Die ultimative Checkliste für die Veranstaltungsplanung (+Kostenloser ultimativer Planungsleitfaden)

Eventmarketing dreht sich um die Details.

Um erfolgreich zu sein, müssen Sie ein Gespür für Projektmanagement haben und in der Lage sein, die kleinen Dinge im Auge zu behalten.

Ob Sie neu im Eventmarketing sind oder ein erfahrener Profi, unterschätzen Sie niemals die Macht einer Eventplanungs-Checkliste.

Als Überblick umfassen die 15 wichtigsten Details, die in dieser Eventmanagement-Checkliste behandelt werden:

Das ist ein sehr grundlegender Überblick. Wir werden die Details dieser Punkte, einschließlich eines Eventplanung-Zeitplans, in Kürze durchgehen.

Mit so vielen Aufgaben, die Ihnen durch den Kopf gehen, bietet Ihnen eine Checkliste eine greifbare Möglichkeit, sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Dies ist besonders hilfreich in den letzten Tagen vor Ihrem Event oder wenn unerwartete Probleme auftreten.

Ich empfehle dringend, die „Eventtag-Werkzeugkiste“-Checkliste auszudrucken und jeden Punkt physisch abzuhaken. Es ist zu einfach, einen Punkt zu überfliegen und ihn auf Ihrem Computerbildschirm zu übersehen. Ein kleines „Häkchen“ ist eine sichere Methode, um sicherzustellen, dass Sie am Eventtag alles haben, was Sie brauchen.

Die grundlegenden Details auf dieser Checkliste sollten so schnell wie möglich erledigt werden, idealerweise vier bis sechs Monate im Voraus. Wenn Sie jedoch ein Event planen, das nur ein oder zwei Monate entfernt ist, ist es immer noch möglich, ein erfolgreiches Event durchzuführen! Ich habe es selbst schon mehrfach gemacht; Sie benötigen möglicherweise nur etwas zusätzlichen Koffein. ;)

Verwenden Sie diese Checkliste als Ihren Eventplanung-Leitfaden und vertrauen Sie darauf, dass Ihre Eventmarketing-Strategie ein Erfolg wird!

Die ersten Schritte

Dies sind die ersten Maßnahmen, die Sie ergreifen müssen, wenn Sie bereit sind, ein Event zu planen. Beginnen Sie damit, das Ziel Ihres Events zu bestimmen. Was ist das Ziel und welches Budget haben Sie, um dieses Ziel zu erreichen?

Bevor Sie Ihre Event-Website erstellen oder für Ihr Event werben können, benötigen Sie einige grundlegende Details wie Datum, Uhrzeit und Ort.

Die ersten Schritte zur Planung eines Events sind:

• Entscheiden Sie Ihre Eventziele.
• Bestimmen Sie das Budget.
• Brainstormen Sie ein Eventthema.
• Recherchieren Sie Redner und Unterhaltung; kontaktieren Sie diejenigen, die zu Ihren Zielen passen. Dieser Leitfaden von BigSpeak ist eine großartige Ressource, um einen prominenten Redner zu buchen.

• Finden Sie Eventorte, recherchieren Sie Preise und besuchen Sie potenzielle Standorte.

1. Prüfen Sie auf vertragliche Anforderungen – haben sie ein Mindestmaß an Speisen und Getränken?
2. Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort die erforderlichen Lizenzen für Alkohol hat, falls erforderlich.
3. Seien Sie sich der Unterkünfte für Menschen mit Behinderungen bewusst.
4. Informieren Sie sich über Parkmöglichkeiten und öffentliche Verkehrsmittel.

• Legen Sie Ihre Sponsorenstufen und -pakete fest.
• Erstellen Sie eine Liste potenzieller Sponsoren; konkretisieren und senden Sie Ihren Sponsorenvorschlag.
• Sichern Sie sich Ihr Eventdatum. (Stellen Sie sicher, dass an diesem Tag keine ähnlichen Branchenveranstaltungen stattfinden!)
• Entscheiden Sie, ob Sie ein Eventmanagement-Unternehmen beauftragen, um Ihnen zu helfen.

Drei bis sechs Monate vor dem Event

Jetzt, da Sie die grundlegenden Puzzleteile an Ort und Stelle haben, ist es an der Zeit, die Kommunikation mit Eventpartnern, Rednern und Sponsoren fortzusetzen. Die anderen wichtigen Schritte umfassen den Aufbau Ihrer Event-Website (damit sich Gäste registrieren können) und die Bewerbung Ihres Events zu beginnen.

Der Zeitplan für den Beginn dieses Prozesses wird von der Größe Ihres Events beeinflusst. Eine große Konferenz, die mehrere Tage dauert, wird höhere Kosten für die Teilnehmer haben. Das bedeutet, dass Sie Monate im Voraus mit der Werbung für Ihr Event beginnen sollten. Wenn Ihr Event eine einzelne Rednersitzung ist, benötigen Sie nicht so viel Vorlaufzeit für Ihre Eventwerbung.

Die Schritte, die drei bis sechs Monate vor Ihrem Event ausgeführt werden müssen, umfassen:

• Bestimmen Sie, wer in Ihrem Team für was verantwortlich ist.
• Skizzieren Sie Ihren Marketing- und Öffentlichkeitsarbeitsplan.
• Bestätigen Sie Redner und Unterhaltung und setzen Sie die Suche fort, falls erforderlich.
• Beschaffen Sie Rednerfotos und Biografien für Ihre Website.
• Sichern Sie sich Sponsoren und setzen Sie die Kontaktaufnahme fort, falls erforderlich.
• Senden Sie Sponsorenverträge und führen Sie eine detaillierte Datei mit unterzeichneten Verträgen und den Vorteilen, die Sie ihnen bieten.
• Treffen Sie sich mit Eventpartnern oder Co-Hosts.
• Für ein großes Event entscheiden Sie, ob Sie eine Event-App verwenden. Wenn ja, beginnen Sie mit der Zusammenstellung von Inhalten für Ihre App, einschließlich:

1. Sponsorenlogos
2. Rednerfotos und Biografien
3. Umfragefragen
4. Live-Umfragen während der Sitzungen
5. Eventort und Unterkunft
6. Preise und Registrierung
7. FAQs
8. Ausstellungshallenpläne

• Finalisieren Sie das Eventbranding und Design – Thema, Logos, Farben usw.
• Buchen Sie das Event in allen internen Mitarbeiterkalendern.
• Bestätigen Sie die Ticketgebühr, die Sie erheben werden.
• Erwerben Sie alle erforderlichen Genehmigungen oder Lizenzen.
• Erstellen Sie die Agenda. Berücksichtigen Sie Zeit für:

1. Registrierung
2. Präsentation(en) oder Unterhaltung
3. Fragen und Antworten
4. Pausen
5. Networking und Erfrischungen

• Planen Sie das Layout des Veranstaltungsortes, einschließlich Platz für:

1. Präsentationen
2. Catering
3. Rednerzimmer
4. Sponsorenstände
5. Registrierung

• Entscheiden Sie, ob Sie bezahlte Werbung machen, wie z.B. Retargeting oder Display-Anzeigen.
• Brainstormen und planen Sie Eventdekorationen.
• Recherchieren Sie alle erforderlichen Eventlieferanten. Dazu gehören Drucker, Caterer, Fotografen, Audio/Visuelle oder Videografen.

1. Fragen Sie Kontakte nach Empfehlungen. Lesen Sie Kundenbewertungen von Anbietern, um die Qualität ihres Kundendienstes sicherzustellen.
2. Informieren Sie sich über Preise: Passen sie in Ihr Budget? Bieten teurere Anbieter mehr Wert?
3. Erstellen Sie Ihre Shortlist und prüfen Sie die Verfügbarkeit der Anbieter.

• Erstellen Sie alle gemeinsamen Dokumente für Ihr Team, wie z.B.:

1. Erfüllung der Event-Sponsoren: Hier verfolgen Sie, welche Vorteile jeder Sponsor während der Eventwerbung und am Eventtag erhält. Stellen Sie sicher, dass Sie Kontaktinformationen einschließen.
2. Rednerinformationen: Dies ist die Quelle für alle Rednerdetails, einschließlich Kontaktinformationen, Präsentationsthemen, Erlaubnis zur Weitergabe ihrer Folien und Reden, spezielle Anforderungen und alle anderen Details.

• Verhandeln Sie einen Deal für Hotelblöcke für auswärtige Gäste.
• Erstellen Sie Ihre Event-Website und den Ticketregistrierungsprozess.
• Kündigen Sie Ihr Event an und bewerben Sie es.

Erstellen Ihrer Event-Website und Registrierung

Sobald Sie Ihren Veranstaltungsort und mindestens einige Ihrer Redner oder Unterhaltung bestätigt haben, ist es an der Zeit zu lernen, wie man eine Website erstellt für Ihr Event.

Hier können Gäste zusätzliche Informationen finden und sich registrieren. Es sei denn, Sie arbeiten mit einer Eventmanagement-Agentur zusammen, die Ihre Registrierungen bearbeitet, wird dies zwei Stufen umfassen.

1. Erstens, richten Sie Ihr Event auf einer Eventregistrierungs- und Ticketing-Plattform ein.
2. Erstellen Sie dann eine Landingpage auf der Website Ihres Unternehmens.

Einrichten des Registrierungsprozesses

• Wählen Sie Ihre Event-Ticketing- und Registrierungsplattform.
• Erstellen Sie ein Konto bei dieser Plattform.
• Fügen Sie Ihr Logo, Eventdetails, Kapazitätszahlen und Preise hinzu.
• Prüfen Sie auf automatisierte Einstellungen innerhalb der Plattform. Wird beispielsweise eine E-Mail automatisch an Eventregistranten gesendet? Wenn ja, müssen Sie den Text anpassen?

Erstellen Ihrer Event-Landingpage

• Schreiben Sie Ihre Eventbeschreibung.
• Geben Sie Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsort an.
• Laden Sie die Fotos und Biografien Ihrer Redner oder Unterhaltung hoch.
• Stellen Sie sicher, dass Sie einen starken Call-to-Action (CTA) zur Registrierung haben.
• Fügen Sie mit Ihrem CTA einen Link, eine Schaltfläche oder ein Formular hinzu, um sich über Ihre Eventregistrierungssoftware zu registrieren.

Ihr Event ankündigen und bewerben

Sobald Ihre Website veröffentlicht ist, ist es an der Zeit, Ihr Event anzukündigen und zu bewerben. Stellen Sie sicher, dass Sie bei jeder Eventveröffentlichung und auf allen Kanälen einen Registrierungslink einfügen.

Das Marketing Ihres Events umfasst die folgenden Schritte. Für ein Event jeder Größe sollten Sie eine E-Mail an Ihre Datenbank senden und es in sozialen Medien teilen. Für ein kleineres Event, wie eine einzelne Rednerpräsentation, benötigen Sie keine Pressemitteilung und werden höchstwahrscheinlich nicht in bezahlte Werbung investieren.

Die grundlegenden Schritte zur Ankündigung und Bewerbung Ihres Events sind:

• Schreiben und verteilen Sie eine Event-Pressemitteilung. Lernen Sie wie man eine Pressemitteilung schreibt für Anfänger.
• Senden Sie eine E-Mail an Ihre Datenbank. Erwägen Sie, Frühbucherpreise anzubieten.
• Teilen Sie das Event auf allen relevanten sozialen Medienkanälen:

1. Twitter
2. LinkedIn
3. Facebook
4. Instagram

• Bitten Sie Redner, das Event mit ihren Followern zu teilen. Geben Sie ihnen personalisierte Rabattcodes.
• Beginnen Sie mit bezahlter Werbung.

Ein bis drei Monate vor dem Event

Zu diesem Zeitpunkt gewinnen Sie an Schwung. Was auch immer Ihre anderen Marketingaufgaben sind, die Eventvorbereitung nimmt jeden Tag mehr und mehr Zeit in Anspruch.

Einige der wichtigsten Schritte zu diesem Zeitpunkt sind sicherzustellen, dass Ihre Sponsoren, Redner und Eventlieferanten zu 100 % bestätigt sind.

Und natürlich ist dies die beste Zeit, um die Eventwerbung fortzusetzen!

Ein bis drei Monate vor dem Event sind Ihre Aufgaben:

• Überprüfen Sie regelmäßig die Registrierungszahlen auf Ihrer Eventregistrierungsplattform:

1. Kommen Sie der Kapazitätsgrenze nahe?
2. Wenn nicht, müssen Sie mehr Zeit in die Werbung investieren?
3. Wie viel Umsatz kommt herein?
4. Wurden über die Registrierungsplattform spezielle Anfragen gesendet?

• Buchen Sie Flüge und Hotels für das Personal; zeichnen Sie alle Reiseinformationen in einem gemeinsamen Dokument auf.
• Bestätigen und zeichnen Sie Flüge und Unterkünfte für Ihre Redner auf.
• Halten Sie regelmäßige Meetings mit Ihrem Eventplanungsteam ab.
• Nehmen Sie Kontakt zu Eventfreiwilligen auf.
• Führen Sie die Details der Event-App aus:

1. Finalisieren und fügen Sie Inhalte zur App hinzu.
2. Testen Sie Ihre Event-App auf Apple- und Android-Geräten.
3. Veröffentlichen Sie die App und bewerben Sie sie bei den Eventteilnehmern.

• Senden Sie monatliche Eventerinnerungen an Ihre Datenbank; erinnern Sie sie an auslaufende Preisaktionen.
• Kündigen Sie weiterhin neue Hauptredner oder Entertainer auf Ihrem Event an.

1. Fügen Sie neue Referenten zur Event-Website hinzu.
2. Erstellen Sie Pressemitteilungen und senden Sie E-Mails an einflussreiche Hauptredner.

• Teilen Sie Ihr Event weiterhin auf allen sozialen Medienkanälen.
• Stellen Sie Ihren Unternehmensmitarbeitern und Rednern regelmäßig Inhalte für soziale Medien zur Verfügung, die sie teilen können.
• Bestellen Sie gewünschte Event-Swag.
• Holen Sie sich die Genehmigung der Sponsoren für alle gebrandeten Artikel. Zum Beispiel kann ein Unternehmen der alleinige Sponsor der Swag-Tasche oder des offiziellen Event-Notizbuchs sein. Stellen Sie sicher, dass sie die Verwendung ihres Logos genehmigen.
• Pflegen und buchen Sie weiterhin potenzielle Sponsoren, die noch nicht unterschrieben haben.
• Fügen Sie neue Sponsoren zur Event-Website und Ihrer Sponsoren-Erfüllungstabelle hinzu.
• Bestellen Sie Eventdekorationen.
• Bestätigen Sie die Ladeinformationen mit dem Veranstaltungsort. Geben Sie Sponsoren alle Versanddetails.
• Schreiben Sie den Text für alle Eventmaterialien, wie die Eventbeschilderung und das Programm.
• Finalisieren und bestätigen Sie Eventanbieter, einschließlich:

1. Catering
2. Fotograf
3. Audio-visuell
4. Videograf
5. Drucker
6. Ausrüstungsverleih (Tische, Stühle, Tischdecken, temporäre Bühnen usw.)

• Arbeiten Sie mit dem Designteam an allen gedruckten Materialien:

1. Veranstaltungsortkarte und Wegbeschreibung
2. Andere Eventbeschilderung und Banner
3. Agenda und Programm
4. Sitzplan
5. Menü
6. Namensschilder

• Überprüfen Sie weiterhin die Registrierungszahlen.

Der Monat vor dem Event

Dies ist die heiße Phase für die Kommunikation mit Ihren Eventpartnern. Wenn Sie mit so vielen anderen Personen (wie Rednern, Sponsoren und Anbietern) zusammenarbeiten, um Ihr Event durchzuführen, ist es leicht, dass jemand ein Detail vergisst, das Sie in den Anfangsphasen besprochen haben.

Führen Sie weiterhin regelmäßige Meetings mit Ihrem Team und allen Eventpartnern durch. Die Zeit wird wie im Flug vergehen; warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um Sponsoren daran zu erinnern, was Sie von ihnen benötigen, oder Materialien zu bestellen.

Die Aktivitäten, die im Monat vor Ihrem Event ausgeführt werden müssen, sind:

• Überprüfen Sie die vertragliche Erfüllung der Sponsorenanforderungen:

1. Haben Sie die Bestätigung von Swag-Taschen-Artikeln von Sponsoren?
2. Ist das Logo jedes Sponsors auf allen gedruckten und digitalen Eventmaterialien?
3. Sind die Details und Sonderwünsche der Sponsorenstände bestätigt?

• Bestätigen Sie, dass genügend Steckdosen und Ladestationen vorhanden sind.
• Senden Sie den Teilnehmern eine E-Mail zu diätetischen Anforderungen.
• Diskutieren Sie Rednerthemen und finalisieren Sie alle Details.
• Finalisieren Sie das Catering-Menü.
• Stellen Sie sicher, dass Freiwilligen- und Mitarbeitermahlzeiten bestellt werden.
• Erstellen und senden Sie ein Produktionsbriefing an Ihren Videografen oder Ihre Produktionsfirma.
• Senden Sie Sponsoren neue Anweisungen und Agendainformationen.
• Bestätigen Sie die WLAN-Fähigkeiten des Veranstaltungsortes und stellen Sie sicher, dass alle Passwörter für die Teilnehmer sichtbar sind.
• Delegieren Sie Aufgaben am Eventtag an Mitarbeiter.
• Laden Sie Vorstandsmitglieder und VIPs ein, Redner vorzustellen und Fragen und Antworten durchzuführen.
• Finalisieren, Korrekturlesen und bestellen Sie gedruckte Materialien.

Ein bis zwei Wochen vor dem Event

Bis jetzt wird alles, was nicht mit dem Event zu tun hat, auf Ihrer To-Do-Liste nach unten gerutscht sein. Das ist keine schlechte Sache; so funktioniert es im Eventmarketing!

Jetzt die Ärmel hochkrempeln und hart arbeiten wird minimalen Stress in den letzten Tagen vor Ihrem Event sicherstellen.

In dieser geschäftigen Zeit sind Ihre To-Do-Listenpunkte:

• Schreiben Sie Skripte für alle Einführungen oder Reden.
• Erstellen Sie Halte- und Präsentationsfolien.
• Versenden Sie alle benötigten Materialien an den Veranstaltungsort.
• Beschaffen und registrieren Sie alle unbekannten Teilnehmernamen:

1. Wenn Ihre Sponsoren Tickets für das Event erhalten haben, bestätigen und registrieren Sie die Mitarbeiter, die teilnehmen werden.
2. Wenn Sie Gruppenregistrierungen oder „Tische für 10“ hatten, erhalten Sie Registrierungsdetails für diese Personen.

• Registrieren Sie Redner – sie benötigen auch Namensschilder!
• Packen Sie Swag-Taschen.
• Weisen Sie Aufgaben an Freiwillige zu:

1. Scannen von Namensschildern.
2. Begrüßung der Gäste und Durchführung der Registrierung.
3. Halten von Schildern, um Redner auf „fünf Minuten verbleibend“ während ihrer Präsentationen aufmerksam zu machen.
4. Leiten der Gäste, wohin sie gehen sollen.
5. Überwachung der Räume.
6. Verteilen von Swag.

• Senden Sie Freiwilligen und Eventmitarbeitern Erinnerungsemails und alle Schulungsmaterialien.

Die Woche vor dem Event

Die heiße Phase hat offiziell begonnen! Die Tage sind lang und die Nächte sind kurz, aber hoffentlich haben Sie genug Aufregung und Adrenalin, um Sie am Laufen zu halten.

Diese Woche wird voller finaler Eventdetails sein. Normalerweise umfasst ein Event so viele bewegliche Teile, dass Sie Aufgaben wie das Erstellen Ihres Ablaufplans oder Namensschilder nicht vor diesem Zeitraum ausführen können. Andernfalls ändern sich die Details und Sie hätten es zweimal machen müssen!

Die Aufgaben, die diese Woche aktiviert werden müssen, sind:

• Erstellen und senden Sie Ihren Eventablaufplan (auch bekannt als Produktionsplan) an:

1. Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens
2. Redner
3. Freiwillige oder temporäre Mitarbeiter

• Testen Sie die Größe und Kompatibilität Ihrer Halte- und Präsentationsfolien:

1. Sind Ihre Schriftarten mit anderen Geräten kompatibel? Ihr PowerPoint könnte auf einem Computer, der Ihre Schriftart nicht installiert hat, völlig anders aussehen. Wenn möglich, speichern Sie Ihr PowerPoint als PDF, um dies zu überwinden.
2. Hat Ihr PowerPoint-Dokument die gleichen Abmessungen wie der Präsentationsbildschirm? Überprüfen Sie, ob beide 4:3 oder 16:9 sind.

• Kontaktieren und senden Sie Erinnerungen an alle Eventlieferanten. Senden Sie ihnen den Ablaufplan und bestätigen Sie die Wegbeschreibung und Ankunftszeit.
• Senden Sie die endgültigen Teilnehmerzahlen an Ihren Caterer und Veranstaltungsort.
• Stellen Sie sicher, dass Sie alle PowerPoint-Folien der Redner haben; testen Sie sie auf Kompatibilität.
• Senden Sie eine Eventerinnerungsemail an die Gäste. Fügen Sie Wegbeschreibungen und die Agenda hinzu.
• Erstellen und drucken Sie Namensschilder.
• Senden Sie alle diätetischen Anforderungen an Ihren Veranstaltungsort.
• Finalisieren Sie alle Vor-Ort-Schulungen für Messepersonal und Freiwillige.
• Drucken Sie Hardcopies Ihrer Dokumente:

1. „Must do“-Erwähnungen
2. Die Sponsoren- und Redner-Handles
3. Relevante Hashtags
4. Ablaufplan
5. Kontaktliste
6. Teilnehmerliste
7. Social-Media-Checkliste:
8. Alle anderen internen Agenden und Dokumentationen.

• Legen Sie Halte- und Präsentationsfolien auf einen USB-Stick.
• Senden Sie Ihrem Fotografen eine Shot-Liste der notwendigen Bilder.
• Verpacken Sie Rednergeschenke.
• Checken Sie bei Bedarf für Flüge ein.
• Packen Sie Ihre Event-Werkzeugkiste. (Lesen Sie weiter für eine Checkliste der einzuschließenden Artikel!)

Am Tag des Events

Der Tag ist endlich gekommen! Ich liebe das Gefühl der Vorfreude, wenn ich den Veranstaltungsort betrete. Es ist früh und ich habe wenig Schlaf, aber ich bin bereit und aufgeregt für den Tag.

Betreten Sie Ihren Veranstaltungsort mit einem Lächeln im Gesicht und dem Vertrauen, dass Sie vorbereitet sind. Und, obwohl es nicht auf der Liste steht, vergessen Sie nicht eine Uhr und bequeme Schuhe!

Ihr Eventtag-Kit

Ich empfehle immer, Ausdrucke zum Veranstaltungsort mitzubringen. Man weiß nie, wann man Internetprobleme oder einen leeren Akku haben könnte! Keine Technologie kann einem tatsächlichen Stück Papier im Weg stehen. (Solange Ihr Drucker funktioniert, das ist!)

Wenn Sie diese Checkliste durchlesen, werden Sie schnell ein Motto von Eventplanern erkennen, das sie mit Pfadfindern teilen: Immer vorbereitet sein!

Die Artikel für Ihre Eventtag-Werkzeugkiste sind:

• Gedruckte Listen der Teilnehmer
• Ausdrucke Ihres Ablaufplans
• Etikettendrucker oder tragbarer Namensschild-Drucker
• Batterien für Etikettendrucker oder Ladegeräte für einen tragbaren Drucker
• Zusätzliches Band für den Etikettendrucker
• Ihre alphabetisierten Namensschilder für alle Gäste und Redner
• Leere Etiketten/Namensschilder zum Bedrucken beim Event
• Zusätzliche Namensschildhalter
• Sharpies
• Alle Banner oder andere Eventbeschilderung
• Laptop
• Laptop-Ladegerät
• Telefonladegerät
• Backup-USB mit Haltefolien
• Post-it-Notizen
• Klebeband und Klebeknete
• Schere oder Kartonmesser
• Papier und Stifte
• Kamera
• Advil oder Tylenol
• Medienwand
• „Reserviert“-Schilder (Verwenden Sie diese, damit VIP-Gäste vorne sitzen können. Oder, legen Sie sie auf die Stühle hinten, damit verspätete Ankömmlinge einen Platz haben.)
• Frischhaltefolie und Behälter für übrig gebliebenes Essen
• Gedruckte Social-Media-Checkliste
• Minzbonbons oder Kaugummi
• Sicherheitsnadeln
• Pflaster oder Erste-Hilfe-Set
• Rednergeschenke

Mit Ihrem Eventtag-Kit gepackt und bereit, werden Sie bereit sein für jedes der folgenden:

Wenn Sie ankommen

• Kommen Sie früh für einen Rundgang durch den Veranstaltungsort an.
• Kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner am Veranstaltungsort.
• Reagieren Sie auf alle Fragen oder Probleme der Sponsoren vor Ort.
• Richten Sie alle Banner und Ihre Medienwand ein.
• Überprüfen Sie das Catering; stellen Sie sicher, dass diätetische Anforderungen berücksichtigt werden.
• Laden und testen Sie Ihre Haltefolien.
• Testen Sie die Tonausrüstung, einschließlich einzelner Lavalier-Mikrofone.
• Bringen Sie alle Eventbeschilderungen an, um Teilnehmer zu leiten.
• Richten Sie den Registrierungstisch und die Namensschilder ein.
• Führen Sie einen abschließenden Audio/Visuellen Check durch.

Im Laufe des Tages

• Unterstützen Sie Redner und Sponsoren nach Bedarf.
• Begrüßen Sie Gäste, insbesondere VIPs.
• Führen Sie Referenten vom Rednerraum zu ihren Präsentationsräumen.
• Rüsten Sie Redner mit Mikrofonen aus.
• Teilen Sie Eventbilder und Zitate in sozialen Medien.
• Machen Sie Fotos vom Event oder stellen Sie sicher, dass Ihr Fotograf die erforderliche Shot-Liste ausführt.
• Stellen Sie sicher, dass die Wassergläser der Redner voll sind.
• Führen Sie Gäste nach Pausen zurück in die Präsentationsräume.
• Weisen Sie sich selbst oder einem anderen Leiter zu, bereit für Problemlösungen zu sein.
• Vergessen Sie nicht zu essen!

Nach dem Event

Das Event ist vorbei. Hoffentlich hatten Sie ein Wochenende, um sich auszuruhen und Schlaf nachzuholen. Dann geht es zurück zur Arbeit! Während der Zeitdruck vorbei ist, ist es wichtig, die Nach-Event-Prozesse so schnell wie möglich durchzuführen.

Umfragen sollten gesendet und durchgeführt werden, während sie den Teilnehmern noch frisch im Gedächtnis sind, und schnelle Danksagungen werden geschätzt.

Insgesamt sind Ihre Nach-Event-Aktionspunkte:

• Danken Sie Rednern und Sponsoren.
• Arbeiten Sie mit einer Produktionsfirma/Videografen an der Nachbearbeitung.
• Aktualisieren Sie Kontakte in Ihrer CRM-Software.
• Bezahlen Sie alle ausstehenden Rechnungen.
• Schreiben und senden Sie Ihre Nach-Event-Umfrage an die Teilnehmer. Denken Sie daran:

1. Analysieren Sie die Ergebnisse der Nach-Event-Umfrage.
2. Senden Sie Event-Sponsoren eine separate Umfrage, um Feedback zu ihren Erfahrungen zu geben.
3. Stellen Sie Daten für Sponsoren, Ihren CEO und den Vorstand zusammen.
4. Wählen Sie Testimonials aus, die Sie mit diesen Entscheidungsträgern teilen können.

• Aktualisieren Sie Ihre Event-Website:

1. Ändern Sie das Event zu einem „vergangenen Event“ anstelle von „kommend“.
2. Laden Sie Eventfotos hoch.
3. Aktualisieren Sie den Text in die Vergangenheitsform.
4. Fügen Sie alle Rednerpräsentationen und Videos hinzu.

• Bezahlen Sie alle ausstehenden Rechnungen.
• Team-Debriefings: Diskutieren und dokumentieren Sie, was funktioniert hat und was nicht.
• Wenn eine Umfrage incentiviert wurde, wählen und benachrichtigen Sie die Gewinner.
• Stellen Sie Executive Summaries (auch bekannt als Sponsorenberichte) zusammen und senden Sie sie.
• Stimmen Sie alle Buchhaltungsdokumente ab – haben Sie einen Gewinn erzielt?

Und da haben Sie es – die ultimative Eventplanungs-Checkliste.

Hurra, Sie haben nun alle Aktionspunkte zur Durchführung Ihres Events abgeschlossen!

Ja, die Liste ist lang. Ja, sie sieht überwältigend aus. Aber in Wirklichkeit ist die Tatsache, dass sie lang ist, das, was Ihnen Ruhe gibt! Die Nutzung dieser Liste stellt sicher, dass Sie keinen Stein auf dem anderen lassen.

Angesichts der Tatsache, wie beschäftigt jeder im Eventmanagement ist, sollten Sie sich den G2 Crowd-Leitfaden zu Produktivität und Zeitmanagement ansehen. Oder, um zu lernen, wie Sie all die Leads, die Sie bei Ihrem Event erhalten, bewerten, lesen Sie den vollständigen Leitfaden zu B2B-Marketing.

Und, wenn Ihnen etwas aufgefallen ist, das ich übersehen habe, finden Sie mich auf Twitter. Da sich die Technologie ändert, ändern sich auch Events, und ich bin immer bereit, diese Checkliste zu aktualisieren.

Erfahren Sie mehr über Eventmarketing und meistern Sie die Kunst, Ihr Publikum zu begeistern und Ihre Geschäftsziele mit bemerkenswerten Events zu erreichen.