Von Anfang bis Ende: Best Practices für das Vertragslebenszyklusmanagement

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Sie mit einem Fingerschnippen Verträge erstellen könnten.

Leider leben wir nicht in dieser Welt (aber hey, man darf ja träumen!).

Verträge sind in unserem täglichen Leben allgegenwärtig. Von Arbeits- und Mietverträgen bis hin zu Geschäftskontrakten sind sie entscheidend, um klare Bedingungen festzulegen und sicherzustellen, dass jeder weiß, worauf er sich einlässt. Aber seien wir ehrlich, das Verwalten von Verträgen kann so verwirrend sein wie das Entwirren eines komplexen Puzzles.

Hier kommt Enterprise Legal Management (ELM) Software ins Spiel, um den Tag zu retten! Organisationen können die Effizienz bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen verbessern, indem sie Prozesse automatisieren und wertvolle Zeit zurückgewinnen, die sonst für zeitaufwändige Aufgaben aufgewendet würde. 

Wenn Sie ein Geschäftsinhaber, Manager oder jemand sind, der mit Verträgen zu tun hat (und seien wir ehrlich, das sind die meisten von uns), dann ist dieser Artikel ein Muss. Wir werden uns mit dem Verständnis des Vertragslebenszyklusmanagements befassen und die besten Praktiken teilen, um die Effizienz zu verbessern, Risiken zu reduzieren und die Transparenz zu erhöhen. 

Bedeutung des Vertragslebenszyklusmanagements

Wenn zwei Unternehmen zusammen Geschäfte machen, legt ein Vertrag die gegenseitig vereinbarten Bedingungen fest, die regeln, wie die Unternehmen ihre jeweiligen Verpflichtungen erfüllen werden. Gut dokumentierte Vereinbarungen, die effizient ausgeführt werden, senken die Kosten, rationalisieren Prozesse und fördern ein ordnungsgemäßes Lieferantenmanagement.

Effektives Vertragslebenszyklusmanagement ermöglicht es Unternehmen, den maximalen Wert aus ihren Vereinbarungen zu ziehen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Es hilft, standardisierte und kollaborative Prozesse zu etablieren, die Konsistenz unter Stakeholdern fördern. Damit können Unternehmen einen Ansatz ohne Überraschungen anstreben, bei dem die Stakeholder ihre Verantwortlichkeiten und Fristen kennen. 

Das Vertragslebenszyklusmanagement dient auch als wertvolle Ressource bei der Entscheidungsfindung, Streitbeilegung, Risikominderung und dem Schutz der Interessen beider Parteien. Es erhöht die Wahrscheinlichkeit, gewünschte Ergebnisse in Verhandlungen zu erzielen und stärkt die Gesamtposition des Unternehmens.

Das Vertragslebenszyklusmanagement ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es die Ergebnisse von Vereinbarungen direkt beeinflusst. Eine schlechte Verwaltung von Verträgen kann das Risiko rechtlicher Haftungen erheblich erhöhen, die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens untergraben und den Ruf der beteiligten Parteien negativ beeinflussen. 

Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements (CLM)

Das Vertragslebenszyklusmanagement umfasst mehrere Phasen, die den gesamten Prozess von Anfang bis Ende abdecken. Es umfasst alle Aufgaben, die mit der Vertragsbildung, -finalisierung, -formalitäten und der laufenden Verwaltung und Pflege von Verträgen verbunden sind.

Hier ist eine detaillierte Ansicht jeder der Phasen und Schritte im Prozess:

Vertragsinitiierung

Diese Phase kommt vor der Vertragsverwaltung und markiert den Beginn des Prozesses. Hier wird der Bedarf an einem Vertrag zwischen zwei Parteien identifiziert und der Umfang, die Ziele und Anforderungen der Vereinbarung werden besprochen. 

Vertragsverfassung

Der Vertrag wird basierend auf den von jeder beteiligten Partei definierten Bedingungen und Konditionen entworfen. Die Vertragsentwurfsphase erfordert Aufmerksamkeit für Details, da das Ziel darin besteht, die Absichten, Rechte und Pflichten beider Parteien im Vertrag widerzuspiegeln.

Vertragsprüfung und Redlining

Nach der Erstellung des ersten Entwurfs wird der Vertrag einer kollaborativen Prüfung unterzogen, an der verschiedene interne Abteilungen wie Geschäftsoperationen, Finanzen und Recht beteiligt sind. Das Ziel ist es, Input und Fachwissen zu sammeln, um sicherzustellen, dass die Vereinbarung den geschäftlichen Anforderungen entspricht und den rechtlichen Standards genügt. Schlecht formulierte Verträge können zu finanziellen Verlusten für Organisationen führen, oft aufgrund übersehener technischer Details. 

Vertragsverhandlung

In dieser Phase diskutieren die beteiligten Parteien über Unterschiede in Dauer, Preis und Bedingungen. Effektive Kommunikation, Flexibilität und Kompromissbereitschaft sind entscheidend für eine erfolgreiche Verhandlung. Diese Phase kann mehrere Überarbeitungen erfordern, um einen umfassenden und für beide Seiten vorteilhaften Vertrag zu erreichen.

Vertragsgenehmigung

Nach Abschluss der Verhandlungsphase geht der Vertrag in die Genehmigungsphase über. Dieser Schritt kann komplex sein, insbesondere in großen Organisationen mit mehreren Stakeholdern, die den Vertrag überprüfen und ihre Zustimmung geben müssen. 

Die Implementierung von End-to-End-automatisierten Workflows kann Entscheidungen vorantreiben und helfen, Engpässe zu vermeiden. Sobald alle Parteien den Vertrag genehmigt haben, wird er unterzeichnet, um ihn rechtlich bindend zu machen. Dies kann manuell oder mit einer elektronischen Signatur erfolgen. 

Vertragsverfolgung

Die Arbeit endet nicht mit der Unterzeichnung. Verträge erfordern eine laufende Verwaltung, um die Einhaltung während ihres Lebenszyklus sicherzustellen. Beide Parteien überwachen und bewerten die Leistung, verfolgen Meilensteine, Lieferungen und Verpflichtungen. Systeme werden eingerichtet, um bei Bedarf Überarbeitungen und Änderungen zu handhaben.

Vertragsverlängerung

Verlängerung eines Vertrags zeigt die Erfüllung eines kritischen Meilensteins an. Durch die genaue Verfolgung von Vertragsverlängerungsdaten können Unternehmen verpasste Chancen nutzen und Strategien entwickeln, um Vertragsbedingungen in neuen Verträgen zu verhandeln. 

Elemente eines erfolgreichen Vertragslebenszyklusmanagements

Erfolgreiches Vertragslebenszyklusmanagement umfasst mehrere Schlüsselelemente, die zur effektiven Verwaltung und Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen beitragen. Diese Elemente umfassen:

Vertragslebenszyklusmanagement-Software

Vertragslebenszyklusmanagement-Software bietet mehrere Vorteile gegenüber traditionellen Methoden der Vertragsverwaltung. Die Nutzung kann helfen, Prozesse zu automatisieren und zu standardisieren, den Vertragslebenszyklus zu rationalisieren, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern, Risiken zu mindern und die gesamten Vertragsmanagementprozesse zu verbessern. Dies reduziert die Abhängigkeit von manuellen Aufgaben, gewährleistet Konsistenz und verringert Fehler.

Fachkundige Fachleute

Es ist entscheidend, qualifizierte Fachleute im Team zu haben, die über Fachkenntnisse im Vertragslebenszyklusmanagement verfügen. Diese Personen verstehen komplexe Vertragsbedingungen und rechtliche Anforderungen und zeichnen sich in der Erstellung von Verträgen, der Durchführung von Verhandlungen und der Navigation durch komplexe Streitbeilegungen während des Vertragslebenszyklus aus.

Kostenkontrolle

Vertragslebenszyklusmanagement hilft, Kosten zu kontrollieren, indem es doppelte Ausgaben eliminiert, günstige Bedingungen aushandelt, die mit den finanziellen Zielen übereinstimmen, und wertvolle Kosteneinsparungsmöglichkeiten identifiziert. Detaillierte Finanzanalysen, laufende Leistungsüberwachung und strikte Vertragseinhaltung tragen alle dazu bei, diese Ziele zu erreichen.

Compliance-Tracking

Um sicherzustellen, dass Lieferanten mit den im Vertrag festgelegten Bedingungen übereinstimmen, verfolgen Vertragslebenszyklusmanagementprozesse Key Performance Indicators (KPIs) und stellen die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen sicher. Diese Maßnahmen fördern Transparenz, Verantwortlichkeit und die erfolgreiche Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen.

Zentralisiertes Repository

Ein effektiver Vertragslebenszyklusmanagementprozess stellt sicher, dass alle Vereinbarungen in einem zentralisierten Repository gespeichert werden. Dies ermöglicht einen einfachen Zugriff, Abruf und die Verwaltung von Verträgen, was notwendig ist, um zu wissen, welche Verpflichtungen erfüllt wurden und welche Aufmerksamkeit erfordern. Es hilft auch, Risikoniveaus, Ausgaben und Leistung über alle Verträge hinweg zu verstehen.

Streitvermeidungsstrategie

Ein gut verwalteter Vertrag minimiert die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten und Überraschungen. Klare und umfassende Vertragsbedingungen, effektive Risikomanagementstrategien und proaktive Problemlösungen tragen zur Streitvermeidung bei. Diese Strategien adressieren Nichteinhaltung, mindern Risiken und liefern konsequent gewünschte Ergebnisse.

Verlängerungsmanagement

Erfolgreiches Vertragslebenszyklusmanagement minimiert verpasste Vertragsverlängerungen und bietet mehr Kontrolle während der Verhandlungsprozesse. Proaktive Verlängerungsverfolgung, rechtzeitige Verhandlungen und effektive Vertragsänderungsprozesse tragen dazu bei, diese Ziele zu erreichen.

Vorteile des Vertragslebenszyklusmanagements

Effektives Vertragslebenszyklusmanagement bietet Organisationen zahlreiche Vorteile. Hier sind einige, die es hervorzuheben gilt:

• Verbessertes Lieferantenmanagement. Vertragslebenszyklusmanagement bietet einen umfassenden Überblick über Vertragsbedingungen, Lieferantenleistung und Lieferfristen. Dies hilft Unternehmen, die Zuverlässigkeit von Lieferanten zu bewerten und fundierte Entscheidungen bei der Vertragsauswahl oder -verlängerung zu treffen.  

• Verbesserte Dokumentation. Effektives Vertragslebenszyklusmanagement gewährleistet eine umfassende Dokumentenverwaltung, die Unternehmen hilft, einen Vertragshistorie zu führen. Diese Dokumentation ermöglicht es Unternehmen, sich auf Prüfpfade vorzubereiten, Änderungen zu verfolgen, Genehmigungs-Workflows zu verwalten und die Kommunikation im Zusammenhang mit den Verträgen zu dokumentieren.

• Erhöhte Anpassungsfähigkeit. Vertragslebenszyklusmanagement ermöglicht es Unternehmen, Änderungen an Verträgen schnell und effizient umzusetzen. Diese Flexibilität hilft, sich an sich entwickelnde Geschäftsanforderungen anzupassen.

• Verbesserte Compliance. Vertragslebenszyklusmanagement stellt sicher, dass Unternehmen rechtliche, regulatorische und interne Genehmigungen und Compliance-Anforderungen während der Vertragserstellung diskutieren. Unternehmen mindern Risiken und vermeiden Strafen und Reputationsschäden, indem sie standardisierte Prozesse und Kontrollen in verschiedenen Phasen implementieren.

• Kostenkontrolle. Vertragslebenszyklusmanagement rationalisiert Überprüfungsprozesse, um die Einhaltung sicherzustellen und Verzögerungen und Fehler zu vermeiden. Dies führt zu schnelleren Prozessen, pünktlicher Wertlieferung und reduzierten Streitigkeiten und Strafen. 
• Verbesserte Kundenzufriedenheit. Proaktives Management von Vertragsmeilensteinen, Verpflichtungen und Lieferungen hilft Unternehmen, gute Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten. Dies trägt zur Kundenzufriedenheit und -bindung bei.

Herausforderungen des Vertragslebenszyklusmanagements

Das Vertragslebenszyklusmanagement kann während des Lebenszyklus eines Vertrags verschiedene Herausforderungen mit sich bringen. Hier sind einige häufige Herausforderungen:

• Menschlicher Fehler. Datenfehler, wie Tippfehler, falsch eingegebene Informationen und falsch abgelegte Dokumente, führen oft zu Problemen, die erhebliche Konsequenzen haben können.

• Fehlende Verträge. Viele Unternehmen unterzeichnen Verträge elektronisch und vergessen sie, bis ein Streit entsteht. Es ist jedoch entscheidend, dass sie durchsuchbar sind und der Zugang zur Vereinbarung aufrechterhalten wird, um die Einhaltung zu verfolgen. Manuelle Dokumentenablage mit Tabellenkalkulationen kann überwältigend sein, und das Auffinden in E-Mails oder Cloud-Speichern kann herausfordernd sein.

• Mangelnde Sichtbarkeit. Die Unfähigkeit, Details aktiver Verträge zuzugreifen, kann zu schlechter Leistung führen, da beide Parteien möglicherweise im Laufe der Zeit die Einhaltung von Vorschriften nicht verstehen und einhalten. Darüber hinaus kann dies zu unbeabsichtigten automatischen Verlängerungen unter ungünstigen Bedingungen führen.

• Mangelnde Standardisierung. Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen zur Erstellung von Verträgen von Grund auf kann die Rechtsabteilungen belasten, was zu Verzögerungen, Fehlern und längeren Bearbeitungszeiten führt.

• Mangel an Informationen zur Lieferantenleistung. Der begrenzte Zugang zu zuverlässigen und aktuellen Lieferantenleistungsdaten stellt Unternehmen vor Herausforderungen bei der Bewertung und Überwachung der Effektivität. Dies beeinträchtigt den Entscheidungsprozess und erschwert es, leistungsschwache Lieferanten zu identifizieren oder deren Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen zu bewerten.
• Verpasste Fristen. Die Abhängigkeit von automatisierten Workflows für das Vertragslebenszyklusmanagement führt oft zu schwacher Prozessverfolgung. Dies kann zu verpassten Verpflichtungen, übersehenen Verlängerungsdaten, Vertragsverletzungen und einem Mangel an Verantwortlichkeit führen.

Best Practices für das Vertragslebenszyklusmanagement

Die Implementierung der Best Practices für das Vertragslebenszyklusmanagement kann die Effektivität Ihrer Verträge erheblich verbessern. Hier sind einige Best Practices, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Definieren Sie den Zweck. Definieren Sie den Zweck des Vertrags im Voraus klar, da dies beim Entwurf hilfreich ist. Es ist auch wichtig, Lieferanten zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie die Bedingungen der Vereinbarung erfüllen können, damit Sie nur das einfügen, was möglich ist.

• Wählen Sie die richtige Vertragslebenszyklusmanagement-Software. Wählen Sie eine Vertragslebenszyklusmanagement-Software, die mit dem Vertragsvolumen Ihrer Organisation, den Benutzeranforderungen, den Integrationsmöglichkeiten, den Automatisierungsfunktionen, der Implementierungsunterstützung, der Branchenerfahrung und dem spezifischen Anwendungsfall übereinstimmt.
• Integrieren Sie in den bestehenden Technologiestack. Integrieren Sie Vertragslebenszyklusmanagement- und Künstliche Intelligenz (KI)-Tools in bestehende Technologieplattformen, um eine nahtlose Einführung und Benutzerakzeptanz sicherzustellen. Vermeiden Sie Störungen, indem Sie sich an bestehende Systeme anpassen, anstatt sie vollständig zu ersetzen.

• Verbessern Sie die Klarheit. Stellen Sie sicher, dass Verträge gut recherchiert sind und die Erwartungen und Anforderungen beider Parteien klar artikulieren. Vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten und streben Sie ein umfassendes Verständnis der Funktionalität des Vertrags an, da dies bei der Lösung von Streitigkeiten hilfreich sein wird. 

• Standardisieren Sie die Vertragserstellung. Erstellen und implementieren Sie einen standardisierten Satz von Bedingungen, Konditionen und rechtlicher Sprache, um den Vertragserstellungsprozess zu rationalisieren, zu beschleunigen und Inkonsistenzen zu reduzieren.

• Nutzen Sie automatisierte Erinnerungen. Richten Sie automatische Erinnerungen ein, um eine rechtzeitige Überprüfung und Aktion bei Verträgen sicherzustellen, das Risiko verpasster Fristen zu minimieren und die Kommunikationseffizienz zu verbessern.

• Verfolgen Sie die Vertragsgenehmigungszeit. Überwachen und verfolgen Sie die Zeit, die für den gesamten Vertragsgenehmigungsprozess benötigt wird. Dies kann eine schnellere Beschaffung von Vertragsdienstleistungen bei Bedarf ermöglichen.

• Erstellen Sie ein Vertragsrepository. Richten Sie ein zentrales Vertragsrepository ein, um die Sichtbarkeit des Portfolios zu verbessern und die einfache Suche und den Abruf von Verträgen zu erleichtern. Ein einfacher Zugang kann fundierte Entscheidungsfindung fördern.
• Priorisieren Sie die Datensicherheit. Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Vertragsinformationen zu schützen. Wählen Sie ein Vertragslebenszyklusmanagement-Tool mit geeigneten Sicherheitszertifizierungen, Authentifizierungsoptionen, Zugriffskontrollen und zuverlässigen Hosting-Optionen.
• Weisen Sie die Verantwortung für Verlängerungen zu. Weisen Sie die Verantwortung für Vertragsverlängerungen zu, um verpasste Chancen und unnötige Ausgaben zu vermeiden. Automatisieren Sie Verlängerungsprozesse und nutzen Sie Benachrichtigungen, um bestehende Vereinbarungen proaktiv zu überprüfen und zu bewerten, wann immer dies möglich ist.
• Fangen Sie jetzt an. Ergreifen Sie sofortige Maßnahmen, um Ihren Ansatz zum Vertragslebenszyklusmanagement zu verbessern. Adressieren Sie Altverträge und ziehen Sie in Betracht, Vertragslebenszyklusmanagement-Lösungen so früh wie möglich zu implementieren, um Herausforderungen zu überwinden und die Effizienz zu steigern.

Unterschrieben, versiegelt und geliefert!

Vertragslebenszyklusmanagement ist ein umfassender Ansatz zur Verwaltung von Vereinbarungen während ihres gesamten Lebenszyklus. Wenn Ihr Unternehmen auf fragmentierte Vertragsmanagementsysteme angewiesen ist, kann es in Bereichen wie Sichtbarkeit, Kontrolle und Compliance auf Hürden stoßen, die seinen Erfolg behindern können.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen Sie robuste Vertragsmanagementprozesse etablieren. Dadurch wird die Sichtbarkeit der vertraglichen Verpflichtungen verbessert, eine bessere Kontrolle über die Vertragsleistung ermöglicht und ein größeres Vertrauen in die Einhaltung von Vorschriften geschaffen. Diese Verbesserungen werden letztendlich positive Ergebnisse liefern und den Wert maximieren, der aus Vereinbarungen gezogen wird.

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