Wissensmanagement ist grundlegend eine Philosophie, die umfasst, wie Wissen geschaffen, organisiert, genutzt und optimiert wird, um den größtmöglichen Wert zu generieren. Die Definition von Wissensmanagement entwickelt sich mit unserem Verständnis und der Bedeutung des Begriffs Wissen weiter. Um mit dem sich kontinuierlich entwickelnden Wissensmanagement-Bereich Schritt zu halten, hat G2 einige Änderungen an seiner Taxonomie vorgenommen, um den Markt besser widerzuspiegeln.
Die Entwicklung des Wissensmanagements
Traditionell war Wissen nicht so demokratisiert wie heute. In Bezug auf eine Organisation bezieht sich Wissen auf Informationen, die von einer Person erstellt wurden und anderen helfen, ihre Arbeit zu erledigen. Dies kann formale Dokumentationen wie Finanz- und Buchhaltungsberichte, Prozesse, Teamorganigramme, Sitzungsprotokolle, Kundenverträge und informelle Informationen wie Notizen aus Brainstorming-Sitzungen, Blog-Entwürfe und Aktionspunkte aus wöchentlichen Teammeetings umfassen.
| Organisationen haben die Vorteile erkannt, Informationen ihren Mitarbeitern, Partnern und Kunden zugänglicher zu machen. Dazu gehören: |
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Mit den Vorteilen des Wissensaustauschs und dem exponentiellen Anstieg der verfügbaren Informationen begannen Unternehmen nach Tools zu suchen, die helfen könnten, diese zu optimieren, um die Vorteile zu nutzen. Dies führte zur rasanten Entwicklung des Wissensmanagement-Softwarebereichs im letzten Jahrzehnt.
Wissensmanagement-Software zielt darauf ab, Wissen zu erfassen und zu verteilen, sodass Mitglieder, Partner und Kunden einer Organisation effektiv auf die Informationen zugreifen und diese nutzen können. Ein zentrales Repository, in dem dieses Wissen gespeichert wird, hilft, eine einzige Quelle der Wahrheit in einer Organisation zu schaffen, Verwirrung zu beseitigen und die Zeit zu verkürzen, die benötigt wird, um Informationen zu finden.
Das folgende Testimonial eines Nutzers von Wissensmanagement-Software erfasst am besten die Vorteile des Tools:
„Wissensmanagement-Software ermöglicht es uns, Wissensressourcen für neue und erfahrene Mitarbeiter zu Unternehmensprozessen, technischen Erklärungen von Softwarefunktionen und ein Massenbenachrichtigungstool für Fragen zu haben. Dies hat begonnen, ein Maß an Transparenz zwischen Führung, Produkt und Kundenerfolg zu schaffen, das vorher unmöglich war. Die Kultur hat sich dahingehend verändert, dass es weniger heißt: 'Das hättest du nur gewusst, wenn du vor 6 Monaten während der XYZ-Situation hier gewesen wärst.'“
Wissensmanagement-Software hat sich nun weiterentwickelt, um Funktionen wie die folgenden zu umfassen:
- Robuste Funktionalität: Wissensmanagement-Tools haben sich weiterentwickelt, um den Nutzern mehr Möglichkeiten mit ihrem Wissen zu bieten. Diese Tools können nun verschiedene Dateitypen speichern, haben stärkere Suchfunktionen, ermöglichen mehr Zusammenarbeit und verfügen über Analysefähigkeiten. Sie sind auch anpassbarer, sodass Organisationen Ordnerstrukturen und Benutzerberechtigungen einrichten können, die ihren Bedürfnissen am besten entsprechen.
- Systeme basierend auf Anwendungsfällen: Während ein Wissensmanagementsystem alle Informationen speichern kann, die ein Unternehmen benötigt, ist es manchmal einfacher, verschiedene Systeme zu haben, die auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind. Häufige Anwendungsfälle sind Vertreter von Kontaktzentren, Vertriebsunterstützungszwecke und Unternehmensintranets.
- Integrationen: Da Wissen an verschiedenen Orten gespeichert wird, wie interne Nachrichtensysteme, E-Mails und Unternehmens-CMSs, haben Wissensmanagement-Tools jetzt Integrationen, um Wissen aus diesen Quellen zu erfassen, damit Nutzer über mehrere Repositories hinweg suchen können.
Wie G2 sich an diese Veränderungen angepasst hat
Derzeit fungiert auf G2 die Wissensmanagement-Kategorie als übergeordnete Kategorie, unter der es vier Unterkategorien gibt: Wissensdatenbank-Software, Q&A-Plattformen, Software für Standardarbeitsanweisungen und Software für Arbeitsanweisungen.
Die Unterkategorie Wissensdatenbank ist in Bezug auf Funktionalität und Anwendungsfall lockerer definiert, während die anderen drei Unterkategorien granularer und anwendungsfallorientiert sind. Dies liegt daran, dass Wissensdatenbank-Software in mehreren Branchen und für verschiedene Zwecke eingesetzt werden kann. Q&A-Software hingegen hat eine engere Funktionalität, mit dem Hauptzweck, eine Plattform bereitzustellen, die es Mitarbeitern oder Kunden ermöglicht, Fragen zu stellen und zu beantworten. Ebenso haben Software für Standardarbeitsanweisungen und Arbeitsanweisungen spezifische Anwendungsfälle, die hauptsächlich Unternehmen helfen, ihre Arbeitsabläufe und Prozesse zu dokumentieren. Dies ist besonders nützlich in Branchen, die praktische, mechanische Aufgaben erfordern, wie Fertigung, Öl und Gas sowie Außendienst.
Kürzlich hat G2 seine Taxonomie aktualisiert. Zuvor hatten wir einige Produkte unter der übergeordneten Kategorie Wissensmanagement gelistet, während der Rest unter einer oder mehreren Unterkategorien gelistet war. Wir haben alle Produkte aus der übergeordneten Kategorie entfernt und sie in die Unterkategorien verschoben, um Verwirrung zu vermeiden. Obwohl Produkte in diesen verschiedenen Unterkategorien unterschiedliche Funktionalitäten und Anwendungsfälle haben können, können sie dennoch miteinander konkurrieren. Aus diesem Grund werden all diese Produkte weiterhin in die übergeordnete Kategorie Wissensmanagement aufgenommen, für die wir vierteljährliche Berichte veröffentlichen, damit Käufer Produkte über alle vier Unterkategorien hinweg vergleichen können.
Das G2 Grid® unten enthält alle Produkte aus den vier Wissensmanagement-Unterkategorien, die die erforderliche Schwelle von 10 Bewertungen erreicht haben, um in Grid®-Berichte aufgenommen zu werden.
Wir haben auch die Unterkategorie Enterprise Wiki aktualisiert, die jetzt in Wissensdatenbank umbenannt wurde. Der Begriff „Wiki“ repräsentierte die Produkte in der Kategorie nicht genau, da solche Produkte kollaborativer sind und weniger Struktur und Sicherheitskontrollen haben. Andererseits umfasst „Wissensdatenbank“ eine breitere Palette von Wissensmanagement-Tools mit unterschiedlicher Funktionalität. Wiki ist jetzt ein Attribut in der Wissensdatenbank-Kategorie, das Käufer verwenden können, um die Kategorie zu filtern, wenn sie speziell nach einem Wiki-Produkt suchen.
G2 versteht, dass sich der Markt ständig verändert. Das Forschungsteam bemüht sich, über diese Veränderungen auf dem Laufenden zu bleiben, um sicherzustellen, dass Käufer, wenn sie unsere Taxonomie erkunden, ein Bild davon bekommen, was in der Softwarebranche passiert, damit sie fundierte und sichere Kaufentscheidungen treffen können.
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Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
