Leistungen verwalten: Wie man den Mitarbeitern gibt, was sie wollen

Das Anbieten verlockender Vorteile für Ihre Mitarbeiter kann einen großen Beitrag zur Rekrutierung von Top-Talenten und zur Bindung von Spitzenkräften leisten.

Wenn Sie Ihrem Team die richtige Kombination aus Vergütung und Leistungsprogrammen präsentieren, können Sie Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abheben und es attraktiver machen, dort zu arbeiten. Aber nur, wenn Sie es richtig machen; hier kommt die Leistungsverwaltung ins Spiel.

Als Personalverantwortlicher ist es wichtig, dass Sie die Feinheiten der Erstellung eines Programms verstehen, das die Vorteile bietet, die Mitarbeiter am meisten wünschen, und dass Ihr Unternehmen die richtige Software zur Leistungsverwaltung nutzt, um dies alles zu ermöglichen. Lassen Sie uns eintauchen.

Was macht ein Leistungsadministrator?

Wenn Sie ein Leistungsadministrator sind, sind Sie verantwortlich für die Leitung und Planung aller täglichen Abläufe, die innerhalb der Leistungsprogramme Ihres Unternehmens bestehen.

Dies beinhaltet das Beantworten von Fragen, die Mitarbeiter zu Leistungsprogrammen und deren Angeboten haben könnten, das Entwerfen der Pläne, Onboarding neuer Mitarbeiter in die entsprechenden Pläne und das Erforschen neuer Vorteile. Es liegt auch an Ihnen, bestehende Programme zu verbessern und die Feinheiten aller verwendeten Software zu verstehen.

6 wesentliche Schritte in der Leistungsverwaltung

Es steckt viel in der Leistungsverwaltung, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens. Um die Leistungsverwaltung erfolgreich durchzuführen, befolgen Sie diese sechs Schritte.

1. Wählen Sie aus, welche Vorteile angeboten werden sollen

Der Vergütungs- und Leistungsplan, den Ihr Unternehmen anbietet, bietet Ihren Mitarbeitern Vorteile und Flexibilität, die ein Gehalt nicht bietet. Es gibt eine lange Liste von Mitarbeitervorteilen, die Ihre Organisation anbieten kann, von beliebten und traditionellen bis hin zu freiwilligen.

Einige Vorteile sind gesetzlich vorgeschrieben, dass Ihr Unternehmen sie anbieten muss. Diese Mitarbeitervorteile sind ein festgelegter Standard in den Bundesstaaten und Branchen, und jeder Arbeitgeber muss sie anbieten, um den Gesetzen des US-Arbeitsministeriums zu entsprechen. Dazu gehören:

• Sozialversicherung und Medicare
• Arbeitnehmerentschädigungsversicherung
• Mindestlohn und Überstundenvergütung
• Beiträge zur Arbeitslosenentschädigung

Zusätzlich zu dieser Liste gibt es auch Mitarbeitervorteile, die als Industriestandard gelten, wie Krankenversicherung, Familien- und Krankenurlaub, Invalidenversicherung, bezahlter Urlaub, Lebensversicherung und Aktienoptionen.

Einige freiwillige Vorteile oder Vergünstigungen, die Sie Mitarbeitern ebenfalls anbieten können, umfassen: Wellness-Programme, flexible Arbeitszeiten, Weihnachtsfeiern und mehr.

2. Behalten Sie die Kosten der Vorteile im Auge

Die Leistungsverwaltung wird richtig durchgeführt, wenn sie Mitarbeiter motivieren kann, während sie für Arbeitgeber kosteneffektiv bleibt.

In der Regel deckt ein Arbeitgeber 70% der medizinischen, zahnärztlichen und augenärztlichen Kosten im Leistungsplan. Ein gebündelter Zahlungsplan mit einem ausgehandelten Preis kann Ihrer Organisation bei einigen dieser Kosten Einsparungen bringen.

Ihr Unternehmen kann sich auch dafür entscheiden, eine Vielzahl von freiwilligen Vorteilen anzubieten, da diese weniger teuer sind, aber dennoch dazu beitragen können, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu erfüllen.

3. Bestimmen Sie die Berechtigung

Als HR-Professional können Sie keine Mitarbeiter einschreiben, die nicht berechtigt sind, und Sie können auch keine Vorteile denen verweigern, die es sind. Alles hängt von den Berechtigungsregeln in Ihrem Planungsdokument ab. Es hängt auch vom regulären Arbeitsplan jedes Mitarbeiters ab.

Laut dem Affordable Care Act müssen „anwendbare große Arbeitgeber“, also aktuelle Arbeitgeber mit 50 Vollzeitmitarbeitern und Vollzeitäquivalenten, Mitarbeiter abdecken, die 30 oder mehr Stunden pro Woche arbeiten, oder eine Strafe zahlen.

3. Verwalten Sie Mitarbeiterleistungen effizient

Es ist eine große Aufgabe, Mitarbeiterleistungen zu verwalten, und es erfordert, dass HR-Profis viele Punkte und Aufgaben im Auge behalten.

Es muss eine ordnungsgemäße Kommunikation mit Mitarbeitern und Führungskräften geben, Compliance muss während der offenen Einschreibungszeiträume eingehalten werden, und vieles mehr. Alles manuell zu erledigen, kann Arbeitsabläufe erheblich behindern und Raum für Fehler lassen.

4. Bleiben Sie compliant

Wie bereits erwähnt, ist es absolut entscheidend, dass Ihr Unternehmen compliant bleibt, während Sie Leistungen an Mitarbeiter verwalten. Das ist leichter gesagt als getan, da es zahlreiche Regeln und Vorschriften gibt, die von der Bundesregierung festgelegt wurden, darunter HIPAA, ACA, FMLA und COBRA, die medizinische Autorisierungen, Arbeitsgesetze und finanzielle Bestimmungen umfassen.

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) zielt darauf ab, Arbeitnehmer mit zusätzlichen Möglichkeiten zu schützen, sich in Gruppenkrankenversicherungen einzuschreiben, wenn sie ihre Krankenversicherung verlieren, heiraten oder einen Angehörigen in ihren Plan aufnehmen. HIPAA verbietet es Arbeitgebern auch, die Einschreibung oder Prämien aufgrund der Gesundheitsfaktoren ihrer Mitarbeiter zu ändern.

Es ist erforderlich, dass alle Unternehmen mit 50 oder mehr Vollzeitmitarbeitern eine Art von Gruppenkrankenversicherungsplan für ihr Team anbieten. Andernfalls werden sie mit einer Steuerstrafe belegt. Unternehmen müssen auch die Einhaltung des Affordable Care Act (ACA) aufrechterhalten. Dazu gehört die Bestimmung, welche Mitarbeiter für die Deckung berechtigt sind, das Senden von 1095-C-Dokumenten an sie und das direkte Einreichen von 1094-C-Formularen bei der IRS.

Der Family and Medical Leave Act (FMLA) ermöglicht es berechtigten Mitarbeitern von abgedeckten Arbeitgebern, unbezahlten Urlaub aus bestimmten familiären und medizinischen Gründen zu nehmen. Es umfasst private Arbeitgeber mit 50 oder mehr Mitarbeitern sowie öffentliche und private Grundschulen und öffentliche Einrichtungen.

Schließlich ist COBRA für Arbeitgeber mit mehr als 20 Mitarbeitern gedacht, da es Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Ehepartner, ehemalige Ehepartner und alle abhängigen Kinder davor schützt, ihren Krankenversicherungsschutz im Falle von Tod, Kündigung oder einer Reduzierung der Arbeitsstunden zu verlieren.

5. Stellen Sie sicher, dass die Vorteile den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen

Am Ende des Tages müssen die Vorteile, die Ihre Organisation bietet, für die beschäftigten Personen sinnvoll sein. Es wird nicht eine Einheitslösung für alle geben, und Sie sollten in der Lage sein, Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Demografie Ihrer Mitarbeiter ändert.

Wenn Sie eine Gruppe von frischgebackenen Hochschulabsolventen im Team haben, ist es eine gute Idee, Studienkreditzahlungen anzubieten. Ebenso werden ältere Mitarbeiter möglicherweise mehr an Rentenleistungen interessiert sein, während jüngere Mitarbeiter ein Auge darauf haben, was in Bezug auf bezahlten Urlaub für neue Eltern angeboten wird.

Schauen Sie sich die aktuellen angebotenen Vorteile an und sehen Sie, wie viel sie genutzt werden, um festzustellen, ob es Zeit für eine Änderung ist. Sie können auch direktes Feedback erhalten, indem Sie Mitarbeiterbefragungen zu den Vorteilen versenden, um herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter zu sagen haben, was sie mögen und was sie gerne hinzugefügt sehen würden.

Top-Software zur Leistungsverwaltung

Software zur Leistungsverwaltung hilft Unternehmen aller Formen und Größen, Mitarbeiterleistungspakete zu planen und zu verwalten, während sie auch die Einhaltung aller staatlichen Vorschriften sicherstellt.

Diese Tools werden von HR-Profis verwendet, um Mitarbeiterleistungen zu verwalten, wie verschiedene Aktienoptionen und Versicherungspläne, während sie auch offene Einschreibungszeiträume erleichtern. Sie werden auch feststellen, dass viele Optionen auch Mitarbeiter-Self-Service-Funktionen integrieren, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre persönlichen Informationen und Dokumente einzusehen, zu aktualisieren und zu verwalten.

Software in dieser Kategorie hilft HR-Managern, die Vorteile zu identifizieren, die ihren Mitarbeitern den größten Wert bieten, während sie auch die Gesamtkosten senken. Diese Tools können auch sicherstellen, dass Unternehmen den bundesstaatlichen und lokalen Vorschriften entsprechen, einschließlich des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und des Affordable Care Act (ACA).

Um in dieser Kategorie aufgeführt zu werden, muss Software:

• Ein zentrales Administrator-Dashboard integrieren, um Daten zu den Vorteilen zu visualisieren
• Ein vollständiges Leistungsportal für Arbeitgeber und Mitarbeiter sein, um Pläne zuzugreifen, Informationen zu aktualisieren und sich sowohl innerhalb als auch außerhalb des jährlichen offenen Einschreibungszeitraums in Programme einzuschreiben
• HR-Administratoren ermöglichen, vollständige Vergütungserklärungen zu erstellen
• HR-Managern bei der Überprüfung und Berichterstattung über die Einhaltung von Regierungsbestimmungen durch Mitarbeiter und Organisationen helfen

* Unten sind die fünf führenden Softwarelösungen zur Leistungsverwaltung aus dem Winter 2023 Grid® Report von G2 aufgeführt. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet worden sein.

1. Rippling

Rippling ermöglicht es Unternehmen, alles, was mit HR, IT und Finanzen zu tun hat, an einem Ort zu verwalten. Es rationalisiert Prozesse und Verfahren, die mit Ausgaben, Gehaltsabrechnung, Leistungen und Computern verbunden sind, sodass Aufgaben in ein einziges System automatisiert werden können.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Ich mag, wie einfach Rippling ist. Das Layout ist leicht zu navigieren. Es hat nicht lange gedauert, bis ich herausgefunden habe, wo alles war. Die Anmeldung zur Krankenversicherung und die Wahl für 2023 haben weniger als 10 Minuten gedauert. Die Optionen waren alle sehr leicht zu verstehen, besonders für jemanden wie mich, der nicht so computeraffin ist. Es ist schön, alles auf einem Dashboard zu haben.“

- Rippling Review, Lauren M. 

Was Benutzer nicht mögen:

„Es gibt VIEL im Rippling-Interface. Es ist leicht zu navigieren, aber ich musste gelegentlich fragen: 'Hey, ich habe fünf Minuten gesucht, aber nichts gefunden -- wo finde ich diese Einstellung / dieses Feld / diese Info?'“

- Rippling Review, Jonathan S.

2. Paylocity

Wenn es um ein All-in-One-Software-Tool geht, das Gehaltsabrechnung, Leistungen, Talent- und Workforce-Management rationalisiert, Paylocity hat Sie abgedeckt. Da dieses Tool speziell auf HR-Profis zugeschnitten ist, können sie sich mehr auf tägliche Aufgaben konzentrieren und weniger auf Herausforderungen, die auftreten können. Außerdem bietet es erstklassigen Kundenservice. 

Was Benutzer am meisten mögen:

„Die Implementierung mit Paylocity war ziemlich schmerzlos. Ich war erstaunt, wie schnell und genau sie unsere Daten in ihr System geladen haben. Es gab ein paar Pannen (wie es bei jedem Übergang der Fall ist), aber nichts, was sie nicht ziemlich schnell korrigieren konnten. Das System ist sehr einfach zu bedienen, der Berichtsgenerator ist großartig, und ihr Kundenservice war ausgezeichnet!“

- Paylocity Review, Sandy B.

Was Benutzer nicht mögen:

„Es gibt einige Komplikationen bei Funktionen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung von Mitarbeitern, obwohl ihr Produktteam mit Ihnen zusammenarbeitet, um den besten Ansatz zu finden, um jeden Anwendungsfall zu erfüllen, den Sie ihnen vorlegen. Die Komplexitäten, die mit der Bereitstellung verbunden sind, führten zu einigen kopfkratzenden Momenten auf beiden Seiten, aber am Ende waren sie sowohl informativ, offen als auch leicht zu arbeiten, um die Ziele zu erreichen, die wir mit der Bereitstellung erreichen wollten.“

- Paylocity Review, Jason L. 

3. ADP Workforce Now

ADP Workforce Now ist eine benutzerfreundliche Lösung für das Management von Humankapital für Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern. Von der Gehaltsabrechnung bis zu Leistungen und sogar Talentmanagement umfasst es eine lange Liste von Funktionen, die mit HR-Profis im Hinterkopf entwickelt wurden.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Die Funktionalität des Produkts und der Kundenservice sind erstklassig! Die Verbindung vom Onboarding über die Gehaltsabrechnung bis zur Entlassung von Mitarbeitern ist nahtlos. Ich nutze das Analytics-Dashboard jede Woche, um unseren Fokus auf Bereiche zu verengen, an denen wir arbeiten müssen, und teile dieses Wissen mit unserem Führungsteam.“

- ADP Workforce Now Review, Jason S. 

Was Benutzer nicht mögen:

„Es macht so viel, dass ich fast nicht alle Dinge im Blick behalten kann, die es tut. Ich mag nicht, dass wir nach der Implementierung keinen Kontakt haben, um uns weiter zu helfen. Es gibt niemanden, der bei Ihnen bleibt und sich bei Ihnen meldet, um zu sehen, ob Sie Unterstützung benötigen. Ein Team, das Ihrem Konto danach zugewiesen wird, wäre so hilfreich, zu wissen, dass ich einen Kontakt hatte, der mich in die richtige Richtung weisen könnte, ohne den Kundenservice anrufen zu müssen.“

- ADP Workforce Now Review, Karen G. 

4. Vantage Circle

Als globale Plattform für Mitarbeiterengagement nutzt Vantage Circle künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um HR-Profis bei der Verwaltung von Aufgaben im Bereich Mitarbeiterengagement zu unterstützen. Es kann Programme zur Belohnung und Anerkennung von Mitarbeitern automatisieren, Mitarbeiterfeedback verwalten und die Produktivität steigern.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Punkte in Geschenkkarten innerhalb eines Bruchteils einer Sekunde umzuwandeln, ist fantastisch. Darüber hinaus ist die Benutzeroberfläche sauber und die Oberfläche benutzerfreundlich. Die Vantage-Punkte mit dem Führungs-Dashboard ermutigen mich als Mitarbeiter, härter zu arbeiten, um mehr Belohnungspunkte zu erhalten.“

- Vantage Circle Review, Akshith N.

Was Benutzer nicht mögen:

„Die Anzahl der sich wiederholenden E-Mails für Veranstaltungen, die nicht mit meinem Bereich zu tun haben, nervt mich ein wenig. Es gibt noch Verbesserungsmöglichkeiten in der Benutzeroberfläche der Website. Die Suchleiste erfüllt manchmal nicht ihren Zweck.“

- Vantage Circle Review, Alan G.

5. Ease

Unternehmen, die Leistungen einrichten und verwalten, compliant bleiben und neue Mitarbeiter einarbeiten möchten, sollten Ease in Betracht ziehen. Mitarbeiter genießen ein Ziel für alle HR-bezogenen Informationen, und es ist einfach, Aufgaben im Zusammenhang mit Gehaltsabrechnung, Onboarding und Offboarding sowie ACA-Berichterstattung zu erledigen.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Ich mag wirklich, wie einfach das Programm zu navigieren ist. Die Benutzeroberfläche ist sehr schlank, und ich denke, die Mitarbeiteransicht ist auch sehr klar und sauber. Die Support-Teams sind sehr hilfsbereit und immer verfügbar, um zu helfen. Ich mag auch, wie offen sie für Eingaben sind; ich habe gesehen, dass mehrere Vorschläge und Anfragen in die Programmierung eingebaut wurden.“

- Ease Review, Kelsey R.

Was Benutzer nicht mögen:

„Ich mag nicht, dass ich kein Tarifarbeitsblatt für die Mitarbeiter erstellen kann, die lieber eine Kopie ihrer Leistungsoptionen ausdrucken möchten. Ich habe mehrere Gruppen, die sowohl Papierpakete als auch Online-Einschreibungen benötigen, daher wäre es erstaunlich, die Möglichkeit zu haben, alles in eine PDF- oder druckbare Version zu kompilieren. Ich würde auch gerne mehr COBRA-Informationen sehen, falls ein Arbeitgeber selbst Benachrichtigungen senden möchte. Zumindest ein Rechner, um ihnen mitzuteilen, wann ihre COBRA-Periode abläuft.“

- Ease Review, Ashley H.

Ein Leistungsprogramm, an das man glauben kann

Von der Erstellung eines robusten Leistungsprogramms bis zur Einschreibung neuer Mitglieder und der Beantwortung aller damit verbundenen Fragen steckt viel in der Leistungsverwaltung.

Denken Sie daran, über den Tellerrand hinauszudenken – es gibt Vorteile, die Ihre Mitarbeiter brauchen, wie Gesundheitsversorgung, und es gibt Vorteile, die sie wollen, wie bezahlten Urlaub. Was werden Sie Ihrem Team anbieten?

Es gibt verschiedene Arten von Vorteilen, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten können, einer davon ist bezahlter Elternurlaub. Erfahren Sie, wie Sie diese Richtlinie entwickeln und warum es so wichtig ist, eine zu haben.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2020 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.