Schlüsselkomponenten der Buchhaltungsautomatisierung

Egal wie trocken oder langweilig die Menschen Buchhaltung und Finanzen finden, diese Funktionen sind entscheidend für die Gesundheit eines Unternehmens. Felipe Torres, ein Finanzanalyst bei G2, erklärt weiter, dass Finanz- und Buchhaltungsfunktionen „...uns helfen, uns auf die Zukunft vorzubereiten und Strategien zu entwickeln, die sicherstellen, dass wir unser Potenzial maximieren.“ Finanz- und Buchhaltungssoftware bietet Finanz- und Buchhaltungsteams tiefere Einblicke in die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens, während sie Kennzahlen für wichtige Leistungsindikatoren (KPI) verwalten. Diese Abteilungen überwachen den Herzschlag des Unternehmens und stellen sicher, dass sie verschiedene finanzielle Ziele erreichen. Es sollte nicht überraschen, dass die Anzahl der Angebote auf den Märkten für Buchhaltungs- und Finanzsoftware schnell wächst. Diese sich entwickelnden Produkte bieten Unternehmen erweiterte Funktionalitäten, tiefere Berichterstattung, erhöhte Effizienz und erweiterte Automatisierung in ihren täglichen Aktivitäten. Im Gegenzug verwalten Unternehmen Ressourcen effizienter und nutzen Kapital verantwortungsvoller. Dies ist der erste Teil einer monatlichen Serie über Finanz- und Buchhaltungsautomatisierungssoftware. Vorteile der Buchhaltungsautomatisierung Eine der wichtigsten Funktionen dieser Software ist die Buchhaltungsautomatisierung und -optimierung. Diese Automatisierung, oder zumindest teilweise Automatisierung, kann fast alle Bereiche der Buchhaltung unterstützen, einschließlich: Kreditorenbuchhaltung (AP), Debitorenbuchhaltung (AR), Hauptbücher, Bilanzen, Cashflow-Berichte und Gewinn- und Verlustrechnungen. Felipe fügt hinzu, dass „automatisierte Prozesse in unserer Arbeit es uns ermöglichen, effizienter zu arbeiten und ein qualitativ hochwertigeres Produkt zu gewährleisten.“ Die meisten Buchhaltungssysteme haben AP/AR-Funktionalitäten integriert, aber sie sind nicht immer ausreichend und robust genug für Unternehmen jeder Größe, egal ob sie nur wenige Rechnungen pro Tag verarbeiten oder Tausende von Rechnungen bearbeiten und mit Hunderten von Lieferanten umgehen müssen. Laut einer Studie von Intuit aus dem Jahr 2017 verbringen Buchhalter 86 % ihrer Zeit mit Aufgaben, die automatisiert werden könnten. Darüber hinaus wird die Anzahl der Buchhalter und Wirtschaftsprüfer bis 2024 im Geschäfts- und Finanzsektor um etwa 22 % wachsen, so das Bureau of Labor Statistics. Diese Statistiken unterstreichen die Bedeutung und Nachfrage nach Buchhaltungssoftware, die automatisierte Funktionen enthält, um Routineprozesse sofort auszuführen und Ressourcen für komplexere Aufgaben und Analysen freizusetzen. Das bedeutet nicht, dass die Automatisierung Arbeitsplätze von Menschen wegnimmt. Torres fährt fort: „Mit der durch die Automatisierung eingesparten Zeit können wir uns auf kritischere und wirkungsvollere Initiativen konzentrieren, die uns helfen, unser Potenzial zu maximieren und Strategien zu entwickeln, die sicherstellen, dass wir auf die Zukunft vorbereitet sind.“ Gemeinsame automatisierte Funktionen von Top-Produkten Die am besten bewerteten AP/AR-Produkte auf G2 teilen alle ähnliche automatisierte Attribute, die Prozesse für Buchhaltungsfachleute optimieren. Einige dieser Elemente umfassen: - Erfassen wichtiger Daten aus Rechnungen und Starten der Rechnungserstellung in Echtzeit - Verwalten von Workflows basierend auf vom Benutzer festgelegten Regeln - Überwachen von Rechnungen, Rechnungen und Zahlungen auf Duplikate, Reduzierung menschlicher Fehler und mehr Kontrolle für den Benutzer - Automatisches Synchronisieren mit Buchhaltungssystemen, um Benutzern das doppelte Eingeben von Zahlungsdaten zu ersparen, die Abstimmung zu beschleunigen und mehr Konsistenz in die Aufzeichnungen zu bringen Diese Merkmale ermöglichen es Unternehmen jeder Größe, die Dateneingabe zu reduzieren, mehr Kontrolle über Genehmigungen zu erlangen, Fehler früher zu erkennen und mit ihren aktuellen Buchhaltungssystemen synchron zu bleiben. Weniger Dateneingabe und weniger Fehler ermöglichen es Buchhaltern, von der Datensammlung und Fehlerkorrektur zu schnelleren Entscheidungen überzugehen. Dies kann auch zu einer effizienteren Nutzung von Kapital und einer besseren Verwaltung von Ressourcen führen. Die Bedeutung der Finanzanalyse Finanzanalyse ist unerlässlich, damit Finanz- und Buchhaltungsteams weniger Zeit mit sich wiederholenden Arbeiten verbringen und mehr Zeit mit der Analyse von Daten und der Entscheidungsfindung. Durch die Nutzung historischer Daten und Trends zur Vorhersage finanzieller Ergebnisse und zur Planung von Budgets bietet Finanzanalysesoftware den Mitarbeitern genauere und relevantere Informationen für Entscheidungen. Finanzanalyse bietet Organisationen auch weitere Einblicke, ob sie profitabel sind, wie viel Bargeld sie haben und ob sie genug Kapital haben, um in neue Geschäftsfelder zu investieren. Die drei gängigen Arten von Berichten, die für die Finanzanalyse verwendet werden, sind Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Cashflow-Rechnungen. Andere Finanzsoftware, die bei der Automatisierung hilft, ist Finanzprüfungssoftware, die die Prüfung verschiedener Arten von Finanztransaktionen automatisiert, und Finanzabschlusssoftware, die den End-to-End-Finanzabschlussprozess automatisiert. Andere wichtige Automatisierungsfunktionen Eine der am meisten diskutierten (und disruptiven) Technologien, die kürzlich aufgetaucht sind, ist Blockchain-Software. Was genau ist Blockchain? Es ist ein effizientes, zuverlässiges und sicheres System für Transaktionen, das nicht rückgängig gemacht oder manipuliert werden kann; es ermöglicht zwei Parteien, sichere digitale Transaktionen ohne einen Dritten durchzuführen. Blockchain könnte Buchhaltern helfen, indem es die Aufzeichnung von Vermögenswerten und Hauptbüchern automatisiert und die mit der Pflege dieser Aufzeichnungen verbundenen Kosten senkt. Die Big Four Buchhaltungsfirmen haben begonnen, in Blockchain zu investieren. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis mehr Unternehmen Blockchain in ihre Geschäftspraktiken integrieren. Es gibt mehrere Buchhaltungssoftware, die Prozesse automatisieren, wie künstliche Intelligenz (KI), Fernbuchhaltung und cloudbasierte Buchhaltung. In zukünftigen Artikeln werde ich tiefer in jedes dieser Themen eintauchen, aber vorerst habe ich eine kurze Beschreibung jedes Themas unten eingefügt. - Künstliche Intelligenz Künstliche Intelligenz (KI) sind Softwareanwendungen, die maschinelles Lernen und Algorithmen in die tägliche Funktionalität integrieren, um eine Vielzahl von Aufgaben für Benutzer zu automatisieren. KI kann in jeder Branche integriert werden; Buchhaltungs- und Finanzteams können diese Software nutzen, um die Dateneingabe und -analyse zu optimieren, Betrug zu reduzieren und Unternehmensrichtlinien durch die Identifizierung von Nichteinhaltungsproblemen durchzusetzen. - Fernbuchhaltung Fernbuchhaltung oder mobiles Computing ist die Idee der Buchhaltung „unterwegs“, die Buchhaltungsfachleuten die Möglichkeit bietet, remote über Online-Portale und Apps zu arbeiten. Diese Funktionalität gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, Finanzdaten zu verfolgen, Konten zu verwalten und Ausgaben zu erfassen, während sie sich außerhalb des Büros oder von ihren Computern entfernt befinden. Mit der ständig wachsenden Beliebtheit von Cloud-Computing und der weit verbreiteten Akzeptanz elektronischer Dokumentation wird Fernbuchhaltung für Buchhalter zunehmend attraktiv. - Cloud-basierte Buchhaltung Cloud-basierte Software ermöglicht es Benutzern, von überall mit einer Internetverbindung auf ihre Software zuzugreifen. Die „Cloud“ gibt Unternehmen Zugang zu Finanzinformationen und anderen gemeinsam genutzten Ressourcen, die auf den Servern der Anbieter laufen, was Buchhaltungsaufgaben zugänglicher und den gesamten Prozess effizienter macht. Mehrere Personen können Elemente und Dokumente aufrufen, während sie bei Bedarf Änderungen und Kommentare vornehmen. Cloud-basierte Buchhaltung wird aufgrund geringerer Eintrittsbarrieren und des Bedarfs an weniger Ressourcen immer häufiger. Die Zukunft... ...ist jetzt! Automatische Dienste sind mittlerweile in vielen Bereichen der Finanzbranche, wie Steuererstellungssoftware, weit verbreitet, doch der Buchhaltungssektor hat noch nicht vollständig von diesen Ressourcen profitiert. Da sich Branchen entwickeln und verändern und Software effizienter und weiter verbreitet wird, wird Veränderung notwendig für Wachstum und Nachhaltigkeit. Da Buchhaltung und Finanzen das Rückgrat der meisten Institutionen sind, ist es entscheidend, dass diese Unternehmen Software nutzen, die hilft, so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren und zu optimieren, um Zeit für andere Aufgaben freizugeben. Automatisierung wird durch Softwareentwicklung angetrieben, und es liegt an jeder Organisation, mit den Trends Schritt zu halten und das Zeit- und Geldsparpotenzial dieser Lösungen voll auszuschöpfen.