Es ist bereits festgestellt worden, dass die Kultur der Fernarbeit nicht verschwinden wird. Das bedeutet jedoch nicht, dass Büros einfach aufhören zu existieren. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern flexible Arbeitsumgebungen an und ermöglichen es ihnen, einen Teil der Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Dieser Übergang zu einer hybriden Arbeitsumgebung erfordert einige Änderungen am Arbeitsplatz, da sich das physische und das virtuelle Büro annähern.

Der daraus resultierende Anstieg an Softwareprodukten, die den Übergang zu einem hybriden Arbeitsplatz unterstützen, hat dazu geführt, dass G2 eine neue Kategorie geschaffen hat: Space Management Software. Lassen Sie uns eintauchen, wie dieser moderne Arbeitsplatz aussieht und welche Software zur Verwaltung verwendet wird.

Der neue hybride Arbeitsplatz

Von 1.000 US-Erwachsenen, die im Mai an einer Umfrage teilnahmen, gaben 39 % an, dass sie in Erwägung ziehen würden, ihren Job zu kündigen, wenn ihnen keine flexiblen Arbeitszeiten gewährt würden. In einer separaten Umfrage, die im April durchgeführt wurde, sagten 58 % von über 2.100 Nutzern, dass sie nach einem neuen Job suchen würden, wenn sie nicht weiterhin remote arbeiten könnten, und nur 2 % äußerten den Wunsch, Vollzeit im Büro zu arbeiten. Diese Zahlen sprechen eine unbestreitbare Wahrheit aus – die Möglichkeit, entweder vollständig oder teilweise remote zu arbeiten, ist nicht nur sehr begehrt, sondern könnte auch direkt die Mitarbeiterbindung eines Unternehmens sowie seine Fähigkeit, neue Talente zu gewinnen, beeinflussen.

Während einige Unternehmen nicht überzeugt sind, dass eine remote oder semi-remote Belegschaft mit ihrer Kultur und Arbeitsmoral vereinbar ist, gestalten andere aktiv ihre Büroräume um, um den Wechsel zu hybriden und remote Mitarbeitern zu unterstützen. Zum Beispiel plant WeWork, berührungslose Kaffeemaschinen in Büros in London einzuführen. Darüber hinaus verdichtet und gestaltet KPMG seine Büros um und investiert in ein hybrides Arbeitsmodell. Andere Unternehmen, wie HSBC, schaffen Führungsetagen ab und setzen auf Hotdesking oder Hoteling, um ungenutzten Raum zu reduzieren.

JPMorgan Chase ist ein großartiges Beispiel dafür, wie Unternehmen ihre Büros umgestalten. Laut CEO Jamie Dimon wird das Unternehmen seine Büros umgestalten, um ein "offenes Sitzplatz"-Setup zu übernehmen. Das Unternehmen wird auch die Gesamtkapazität der Büros von 100 % auf etwa 60 % reduzieren, um ungenutzten Raum zu minimieren und seinen Immobilien-Fußabdruck zu verringern. Dimon erwähnte auch, dass Werkzeuge implementiert werden, um Sitzplätze, Besprechungsräume und andere Büroannehmlichkeiten zu verwalten.

Da die Nachfrage nach hybriden Büros steigt, hat G2 einen stetigen Anstieg der Produktangebote gesehen, die für die Verwaltung dieser modernen Räume geschaffen wurden. Infolgedessen hat G2 eine neue Space Management Software-Kategorie eingeführt, um diesem schnell wachsenden Markt gerecht zu werden. Diese Kategorie soll Softwarekäufern helfen, Produkte zu finden und zu vergleichen, die es ihnen ermöglichen, ihren physischen Raum optimal zu nutzen.

Space Management: Ein Software-Begleiter für das hybride Büro

Space Management Software baut auf traditionellen Besprechungsraum-Buchungssystemen auf, indem sie es Nutzern ermöglicht, Schreibtische und andere gemeinsam genutzte Räume in einem Büro zu reservieren. Teams können Schreibtische zusammen oder in einem bestimmten Bereich reservieren, was die Teamzusammenarbeit an Tagen fördert, an denen sie gemeinsam im Büro sind, und gleichzeitig sicherstellt, dass der Raum von anderen genutzt werden kann, wenn sie remote arbeiten.

Einige Tools bieten Nutzern möglicherweise eine Echtzeitansicht darüber, wer im Büro ist und welchen Raum sie gebucht haben, sodass Kollegen sich leicht finden können, wenn keine festen Schreibtische zugewiesen sind. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihren Raum optimal zu nutzen und gleichzeitig eine flexible und anpassungsfähige Umgebung für hybride Mitarbeiter bereitzustellen. Viele Tools bieten auch einige Funktionen von digitaler Wegfindungssoftware, die es Nutzern ermöglicht, den Raum virtuell über interaktive Karten zu erkunden, bevor sie einen Raum oder Schreibtisch buchen.

Der Hauptvorteil von Space Management Software ist die Funktionalität und die verfügbaren Daten für Administratoren. Space Management Software bietet Administratoren nicht nur die Möglichkeit, Benutzerberechtigungen zu verwalten und Einrichtungen zu überwachen, sondern auch umfassende Analysetools, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Space Management Tools liefern Daten zur Nutzung von Einrichtungen, einschließlich der Nachfrage nach bestimmten Räumen oder Schreibtischen, wie der physische Raum genutzt wird, und Analysen zu Besprechungsräumen. Diese Software befähigt Administratoren sicherzustellen, dass Einrichtungen gemäß den Bürobestimmungen gebucht werden, wie z.B. soziale Distanzierung oder die Einhaltung bestimmter Belegungsgrenzen. Am wichtigsten ist jedoch die Möglichkeit, den Büroraum so effizient wie möglich zu nutzen und ungenutzten Raum zu reduzieren, was Unternehmen Geld sparen kann.

Sicherheit und Gesundheit im Büro

Während ein neues Bürolayout die Effizienz steigern kann, kann es auch einen sichereren und gesünderen Arbeitsplatz fördern. Da Städte weltweit weiterhin wiedereröffnen, werden Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle eingeführt, um ein sicheres Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Viele Büros öffnen mit Kapazitätsgrenzen und setzen soziale Distanzierung um.

Einige Unternehmen nutzen Besprechungsraum-Buchungssysteme, um Gesundheitschecks durchzuführen, zu überwachen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt im Büro ist, und die Belegungszahlen zu verwalten, um Überfüllung zu vermeiden.

Was kommt als Nächstes für das hybride Büro?

Da mehr Unternehmen beginnen, sich an eine hybride Belegschaft anzupassen, könnten zusätzliche Änderungen erforderlich sein, um sich vollständig auf diese neue Umgebung einzulassen. Traditionelle Besprechungsräume, die oft für die Zusammenarbeit im Büro ausgestattet sind, müssen wahrscheinlich moderne Technologien implementieren, die es den Mitarbeitern im Büro ermöglichen, effektiv in Echtzeit mit hybriden oder remote Mitarbeitern zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Dies könnte eine Zunahme der Nutzung von kollaborativer Whiteboard-Software bedeuten, die es Teams ermöglicht, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und zu brainstormen, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Auf G2 hebt Daniel M.s Bewertung von Lucidspark hervor, wie dieses Tool ihrem hybriden Team bei der Zusammenarbeit geholfen hat:

„Mit unserer aktuellen hybriden Belegschaft war Lucidspark ein entscheidendes Tool, das wir genutzt haben, um alle zusammenarbeiten zu lassen. Die Schwierigkeit, mit einer hybriden (vor Ort & remote) Belegschaft zu arbeiten und alle brainstormen und beitragen zu lassen. Lucidspark war ein Wendepunkt für die Zusammenarbeit unseres Teams.“

Abgesehen von kollaborativer Software könnte eine vollständige Neugestaltung von Besprechungs- und Konferenzräumen bevorstehen. Mitarbeiter von Microsoft entwickelten ein neues Besprechungsraumdesign, das perfekt für hybride Teams ist. Dieses Prototyp umfasst einen gebogenen Tisch, der eine klare Sicht auf jeden Teilnehmer bietet, lebensgroße Projektionen von Remote-Mitarbeitern, digitale und physische Whiteboards, KI-gesteuerte Kameras und Lautsprecher sowie verschiedene Bildschirmlayouts, die Remote-Teammitglieder auf Augenhöhe mit den persönlich anwesenden Teilnehmern bringen. Diese neuen Räume, die im Prototyping-Bereich des Unternehmens namens Hive gebaut wurden, informieren derzeit über Änderungen, die bei Microsoft Teams eingeführt werden, um das hybride Arbeitserlebnis zu verbessern.

Evolution des modernen Arbeitsplatzes

Eines ist sicher – der Arbeitsplatz verändert sich. Da sich der Markt für Space Management Software weiterentwickelt, werden G2-Analysten zusätzliche Produkte in die Kategorie aufnehmen. Wie immer können sich die Leser darauf verlassen, dass G2 die Kategorientaxonomie pflegt und erweitert, um Käufern aktuelle Informationen zu bieten, die sie benötigen, um intelligentere Softwareentscheidungen zu treffen.