Ingenieurprojekte umfassen verschiedene Bereiche wie Bauwesen, Maschinenbau, Elektrotechnik, Sanitärtechnik und mehr. Jeder Bereich hat seine spezifischen Zeichnungen, Dokumente und Designs. In mehreren Ingenieurbereichen – Versorgungsunternehmen, Metall- und Bergbau, Fertigung, Öl und Gas sowie Transportunternehmen – können das Volumen und die Komplexität eines Projekts das Auffinden kritischer Dokumente erschweren. G2 hat eine neue Kategorie für das Engineering Document Management hinzugefügt, um Softwarekäufern zu helfen, die besten Tools für die Verwaltung der Ingenieursinformationen ihrer Organisation zu vergleichen und auszuwählen, während die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten optimiert und ein zentrales, konsistentes Repository für alle projekt- und anlagenbezogenen Dokumente bereitgestellt wird.

Erstellung der G2-Kategorie zur Verwaltung von Ingenieursinformationen

Vor dem Wechsel zu Lösungen für das Management von Ingenieursdokumenten gab es andere Tools, die halfen, allgemeine Geschäfts- und produktbezogene Daten zu organisieren. Auf G2 wurden diese Produkte in den Kategorien Enterprise Content Management (ECM) Systems und Product Data Management (PDM) aufgeführt. Eine ECM-Lösung hilft, Dokumente im digitalen Format für die gesamte Organisation zu verwalten. Das Tool ermöglicht es Unternehmen, unstrukturierte Inhalte wie Dokumente, E-Mails, Bilder und mehr zu organisieren, zu verwalten und bereitzustellen.
PDM-Software wird hauptsächlich von Fertigungsunternehmen verwendet, um Produktdaten wie CAD-Modelle und Fertigungsanweisungen vom Design bis zur Produktion zu verwalten.
Während diese Tools bei der Datenverwaltung helfen, sind sie nicht speziell darauf ausgelegt, Ingenieursdokumente zu verwalten, die aufgrund der häufigen Aktualisierungen von anlagenbezogenen Informationen groß und hochkomplex sind. Die neue Kategorie für das Management von Ingenieursdokumenten wird Produkten Sichtbarkeit verleihen, die bei der Verwaltung von Ingenieursdaten und technischen Dokumentationen in anlagenintensiven Organisationen helfen.

Aufstieg von SaaS-Lösungen für das Management von Ingenieursdokumenten

Die COVID-19-Pandemie hat Organisationen dazu veranlasst, Wege zu finden, um den Betrieb in einer Remote-Umgebung fortzusetzen. Unternehmen entscheiden sich daher für SaaS- oder cloudbasierte Lösungen für das Management von Ingenieursdokumenten, um die Geschäftskontinuität und den rechtzeitigen Abschluss von Investitionsprojekten sicherzustellen.

• Beteiligte können von jedem Standort aus und mit ihren mobilen Geräten auf Dateien zugreifen. Im Gegensatz zu einem On-Premises-System erfordert ein cloudbasiertes Tool nicht, dass Organisationen ihre eigenen Server warten. Ingenieurs-Workflows können einfach verwaltet und in Bezug auf Server, Speicher und die Anzahl und Geschwindigkeit der verwendeten Prozessoren skaliert werden. 
• Unternehmen können auch die Kosten für die Wartung von internen Servern, neuen Geräten, Speicherplatz und mehr einsparen.
• Eine Cloud-Lösung gewährleistet hohe Sicherheitsniveaus, indem sie die Einhaltung der von der Organisation vordefinierten Richtlinien und der für ihren Schutz geltenden regulatorischen Rahmenbedingungen sicherstellt.

Management von Ingenieursdokumenten vs. Enterprise Content Management: Was ist idealer?

Enterprise Content Management (ECM)-Software spielt eine Schlüsselrolle bei der Verwaltung unstrukturierter Inhalte des gesamten Unternehmens. Sie hat einen viel breiteren Anwendungsbereich und hilft beim Erfassen, Speichern, Analysieren und Automatisieren von Geschäftsinhalten.  Das Management von Ingenieursdaten ist im Vergleich zu allgemeinen Geschäftsinformationen hochkomplex. Jede Disziplin erzeugt ihre eigenen technischen Designs, die von Beteiligten anderer Disziplinen bewertet werden müssen, um Engpässe bei der Projektausführung zu minimieren. Eine reguläre Content-Management-Software bietet keine Funktionen, die sich auf das Management von Abhängigkeiten im Workflow über verschiedene Ingenieursdisziplinen hinweg konzentrieren. Die meisten dieser Lösungen haben keine integrierte Unterstützung für die Verwaltung von Integrationen mit CAD und Building Information Management (BIM)-Tools.  Software für das Management von Ingenieursdokumenten ist speziell darauf ausgelegt, sich auf das Management von Ingenieursdaten zu konzentrieren, die CAD-Dateien mit technischen Spezifikationen und Designs, BIM-Modelle und Schaltpläne umfassen. Diese Art von Daten ist in der Regel strukturierter, hochgradig miteinander verknüpft und erfordert ein ordnungsgemäßes Management für einen reibungslosen Workflow. Sie ermöglicht es Organisationen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, die Kosten von Ingenieursprojekten zu senken, die Sicherheit zu maximieren und die Lebensdauer von Anlagen zu verlängern.

ECM-Tools eignen sich am besten zum Teilen, Speichern und Verwalten von generischen, in der Regel nicht-technischen Dokumenten wie Rechtsdokumenten, Marketingmaterialien und Finanzberichten. Trotz der erst kürzlich eingeführten Kategorie für das Management von Ingenieursdokumenten konnte diese bereits die erforderliche Anzahl an Bewertungen von Käufern erhalten, um ein G2 Grid^Ⓡ automatisch zu generieren. Käufer können sich auf dieses G2 Grid® beziehen, um die wichtigsten Anbieter in diesem Bereich zu identifizieren.

Zusammengefasst

Während es heute eine Vielzahl von Dokumentenmanagement-Tools auf dem Markt gibt, ist es für Organisationen unerlässlich zu erkennen, dass Ingenieurteams mehr als nur eine reguläre Content-Management-Lösung benötigen. Eine effiziente Lösung kann Ressourcen sparen, die Effizienz fördern und die Sicherheit erhöhen, indem sie eine zentrale, aktuelle einzige Quelle der Wahrheit bietet.

Bearbeitet von Sinchana Mistry