Wie man ein Veranstaltungsprogramm gestaltet, das den Gästen gefallen wird

Es gibt viel zu bedenken, wenn man eine Veranstaltung plant, egal ob für 10 oder 1.000 Personen. Von der Location und dem Catering bis hin zu den Rednern und dem Zeitplan muss Ihre Konferenz, Messe, Ihr Workshop oder Gala gut organisiert sein.

Ein wichtiger Bereich, den Sie niemals übersehen sollten, ist das Veranstaltungsprogramm. Selbst in der heutigen digitalen Welt ist ein physisches Heft mit allen wichtigen Informationen, die Ihre Gäste wissen müssen, unerlässlich. Sie können dies auch mit einer App für Ihre technikaffinen Teilnehmer kombinieren!

Was ist ein Veranstaltungsprogramm?

Ein Veranstaltungsprogramm ist ein digitales oder physisches Dokument, das alle relevanten Informationen über eine Veranstaltung enthält. Es umfasst typischerweise den Zeitplan der Programme während der Veranstaltung, in chronologischer Reihenfolge aufgelistet, sowie Details zu Veranstaltungssponsoren und Rednerbiografien.

Das Ziel eines Veranstaltungsprogramms ist es, den Teilnehmern ein besseres Verständnis dafür zu geben, was sie von der Veranstaltung erwarten können, damit sie ihre Zeit entsprechend einteilen können. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil der Veranstaltungsplanung und können typischerweise im Voraus in Veranstaltungsplanungssoftware erstellt werden. Dies erleichtert es dem Veranstaltungsteam, das Programm während des Planungsprozesses zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren und die Veranstaltungsprogramme vor Beginn der Veranstaltung an die Teilnehmer zu verteilen.

Arten von Veranstaltungsprogrammen

Die meisten Veranstaltungsprogramme waren traditionell in einem physischen, gedruckten Format, wie einem Heft oder Flyer. Je nach Art der Veranstaltung können diese Hefte später verwendet werden, um Informationen über Redner oder Sponsoren zu überprüfen oder als Andenken für die Teilnehmer. Dieses Format ist nach wie vor eine beliebte Wahl für viele Veranstaltungen, aber zusätzliche Optionen umfassen:

• Eine Veranstaltungs-App: Heutzutage verwenden Veranstalter ein physisches und digitales Veranstaltungsprogramm, um alle Details jederzeit zugänglich zu halten. Apps sind eine großartige Möglichkeit, Verwirrung zu vermeiden, wenn Gäste ihr Papierheft verlieren oder einfach die Informationen lieber auf ihrem Telefon haben möchten. Viele Veranstaltungs-Apps bieten Gästen jetzt die Möglichkeit, individuell auszuwählen, welche Rednersitzungen sie bei einer großen Konferenz besuchen möchten, sodass sie einen personalisierten Zeitplan erstellen können, der mit ihrem Kalender synchronisiert wird.
• Eine Webseite, die über einen QR-Code zugänglich ist: Ein QR-Code, der zur Veranstaltungs-ID hinzugefügt wird, kann eine großartige Alternative zu einer eigenständigen App sein. Alle Informationen, die in einem physischen Programm aufgelistet sind, können digital auf dieser Veranstaltungs-Landingpage repliziert und dann über Smart-Geräte über den QR-Code abgerufen werden.
• Sandwich-Tafeln oder Beschilderung am Veranstaltungsort: Das Anbringen von Veranstaltungsprogrammdetails auf Tafeln rund um Ihren Veranstaltungsort kann hilfreich für Gäste sein, die schnell Informationen suchen. Egal, ob Sie versuchen, Menschen in den richtigen Raum zu leiten oder ihnen einen Ausblick auf die kommenden Veranstaltungen des Tages zu geben, diese sind in einem großen Raum mit mehreren Standorten nützlich.

Die besten Event-Management-Plattformen können Ihnen helfen, Ihre Agenda klar zu erstellen und zu kommunizieren, sodass die Teilnehmer von Anfang bis Ende engagiert bleiben.

Warum Veranstaltungsprogramme wichtig sind

Ein Veranstaltungsprogramm mag während des Planungsprozesses unnötig erscheinen, aber es ist ein wesentlicher Bestandteil der Veranstaltung. Diese Programme helfen, Ihre Veranstaltung zu strukturieren und zu organisieren, und helfen den Gästen, sich zurechtzufinden und Verwirrung darüber zu vermeiden, wo sie sein sollen.

Sie helfen den Menschen, ihre Zeit zu managen

Es ist wichtig, dass alle Ihre Gäste zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, insbesondere wenn Sie mehrere Optionen für Redner und Workshops haben oder nach einer längeren Pause wie dem Mittagessen wieder aufgenommen wird. Ihr Veranstaltungsprogramm ist die Anlaufstelle für Teilnehmer, um zu wissen, was passiert und wie der Tag aussehen wird.

Sie erzeugen Aufregung

Menschen lieben es zu wissen, was kommt, und freuen sich darauf, also gestalten Sie Ihr Veranstaltungsprogramm so, dass es diese Vorfreude von Anfang an aufbaut. Wenn Sie Programminformationen im Voraus veröffentlichen, kann dies auch Ihre Gesamtteilnahme erhöhen, wenn die Leute sehen, dass die Veranstaltung gut organisiert ist und Sitzungen oder Aktivitäten hat, an denen sie gerne teilnehmen möchten.

Sie enthalten wichtige Informationen

Details wie Zeiten, Orte oder Kontaktinformationen für die Veranstalter sollten alle wichtige Bestandteile Ihres Veranstaltungsprogramms sein. Ein FAQ-Bereich kann ebenfalls hilfreich sein. Wenn Sie ein digitales Format verwenden, kann es effektiver sein, wenn Gäste und Teilnehmer ihre Fragen im Voraus und während der Veranstaltung einreichen können.

Sie bauen Beziehungen zu Sponsoren auf

Das Veranstaltungsprogramm ist der Ort, um zu zeigen, wer die Veranstaltung unterstützt, und Ihre Wertschätzung zu zeigen. Dies ist eine wichtige Form des Marketings für viele Unternehmen, insbesondere bei großen Konferenzen, da alle Teilnehmer nach Informationen über ihr Unternehmen suchen werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Sponsoren mit einem gut gestalteten Veranstaltungsprogramm zufriedenstellen, das sie als würdig für die Investition empfinden, die sie getätigt haben.

Sie verbessern Ihr Markenimage

Als Veranstalter spiegelt alles, was Sie tun, Ihre Marke wider. Ein durchdachtes und informatives Veranstaltungsprogramm lässt Ihr Unternehmen professionell und organisiert erscheinen und kann Ihnen helfen, sich von Wettbewerbern abzuheben, die möglicherweise ähnliche Veranstaltungen ausrichten. Sie möchten immer, dass Ihre Teilnehmer mit einem positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen gehen, und das Veranstaltungsprogramm ist ein kleiner, aber wesentlicher Teil der Etablierung dieses Markenimages für Ihre Gäste.

Best Practices für die Gestaltung eines Veranstaltungsprogramms

Egal, ob Sie mit einem externen Grafikdesigner arbeiten oder Ihr Veranstaltungsprogramm intern erstellen, es gibt mehrere wichtige Design-Tipps, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, während Sie Ihr Veranstaltungsprogramm erstellen. 

Auch wenn es einfach erscheinen mag, kann das Fokussieren auf die kleinen Details Ihr Programm von gut zu großartig machen und Ihren Gästen einen hervorragenden, bleibenden Eindruck hinterlassen. Solche Details umfassen:

• Interessante visuelle Elemente: Grafiken, Illustrationen oder sogar Fotos können Ihr Veranstaltungsprogramm mehr als nur informativ machen. Sie können ein guter Gesprächspunkt zwischen Gästen oder Teilnehmern sein und eine weitere Möglichkeit, Ihre Markenidentität visuell zu verstärken.
• Typografie: Es gibt nichts Schlimmeres, als die Anzahl der verschiedenen Schriftarten in Ihrem Veranstaltungsprogramm zu übertreiben und es den Teilnehmern schwer zu machen, es zu lesen. Schließlich ist der ganze Sinn eines Veranstaltungsprogramms, ihnen zu helfen! Bleiben Sie bei 2 oder 3 Schriftarten aus derselben oder ähnlichen Schriftfamilie, um Ihren Text zu variieren, aber dennoch schlank und visuell ansprechend zu halten.
• Listen und blockierter Text: Ihr Veranstaltungsprogramm wird wahrscheinlich viele Informationen enthalten, also brechen Sie große Textabschnitte in Blöcke auf oder verwenden Sie ein Aufzählungslistenformat. Dies macht die Details leichter lesbar und verständlich. Scheuen Sie sich auch nicht vor Leerraum, da er ein guter Ort für Teilnehmer sein kann, um während Ihrer Veranstaltung Notizen oder Erinnerungen zu notieren.
• Experimentelle Faltungen und Größen: Sie müssen sich nicht an ein Standard-Halbformat-Heft halten, wenn dies für Ihre Veranstaltungsart nicht gut funktioniert. Probieren Sie verschiedene Formate wie eine dreifach gefaltete Broschüre oder ein Akkordeon-Papier aus, um Ihr Veranstaltungsprogramm wirklich einzigartig und unverwechselbar zu machen.

Ein kleines Buch für Ihr großes Event gestalten

Veranstaltungsprogramme sind es wert, Zeit und Geld zu investieren, um ein zusätzliches Element zu Ihrer Veranstaltung hinzuzufügen. Sie sind nicht nur notwendig, um Ihren Gästen alle Informationen zu geben, die sie benötigen, sondern sie sind ein zusätzliches Puzzleteil, das Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg macht.

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