15 Wesentliche Fähigkeiten zur Veranstaltungsplanung, die Sie zum Erfolg benötigen

Alleskönner? Absolut. Meister in nichts? Nicht ganz…

Eventplaner sind berüchtigt dafür, Multitasking-Genies zu sein. Egal, welche Aufgabe sie bekommen, sie scheinen sie immer ohne einen Fehler zu erledigen.

Denken Sie nur an jedes kleine Detail, das in die Eventplanung einfließt. Von der Handhabung der absurdesten Kundenwünsche bis hin zum Jonglieren mit allen Drittanbietern und viel mehr.

Eventplaner finden immer eine Methode im Chaos.

Großartige Eventplaner sollten ständig ihre Fähigkeiten verfeinern und verbessern. Es ist der beste Weg, um ihr Handwerk zu meistern und sich von der Konkurrenz abzuheben.

15 Fähigkeiten, die Sie für die Eventplanung benötigen

Diese umfassende Liste von Fähigkeiten umfasst alles, was jeder großartige Eventplaner besitzen sollte, wenn er in der Branche erfolgreich sein möchte.

Obwohl einige dieser Fähigkeiten selbstverständlich sind, gibt es andere, die Sie möglicherweise völlig überraschen. Dieser Artikel führt Sie durch die notwendigsten Fähigkeiten, die Sie für jede Art von Job in der Eventbranche haben sollten.

1. Organisation

Dies ist die wichtigste Fähigkeit, die jeder Eventplaner besitzen sollte. Jedes Event hat Tausende von beweglichen Teilen, und wenn man bedenkt, dass man für mehrere Events gleichzeitig verantwortlich sein könnte, ist es unerlässlich, dass Ihre organisatorischen Fähigkeiten erstklassig sind. Sicherzustellen, dass jede Bestellung, Rechnungsstellung, Besprechung und alle anderen Details zur richtigen Zeit initiiert und ausgeführt werden, erfordert immens organisierte und detaillierte Planung.

Es ist normal, von der Anzahl der Dinge überwältigt zu sein, die vor dem Event abgehakt werden müssen. Werfen Sie einen Blick auf G2s ultimativen Eventplanungsleitfaden. Unsere umfassende Checkliste garantiert, dass kein einziger Schritt übersehen wird!

2. Kreativität

Dies ist offensichtlich. Kreativität ist entscheidend. Die Fähigkeit, Eventgäste und Kunden auf kreative Weise zu beeindrucken und zu engagieren, ist der ganze Sinn des Jobs. Jeder kann einen Veranstaltungsort buchen, Caterer engagieren und Unterhaltung bestätigen, aber Eventplaner heben diese Elemente auf ein neues Niveau, das die Teilnehmer beeindruckt. Die Fähigkeit, Räume und Ideen in etwas Größeres zu verwandeln, ist keine leicht erlernbare Fähigkeit, aber sie ist notwendig. Diese Fähigkeit ist der Grund, warum Eventplanung überhaupt ein Beruf ist!

3. Kommunikation

Es ist notwendig, sich wohl dabei zu fühlen, nicht nur mit Ihren Kunden, sondern auch mit jedem Drittanbieter und Team, mit dem Sie arbeiten, nachzufassen, um sicherzustellen, dass Sie über jedes Projekt und jeden Plan informiert sind. Neben der Fähigkeit, mit vielen verschiedenen Menschen im Laufe des Tages zu kommunizieren, müssen Sie auch stark darin sein, Nachrichten und Anweisungen auf eine Weise zu übermitteln, die für alle ansprechend ist. Die Rolle eines Eventplaners bedeutet, dass Sie der Leiter des Events sind und dafür verantwortlich, wie es ausgeführt wird. Starke Kommunikation mit einer persönlichen Art und Weise stellt sicher, dass Sie nichts aus den Augen verlieren, einschließlich der Aktionen Ihres Teams.

4. Anpassungsfähigkeit

Die Fähigkeit, sich in jeder Situation anzupassen, insbesondere wenn diese Situation sehr stressig und risikoreich ist, gehört zum Job. Als Eventplaner müssen Sie schnell auf den Beinen denken und sich anpassen, wenn Probleme auftreten. Dinge werden von Ihrer sorgfältig durchdachten Checkliste abweichen; das ist eine Tatsache bei jedem Event. Wie Sie reagieren, wenn dies geschieht, wird Ihr Event machen oder brechen und letztendlich Ihren Ruf in der Branche. Passen Sie sich schnell an neue Entwicklungen, Probleme oder Änderungen an und haben Sie immer einen „Plan B“ bereit.

5. Engagement für den Kundenservice

Die Planung eines Events dreht sich ganz um die Menschen, für die das Event ist. Es sei denn, es ist Ihr eigenes Event! Die wichtigste Aufgabe eines Eventplaners ist es, immer den Kunden im Auge zu behalten. Denken Sie daran, es ist das Event, die Vision und das Budget des Kunden, also müssen Sie, egal wie sehr Sie mit einer bestimmten Entscheidung nicht einverstanden sind, damit einverstanden sein. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, Empfehlungen, Unterstützung und die Fähigkeit zu bieten, ihre Wünsche auszuführen. Widmen Sie sich dem Glück und der Erfahrung Ihres Kunden während des gesamten Prozesses und stellen Sie sicher, dass sie am Ende des Tages begeistert sind, wie ihr Event verlaufen ist.

6. Aufmerksamkeit fürs Detail

Die Umsetzung von komplexen Details ist das, was ein Event von durchschnittlich zu außergewöhnlich macht, und es liegt am Eventplaner, dies in jedem Aspekt des Designs und der Ausführung zu berücksichtigen. Erinnern Sie sich, was wir darüber gesagt haben, dass es das Event des Kunden ist? Und dass Sie immer der Vision des Kunden folgen sollten? Während das immer noch wahr ist, sind die Details das, woran die durchschnittliche Person nicht unbedingt denkt und warum ein Eventplaner überhaupt engagiert wurde! Die Kreativität, Leidenschaft und das unkonventionelle Denken, das großartige Eventplaner haben, verwandelt Events, und es dreht sich alles um die Aufmerksamkeit fürs Detail.

7. Budgetierung

Ein wichtiges Stück Information, das Sie nie vergessen sollten, ist, dass Sie ein Event mit dem Geld von jemand anderem planen. Budgetierungs- und Geldmanagementfähigkeiten sind in der Eventbranche unerlässlich. Es ist so einfach, an jeder Ecke abgezockt zu werden, und unnötige Gebühren und Käufe summieren sich schnell, wenn Sie nicht auf der Hut sind. Seien Sie sparsam, seien Sie klug. Das ist nicht Ihr Geld.

8. Verhandlungsgeschick

Ob Sie es mögen oder nicht, das Verhandeln von Verträgen wird ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Arbeit als Eventplaner sein. Veranstaltungsorte, Unterhaltung, Essen, Ihre Dienstleistungen und mehr! Sie nennen es, es wird wahrscheinlich verhandelt werden müssen. Die Fähigkeit, dies effektiv zu tun, ist das, was den Unterschied zwischen einem durchschnittlichen und einem spektakulären Eventplaner ausmacht, und wenn Sie konsequent Verträge zugunsten Ihrer Kunden verhandeln können, sind Sie auf dem besten Weg zu Empfehlungen und erneuten Engagements.

9. Multitasking

Wie zu Beginn dieses Artikels erwähnt, sind Eventplaner Multitasking-Genies. Mehrere Projekte, Fristen und Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren, gehört zum Job und ist entscheidend für den Erfolg eines Events. Denken Sie an all die beweglichen Teile, die bei nur einem Event stattfinden. Es ist die Aufgabe des Eventplaners, jedes Detail zu orchestrieren, um sicherzustellen, dass am Eventtag alles zusammenkommt. Auf den Zehenspitzen bleiben, antizipieren, was als nächstes geschehen muss, und mit Ihrem Team nachfassen und durchhalten, ist der Name des chaotischen Eventspiels.

10. Führungskompetenz

Bis jetzt sollten Sie sich der Verantwortung bewusst sein, die ein Eventplaner hat. Mit großer Verantwortung kommt die Notwendigkeit von Führung und Delegation. Mehrere Teams mit unterschiedlichen Aufgaben und Persönlichkeiten zu leiten, ist keine leichte Aufgabe und nicht für jemanden, der nicht selbstbewusst führen kann. Führung ist eine Eigenschaft, die vielen Menschen von Natur aus gegeben ist, aber diejenigen, die sich dabei nicht wohl fühlen, müssen definitiv hart an der Verbesserung dieser Fähigkeit arbeiten.

Denken Sie an einen Eventplaner wie an einen Dirigenten in einem Orchester. Der Dirigent leitet das Orchester als Ganzes, während er immer noch jede einzelne Sektion dirigiert und unterstützt. Die Mitglieder des Orchesters schauen oft auf den Dirigenten für Hinweise und Befehle und würden langsam aber sicher, je nach Können des Orchesters, ohne ihn scheitern. Eventplanung ist dasselbe, aber der Dirigent in diesem Fall ist der Eventplaner.

Die wichtigen Fähigkeiten für die Eventplanung, von denen man Ihnen nichts erzählt

Wahres Lernen geschieht am besten durch Erfahrung. Kopfüber eintauchen, keine Angst vor dem Scheitern haben und so viele Fähigkeiten wie möglich auf dem Weg aufgreifen, ist der beste Weg, um in irgendetwas exzellent zu werden.

Es braucht Zeit. Größe wird nicht über Nacht aufgebaut.

Es ist wahr, und egal, wie die Situation auch sein mag, Weisheit von denen zu absorbieren, die viel erfahrener und weiser sind als Sie, erweist sich als eine unvergleichliche Art des Lernens.

Obwohl die Fähigkeiten, die wir zuvor behandelt haben, eine fantastische Grundlage sind, die jeder Eventplaner besitzen sollte, werden Sie definitiv den detaillierten Rat von denen hören wollen, die einmal in Ihren Schuhen standen.

Um Sie auf den schnellen Weg zum Erfolg zu bringen, habe ich erfahrene Eventplaner gefragt, die ein oder zwei Dinge darüber wissen, was es wirklich braucht, um in der Branche erfolgreich zu sein.

Hier ist, was sie zu sagen hatten:

11. Emotionale Distanz

"Dies ist die Fähigkeit, die am meisten benötigt wird, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen. Wie Sie die Situation handhaben, bestimmt das Tempo und den Ton für die Lösung des Problems. Ihre Emotionen unter Kontrolle zu halten, ist entscheidend für das Management eines Events. Wut, Frustration und Schuldzuweisungen zu zeigen, löst das Problem nicht und motiviert auch nicht die Teams, die hart für Sie arbeiten.”

Marla Harr, Gründerin & CEO
Business Etiquette International

12. Verstehen, dass es das ist, was der Kunde will, nicht was Sie wollen

“Beim ersten Treffen mit dem Kunden sollten die Eventplaner so viele Fragen wie möglich stellen, um ein ‚perfektes Event‘-Bild in ihren Köpfen zu zeichnen, damit sie ein klares Verständnis davon haben, wie der Kunde das Event genau vorstellt.

Mit anderen Worten, Eventplaner müssen sich auf die Bedürfnisse der Kunden konzentrieren und verstehen, was sie wirklich wollen. Es ist sogar mehr als das Lesen der Gedanken von jemandem. Als Ergebnis wird das Event erfolgreich geplant und gemäß der Vision und den Erwartungen des Kunden durchgeführt, auch wenn es nicht mit der Vision und den Ideen des professionellen Planers übereinstimmt.”

Anna Bessonowa, Direktorin für Operationen
Magic Day Luxury Experiences

13. Schwierige Menschen mit Leichtigkeit handhaben

“Die Fähigkeit zu haben, mit einer großen Bandbreite von Persönlichkeiten umzugehen und sie zu managen, einschließlich der schwierigsten Typen, wie diejenigen, die in Panik geraten, sehr angespannt sind oder einfach nur dramatisch, ohne sie zu beleidigen oder ihnen all Ihre Zeit und Energie zu rauben. Wenn alle anderen in Panik geraten, ist dies eine Fähigkeit, die alle erfolgreichen Eventplaner entweder von Natur aus besitzen oder sehr schnell entwickeln.”

Polly Kay, Senior Digital Marketing Manager
English Blinds

14. Niemals aufhören zu lernen

“Die Eventbranche entwickelt sich ständig weiter, und es ist eine Notwendigkeit, unterwegs zu lernen. Glauben Sie mir, das Management von Events wird viel einfacher, wenn Sie die Bereitschaft haben zu lernen und es schnell tun können. Zuhören, Wissen aufnehmen und im Moment anwenden macht Sie zu einem hochgeschätzten Teammitglied, das immer auf die kleinen Details achtet.”

Christine McDowell, Event Marketing Manager
Seismic

15. Optimismus

“Es gibt kein perfektes Event. Wenn etwas schief geht, ist es Ihre Aufgabe als Eventplaner, ruhig zu bleiben und die bestmöglichen Lösungen zu finden. Das Letzte, was das Team in einer Stresssituation braucht, ist ein negativer Leiter, der nur die großen Probleme sieht und nicht in der Lage ist, Wege zu finden, um zu den Lösungen zu gelangen. Sie müssen mit gutem Beispiel vorangehen und immer die positiven Seiten sehen. Die richtige Einstellung wird Ihr Team auf Kurs halten und in der richtigen Denkweise.”

Elandas Miller, Gründer & CEO
Kicking It Sports

Verfeinern Sie ständig Ihre Fähigkeiten

Wenn eines klar ist, dann dass sich die Eventbranche in einem sehr schnellen Tempo entwickelt. Erfolgreiche Eventplaner können mithalten, weil sie niemals aufhören zu lernen und ihre Fähigkeiten weiter auszubauen. Eine starke Grundlage, die aus den in diesem Artikel aufgeführten Kernkompetenzen besteht, wird Ihnen den Weg zum Erfolg ebnen. Denken Sie daran, immer Fragen zu stellen und von denen zu lernen, die erfahrener sind als Sie, da dies der Vorteil sein wird, der Sie in der Branche abhebt.

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