Seit Jahrzehnten war Projektmanagement-Software einfach – Käufer wussten sehr genau, was sie von dieser Art von Software erwarten konnten, da die meisten Produkte potenziell die gleichen oder fast ähnlichen Funktionen boten.

Die Hauptfunktionen konzentrierten sich unveränderlich auf Projektplanung, Aufgabenmanagement, Verfolgung von Projektmeilensteinen, Ressourcenallokation, Gantt-Diagramme, kritischen Pfad und Berichterstattung.

Traditionelles Projektmanagement basierte (und basiert immer noch) auf Prinzipien, die von Organisationen wie dem Project Management Institute (PMI) definiert wurden. Laut PMI hat jedes Projekt fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss, und daher sollte Projektmanagement-Software Funktionen für alle diese Phasen bieten.

Neue Technologien wie Cloud-Computing haben es mehr Anbietern ermöglicht, in den Markt für Projektmanagement-Software einzutreten, indem sie die Softwareentwicklung erschwinglicher gemacht haben. Während diese Anbieter den Käufern mehr Auswahlmöglichkeiten boten, waren ihre Produkte meist einfach, da sie keine großen Budgets für die Produktentwicklung hatten. Einige von ihnen konzentrierten sich auf spezifische Projektmanagement-Bedürfnisse wie Ressourcenmanagement oder Workflow-Management, während andere es vorzogen, sich auf das Aufgabenmanagement zu konzentrieren.

Wie entwickelt sich Projektmanagement-Software? 

Heute gibt es Projektmanagement-Software in vielen verschiedenen Varianten, von denen viele nicht immer den gesamten Projektlebenszyklus und seine oben genannten fünf Phasen abdecken. Zum Beispiel konzentrieren sich „leichte“ Versionen dieser Software mehr auf Aufgabenmanagement, was nützlich für repetitive Arbeiten und zur Überwachung nicht zusammenhängender Operationen ist.

Darüber hinaus bieten einige Anbieter ein „leeres Blatt“-Produkt an, das es den Nutzern ermöglicht, alles (Pläne, Workflows, Aufgaben usw.) von Grund auf neu zu erstellen, was ihnen viel Freiheit und Flexibilität gibt. Gleichzeitig kann unkontrollierte Flexibilität ein Problem sein und grundlegende Funktionen sind oft nicht ausreichend für Projektmanager.

Glauben Sie mir nicht einfach – hier ist, was G2-Rezensenten zu sagen haben:

„Zu den Nachteilen gehört die Leichtigkeit, das Projekt übermäßig komplex zu machen.“

„Man kann fast alles machen – aber das ist fast ein Problem. Es ist nicht wirklich – aus der Box – für irgendwelche Funktionen eingerichtet.“

Auf der positiven Seite gibt es einen Mittelweg zwischen dem traditionellen Projektmanagement-Ansatz und einfachem Projektmanagement. Die schlechte Nachricht? Es gibt unzählige Optionen, die es den Käufern schwer machen, sie auf einer vergleichbaren Basis zu vergleichen.

Als Reaktion auf die neuesten Entwicklungen auf dem Markt für Projektmanagement-Software hat G2 kürzlich zwei neue Kategorien hinzugefügt: Arbeitsmanagement und Projektzusammenarbeit.

Wie unten beschrieben, bieten diese Arten von Software eine Mischung aus Funktionen, die normalerweise in separaten Lösungen enthalten sind, wie Teamzusammenarbeit und Abrechnung. Der Hauptvorteil der Kombination dieser Funktionen besteht darin, dass Unternehmen eine einzige Quelle der Wahrheit haben können, was die Sichtbarkeit in allen Abteilungen erhöht. Der wichtigste Nachteil dieser Arten von Software ist das Maß an Unterstützung für nicht-traditionelle Funktionalitäten, das von Produkt zu Produkt erheblich variiert. Zum Beispiel umfasst Projekt-Zusammenarbeit normalerweise Funktionen für Chat und Diskussionen, unterstützt jedoch nicht immer Dokumenten- und Inhaltsmanagement.

Schauen wir uns den Umfang jeder neuen Kategorie an, um zu sehen, warum sie wichtig sind und wie sie sich von der Projektmanagement-Software unterscheiden, die wir kennen.

Arbeitsmanagement für das gesamte Unternehmen und Remote-Teams

Eine wachsende Zahl von Anbietern bietet Software für das Arbeitsmanagement an, die darauf abzielt, alle Mitarbeiter sowie externe Nutzer in das Produktmanagement einzubeziehen. Traditionelles Projektmanagement wurde hauptsächlich von Projektmanagern genutzt – andere Mitarbeiter verließen sich auf Tabellenkalkulationen, E-Mails oder Mitarbeiter-Intranet-Software, um zu Projekten beizutragen oder deren Fortschritt zu überwachen. Darüber hinaus arbeiten 68 % der Unternehmen mit Freiberuflern und Auftragnehmern für das Projektmanagement. Externe Nutzer benötigen Zugang zu derselben Software, die intern von der Organisation verwendet wird, haben jedoch in der Regel nur eingeschränkten Zugang zu den Daten und Aufgaben, bei denen sie helfen.

Eine andere Möglichkeit, Arbeitsmanagement zu betrachten, ist als integriertes Set von Werkzeugen für mehrere Zwecke, die auf derselben Plattform bereitgestellt werden. Einige Anbieter verwenden den Begriff Work Operating System (OS), das darauf abzielt, Lücken zwischen Geschäftsanwendungen zu beseitigen.

Der Begriff Work OS erinnert uns an IBMs Workplace OS-Projekt, das als "eines der bedeutendsten Betriebssystem-Software-Investitionen aller Zeiten" und "eines der größten Betriebssystem-Fehlschläge der modernen Zeit" in der "Workplace Microkernel and OS: A Case Study" beschrieben wurde. Im Gegensatz zu Workplace OS, das das ultimative Betriebssystem sein sollte, hat Arbeitsmanagement einen realistischeren Umfang und mehr Chancen auf Erfolg.

Wir haben eine neue Arbeitsmanagement-Software-Kategorie hinzugefügt, um die Unterschiede zwischen dieser und traditionellem Projektmanagement hervorzuheben. Da diese Art von Software täglich beliebter wird, hat die Kategorie bereits ein Raster, in das Käufer Einblick nehmen können, obwohl sie erst vor wenigen Monaten, im April 2020, hinzugefügt wurde.

Projektzusammenarbeit für schnelllebige Arbeitsumgebungen

In vielen Fällen wird Projektmanagement-Software verwendet, um Aufgaben und Workflows zu definieren und zu verfolgen, die sich selten ändern. Während dieser Ansatz für repetitive Aufgaben, die Mitarbeiter ständig ausführen, nützlich ist, hilft er kreativen Fachleuten in schnelllebigen Umgebungen wie der Software- und IT-Industrie nicht.

Projektzusammenarbeit wird für das Projektmanagement immer wichtiger, da interne und externe Nutzer zunehmend in die Verwaltung von Produkten und Dienstleistungen eingebunden werden. Infolgedessen haben Projektmanagement-Anbieter begonnen, Funktionen für Chat und Kommunikation, Dokumenten- und Inhaltsfreigabe, Kalender und Veranstaltungen sowie gemeinsame Arbeitsbereiche und Projektansichten hinzuzufügen. Diese Funktionen sind normalerweise nicht in traditioneller Projektmanagement-Software enthalten, weshalb es wichtig ist, zwischen ihnen und denen, die sich auf Zusammenarbeit konzentrieren, zu unterscheiden.

Was kommt als Nächstes im Projektmanagement?

Die Hauptherausforderung bei vielen Projektmanagement-Produkten besteht darin, dass sie eine Mischung von Funktionen bieten, die es schwierig machen, sie zu kategorisieren. Wie oben erwähnt, umfasst traditionelles Projektmanagement Standardfunktionen, aber neue Produkte konzentrieren sich auf Teilmengen von Funktionalitäten oder auf zusätzliche Funktionen wie Zusammenarbeit. Eine zunehmende Anzahl von Projektmanagement-Anbietern spezialisiert sich auch auf branchenspezifische Produkte wie Agenturmanagement oder Bauprojektmanagement.

Wir erwarten, dass dieser Trend anhält und dass wir mehr Produkte identifizieren, die nicht gut in die Kategorien passen, die wir auf unserer Website haben. Aus diesem Grund haben wir Projektmanagement-Tools erstellt, eine Auffangkategorie für jede Software, die nicht für die Aufnahme in die Projekt-, Portfolio- & Programm-Management-Software-Kategorien qualifiziert ist.

Bei G2 werden wir weiterhin auf Marktveränderungen reagieren, die sich in der Kategorientaxonomie widerspiegeln werden. Wir arbeiten auch ständig an mehr Inhalten und Forschung, um Käufer mit dem Markt und seiner Entwicklung vertraut zu machen.