Als ich meine Karriere im Eventmanagement begann, lernte ich ziemlich schnell, dass es für alles ein Event gibt. Egal in welcher Branche oder welchem Geschäftsfeld man arbeitet, es gibt ein Event dafür.
Persönliche Veranstaltungen sind unglaublich wertvolle Gelegenheiten, um Branchenwissen zu teilen, Kunden von Angesicht zu Angesicht zu treffen, mit Interessenten in Kontakt zu treten und neue Leads zu generieren. Daher sind Unternehmen bereit, viel Geld für Veranstaltungen auszugeben. Im Jahr 2017 generierte die globale B2B-Eventbranche mehr als 1 Billion Dollar an direkten Ausgaben. Veranstaltungen generieren auch Einnahmen für viele andere Branchen, darunter Werbung, Gastgewerbe und Reisen.
In diesem Jahr jedoch verändert die COVID-19-Pandemie die Art und Weise, wie die Welt arbeitet, und die Eventbranche bildet da keine Ausnahme. Als Reaktion auf weit verbreitete Reiseverbote und die Empfehlung von Medizinern, soziale Distanzierung zu praktizieren, treffen viele Unternehmen schwierige Entscheidungen über die Veranstaltungen, die sie seit Monaten oder sogar Jahren planen.
Der Mobile World Congress, die größte Messe für mobile Kommunikation weltweit, war eine der ersten Konferenzen, die aufgrund des Ausbruchs abgesagt wurde. Eine Welle von Absagen und Verschiebungen folgte, darunter South by Southwest, Facebook F8 und E3 Expo. Es begann jedoch ein neuer, interessanter Trend: Anstatt ihre Veranstaltungen einfach abzusagen oder zu verschieben, kündigten viele Technologieunternehmen an, dass ihre persönlichen Konferenzen als „digital-first“-Veranstaltungen umgestaltet würden.
Der Adobe Summit, der ursprünglich für die letzte Märzwoche in Las Vegas geplant war, wird nun eine Online-Veranstaltung sein. Okta, DocuSign, Cisco, Domo und andere Softwareanbieter folgten diesem Beispiel und wandelten persönliche Veranstaltungen in virtuelle um. Google und Oracle kündigten ähnliche Initiativen für Google Cloud Next ‘20 und Oracle Modern Business Experience an. (Diese Veranstaltungen wurden inzwischen verschoben oder abgesagt, nachdem neue bundesstaatliche Richtlinien Treffen auf 10 Personen oder weniger beschränkten. Obwohl die Teilnehmer digitale Veranstaltungen aus der Sicherheit ihrer eigenen Häuser erleben werden, können virtuelle Veranstaltungen dennoch Produktionsteams und Redner erfordern, die sich im selben Raum versammeln.)
Vor zehn Jahren wäre es sehr wahrscheinlich gewesen, dass all diese Veranstaltungen einfach verschoben oder abgesagt worden wären. Aber neue Technologien und Produkte machen es Organisationen leichter denn je, ihre Veranstaltungen in digitale Räume zu verlagern. Diese Transformation signalisiert eine wichtige Gelegenheit für Menschen, an Veranstaltungen teilzunehmen, die sie aus finanziellen oder Zugänglichkeitsgründen möglicherweise nicht hätten besuchen können.
Die richtige Technologie für ein virtuelles Event finden
Unternehmen, die bereits eine andere Art von virtuellen Veranstaltungen, Webinare, veranstalten, sind mit der besten Webinar-Software bestens vertraut. Webinar-Lösungen ermöglichen es, audiovisuelle Inhalte von einem Moderator oder Leiter an ein großes Publikum zu übertragen. Typischerweise werden sie für Online-Veranstaltungen wie Schulungen, Briefings und Produktdemonstrationen in verschiedenen Branchen eingesetzt und sind ein immens wichtiges Werkzeug, um einen wichtigen Bestandteil von Veranstaltungen online zu bringen.
Webinar-Software kann verwendet werden, um Keynotes, Breakout-Sessions, Panels und jede andere Art von One-to-Many-Präsentationen, die für eine Veranstaltung geplant sind, zu übertragen. Mit sorgfältiger Agenda-Planung und der richtigen Einrichtung können Veranstalter Webinar-Software nutzen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer die Möglichkeit haben, an mehreren Keynotes, Sessions, Breakouts und Panels teilzunehmen und Fragen zu stellen, genau wie bei einer persönlichen Veranstaltung.
Es gibt viele verschiedene Arten von Webinar-Lösungen, daher sollten Veranstalter versuchen, die kostenlosen Testversionen vieler der Top-Webinar-Produkte zu nutzen, um herauszufinden, welches Tool am besten für ihre Veranstaltung geeignet ist. Einige Anbieter, wie Adobe und LogMeIn, bieten vorübergehend kostenlosen Zugang zu ihren Webinar-Plattformen für Gesundheitsdienstleister, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen an. Auf G2 hat die Kategorie Webinar-Software einen enormen Anstieg des Traffics verzeichnet, da Unternehmen nach Technologien suchen, die es ihnen ermöglichen, während der COVID-19-Pandemie weiterhin effektiv zu arbeiten und zusammenzuarbeiten.
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Online-Event-Technologie stellt sich der Herausforderung
Während Webinar-Software Unternehmen helfen kann, Veranstaltungen zu übertragen, die normalerweise auf Bühnen stattfinden, geht es bei Konferenzen um mehr als nur Keynotes und Breakouts. Für viele Teilnehmer ist der wertvollste Aspekt einer Konferenz das Networking. Konferenzen sind eine seltene Gelegenheit, Kunden und Interessenten von Angesicht zu Angesicht zu treffen.
Traditionell hat es die Event-Technologie schwer, diesen einzigartigen Aspekt von persönlichen Veranstaltungen einzufangen. Auf Konferenzen können neue Partnerschaften und Geschäftsabschlüsse spontan und organisch entstehen, während die Teilnehmer durch Ausstellungshallen gehen, an Sessions teilnehmen oder sogar in der Schlange für das Mittagessen stehen. Es ist möglich, einige dieser Treffen durch Videokonferenzen und Konferenz-Intelligence-Software nachzubilden, die die Kommunikation zwischen Konferenzteilnehmern erleichtern. Die Integration eines separaten Produkts und Erlebnisses mit dem Rest der Inhalte einer virtuellen Konferenz kann jedoch eine Herausforderung darstellen.
Während Unternehmen weiterhin den Übergang zu virtuellen Veranstaltungen als Reaktion auf die COVID-19-Krise navigieren, beginnt eine neue Generation von Online-Event-Technologie zu entstehen. Einige Event-Software-Anbieter fügen ihren Plattformen neue Funktionen hinzu, um Unternehmen und Veranstaltern zu helfen, die von der Krise betroffen sind.
Die Entwickler der Event-Matchmaking-Lösung Grip haben Grip Virtual veröffentlicht, um Event-Teilnehmern zu helfen, 1:1-Videomeetings durchzuführen. Pathable, ein in Seattle ansässiger Anbieter von mobiler Event-Technologie, hat einen enormen Anstieg an Anfragen von Eventplanern verzeichnet, die auf Online-Veranstaltungen umsteigen möchten. Pathable integriert Live-Webinare und Zoom-Meetingräume mit den eigenen geräteübergreifenden Erlebnissen des Unternehmens für Echtzeit-Chat, 1:1-Videogespräche und Gamification.
Hopin, eine Online-Event-Plattform, die sich derzeit im Early Access befindet, hat ebenfalls ein gesteigertes Interesse von Veranstaltern verzeichnet. Die Warteliste von Hopin sprang in nur wenigen Wochen von 10.000 auf 18.000 Veranstalter, sagte CEO Johnny Boufarhat Crunchbase News. Durch die Kombination von Sonderveranstaltungen, Ständen und Networking-Möglichkeiten, die alle online verfügbar sind, verfolgt Hopin eine doppelte Mission: Veranstaltungen umweltfreundlich und für alle zugänglich zu machen.
Run the World, ein Event-Tech-Startup, verzichtet derzeit auf alle Einrichtungsgebühren für Organisatoren, die ihre persönlichen Veranstaltungen aufgrund des Coronavirus auf die Online-Plattform verlagern müssen. Gründerin und CEO Xiaoyin Qu sagte, sie sei inspiriert, Run the World zu gründen, nachdem ihre Mutter zum ersten Mal an einer internationalen Pädiatrie-Konferenz teilgenommen hatte – obwohl sie die Reise als wertvoll empfand, sagte sie Qu, dass sie sich nicht vorstellen könne, erneut teilzunehmen, aufgrund der Kosten und der Arbeitsauszeit.
O’Reilly Media, ein Lernunternehmen, das für seine Tech-Konferenzen bekannt ist, gab kürzlich bekannt, dass es die schwierige Entscheidung getroffen hat, die Abteilung für persönliche Veranstaltungen des Unternehmens zu schließen. In einem Brief auf der O’Reilly-Website schrieb Präsidentin Laura Baldwin, dass das Unternehmen Innovationen im Bereich der digitalen Veranstaltungen erkunden werde: „Da große Technologieanbieter ihre Veranstaltungen vollständig online verlagern, glauben wir, dass die Bühne für eine neue Normalität in Bezug auf persönliche Veranstaltungen bereitet ist.“
Virtuelle Veranstaltungen über die COVID-19-Krise hinaus
Persönliche Veranstaltungen sind unbestreitbar wertvoll. Während virtuelle Veranstaltungen diesen Wert möglicherweise nicht vollständig ersetzen können, sind sie eine zunehmend realisierbare Option für Unternehmen, um ihre bestehenden Konferenzprogramme zu ergänzen. Durch das Ausrichten oder Besuchen einer virtuellen Veranstaltung können Organisationen die Kosten für Veranstaltungsorte, Unterkünfte, Verpflegung, Tickets, Logistik und Reisen sparen. Gleichzeitig verringern Online-Veranstaltungen die Umweltbelastung von persönlichen Veranstaltungen und stellen sicher, dass Teilnehmer unabhängig von ihren physischen, geografischen oder finanziellen Umständen teilnehmen können. Mit solchen Vorteilen werden virtuelle Veranstaltungen nicht verschwinden.
Stephanie Graham
Stephanie is a Market Research Manager and Senior Research Analyst at G2 concentrating on marketing and digital advertising software. Prior to joining G2, Stephanie spent four years in B2B marketing and event management at an independent publishing company. This experience nurtured her passion for understanding how technology can help solve the unique challenges small businesses face today. Stephanie’s areas of interest include brand perception, customer experience, SEO, and local marketing. She received her BA in journalism and Spanish from Marquette University and in her spare time enjoys reading, gaming, and trying new vegetarian restaurants.
