Jedes Mal, wenn ich meinen Chef frage, ob ich an einer Marketingkonferenz in Paris teilnehmen kann, gibt er mir die gleiche Antwort: „Mach einen Fall für dich selbst, und wenn du seinen Wert beweisen kannst, können wir vielleicht etwas arrangieren.“

Es hat nie geklappt, und das liegt an mir. Das größte Argument, das ich für mich selbst machen kann, ist „Ich möchte nach Paris gehen.“

Aber im Bereich des Projektmanagements haben Projektmanager (PMs) die Verantwortung, den Wert eines Projekts zu beweisen oder die Notwendigkeit, Zeit und Geld in ein bestimmtes Vorhaben zu einem bestimmten Zeitpunkt zu investieren.

Hier kommt ein Business Case ins Spiel. PMs erstellen dieses Dokument zu Beginn eines neuen Projekts. Es hilft sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind, was Elemente wie die Vorteile, Risiken, den Zeitrahmen usw. des betreffenden Projekts betrifft.

Wenn Sie ein Projekt von Anfang an auf den richtigen Weg bringen möchten, sollten Sie mit dem Prozess der Erstellung und des Schreibens Ihres Business Case gut vertraut sein. Dies ist im Wesentlichen eine Gelegenheit für Sie, zu beweisen, warum Ihre Arbeit wichtig ist.

In diesem Artikel werde ich Ihnen helfen, die Grundlagen eines Business Case zu verstehen und wie man einen schreibt.

Wie man einen Business Case erstellt und schreibt

Was genau ist ein Business Case? Lassen Sie uns darüber sprechen.

Ein Business Case ist eine Art Dokumentation, die zu Beginn eines Projektlebenszyklus erstellt wird. In dieser Dokumentation skizziert ein Projektmanager verschiedene Elemente wie das Geschäftsproblem, das sie zu lösen versuchen, sowie Kosten, Risiken, Vorteile und Umfang.

Laden Sie dieses Dokument herunter, um es auszudrucken oder hier zu tippen hier.

Der Business Case ist die Gelegenheit eines PMs, die Notwendigkeit eines bestimmten Projekts zu beweisen. Von dort aus können Stakeholder und andere Mitglieder des Managements den Fall überprüfen und entweder akzeptieren oder ablehnen.

Projektmanager werden einen Business Case schreiben, wenn es notwendig ist, den Wert eines Projekts zu beweisen. Im Wesentlichen wird ein PM einen Business Case verwenden, um für ihr Projekt zu plädieren.

Wie man einen Business Case schreibt

Kein Business Case wird genau gleich aussehen, aber sie sollten im Allgemeinen aus ähnlichen Elementen bestehen. Befolgen Sie die folgenden Richtlinien, um Ihren eigenen Business Case auszuarbeiten.

Vorwort/Inhaltsverzeichnis

Beginnen Sie Ihren Business Case, indem Sie einige klärende Zeilen darüber schreiben, was die Stakeholder gleich lesen werden. Ein Beispiel für ein Vorwort wäre: „Dieser Business Case bietet Lösungen für die Initiative des Logistikunternehmens zur Verbesserung der internen Kommunikation.“

Dann sollten Sie das Inhaltsverzeichnis auflisten. Dies ermöglicht es den Lesern, durchzublättern und direkt zur gewünschten Seite zu navigieren.

Zusammenfassung

Obwohl Ihre Zusammenfassung sehr früh im Business Case platziert wird, sollte sie das Letzte sein, was Sie schreiben. Eine Zusammenfassung ist eine kurze Zusammenfassung von allem, was der Leser gleich erfahren wird.

Sie sollten alle Ihre Recherchen und Ergebnisse abgeschlossen haben, bevor Sie Ihre Zusammenfassung schreiben.

Einführung oder Projektbeschreibung

Nachdem Sie den Stakeholdern einen kurzen Überblick gegeben haben, ist es an der Zeit, wirklich ins Detail zu gehen, worum es bei diesem Projekt geht und warum es wichtig ist. In der Einführung definieren Sie das Projekt und geben Gründe an, warum es ein wichtiges Unterfangen für Ihre Organisation ist.

Fragen, die in der Einführung beantwortet werden sollten, sind unter anderem:

• Welches Geschäftsproblem versuchen Sie zu lösen?
• Welches Ziel versuchen Sie zu erreichen?
• Wie werden Sie dies erreichen?
• Warum ist dieses Projekt notwendig?

Darüber hinaus sollten Sie nicht zögern, die Geschichte dieses Projekts zu diskutieren. Wie ist es entstanden? Hat Ihr Team wirklich in einem Bereich zu kämpfen und dieses Projekt ist der sichere Weg, um sich von jüngsten Misserfolgen zu erholen?

Dies sofort zu identifizieren, hilft den Stakeholdern, die Bedeutung Ihres Business Case zu verstehen.

Optionen

Stakeholder möchten wissen, dass Sie alle möglichen Lösungen für dieses Geschäftsproblem durchdacht haben. Aus diesem Grund ist es eine Standardpraxis, alternative Lösungen im Business Case zu enthalten.

Hier würden Sie die anderen Wege skizzieren, von denen Sie denken, dass dieses Problem effektiv gelöst werden könnte.

Vorteile und Einschränkungen

Obwohl es mühsam ist, müssen Sie die Vorteile und Einschränkungen jeder von Ihnen gedachten Option recherchieren und kommunizieren. Bevor ein Plan genehmigt wird, möchte Ihr Managementteam wissen, worauf sie sich einlassen könnten.

Ein Beispiel für eine Einschränkung wäre, dass eine Option erheblich mehr kostet als andere und mehr finanzielle Unterstützung erfordern würde.

Ein Vorteil einer Option wäre, dass die Implementierung einer Lösung die Arbeitsbelastung eines Teams um die Hälfte reduzieren würde.

Projektplan

In diesem nächsten Abschnitt des Business Case kommuniziert ein PM, welche Lösung sie bevorzugen und welche ihrer Meinung nach am besten die zuvor genannten Ziele und Vorgaben erreichen würde.

Wenn Sie als Projektmanager eine Lösung haben, von der Sie überzeugt sind, ist dies Ihre Chance, sie für die Stakeholder am attraktivsten zu machen. Zugegeben, seien Sie ehrlich, aber Sie haben definitiv die Möglichkeit, hier mit Ihren eigenen Pinseln zu malen.

Sobald Sie Ihre Entscheidung klar gemacht haben, zeigen Sie Ihren Entscheidungsträgern, wie Sie planen, diese Lösung umzusetzen. Zeigen Sie, dass Sie Ihre Recherchen durchgeführt haben und nicht nur diesen Plan bevorzugen, sondern genau wissen, welche Schritte Sie unternehmen würden, um ihn umzusetzen.

Analyse

Im Business Case Analyse Abschnitt müssen Sie ins Detail gehen. Hier skizzieren Sie, wie lange das Projekt dauern wird, welche Auswirkungen das Projekt haben wird und wie viel Sie denken, dass das Projekt kosten wird. Stellen Sie sicher, dass Sie Projektmeilensteine in Ihrem Zeitplan enthalten.

Welche Ressourcen werden benötigt? Beinhaltet eine Idee die Anmietung einer Flotte von Privatjets? Ressourcen beeinflussen die Kosten, also listen Sie diese detailliert auf.

Stellen Sie auch sicher, dass Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse mit der Beschreibung Ihres Budgets einfügen. Dies zeigt, dass Sie Ihre Recherchen durchgeführt haben und nicht nur zufällige Zahlen an Ihre Entscheidungsträger werfen.

Zusätzlich zu einem Business Case könnte es von Vorteil sein, einen Wettbewerbsanalyse Bericht zu erstellen, um zu verstehen, gegen wen Sie antreten.

Risiken und Chancen

Genauso wie Sie die Vorteile und Einschränkungen skizziert haben, sollten Sie jetzt die Risiken und Chancen im Zusammenhang mit den verschiedenen von Ihnen vorgeschlagenen Projekten skizzieren. Könnte eine Ihrer Marketingkampagnen als „zu gewagt“ angesehen werden? Sagen Sie das.

Könnte es auch mehr Engagement und Umsatz generieren als jede Marketingkampagne, die Sie in der Vergangenheit verfolgt haben? Sagen Sie das ebenfalls.

Fall abgeschlossen

Sobald Sie und das Management entschieden haben, was der beste Kurs ist, ist es Zeit, loszulegen! Der Business Case ist nur das erste von vielen Dokumenten und Schritten im Projektlebenszyklus.

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