Was ist ein Gantt-Diagramm? Wie es Ihnen bei der Planung Ihres nächsten Projekts helfen kann

Ob Ihr Unternehmen Software oder Fallschirmspringen anbietet, das Planen Ihrer Aufgaben kann spannend und herausfordernd sein.

Es gibt nur so viel Zeit an einem Tag. Sie müssen diese wertvollen Stunden so effizient und produktiv wie möglich nutzen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu tun, ist die Verwendung von Gantt-Diagrammen. Gantt-Diagramme erleichtern das Management von Projekten und Prozessen erheblich. Sie können Ihnen und Ihrem Team helfen, unnötigen Aufwand zu vermeiden und so produktiv wie möglich zu sein.

Viele Unternehmen verwenden Mind-Mapping-Software, um Gantt-Diagramme zur Verwaltung von Projekten und Prozessen zu erstellen.

Gantt-Diagramme werden in der Wirtschaft und im Projektmanagement verwendet, um geplante Ereignisse in Form von Balken darzustellen. Sie sind nach ihrem Erfinder Henry Gantt benannt und wurden während des Ersten Weltkriegs weit verbreitet für die Koordination zwischen Regierung, Militär, Industrieunternehmen und Rüstungsunternehmen eingesetzt.

Gantt-Diagramme stellen Projektdaten visuell als gestapelte horizontale Balken dar. Ein Balken zeigt, wann jede Aufgabe oder jedes Projekt im Verhältnis zu den anderen beginnt. Das bedeutet, dass Sie leicht sehen können, welche Aufgaben erledigt wurden oder wann nicht genügend Zeit vorhanden ist, um nicht zusammenhängende Projekte und Aufgaben abzuschließen. Es ist einfacher zu sehen, wie der Fortschritt täglich, wöchentlich und monatlich erfolgt. Dies erleichtert es, verschwendete Zeit und Mühe zu eliminieren.

Gantt-Diagramme können mit Software oder einem Marker auf einem Whiteboard erstellt werden. Projektmanager und Teammitglieder nutzen sie gleichermaßen, um die Startdaten, Enddaten und Meilensteine eines Projektzeitplans in einem visuellen Format zu sehen.

Warum ein Gantt-Diagramm verwenden?

Ein Gantt-Diagramm ist effektiv, weil es visuelles Aufgabenmanagement einführt, einen Ansatz zur Organisation von Aufgaben. Sie können Ihre Aufgabe mit einer einfachen grafischen Oberfläche überwachen, anstatt sich auf Hunderte von To-Do-Listen oder das Verwalten von Fälligkeitsterminen über Arbeitsblätter, Dateiordner und Posteingänge zu verlassen.

Gantt-Diagramme sind unkompliziert, weil sie grafisch sind – sie ermöglichen es den Benutzern, alles klar an einem Ort zu sehen und dienen als Bezugspunkt für das Team.

Gantt-Diagramme können Zeit sparen, da sie so einfach sind. Sie verringern die Anzahl der Stunden, die Mitarbeiter damit verbringen, nach Antworten zu suchen oder mit Teamkollegen nachzufragen, um sich nach dem Fortschritt einer Aufgabe zu erkundigen und ob sie etwas benötigen, um weiterarbeiten zu können. Wenn sie richtig gemacht werden, kann ein Gantt-Diagramm selbst das komplexeste Projekt rationalisieren.

Geschichte der Gantt-Diagramme

Im Jahr 1896 entwarf Karol Adamiecki, ein polnischer Maschinenbauingenieur und Lehrer, das, was das erste Gantt-Diagramm werden sollte. Um die Produktivität zu verbessern, entwickelte er das Gesetz der Harmonie in der Verwaltung, das die Notwendigkeit effektiver Teams, Planung und geeigneter Produktion hervorhob. Er erfand das Harmonogramm, das ein Vorläufer des Gantt-Diagramms war. Es wurde erst 1931 veröffentlicht und war nur auf Polnisch verfügbar.

Bis 1917 ließ sich der amerikanische Ingenieur Henry L. Gantt von Adamieckis Harmonogramm inspirieren, um sein eigenes Diagramm zu erstellen. Das Gantt-Diagramm wurde zu einer Methode, um die Ressourcenauslastung und das Produktionsmanagement in der Industrie zu beschreiben. Es war auch entscheidend bei der Bewertung der Mitarbeiterproduktivität.

Gantt-Diagramme wurden zunächst mit greifbaren Gegenständen wie Papier und Blöcken erstellt. Einige der ersten wurden in Rüstungsfabriken während des Ersten Weltkriegs eingesetzt, um die außergewöhnlichen Produktionsziele effektiv zu überwachen und die Kriegsanstrengungen zu unterstützen.

Gantt-Diagramme wurden bis in die 1980er Jahre einfach von Hand gezeichnet. Die Einführung der Computertechnologie öffnete die Tür zu komplexeren Gantt-Diagrammen. Sie wurden auch einfacher anzupassen und bei Bedarf zu ändern. Heutzutage werden Gantt-Diagramme häufig mit Mind-Mapping-Tools oder Projektmanagement-Software verwendet.

Wofür wird ein Gantt-Diagramm verwendet?

Gantt-Diagramme helfen dabei, den Fortschritt zahlreicher Aktivitäten und Projekte zu visualisieren, die gleichzeitig innerhalb eines Unternehmens stattfinden. Moderne Teams verwenden sie, um Projekte zu planen und zu organisieren, um den Einsatz von Ressourcen zu optimieren und vorrangige Initiativen abzuschließen, bevor weniger bedeutende Aufgaben begonnen werden. Dies sind wichtige Informationen, die beim Projektmanagement aus mehreren Gründen von Bedeutung sind:

• Fortschrittsverfolgung: Projektmanager können den Abschluss jeder Aufgabe überwachen und den Projektzeitplan entsprechend anpassen. Die Diagramme heben auch hervor, welche Ziele rechtzeitig erreicht werden, was hilft, Stärken und Schwächen in der Mitarbeiterproduktivität zu identifizieren.
• Projektplanung: Manager können Fristen, Meilensteine und Zeitpläne für verschiedene Projektabschnitte zuweisen.
• Ressourcenverwaltung: Projektmanager können die Ressourcenzuweisung mit dem Projektzeitplan synchronisieren. Sie können beobachten, wie viel Zeit jeder Prozess erfordert und Ressourcen entsprechend zuweisen.

Gantt-Diagramme funktionieren eigenständig, aber sie können auch gut mit anderen zusammenarbeiten. Sie sind ein großartiger Teamkollege für die Wasserfall-Projektmanagement-Methodik, bei der Kundenerwartungen zu Beginn eines Projekts gesammelt werden. Ein linearer Plan wird erstellt, um sie zu erfüllen, da sie Projektinformationen linear darstellen und jeder Schritt von der vorherigen Aufgabe abhängt. Dies kann in Gantt-Diagrammen deutlich gezeigt werden.

Agile Projektteams erstellen ihre eigenen Ziele und verwenden kontinuierliches Kundenfeedback, um ihre Pläne in Echtzeit zu überarbeiten. Im agilen Projektmanagement können Gantt-Diagramme helfen, einen alten Plan mit einer neuen Änderung zu vergleichen und die Auswirkungen der Änderung auf die übergeordnete Strategie zu bestimmen.

Wann ist ein Gantt-Diagramm geeignet?

Wie können Sie feststellen, ob ein Gantt-Diagramm für die Projektverwaltung geeignet ist? Ein Gantt-Diagramm ist für jedes Projekt hilfreich, das einen Plan hat! Es gibt jedoch einige Anzeichen, die darauf hindeuten, dass Sie ein Gantt-Diagramm benötigen, um die Arbeit zu erledigen.

Komponenten eines Gantt-Diagramms

Das Interpretieren eines Gantt-Diagramms läuft darauf hinaus, zu verstehen, wie die verschiedenen Komponenten zusammenkommen, um es funktionsfähig zu machen. Um als Gantt-Diagramm zu gelten, muss es eine Aufgabenliste mit Balken enthalten, die die Start- und Enddaten jeder Aufgabe darstellen. Die meisten erfolgreichen Projektmanager erweitern jedoch die Funktionalität eines Gantt-Diagramms, indem sie zusätzliche Komponenten integrieren.

Hier sind die Hauptkomponenten eines Gantt-Diagramms und wie sie in einem Projektplan funktionieren:

Termine

Die Termine sind eine der wesentlichen Komponenten eines Gantt-Diagramms, da sie den Projektteams anzeigen, wann das Projekt beginnt und endet, sowie wann jede Aufgabe stattfinden muss. Die Termine sind auf den meisten Gantt-Diagrammen deutlich sichtbar, und die Augen der meisten Stakeholder wandern schnell zum oberen Rand des Diagramms, wo die Fristen stehen.

Aufgaben

Der erste Schritt im Projektmanagement besteht darin, ein Projekt in einzelne Aufgaben zu unterteilen. Große Projekte haben fast immer eine Vielzahl von Unteraufgaben. Die Aufgabenliste ist im Projektmanagement-Jargon als WBS bekannt. Ein Gantt-Diagramm unterstützt Projektmanager, indem es alle Unteraufgaben in einem Plan verfolgt, damit nichts übersehen wird. Die Aufgaben werden auf der linken Seite der Seite angezeigt.

Projektmanager müssen vorsichtig sein, denn wenn die Aufgaben klein sind, besteht die Gefahr einer ineffektiven Mikromanagement. Wenn die Aufgaben zu groß sind, verlieren Teams den Vorteil der Projektkontrolle. Jede Aufgabe sollte vorzugsweise zwischen 8 und 80 Stunden dauern.

Balken

Balken repräsentieren den Zeitraum, der für die Erledigung jeder Aufgabe vorgesehen ist. Dies stellt sicher, dass jede Unteraufgabe rechtzeitig abgeschlossen wird, was es dem gesamten Projekt ermöglicht, rechtzeitig abgeschlossen zu werden. Diese werden horizontal auf der rechten Seite des Gantt-Diagramms angezeigt und zeigen Fortschritt, Dauer sowie Start- und Enddaten an.

Meilensteine

Meilensteine sind Aktivitäten, die für den Abschluss und den Erfolg eines Projekts entscheidend sind. Im Gegensatz zu einfachen Details, die erfüllt werden müssen, vermittelt das Erreichen eines Meilensteins ein Gefühl der Erfüllung und des Fortschritts.

Meilensteine werden in einem Gantt-Diagramm als Diamanten (oder andere Formen) am Ende eines bestimmten Aufgabenbalkens dargestellt. Meilensteine können auch wichtige Ereignisse, Fristen, Entscheidungen und Ergebnisse bedeuten.

Abhängigkeiten

In einer idealen Welt sind alle Projektaufgaben voneinander abhängig. Während einige Aktivitäten jederzeit durchgeführt werden können, müssen andere vor oder nach dem Start oder Abschluss einer anderen Unteraufgabe ausgeführt werden. Zum Beispiel beginnt man nicht mit einem Hochzeitsbankett, bevor die Hochzeitsgelübde abgelegt wurden.

Tatsächlich veranschaulicht dies die häufigste Art der Aufgabenabhängigkeit: Eine Aufgabe kann nicht beginnen, bevor die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist. Dies wird als Abhängigkeit bezeichnet.

Aufgabenabhängigkeiten werden im Gantt-Diagramm als Pfeil von einer Aufgabe zur nächsten dargestellt.

Vertikaler Linienmarker

Ein vertikaler Linienmarker beschreibt das aktuelle Datum im Diagramm, was eine weitere Möglichkeit ist, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen. Er ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit effizient zu verwalten, da Sie auf einen Blick sehen können, wie viel Arbeit noch bleibt und ob Sie im Zeitplan liegen, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen.

Aufgaben-ID

In der heutigen hochkompetitiven Geschäftsumgebung übernehmen Sie wahrscheinlich mehrere Rollen gleichzeitig. Die Aufnahme der Aufgaben-ID in das Gantt-Diagramm ermöglicht es allen Beteiligten, die relevanteste Aufgabe leicht zu identifizieren.

Ressourcen

Nicht jedes Gantt-Diagramm enthält den Namen der Aufgabenverantwortlichen. Aber wenn Ihr Projekt eine Gruppe von Personen umfasst, kann es sehr vorteilhaft sein, ihre Namen und ihre Verantwortlichkeiten einzubeziehen. Die Identifizierung und Zuweisung von Ressourcen ermöglicht es Vorgesetzten, Mitarbeiter, Werkzeuge und Talente effizienter zu verwalten.

Beispiel für ein Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm unterstützt Sie bei der Entwicklung, Umsetzung und Kontrolle Ihrer Geschäftsstrategien. Dies ist ein Beispiel dafür, wie Gantt-Diagramme Ihnen helfen könnten, eine erfolgreiche Suchmaschinenoptimierung (SEO)-Kampagne zu erstellen.

Eine SEO-Kampagne ist ein gut geplanter Versuch, die SEO-Rankings einer Seite oder Website zu verbessern. Ein einfaches Gantt-Diagramm kann SEO-Teams helfen:

• Arbeit zuzuweisen und Fristen festzulegen
• Abhängigkeiten und Meilensteine festzulegen
• Fortschritte zu verfolgen
• An Teamaktivitäten teilzunehmen

Eine SEO-Kampagne umfasst viele Variablen. Ein Unternehmen muss Ressourcen effektiv zuweisen, um den Anforderungen seiner SEO-Strategie gerecht zu werden. Gantt-Diagramme unterstützen Benutzer, indem sie große Projekte in kleinere Teile aufteilen, um Aufgaben zu delegieren und Verantwortlichkeiten zu teilen.

Ein SEO-Projektplan kann auch als Benchmark zur Bewertung der Ergebnisse verwendet werden. Die Meilensteine und Ziele des Plans zeigen Ihnen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind und welche Bereiche zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern. Die Werkzeuge, die Gantt-Diagramme verwenden, bieten Ihnen alles, was Sie benötigen, um wie ein Experte zu planen.

Mit Gantt-Diagramm-Software können Sie leicht Zeitpläne für Ihre SEO-Bemühungen erstellen, den Fortschritt von Aufgaben verfolgen, Abhängigkeiten verwalten und Kampagnen durchführen.

Einer der größten Vorteile von Gantt-Diagrammen ist, dass sie ein großes Projekt in kleine Arbeitsabschnitte, sogenannte Aufgaben, unterteilen können. Dies ermöglicht es denjenigen, die an einer Kampagne arbeiten, ein präziseres visuelles Verständnis der Zeitpläne zu gewinnen.

Dies hilft den Mitarbeitern, abhängige Aufgaben zu verstehen und wie jede Änderung die gesamte Entwicklung beeinflusst. Zum Beispiel können Teams die gesamte SEO-Forschung in Aufgaben wie Wettbewerbsanalyse, Keyword-Recherche und Zielgruppenanalyse aufteilen, um das richtige Publikum anzusprechen.

Da Gantt-Diagramme den Prozentsatz des Abschlusses jeder Aktivität anzeigen, verstehen die Teammitglieder, wie sie ihre Strategie und ihren Fokus anordnen können. Sowohl Manager als auch Teammitglieder können dies nutzen, um Fortschritte zu messen und sowohl Fehltritte als auch Erfolge hervorzuheben. Hochleistungsfähige Teammitglieder können diese Informationen nutzen, um Verantwortlichkeit zu demonstrieren oder Kollegen, die Schwierigkeiten haben, Hilfe anzubieten.

Audits, On-Page-Optimierung und Content-Erstellung sind entscheidende Komponenten jeder SEO-Bemühung. Diese bedeutenden Momente können als Meilensteine betrachtet werden, die es anderen ermöglichen, wichtige Daten schnell zu identifizieren und sie abzuhaken, sobald sie abgeschlossen sind.

Wie man ein Gantt-Diagramm erstellt

Projektmanagementsysteme, die Gantt-Diagramme integrieren, bieten Führungskräften bessere Einblicke in die Arbeitsbelastung des Teams und die potenzielle Verfügbarkeit, was eine genauere Planung ermöglicht. Obwohl keine zwei Gantt-Diagramme identisch sind, gibt es bestimmte grundlegende Verfahren, die Sie unabhängig von der gewählten Technologie ausführen müssen.

• Untersuchen Sie den Projektumfang. Versammeln Sie Ihr Team, um den Projektumfang zu bestimmen. Diskutieren Sie die Ziele, die Sie jetzt erreichen möchten, und die Ziele, die Sie für die Zukunft aufheben möchten. Wie wird die Arbeit unter den Teammitgliedern aufgeteilt? Was sind die wichtigsten Abhängigkeiten? Welche Ressourcen benötigen Sie, um Ihre Ziele zu erreichen?
• Legen Sie einen Zeitrahmen fest. Betrachten Sie Ihr Gantt-Diagramm als Darstellung Ihres Projekts auf einer Zeitachse. Während alle Aufgaben ein klares Enddatum haben, können Sie einige Nachverantwortlichkeiten mit Ihrem Kunden haben, nachdem das Projekt abgeschlossen ist. Möglicherweise müssen Sie einige nachträgliche Fristen für diese Aktivitäten einbeziehen.
• Fügen Sie Aufgaben mit Fristen hinzu. Um Ihre Aufgabenliste korrekt anzuzeigen, stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe ein definiertes Start- und Enddatum hat, damit sie in einem Balkendiagramm klar sichtbar sind. Wenn Sie keine Start- und Enddaten für Aufgaben angeben, erscheinen Ihre Aufgaben als Zeitpunkte, die im Kontext der Gesamtvision schwer zu erkennen sind. Klar definierte Start- und Enddaten helfen Ihrem Team zu verstehen, wann sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen sollten. Auf diese Weise werden sie nicht von einer großen Aufgabe überrascht, die am nächsten Tag fällig ist.
• Identifizieren Sie Abhängigkeiten. Es ist natürlich, dass bei großen Projekten bestimmte Aktivitäten nicht beginnen können, bevor andere Aufgaben abgeschlossen sind. Zeigen Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm an, um das Projekt reibungslos zu halten.
• Setzen Sie Meilensteine. Meilensteine sind feste Punkte in der Zeit. Betrachten Sie sie als Kontrollpunkte, um den Abschluss wichtiger Teile des Projekts anzuzeigen. Meilensteine befinden sich häufig am Ende von Projektphasen, aber es gibt keine einheitliche Methode, um Meilensteine für Ihr Team festzulegen, insbesondere weil jedes Team und jedes Projekt einzigartig ist.
• Aktualisieren Sie Aufgaben, wenn sich Pläne ändern. Pläne ändern sich zweifellos, weshalb Ihr Gantt-Diagramm in der Lage sein sollte, sich an Ihre Anforderungen anzupassen. Suchen Sie nach einem System, das es Ihnen ermöglicht, Aufgaben per Drag & Drop zu verschieben und Abhängigkeiten in Echtzeit dynamisch zu ändern. Auf diese Weise können Sie Ihre Projekte immer auf Kurs halten, selbst wenn das Unerwartete eintritt.

Wie man ein Gantt-Diagramm verwendet

Der Einstieg in Gantt-Diagramme ist einfach. Die drei häufigsten Verwendungszwecke für diese Art von Diagramm sind:

1. Entwicklung einer Marketingstrategie: Größere Marketingbemühungen erfordern exzellente Koordination und Zusammenarbeit, aber es ist schwierig, alle beweglichen Teile im Auge zu behalten. Daher ist es entscheidend, Ihre Arbeit als eine Reihe von Aufgaben mit Verantwortlichen und Zeitschätzungen für jede Anstrengung zu visualisieren. Auf diese Weise erkennen Teams, wer für was verantwortlich ist und wie ihre Aktion andere und das Gesamtziel beeinflusst.
2. Umreißen von Kundenergebnissen: Wenn Sie Kunden einen Zeitplan für alle Ihre Ergebnisse bereitstellen, setzen Sie klare Erwartungen, wie lange jede Aufgabe dauern wird. Durch die Festlegung dieser Parameter können Sie Kunden und Stakeholdern ein klares Verständnis des Umfangs und der Dauer Ihrer Ergebnisse vermitteln.
3. Organisation eines Produkteinführungsplans: Sie können eine Roadmap verwenden, um die gesamte Strategie für eine Produkteinführung darzulegen, von der Ideenfindung bis zur Einführung und darüber hinaus. Teams können Herausforderungen leichter erkennen, bevor sie beginnen, Abhängigkeiten zwischen Phasen verstehen und alles, was passiert, visualisieren, indem sie alles auf einer Zeitachse darstellen.
4. Entwicklung einer Marketingstrategie: Größere Marketingbemühungen erfordern exzellente Koordination und Zusammenarbeit, aber es ist schwierig, alle beweglichen Teile im Auge zu behalten. Daher ist es entscheidend, Ihre Arbeit als eine Reihe von Aufgaben mit Verantwortlichen und Zeitschätzungen für jede Anstrengung zu visualisieren. Auf diese Weise erkennen Teams, wer für was verantwortlich ist und wie ihre Aktion andere und das Gesamtziel beeinflusst.

Vorteile von Gantt-Diagrammen

Ein grundlegender Vorteil eines Gantt-Diagramms ist seine Fähigkeit, einen Überblick über ein Projekt zu bieten. Es gibt Managern und Mitarbeitern einen Überblick über die wesentlichen Projektaufgaben und deren Fristen. Das Diagramm ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen, indem es zeigt, wie Aufgaben miteinander verbunden sind.

Hier sind einige der Hauptvorteile der Verwendung von Gantt-Diagrammen:

• Steigern Sie die Effizienz und unterstützen Sie das Ressourcenmanagement. Gantt-Diagramme unterstützen Projektmanager bei der Bestimmung erreichbarer Projektfristen und der Festlegung von Zielen basierend auf verfügbaren Ressourcen. Beide Vorteile steigern die Produktivität.
• Fördern Sie Teamarbeit und Produktivität. Teammitglieder haben Zugriff auf dieselben Informationen, was alle auf dem neuesten Stand des Projektstatus hält. Infolgedessen können alle Teammitglieder, einschließlich Remote-Mitarbeiter, für ihre Aufgaben verantwortlich gemacht werden. Teammitglieder können das Diagramm verwenden, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren.
• Unterstützen Sie eine bessere Nachverfolgung. Projektleiter und Teammitglieder können Gantt-Diagramme verwenden, um Arbeitsabläufe auf Einschränkungen zu bewerten und ihre Bemühungen entsprechend anzupassen. Gantt-Diagramme helfen Projektmanagern, Meilensteine und Aufgaben während des Projekts im Auge zu behalten. Teammitglieder können schnell sehen, welche Elemente des Gantt-Diagramms fehlen.
• Verwalten Sie mehrere Projekte. Gantt-Diagramme befähigen Teams, die jonglieren müssen. Es ist einfacher für Vorgesetzte zu bewerten, welche Ressourcen zu welchen Zeiten erforderlich sind, und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Einschränkungen von Gantt-Diagrammen

Gantt-Diagramme sind nicht ohne Fehler. Eines der größten Probleme bei der Verwendung von Gantt-Diagrammen in großen Projekten ist ihre Komplexität. Die Diagramme könnten auch nicht in der Lage sein, die Feinheiten einiger Aufgaben und die Zeit, die Ihr Team benötigt, um sie abzuschließen, genau darzustellen.

Hier sind einige der häufigsten Probleme mit Gantt-Diagrammen:

• Nicht viele Informationen zu Aufgabenabhängigkeiten. Gantt-Diagramme bieten Platz für Abhängigkeiten, aber nur auf einer oberflächlichen Ebene innerhalb spezifischer Projektaufgaben. Um dies auszugleichen, könnte ein Projektteam eine Programmbewertungstechnik (PERT) zusammen mit einem Gantt-Diagramm verwenden. Ein PERT-Diagramm enthält Pfeile, die die Reihenfolge hervorheben, in der Teammitglieder bestimmte Aufgaben abschließen müssen, bevor sie zur nächsten übergehen.
• Mangel an Spezifität. Gantt-Diagramme helfen, einen Überblick über laufende Projekte zu präsentieren. Sie können jedoch bestimmte Dinge offen für Interpretationen lassen. Dies gilt insbesondere für groß angelegte IT-Projekte wie DevOps. Spezifische Informationen zu Zielen, Terminen und Erwartungen werden oft übersehen.
• Aufgabenbalken zeigen nicht das Arbeitsvolumen für jede Aufgabe an. Die Länge eines Aufgabenbalkens im Gantt-Diagramm gibt an, wie lange es dauern kann, eine Arbeit zu erledigen, aber die Dauer repräsentiert nicht die genauen Ressourcen, die für eine solche Aufgabe erforderlich sind. Einige Aufgaben mit kleinen Balken können erhebliche Ressourcen benötigen, während einige Aufgaben mit langen Balken wenige Ressourcen verwenden können. Das Gantt-Diagramm ist irreführend, wenn es darum geht, die Menge an Arbeit und Ressourcen auszudrücken, die erforderlich sind. Daher sind verschiedene Werkzeuge zusammen mit dem Gantt-Diagramm erforderlich, um Ressourcen genau zuzuweisen und zu verwalten.

Best Practices

Es gibt einige einfache Prinzipien, die Sie befolgen sollten, wenn Sie ein Gantt-Diagramm erstellen möchten, das jeder verwenden und erkunden kann. Befolgen Sie diese Tipps und Best Practices, um ein schönes Gantt-Diagramm zu erstellen, das einfach zu aktualisieren und zu verwalten ist.

• Werden Sie detailliert mit Ihren Aufgaben. Je detaillierter Sie mit Aufgaben sein können, desto einfacher ist es, Fortschritte und Prozesse bis zu den Ergebnissen zu verfolgen. Überprüfen Sie Ihre Arbeitspaketstruktur und identifizieren Sie Ihre Aktionen, um sie zu entwickeln.
• Sortieren Sie Aufgaben in Gruppen oder Phasen. Das Bilden von Aufgabengruppen macht Ihren Plan einfacher zu überprüfen und zu verstehen. Es ermöglicht auch Ihrem Team und den Stakeholdern, Aufgaben zu identifizieren, die mit einem Ergebnis oder einer Phase zusammenhängen.
• Weisen Sie niemals Aufgaben zu, ohne zuerst die Verfügbarkeit des Teams zu bestätigen. Wenn Sie das Glück haben, eine Lösung zu haben, die die vollständige Verfügbarkeit des Teams anzeigt, nutzen Sie sie! Zu wissen, wie beschäftigt Ihr Team ist und an welchen Projekten es beteiligt ist, hilft Ihnen, Arbeit rechtzeitig zu liefern und die Teamstimmung zu steigern. Zu wissen, wie verfügbar Ihr Team im Allgemeinen ist, ermöglicht es Ihnen, Ihre Strategie an die Anforderungen der aktuellen Projektarbeit anzupassen oder die Meilensteine, die Sie gesetzt haben, zu ändern.

Visualisieren Sie Ihren Erfolg

Die Visualisierung Ihres Projektplans ist ein entscheidender Schritt für jedes Team. Gantt-Diagramme sind vorteilhaft, weil sie Teams eine visuelle Darstellung bieten, wo sich ihre Arbeit überschneiden kann, und Ihrem Team helfen, Projekte zu planen und Aufgaben zu priorisieren.

Können Sie Ihre Aufgaben nicht verwalten? Verwenden Sie Aufgabenmanagement-Software, um einzelne Aufgaben zu überwachen und den täglichen Arbeitsablauf Ihres Teams zu organisieren.