Was ist ein Konferenzgespräch? Beste Praktiken für die Verbindung aus der Ferne

Die traditionellen Wege der Geschäftsführung entwickeln sich weiter.

Viele Dinge definieren die „neue Normalität“, einschließlich der Fernarbeit. Die Pandemie machte das Arbeiten von zu Hause aus zunächst zur Notwendigkeit; jetzt ist es eine weitgehend zulässige Wahl. Und nichts vermittelt diese Erfahrung genauer als die regelmäßigen Abstimmungen über Telefonkonferenzen.

Viele Unternehmen nutzen Audiokonferenzsoftware, um ihre professionellen Kommunikationsbedürfnisse einzurichten, zu hosten und zu verwalten. Diese Tools sind oft mit webbasierten Konferenzen kompatibel, die Videos, Bildschirmfreigabe und andere Kollaborationstools wie Live-Chat und Inhaltsfreigabe ermöglichen.

In den letzten zehn Jahren haben Telefonkonferenzen immense Popularität und Bedeutung gewonnen, da mehr Unternehmen ihre geografische Präsenz ausweiten. Da das Konzept des Arbeitens von überall aus weiter wächst, ist diese Technologie für moderne Unternehmen eine Notwendigkeit.

Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?

Eingeladene Anrufer nehmen über das Festnetz an einer Telefonkonferenz teil, indem sie die gemeinsame Nummer auf ihren Wähltasten eingeben, um sich mit einer Konferenzbrücke zu verbinden. Die Konferenzbrücke ist ein virtueller Raum, der es mehreren Personen ermöglicht, gleichzeitig Besprechungen zu veranstalten oder daran teilzunehmen. Sie können eine Konferenzbrücke besitzen oder abonnieren, um Telefonkonferenzen auf der Brücke eines anderen Unternehmens zu veranstalten.

Teilnehmer können auch eine mobile App verwenden, um eine Telefonkonferenz auf iPhones oder Android-Geräten zu führen. Alternativ können sie ein Voice-over-Internet-Protokoll (VoIP) Telefonsystem einrichten, um mit einem Desktop-System oder Mobiltelefon teilzunehmen.

VoIP ermöglicht es Teilnehmern, von Computern aus teilzunehmen, anstatt von herkömmlichen Telefonen. Während die herkömmliche Einwahlmethode perfekt für Zeiten ist, in denen Sie keine Internetverbindung haben oder nicht auf ein Desktop-Gerät zugreifen können, sind VoIP-Anrufe erheblich günstiger als herkömmliche Anrufe.

In den meisten Fällen können jedoch beide Typen mit derselben Konferenzbrücke verbunden werden, sodass Teilnehmer mit jeder Methode teilnehmen können.

Drei Hauptkomponenten sind für eine Telefonkonferenz erforderlich.

• Die Einwahlnummer ist die Telefonnummer, die Sie vom Dienstanbieter erhalten. Die Anrufer benötigen sie, um an einer Telefonkonferenz teilzunehmen. Es ist entweder eine gebührenpflichtige Nummer, die den Teilnehmern eine Gebühr kostet, oder eine gebührenfreie Nummer, die dem Gastgeber in Rechnung gestellt wird.
• Der Zugangscode besteht aus sieben Symbolen und muss bei der Teilnahme an einer Telefonkonferenz eingegeben werden. Der Gastgeber verteilt diesen einzigartigen Code an alle Teilnehmer.
• Die persönliche Identifikationsnummer (PIN) wird vom Gastgeber verwendet, um die Telefonkonferenz zu starten. Sie gibt ihnen Zugriff auf Funktionen wie Anrufaufzeichnung, Teilnehmeranzahl und Konferenzsperre.

Wie man eine Telefonkonferenz macht

Wenn wir von traditionellen Telefonkonferenzen sprechen, die von Tischtelefonen aus geführt werden, ist die Einrichtung ziemlich eingeschränkt. Sie ermöglicht nur begrenzte Kontrolle über Audio und Teilnahme. Die Anrufer benötigen die Einwahlnummer und den Zugangscode, um sie bei dem Anruf einzugeben und sich mit demselben virtuellen Raum zu verbinden.

Eine Telefonkonferenz über verteilte Einwahlnummer machen

So starten Sie eine Telefonkonferenz mit einer Einwahlnummer.

• Schritt 1: Senden Sie eine Kalendereinladung rechtzeitig vor der Durchführung der Besprechung. Fügen Sie unbedingt eine Notiz für die Teilnehmer mit den erforderlichen Details wie Datum, Uhrzeit, Einwahlnummer und Zugangscodes hinzu.
• Schritt 2: Geben Sie am Tag der Besprechung die Einwahlnummer ein, um sich mit Ihrem virtuellen Besprechungsraum zu verbinden.
• Schritt 3: Geben Sie den Zugangscode ein, gefolgt vom PIN-Code (falls aufgefordert). Bei einigen Anbietern reicht der Zugangscode aus, um den Anruf zu starten.
• Schritt 4: Sobald Sie die erforderlichen Details eingegeben haben, warten Sie einfach, bis andere den Raum betreten, bevor Sie die Besprechung starten.

Eine Telefonkonferenz über Ad-hoc-Konferenzen machen

Die Schritte, die in Ad-hoc-Konferenzlösungen erforderlich sind, unterscheiden sich von der Einwahlmethode.

• Schritt 1: Der Organisator muss die Konferenzbrücke Uniform Resource Locator (URL) einrichten, um mehrere Anrufer gleichzeitig zu verwalten und zu verbinden.
• Schritt 2: Der Organisator ruft dann alle Teilnehmer mit VoIP-Software an und fügt sie dem virtuellen Raum hinzu.
• Schritt 3: Sobald alle Teilnehmer den Raum betreten haben, beginnt der Anruf. Nur der Organisator kann die Besprechung beenden, aber die Teilnehmer können frei gehen.

Arten von Telefonkonferenzen

Um Ihre geschäftlichen Konferenzbedürfnisse angemessen zu erfüllen, müssen Sie den Unterschied zwischen den Arten von Telefonkonferenzen verstehen. Es gibt drei Arten zu berücksichtigen.

Audiokonferenzen

Diese Art von Telefonkonferenz verbindet mehrere Anrufer über jeden VoIP-basierten Telefondienst. Da sie sich ausschließlich auf Telefonleitungen stützen, sind Audiokonferenzen einfach einzurichten. Audiokonferenzen gibt es in verschiedenen Formen, wie:

• Reservierungslose Telefonkonferenzen sind kostengünstig und erfordern keine vorherige Buchung. Sie benötigen nur einen Dienstanbieter für Telefonkonferenzen, um diesen Anruf auf Abruf zu ermöglichen. Anrufer können jederzeit einwählen.
• Operator-unterstützte Telefonkonferenzen sind etwas teurer als die reservierungslose Art. Diese Art von Telefonkonferenz hat einen Operator in der Leitung, der den Anruf verwaltet. Der Dienst umfasst auch Vorteile wie Anrufaufzeichnung und Transkription.
• Dreierkonferenzen sind die einfachste Option, die keine Audiokonferenzlösungen oder zusätzlichen Dienste erfordert. Sie sind jedoch im Vergleich zu anderen Optionen etwas eingeschränkt. Zum Beispiel ist Ihre Audiokontrolle darauf beschränkt, wie laut Sie sprechen oder wie gut Sie Audio hören, und die maximale Anzahl von Teilnehmern könnte nicht mehr als fünf Personen betragen.
• Gewinntelefonkonferenzen sind öffentliche Anrufe zwischen einem Unternehmen, seinen Investoren und Stakeholdern. Sie werden durchgeführt, um die finanzielle Leistung eines Unternehmens zu erklären und den Plan für das nächste Finanzquartal zu erläutern.

Videokonferenzen

Um Videokonferenzen zu nutzen, nehmen die Teilnehmer an einer audiovisuellen Umgebung teil, indem sie sich mit demselben Online-Besprechungsraum verbinden. Eine Webcam ermöglicht Videobesprechungen, sodass Anrufer in Echtzeit über hochauflösende Videokonferenzen miteinander interagieren können.

Dies ist die nächstgelegene Alternative zu persönlichen Besprechungen, da Benutzer die Gesichtsausdrücke und Körpersprache des anderen sehen. Selbst bei der Verwendung der besten Videokonferenzsoftware ist eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung erforderlich. Mit guter Konnektivität können die Teilnehmer technische Schwierigkeiten wie unscharfe Bilder oder Verzögerungen vermeiden.

Webkonferenzen

Webkonferenzen heben Videoanrufe auf die nächste Stufe. Benutzer können nicht nur in Echtzeit miteinander interagieren, sondern auch Medien und ihre Bildschirme teilen, um andere Kollaborationstools zu nutzen, die bei Audio- und Videokonferenzplattformen fehlen.

Obwohl Webkonferenzen ein immersives Erlebnis bieten, können sie etwas teuer sein und erfordern ein gewisses Maß an Schulung und Einrichtung, um die vielen verfügbaren Tools zu nutzen.

Telefonkonferenz vs. Webkonferenz

Um jede Form von Telefonkonferenz durchzuführen, müssen Sie sich bei Ihrem Dienstanbieter anmelden und Ihre Einwahlnummern zusammen mit Zugangscodes erhalten.

Telefonkonferenzen wurden traditionell über Festnetzverbindungen mit einem Tischtelefon durchgeführt. Wenn Sie keine stabile Internetverbindung haben, ist dies immer noch eine praktikable Option. Andernfalls können Sie das Internet mit Ihrem Tischtelefon verbinden und einen VoIP-Dienst installieren.

Webkonferenzen bieten mehr Funktionen als Telefonkonferenzen. Sie verwenden Geräte, die Videoverbindungen unterstützen, wie Smartphones, Laptops und Tablets, und bieten intelligente Funktionen wie Echtzeit-Messaging über Chat, Bildschirm- und Medienfreigabe sowie Webcam-Unterstützung.

Verwendungszwecke von Telefonkonferenzen

Telefonkonferenzen bieten vielseitige Möglichkeiten für große Gruppen von Menschen, weltweit zu kommunizieren. Sie sind ein großartiges Werkzeug, um entfernte Teams und globale Büros zu verbinden. Sehen Sie sich einige spezifische Anwendungsfälle unten an.

1. Kundenanrufe

Ihr ganzes Team kann sich mit Kunden als Gruppe über Telefonkonferenzen verbinden. Sie können mit Ihren Kunden in einem virtuellen Arbeitsplatz kommunizieren und integrierte Funktionen wie Instant Messaging, Medienfreigabe und Audiokontrollen nutzen, um eine gute Erfahrung zu bieten.

2. Interne Kommunikation

Wenn Ihre Teammitglieder von mehreren Standorten aus arbeiten, bringen Telefonkonferenzen alle zusammen. Sie vereinfachen die Teamkommunikation für Brainstorming und das Besprechen kritischer Details, ohne dass lange E-Mails hin und her gesendet werden müssen.

3. All-Hands-Meetings

All-Hands-Meetings nutzen Telefonkonferenzen, um sich mit Teams an verschiedenen Standorten zu verbinden. Konferenzen sind eine großartige Möglichkeit, Q&A-Sitzungen durchzuführen, da sie große Gruppen von Anrufern hosten können und eine hohe Audioqualität für einfache Interaktion bieten.

Best Practices für Telefonkonferenzen

Von lauten Hintergrundgeräuschen bis hin zu verzögerten Gesichtsausdrücken kann vieles eine Telefonkonferenz unangenehm machen. Arbeiten Sie an Ihrem Telefonkonferenz-Etikette, bevor Sie Ihr nächstes großes Meeting abhalten.

1. Testen Sie die Ausrüstung im Voraus

Nichts sagt „unprofessionell“ lauter als störende Verbindungen, insbesondere wenn Sie eine größere Gruppe ansprechen. Testen Sie Ihre Ausrüstung vor Telefonkonferenzen, um peinliche Fehler in letzter Minute zu vermeiden.

2. Finden Sie eine ruhige Ecke

Ähnlich wie bei der Behebung technischer Schwierigkeiten sollten Sie sicherstellen, dass Ihre physische Umgebung gut ausgestattet ist, um an einer Telefonkonferenz teilzunehmen oder diese zu hosten. Wenn möglich, beantworten Sie keine Anrufe von belebten Straßen oder Taxis, während Sie unterwegs sind. Schalten Sie auch Ihr Mikrofon zur richtigen Zeit stumm und wieder ein.

3. Verwenden Sie die richtigen Kollaborationstools

Wenn Sie über Webkonferenzen verbunden sind, wählen Sie die richtigen Kollaborationstools, um Ihre Anrufe immersiver zu gestalten. Beispielsweise ist Bildschirmfreigabesoftware großartig für Präsentationen, oder Sie können ein Anrufaufzeichnungstool für Schulungszwecke verwenden. Andere Optionen umfassen Anruftranskripte, benutzerdefinierte Wartemusik, kollaborative Whiteboard-Lösungen und Instant-Chat.

4. Nehmen Sie Ihr Meeting auf

Sie können Aufzeichnungen als Ressourcen aufbewahren, um sie mit den Anrufern zu teilen, die nicht anwesend waren. Aufzeichnungen bieten auch Belege für eine Aufzeichnung der während des Anrufs getroffenen Entscheidungen und einen Bezugspunkt für zukünftige Meetings.

5. Investieren Sie in die richtige Software

Um das beste Telefonkonferenzerlebnis zu erhalten, finden Sie die richtige Audiokonferenzsoftware für Ihre Bedürfnisse. Beauftragen Sie einen Anbieter, der es Ihnen ermöglicht, Gespräche auf einer Audiokonferenzbrücke für mehrere große Gruppen an verschiedenen Standorten zu hosten.

Beste Audiokonferenzlösungen im Jahr 2024

Mit Audiokonferenzsoftware können Sie Sprachgespräche zwischen mehreren Parteien führen, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Es ist ideal für kleine Gruppengespräche, erleichtert aber hauptsächlich professionelle Meetings.

Um in diese Kategorie aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:

• Audiokommunikation über ein öffentliches Telefonnetz (PSTN) oder Mobilfunknetz für einfache Zusammenarbeit ermöglichen
• Mehrbenutzer-Audiogespräche auf einer Audiokonferenzbrücke hosten

*Unten sind die Top 5 führenden Audiokonferenzsoftware aus dem G2 Summer 2024 Grid® Report. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet werden.

1. Workplace von Meta

Workplace von Meta ist ein All-in-One-Geschäftskommunikationstool, das Mitarbeiter engagiert und verbunden hält. Es unterstützt Ihre bevorzugten Player wie Google Kalender und Microsoft Outlook und ermöglicht sogar benutzerdefinierte Integrationen.

Neue Kunden können sich für eine kostenlose 30-tägige Testversion von Workplace von Meta anmelden und es kostenlos nutzen! Das Unternehmen bietet seinen Service auch kostenlos für berechtigte gemeinnützige Wohltätigkeitsorganisationen an.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Der Hauptvorteil von Workplace ist die Teamzusammenarbeit durch Chat und Konferenzen. Die Gruppierung ist jedoch die beste Komponente. Jede Gruppe hat ihre eigenen Informationen und Wissensbasis.“

- Workplace von Meta Bewertung, Mohammed Shohrab H.

Was Benutzer nicht mögen:

„Ich finde, die Plattform ist für neue Benutzer etwas verwirrend. Es wäre hilfreich, eine anfängliche Begrüßung zu haben, die Ihnen mitteilt, was Sie mit der Plattform erreichen können.“

- Workplace von Meta Bewertung, Val C.

2. Spike

Verwandeln Sie Ihre E-Mail in ein Büro! Spike bietet alles von Messaging und Zusammenarbeit bis hin zu Audio-/Videoanrufen auf einer Plattform, sodass Sie besser und schneller kommunizieren können.

Spikes kostenloser Plan unterstützt unbegrenzte Einzel-Audio- und Videokonferenzen sowie zusätzliche Funktionen wie kollaborative Notizen und Chat.

Was Benutzer am meisten mögen:

"Ich habe Dutzende von E-Mail-Plattformen verwendet, aber die Art und Weise, wie Spike Threads kommuniziert, macht es so einfach, sie zu finden und zu engagieren. Es behandelt Kommunikation wie Textnachrichten und Threads basierend auf der Person, nicht auf der Betreffzeile, was riesig ist.“

- Spike Bewertung, Peter J.

Was Benutzer nicht mögen:

"Ich würde gerne mehr Kontenoptionen und Steuerungen für Abwesenheit sehen. Außerdem wäre es großartig, andere nicht-E-Mail-Kanäle in einen Kommunikationsthread zusammenzuführen.“

- Spike Bewertung, Peter J.

3. PowWowNow

PowWowNow bietet eine benutzerfreundliche und kostengünstige Audiokonferenzlösung, die auf Unternehmen zugeschnitten ist, die zuverlässige und unkomplizierte Kommunikationstools suchen. Bekannt für seinen unkomplizierten Ansatz, sorgt PowWowNow für nahtlose Konnektivität und ist damit eine ideale Wahl für Organisationen jeder Größe.

Was Benutzer am meisten mögen:

"PowWowNow ist super einfach zu bedienen. Es gibt keine versteckten Kosten, und es ermöglicht mir, virtuelle Anrufe spontan ohne vorherige Reservierung zu initiieren. Es bietet gebührenfreie und lokale Einwahlnummern, sodass Menschen aus der ganzen Welt an der Besprechung teilnehmen können."

- PowWowNow Bewertung, Siddhant G.

Was Benutzer nicht mögen:

"Einige mögliche Probleme, auf die Benutzer stoßen können, sind technische Schwierigkeiten mit der Plattform, schlechte Internetverbindung, die zu schlechter Video- oder Audioqualität führt, und Schwierigkeiten, das Maß an Engagement und Spontaneität zu replizieren, das in persönlichen Meetings erreicht werden kann. Darüber hinaus ziehen es einige Benutzer möglicherweise vor, persönliche Meetings abzuhalten und finden virtuelle Meetings weniger befriedigend."

- PowWowNow Bewertung, Rithik D.

4. Unified Communications as a Service (UCaaS)

Unified Communications as a Service (UCaaS) ist eine fortschrittliche, cloudbasierte Kommunikationslösung, die entwickelt wurde, um die komplexen Bedürfnisse moderner Unternehmen zu erfüllen. Dieser Dienst integriert verschiedene Kommunikationstools in eine einzige, kohärente Plattform, die nahtlose Zusammenarbeit und Konnektivität in Ihrer Organisation ermöglicht.

Was Benutzer am meisten mögen:

"Das Onboarding war einfach und stressfrei, das Team ist freundlich und kommunikativ. Der Wechsel vom traditionellen Telefondienst zu Teams Phone war einfacher als erwartet."

- Unified Communications as a Service Bewertung, Joe Y.

Was Benutzer nicht mögen:

"Anrufe, die über das Callcenter eingehen, werden manchmal abgebrochen oder nicht an die Agenten in der Warteschlange weitergeleitet."

- Unified Communications as a Service Bewertung, Mike S.

5. InterCall Reservationless-Plus Conferencing

InterCall Reservationless-Plus Conferencing erleichtert nahtlose Kommunikation für Unternehmen jeder Größe. Egal, ob Sie ein Teammeeting, eine Kundenpräsentation oder eine groß angelegte Unternehmensveranstaltung veranstalten, diese Plattform bietet zuverlässige, hochwertige Audioverbindungen, die Ihre Gespräche klar und ununterbrochen halten.

Was Benutzer am meisten mögen:

"Ich liebe es, dass ich keine Brücke reservieren oder mir Sorgen machen muss, dass jemand anderes in meinem Büro die Leitung benötigt. Ich kann spontan einen Anruf tätigen und im Moment entscheiden, ob ich für eine spätere Wiedergabe - eine Überprüfung - aufzeichnen möchte. Wir beschäftigen uns mit komplexen IT-Problemen. Alle technischen Details in einem Anruf zu erfassen, ist KRITISCH. Die Tatsache, dass ich meine Telefonkonferenzen aufzeichnen kann, ist unglaublich wertvoll."

- InterCall Reservationless-Plus Conferencing Bewertung, Kelli J.

Was Benutzer nicht mögen:

„Die Abrechnungsprozesse sind so umständlich, und das Personal scheint keine Lösungskompetenz zu haben."

- InterCall Reservationless-Plus Conferencing Bewertung, Josh W.

Lassen Sie uns darauf zurückkommen

Telefonkonferenzen werden nur weiterhin stark nachgefragt sein, da wir weiterhin mit jedem von überall aus Geschäfte machen. Zum Glück sind die Kosten niedrig und die Anbieter bieten großartigen Support. Für Organisationen mit einer globalen Belegschaft ist exzellente Kommunikation der Schlüssel zum Überleben.

Wenn Sie nach weiteren Möglichkeiten suchen, die unternehmensweite Kommunikation zu verbessern, werfen Sie einen Blick auf die beste Business-Instant-Messaging-Software, um effektive Verbindungen zwischen Abteilungen und Teams zu erleichtern.