen, Risiken mindern und Auswirkungen reduzieren können. Beispiele sind die Kommunikation, die Sie möglicherweise während der Pandemie vom Management erhalten haben.

Top 12 interne Kommunikationsmethoden

Mit dem Aufkommen von Remote- und Hybridarbeit haben sich die internen Kommunikationsmethoden vervielfacht.

Hier sind die am häufigsten verwendeten internen Kommunikationsmethoden in Unternehmen.

1. Persönliche Treffen

Persönliche Treffen sind eine der altmodischen Methoden, um direkt mit Kollegen zu kommunizieren. Diese werden oft im Voraus arrangiert, um ein relevantes Thema mit allen Teilnehmern zu besprechen.

Ob sie in großen Gruppen oder zwischen zwei Personen stattfinden, sie erleichtern die zweiseitige Kommunikation und helfen dem Organisator des Treffens zu erkennen, ob die Teilnehmer klar verstanden haben, was besprochen wird. Diese Treffen sind auch einprägsamer, da sie es den Teilnehmern ermöglichen, nonverbale Hinweise und Körpersprache aufzufangen, die schwer über Text oder andere digitale Kommunikationskanäle zu erfassen sind. Infolgedessen helfen solche Treffen, Entscheidungen zu treffen, Konflikte zu lösen und die Zusammenarbeit zu fördern.

Bevor Sie ein Treffen ansetzen, stellen Sie sich einige Fragen, damit es nicht auf der Liste "Dieses Treffen hätte eine E-Mail sein können" landet. Treffen sollten für Dinge angesetzt werden, die nicht asynchron gelöst werden können und eine Diskussion erfordern, um Klarheit oder eine Lösung zu finden.

2. E-Mail-Korrespondenz

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber als Regel öffne ich mein E-Mail-Postfach, wenn ich meinen Arbeitstag beginne. Es zeigt mir, ob ich etwas ansprechen muss, bevor ich in meinen regulären Zeitplan einsteige.

E-Mail ist der am häufigsten genutzte Kanal für die Kommunikation am Arbeitsplatz. Sie ist schnell, einfach zu bedienen und auch auf Mobiltelefonen zugänglich. Während allgemein angenommen wird, dass E-Mails verwendet werden können, um jede Art von Informationen zu teilen, dient sie in Wirklichkeit nicht allen Zwecken, und wenn sie falsch verwendet wird, kann sie uns verlangsamen.

Lernen Sie wie man professionelle E-Mails schreibt, die Ihnen die Antwort geben, die Sie benötigen. Befolgen Sie auch die Best Practices für E-Mails, damit Ihre E-Mail nicht im Posteingang des Empfängers auf das Öffnen wartet.

3. Textnachrichten und Instant-Messaging-Apps

"Ich werde Ihnen die Details per Slack schicken" ist ein weiterer Satz, der in den letzten Jahren in Arbeitsumgebungen üblich geworden ist.

E-Mails, persönliche Treffen und Telefonkonferenzen haben alle ihren Platz. Aber Instant Messaging ist die Lösung für laufende Zusammenarbeit und schnelle, Echtzeit-Kommunikation mit Teamkollegen. Es eliminiert E-Mails, die in Postfächern auf Antworten warten, und unnötige Hin-und-Her-Telefonate.

Einige Leute würden sagen, dass Instant Messenger im Vergleich zu anderen Kommunikationskanälen Zeit verschwenden. Berufliche Gespräche können vom Thema abkommen und zu Diskussionen über Wochenendpläne werden.

Wenn sie jedoch richtig verwendet werden, bieten Textnachrichten Kollegen eine Möglichkeit für sofortige und informelle Kommunikation. Diese Tools ermöglichen es Benutzern, Gespräche zu durchsuchen, bieten ein unverwechselbares Benutzererlebnis und integrieren sich in andere Unternehmensanwendungen wie Dateifreigabe, unter mehreren anderen Funktionen. Infolgedessen sind Instant Messenger wie Slack und Microsoft Teams zu einem wesentlichen Bestandteil der Arbeit geworden.

4. Videokonferenzen und virtuelle Meetings

Videokonferenzen sind das virtuelle Äquivalent zu einem Meeting. Sie sind mit dem Aufkommen von Remote- und Hybridarbeitskulturen schnell zu einer wesentlichen internen Kommunikationsmethode geworden. Videokonferenzen bringen Teams zusammen und ermöglichen persönliche Interaktionen, unabhängig von ihren physischen Standorten.

Darüber hinaus bieten Videokonferenz-Tools Funktionen zur Aufzeichnung der Meetings, sodass Teilnehmer wichtige Punkte nachverfolgen und überprüfen und mit anderen Stakeholdern teilen können.

Hier sind einige Fälle, in denen es vorteilhaft ist, Videokonferenzen abzuhalten, insbesondere wenn Sie Teammitglieder haben, die von mehreren Standorten aus arbeiten:

• Team-Meetings
• Globale Townhall-Veranstaltungen
• Projekt-Kick-off-Veranstaltungen
• Wichtige Status-Updates und Fortschrittsberichte
• Brainstorming-Sitzungen
• Schulungen und Workshops
• Teambuilding-Sitzungen
• Einzelgespräche

5. Telefonanrufe

Sicher, wir lieben E-Mails und Instant Messaging über Anrufe. Wenn das Thema, das Sie besprechen möchten, jedoch komplex, sensibel oder wichtig ist, ist es besser, direkt mit den betroffenen Stakeholdern zu sprechen. Und wenn Sie sie nicht für ein persönliches Treffen treffen können, ist Ihre nächstbeste Alternative, diesen Anruf zu tätigen. Es ist persönlicher. Sie können viele Folgefragen stellen und alles auf einmal klären. Es löst auch Probleme schneller.

Audio-Konferenzgespräche sind auch eine gute Option für mehrere Personen gleichzeitig.

6. Kollaborations- und Projektmanagement-Tools

Ein großer Teil der internen Kommunikation erfolgt zwischen Kollegen, die an Projekten zusammenarbeiten. Online-Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Jira können dabei helfen.

Sie ermöglichen es Teams, Aufgaben zu verwalten, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, Fortschritte zu verfolgen und über spezifische Projekte zu kommunizieren. Es reduziert die Zeit, die für Meetings und Anrufe zur Fortschrittsaktualisierung aufgewendet wird.

Unten habe ich eine Projektmanagement-App verwendet, um Aufgaben und die erforderliche Datei meinem Teamkollegen zuzuweisen. Wir kommunizierten innerhalb des Tools, um Verwirrung und Rückstände zu vermeiden. Dieses Aufgabenboard hilft auch meinem Manager, den Fortschritt aller meiner zugewiesenen Aufgaben im Auge zu behalten.

Quelle: Asana

7. Unternehmens-Intranet-Plattformen

Ihr Unternehmens-Intranet ist der perfekte Ort, um Geschäftswissen, Nachrichten, Updates und Dokumente zu speichern und zu teilen. Es spielt keine Rolle, ob die Informationen dringend sind oder verstauben. Wenn Ihre Mitarbeiter es als zentralen Hub für Wissensaustausch und Kommunikation nutzen können, kann es nicht schaden, die Informationen auf Ihrem Unternehmensintranet zu haben.

G2 hat zum Beispiel ein Intranet, das als Ressourcen-Repository von mehreren Teams dient, auf das das gesamte Unternehmen zugreifen kann. Sie fungieren auch als Diskussionsforen.

Um das Beste aus der Intranet-Plattform Ihres Unternehmens herauszuholen, setzen Sie einige Grundregeln und raten Sie den Mitarbeitern, wie sie es nutzen und was sie darauf teilen sollen.

8. Mitarbeiter-Newsletter

Ein weiterer unternehmensweiter digitaler Kommunikationskanal ist der Mitarbeiter-Newsletter. Er liefert wichtige Unternehmensnachrichten und ist darauf ausgelegt, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, zu engagieren und mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.

Ein typischer Unternehmensnewsletter enthält Unternehmensnachrichten, Projektupdates, bevorstehende Veranstaltungen, Stellenangebote, Teammitglied-Updates, Unternehmensmeilensteine, Kundenstorys und alles, was die Mitarbeiter anspricht. Ein guter Mitarbeiter-Newsletter fördert das Mitarbeiterengagement, fördert die Unternehmenskultur, feiert Erfolge und schafft ein Gemeinschaftsgefühl am Arbeitsplatz.

9. Videos

Wenn wir an Videos als Kommunikationsmittel denken, denken wir an Marketingvideos und Branding-Kampagnen. Videos sind jedoch auch effektive Mitarbeiterkommunikationstools.

Vorgefertigte Videos sind effizient für eine Vielzahl von Zwecken, von der Weitergabe wichtiger Unternehmensupdates von der Führungsebene bis hin zu Schulungsvideos für neue Mitarbeiter. Visuelle Kommunikation mit Videos zieht sofortige Aufmerksamkeit auf sich und vermittelt die Botschaft schnell und klar.

Zum Beispiel hat mein Kollege ein Video darüber gemacht, wie man das perfekte Canva-Bild erstellt, das unseren Markenrichtlinien entspricht. Dies half uns, mehrere Hin-und-Her-Kommunikationen für weitere Klarstellungen zu vermeiden und Zeit zu sparen.

Quelle: Loom

10. Anschlagtafeln und digitale Beschilderung

Traditionell waren Anschlagtafeln der Ort, um offizielle Unternehmensupdates, Veranstaltungen, Richtlinien und Sicherheitsinformationen zu teilen. Einige Unternehmen nutzten Anschlagtafeln sogar, um persönliche Ereignisse von Mitarbeitern wie Geburtstage und Hochzeiten zu teilen.

Heute werden Anschlagtafeln durch digitale Beschilderungen ersetzt. Diese elektronischen Tafeln zeigen Ankündigungen, Unternehmensnachrichten-Updates, Videos, Grafiken und sogar Echtzeitdaten, wenn nötig.

11. Memos

Geschäftsmemoranden oder Memos sind heutzutage viel weniger verbreitet. Sie sind jedoch immer noch eine der wichtigsten offiziellen Kommunikationsmethoden in jedem Unternehmen. Memos sind formeller und professioneller und erhalten mehr Aufmerksamkeit am Arbeitsplatz.

Traditionell wurden schriftliche Memos gesendet, wann immer eine offizielle Ankündigung an eine große Gruppe von Mitarbeitern gemacht werden sollte. Heute wurden schriftliche Memos hauptsächlich durch E-Mails ersetzt, da sie schneller und einfacher zu verwenden sind.

Um klar zu sein, nicht alle E-Mails sind Memos. Nur diejenigen, die offizielle Ankündigungen formell teilen, werden als Memos betrachtet.

12. Mitarbeiterengagement-Tools

Mitarbeiterengagement-Tools sind ein wesentlicher interner Kommunikationskanal, den Personalabteilungen nutzen können. Betrachten Sie den Wert von regelmäßigen Mitarbeiter-Puls-Umfragen zu Arbeitsprozessen und dem Arbeitsumfeld. Solche Umfragen können Führungskräften helfen, Maßnahmen zu priorisieren, um auf die Anliegen der Mitarbeiter einzugehen.

Mitarbeiterengagement-Tools helfen Organisationen, Mitarbeiterfeedback zu sammeln und zu verfolgen, ihre Leistungen anzuerkennen und ein positives Arbeitsumfeld zu fördern. Darüber hinaus enthalten diese Tools oft Funktionen wie Newsfeeds, Ankündigungen und personalisierte Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter über Unternehmensupdates, Veranstaltungen und wichtige Informationen für ihr persönliches Wachstum informiert bleiben.

Wie man eine interne Kommunikationsstrategie aufbaut

Jede Organisation benötigt einen internen Kommunikationsplan, der eine allgemeine Anleitung bietet, wie Mitarbeiter effektiv sprechen, schreiben, interagieren und zusammenarbeiten können. Das Fehlen einer klaren internen Kommunikationsstrategie kann zu Missverständnissen, falsch informierten Mitarbeitern und sinkender Produktivität führen.

Um dies zu vermeiden, befolgen Sie diese Schritte und bauen Sie Ihre interne Kommunikationsstrategie auf:

Bewerten Sie Ihre aktuelle Strategie

Bewerten Sie Ihre aktuellen internen Kommunikationsmethoden. Welche Kanäle nutzen Sie für die interne Kommunikation? Sind sie effektiv? Fördern sie die Werte und die Kultur Ihres Unternehmens?

Führen Sie Umfragen oder Interviews mit Mitarbeitern durch, um Stärken, Schwächen und Bereiche zu identifizieren, die in Ihrer bestehenden Kommunikationsstrategie verbessert werden müssen. Versuchen Sie, ihre Einblicke zu den folgenden Fragen zu erhalten:

• Haben alle Mitarbeiter Zugang zu den Informationen, die sie benötigen?
• Benötigen sie mehr Informationen oder Transparenz von Führungskräften, um sich mehr engagiert zu fühlen?
• Erhalten sie manchmal Informationen, die sie nicht benötigen?
• Gibt es eine Informationsüberflutung?
• Welche Kanäle sind am nützlichsten und welche helfen nicht?
• Und gibt es ein Problem mit einem bestimmten Kommunikationskanal?

Dieses Feedback hilft Ihnen, die Verbesserungen zu verstehen, die in Ihrer internen Kommunikationsstrategie erforderlich sind.

Definieren Sie Ihr Publikum

Viele Organisationen machen den Fehler zu denken, dass ihre Mitarbeiter eine homogene Gruppe sind, wenn sie intern kommunizieren. Organisationen haben jedoch Menschen aus verschiedenen Hintergründen, Altersgruppen und Kulturen mit unterschiedlichen Ansichten, Werten und Einstellungen zur Arbeit auf verschiedenen Ebenen und Abteilungen.

Es ist also wichtig, die verschiedenen Mitarbeitersegmente innerhalb Ihrer Organisation zu verstehen. Berücksichtigen Sie ihre Rollen, Teams, Standorte und Kommunikationspräferenzen. Dies hilft Ihnen, die richtige Nachricht und den richtigen Kanal für mehrere Mitarbeitersegmente zu bestimmen.

Definieren Sie Ihre Ziele und Strategien

Die Analyse Ihrer aktuellen internen Kommunikationsstrategie und Ihres Publikums hilft Ihnen, die Ziele für Ihren neuen internen Kommunikationsplan festzulegen. Entscheiden Sie, was verbessert werden muss und welche Strategien Sie verwenden können, um dies zu erreichen.

Zum Beispiel zeigt Ihr Mitarbeiterfeedback, dass sie im Allgemeinen mehr Kommunikation von Führungskräften zu unternehmensweiten neuen Geschäftsinitiativen für das Quartal benötigen.

Denken Sie über Kanäle, Nachrichten und Strategien nach, die diese Lücke schließen können. Sie können ein optionales vierteljährliches oder monatliches Meeting abhalten, um neue Initiativen allen interessierten Mitarbeitern zu erklären. Oder Sie können solche Initiativen in speziellen Foren im Unternehmensintranet und im Mitarbeiter-Newsletter teilen.

Strategisieren Sie auf ähnliche Weise interne Kommunikationsmethoden für verschiedene Kommunikationsbedürfnisse Ihrer Mitarbeiter. Erstellen Sie personalisierte digitale Räume und Kanäle für verschiedene Mitarbeitersegmente, um sich zu verbinden und zusammenzuarbeiten.

Erstellen Sie interne Kommunikationsrichtlinien

Sobald Sie alle Ihre internen Kommunikationsstrategien und -tools eingerichtet haben, erstellen Sie ein Handbuch, auf das alle Mitarbeiter für die Kommunikation am Arbeitsplatz zurückgreifen können. Dieses Handbuch sollte bieten:

• Eine allgemeine Vorstellung von Tools und Kanälen, die Mitarbeiter für verschiedene Arten der internen Kommunikation nutzen können.
• Grundregeln, wann welches Kommunikationstool verwendet werden soll, Erwartungen und Überlegungen bei der Nutzung dieser Tools und Best Practices für eine bessere Kommunikation.

Am wichtigsten ist, dass das Handbuch auch die Unternehmenskultur und die Werte erklärt, die Ihre Mitarbeiter bei der Kommunikation mit ihren Kollegen im Hinterkopf behalten müssen.

Messen und anpassen

Implementieren Sie Metriken, um die Effektivität Ihrer internen Kommunikationsbemühungen zu messen. Verfolgen Sie Engagement-Level in Diskussionsforen, Öffnungsraten für Newsletter, Umfrageantworten oder andere relevante Indikatoren, um die Wirkung Ihrer Nachrichten zu beurteilen. Bitten Sie die Mitarbeiter außerdem, ihre Meinungen und Bedenken zu äußern. Hören Sie auf ihr Feedback und reagieren Sie umgehend.

Wenn eine bestimmte interne Kommunikationsmethode nicht funktioniert, finden Sie heraus, warum und versuchen Sie, sie zu verbessern. Denken Sie daran, dass sich die Art und Weise, wie wir kommunizieren, ständig ändert. Es ist also nicht ungewöhnlich, Ihren internen Kommunikationsplan bei Bedarf zu ändern. Aber informieren Sie Ihre Mitarbeiter, wenn Sie ihn überarbeiten.

Brücken bauen

In der heutigen Zeit der Vernetzung gibt es echte Vorteile und finanzielle Belohnungen, wenn man die interne Kommunikation richtig macht. Gute interne Kommunikation schafft einen offenen, durchdachten, kontinuierlichen und zweiseitigen Dialog mit den Mitarbeitern. Sie fördert die Zusammenarbeit und verbessert die Produktivität.

Die Wahl der richtigen internen Kommunikationsmethode, um Informationen am Arbeitsplatz zu teilen, ist die Verantwortung aller. Ob Sie mit einem Kollegen über ein Projekt sprechen oder Ihren Chef um eine Beförderung bitten, es hilft, die Methode zu überdenken, die Sie verwenden werden, um es zu kommunizieren.

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