Wie man den Mitarbeiter-Self-Service nutzt: Ihr HR-Team wird es Ihnen danken

Tag für Tag werden HR-Manager mit Anfragen überflutet.

Von der Beantwortung der immer gleichen Fragen zu Urlaubszeiten bis hin zur Bereitstellung der neuesten Informationen zu Steuererklärungen kann es viel Zeit und Energie kosten, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den gleichen Informationen haben.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, könnte es an der Zeit sein, sicherzustellen, dass Ihr HR-Team aufhört, der Vermittler zu sein, während Ihre Organisation alles in Form von Mitarbeiter-Self-Service digitalisiert.

Typischerweise ist ESS in HR-Portalen und Workforce-Management-Systemen als Funktion zu finden, auf die Mitarbeiter Zugriff haben. Von Gehaltsabrechnungen, Zeitplänen und Leistungsinformationen können Mitarbeiter ihre eigenen Informationen bei Bedarf aktualisieren.

Gemeinsame Elemente von Mitarbeiter-Self-Service-Portalen

Das Team in der Personalabteilung Ihres Unternehmens hat Tag für Tag eine lange Liste von Aufgaben zu bewältigen, und diese wird nur länger, wenn sie ständig kleine Änderungen an Mitarbeiterdaten vornehmen müssen. Glücklicherweise können Mitarbeiter-Self-Service-Portale ihren Tag freimachen, da sie es den Mitarbeitern ermöglichen, die Änderungen in ihrer eigenen Zeit vorzunehmen.

Ein typisches HRMS enthält eine lange Liste von Daten und Informationen über Ihre Mitarbeiter. Was Ihre Mitarbeiter im ESS-System tun können, hängt davon ab, was die Software zulässt, aber einige der gängigen Details, die Mitarbeiter mit einem ESS-Portal ändern können, sind:

• Persönliche Informationen: Dazu gehören Kontaktinformationen wie ihre Wohnadresse, Telefonnummer, Notfallkontakte und Name.
• Gehaltsdaten: Alles, was mit ihren Gehaltsabrechnungen, Direktüberweisungen, Steuerabzugsdetails, Sozialversicherung, Bankinformationen und mehr zu tun hat.
• Unternehmensrichtlinien: Richtlinien, Verfahren oder alles, was das Unternehmenshandbuch betrifft.
• Zeiterfassung und Planung: Wenn Ihre Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden nachverfolgen, können sie dies hier tun. Einige Portale ermöglichen es den Mitarbeitern auch, einen PTO-Antrag zu hinterlassen und hier auch den Krankenstand zu verfolgen. Sie können auch die angesammelte Urlaubszeit einsehen.
• Reisekosten und Erstattung: Wenn ein Mitarbeiter einen Kunden zum Abendessen einlädt oder zu einer Konferenz außerhalb des Bundesstaates gereist ist, erleichtern ESS-Portale es ihnen, alle Details und Belege einzureichen, damit sie leicht erstattet werden können.
• Leistungsdetails: Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter sich in ein Leistungsprogramm, eine offene Anmeldung oder eine Krankenversicherung einschreiben möchte, kann er dies direkt im Portal tun.

Viele der oben aufgeführten Details können als hochsensible Informationen betrachtet werden. Aus diesem Grund ist Sicherheit ein entscheidendes Element eines Mitarbeiter-Self-Service-Portals, da Sie nicht möchten, dass irgendjemand diese Details einsehen, bearbeiten und verwalten kann. Glücklicherweise sind viele ESS-Systeme mit diesem Gedanken entwickelt worden und verfügen über integrierte Datenschutz- und Sicherheitselemente.

Bevor Änderungen vorgenommen werden können, muss ein Mitarbeiter beispielsweise eine durch eine Firewall geschützte Anmeldeseite passieren. Viele ESS-Portale verwenden auch eine Zwei- oder Mehrfaktor-Authentifizierung zusätzlich zu einer Benutzer-ID für erhöhte Sicherheit.

Vorteile des Mitarbeiter-Self-Service

Fragen Sie sich, was ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal Ihrer Organisation bringen kann? Schauen Sie sich die Vorteile an, die sie sowohl Ihrer HR-Abteilung als auch den Mitarbeitern bringen können.

Verbesserte Effizienz

Von der Erfassung der Arbeitsstunden bis zur Beantragung von Freizeit, alles an einem Ort, machen Mitarbeiter-Self-Service-Portale die Mitarbeiter effizienter. Es ist nicht mehr nötig, mehrere E-Mails an verschiedene Personen zu senden, um eine Genehmigung zu erhalten, oder durch das Büro zu laufen, um die eine Person zu finden, die ein Formular unterschreiben muss.

Außerdem, wenn HR Informationen sammeln muss, kann dies schnell und ohne die Notwendigkeit mehrerer Erinnerungen in Montagmorgen-Meetings geschehen.

Wenn ein ESS-Portal genutzt wird, verbringen sowohl Mitarbeiter als auch HR-Profis weniger Zeit mit alltäglichen Aufgaben und mehr Zeit mit Aufgaben, die das Unternehmen besser wachsen lassen. Dies wird auch die Arbeitsbelastung der HR-Profis reduzieren, da alles, was die Mitarbeiter selbst tun können, hilft, die Routinearbeit zu verringern.

Aktuelle Mitarbeiterinformationen

Hat jemand in Ihrem Team seinen Namen geändert, ist in eine andere Stadt gezogen oder hat seine Telefonnummer aktualisiert? Die Chancen stehen gut, dass es irgendwann passieren wird. Und wenn Ihr Büro aus Hunderten von Menschen besteht, könnte dies potenziell zu zahlreichen Engpässen führen, wenn versucht wird, die richtige Person zu erreichen.

Wenn Ihr Unternehmen ESS-Portale nutzt, muss Ihr HR-Team nicht mehr unzählige Stunden damit verbringen, sicherzustellen, dass diese Informationen korrekt sind, sondern der Mitarbeiter kann seine persönlichen Informationen im Mitarbeiterverzeichnis in seiner eigenen Zeit aktualisieren, wenn sie sich ändern, und sicherstellen, dass sie immer korrekt sind. Wenn ein Fehler vorliegt, können sie ihn in Echtzeit aktualisieren, anstatt eine Nachricht oder E-Mail an HR zu senden, um ihn in ihrem Namen zu beheben.

Transparenz in Bezug auf alle Informationen

Zu jedem Zeitpunkt kann ein Mitarbeiter sich in das Mitarbeiter-Self-Service-Portal einloggen, in die Informationsspeicher schauen und bestätigen, dass sie authentisch sind. Dokumente, die sich auf ihre eigenen Leistungen, Gehalts- oder Titeländerungen, Aktualisierungen der Unternehmensrichtlinien und mehr beziehen, können alle an einem Ort gespeichert werden – was sie leicht zugänglich macht.

Außerdem sind Informationen zu Urlaubs- und Anwesenheitsaufzeichnungen für alle Mitarbeiter zugänglich, was bedeutet, dass sie nicht jemanden aus Ihrem HR-Team mit endlosen Fragen verfolgen müssen, ob ihre Freizeit genehmigt wurde oder ob eine bestimmte Person nicht im Büro ist.

„Für HR hilft es uns, transparent zu sein, indem wir alle unsere Richtlinien und Prozesse dokumentieren. Außerdem reduziert es die Verwaltungszeit für uns erheblich."

Dave Faulk
Direktor für Talent- und Organisationsentwicklung bei G2

Dave Faulk teilte seine Gedanken zum Mitarbeiter-Self-Service weiter mit den Worten: "Auf der Seite der Mitarbeiter beseitigt es Verwirrung und befähigt sie, das zu bekommen, was sie wollen, wann sie es brauchen, ohne auf eine Antwort oder Frage eines HR-Vertreters warten zu müssen." 

Auch das Teilen und Hervorheben von Änderungen der Unternehmensrichtlinien ist einfacher denn je. Da es schwierig sein kann, alle Mitarbeiter manuell über Änderungen zu informieren, und Handouts normalerweise im Müll landen, kann ein ESS das Informieren aller über eine Änderung so einfach machen wie das Senden einer Nachricht oder eines Alarms innerhalb des Portals.

Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit

Zusätzlich zu Urlaubsformularen und Details zu den Wellness-Programmen Ihres Unternehmens kann ein Mitarbeiter-Self-Service-Systemportal auch ein Mitarbeiterverzeichnis mit einem Kalender für Geburtstage, Arbeitsjubiläen und andere Meilensteine enthalten. Sie können auch als Ort dienen, an dem Mitarbeiter und Teammitglieder kommunizieren und Ideen austauschen und an ähnlichen Projekten zusammenarbeiten können.

Ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal kann ein All-in-One-Standort für Mitarbeiter sein, um miteinander zu interagieren und Beziehungen zu verbessern.

Nachteile des Mitarbeiter-Self-Service

Es gibt keinen Zweifel an all den Vorteilen, die ESS Ihrer Organisation bringen kann, aber Sie sollten sich auch einiger potenzieller Nachteile bewusst sein.

Zusätzliche Schulung

Wenn Ihr Unternehmen erstmals ein ESS implementiert, stellt es eine weitere Softwarelösung dar, auf die Ihre Mitarbeiter geschult werden müssen. Es kann viele verschiedene Aspekte, Formulare und Abschnitte des Systems geben, was bedeutet, dass die Schulung länger dauern kann, als Sie es von anderen Tools gewohnt sind. Außerdem benötigen alle in HR und IT zusätzliche Schulungen zum neuen System, um bei Problemen zu helfen oder wenn Teammitglieder Fragen haben.

Menschlicher Fehler

Wie bei allem, was von einem Menschen statt einer Maschine aktualisiert wird, besteht die Möglichkeit eines Fehlers. Diese Fehler könnten auftreten, wenn Informationen in Personalakten aktualisiert werden, aber auch, wenn der Benutzer mit dem System nicht vertraut ist und keine ordnungsgemäße Schulung erhalten hat.

Kosten

Ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal, genau wie jede andere Anwendung, die Ihr Unternehmen verwendet, wird (normalerweise) Geld kosten. Werfen Sie einen Blick auf das Software-Budget Ihres Unternehmens und grenzen Sie den Preisbereich eines ESS ein, das Ihre Prozesse rationalisiert, ohne das Budget zu sprengen.

Einrichtung des Mitarbeiter-Self-Service

Sobald Sie sich für ein Workforce-Management-Tool entschieden haben, das Mitarbeiter-Self-Service umfasst, ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeiter einzurichten. Dies ist relativ einfach, nachdem Sie sich für eine Anwendung entschieden haben.

Zuerst sollte das HR-Team Dokumente zum ESS-Portal hinzufügen, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben sollen. Sobald alle Formulare zu Richtlinien und Verfahren vorhanden sind, erstellen Sie ein Konto für jeden Mitarbeiter. Sie können allgemeine Passwörter in ihrem Namen erstellen und dann betonen, dass es an ihnen liegt, ein sichereres Passwort einzurichten, das sie sich merken können.

Sobald sie eingeloggt sind, stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter sich die Zeit nimmt, die Richtigkeit seiner Informationen zu überprüfen. Ob in einem Meeting, einer E-Mail oder einem Anleitungsdokument, erklären Sie Ihren Mitarbeitern, was sie in ihren ESS-Konten tun können, was sie ändern können und welche Dokumente ihnen zur Verfügung stehen.

Verweisen Sie auf dieses Portal, wann immer Mitarbeiter Fragen zu HR und Gehaltsabrechnungen haben, damit sie sich mit dem Portal vertraut machen und es als ihre einzige Informationsquelle betrachten. Alle HR-Manager und Manager anderer Abteilungen müssen zusammenarbeiten, um die Nutzung des Portals durch die Mitarbeiter so weit wie möglich zu verbreiten.

Mehr Zeit für das, was zählt

Wenn richtig genutzt, können Mitarbeiter-Self-Service-Systeme die tägliche Rolle eines HR-Profis effizienter gestalten. Sie werden nicht mehr der Vermittler sein und mit zahlreichen Anfragen zur Aktualisierung persönlicher Informationen oder mit den immer gleichen Fragen zu Urlaubsanträgen konfrontiert werden.

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