En savoir plus sur Logiciel d'automatisation des processus robotiques (RPA)
Qu'est-ce que le logiciel RPA ?
L'automatisation des processus robotiques (RPA) peut sembler intimidante et menaçante, mais en réalité, c'est une solution extrêmement pratique pour les tâches traditionnellement chronophages. Le but des outils RPA est d'automatiser les processus qui ont toujours nécessité qu'un humain effectue physiquement la tâche mais qui ne nécessitent pas nécessairement une réflexion stratégique.
La RPA n'est pas nécessairement un concept nouveau. Au début des années 2000, des technologies émergentes comme l'intelligence artificielle (IA), l'automatisation des flux de travail et le screen scraping ont été explorées pour réduire le temps passé sur des tâches simples. La combinaison de ces technologies a donné naissance à la RPA, une méthode d'automatisation plus efficace.
Que signifie RPA ?
RPA signifie « automatisation des processus robotiques ». Cependant, lorsqu'elle est déployée correctement, elle n'a rien de robotique. Les vendeurs ont ajouté et continuent d'ajouter des fonctionnalités avancées telles que l'apprentissage automatique, le traitement du langage naturel (NLP) et l'exploration de processus afin de rationaliser le processus d'automatisation.
Quels types de logiciels RPA existent ?
Il existe plusieurs types et cas d'utilisation de la RPA, mais chacun aide une organisation à rationaliser ses activités. Bien que tous ces outils automatisent des processus, ils diffèrent en termes de degré d'intervention humaine nécessaire pour l'automatisation.
Automatisation assistée
L'automatisation assistée est destinée aux tâches qui peuvent être augmentées par des robots logiciels mais nécessitent encore une intervention humaine d'une manière ou d'une autre. Lors des instances d'automatisation assistée, les utilisateurs ont des robots qui fonctionnent en arrière-plan pendant qu'ils effectuent leurs tâches normales ; cependant, les robots sont déclenchés par des actions humaines et travaillent en collaboration avec un employé humain. Ces actions effectuées par les robots aident à simplifier les flux de travail pour l'humain, lui permettant de se concentrer davantage sur la tâche critique et stratégique à accomplir. Cela peut inclure l'assistance à un client au téléphone ou la création de rapports financiers, parmi de nombreuses autres utilisations.
Automatisation non assistée
L'automatisation non assistée est utilisée lors de processus qui ne nécessitent aucune intervention humaine. Les entreprises peuvent déployer des robots pour exécuter certaines fonctions sans payer un employé pour effectuer la tâche et être assurées qu'il n'y aura pas d'erreurs humaines qui perturberont l'ensemble du processus. Les robots non assistés sont programmés par l'administrateur du logiciel RPA et fonctionnent essentiellement sans être remarqués par les employés de l'entreprise. Certains processus couramment automatisés avec des robots non assistés incluent la génération de rapports financiers ou la saisie de données laborieuse.
Quelles sont les fonctionnalités courantes des logiciels RPA ?
Le logiciel RPA peut faciliter la création des robots eux-mêmes, des flux de travail et des processus que les robots exécuteront finalement, ainsi que la gestion et le déploiement de ces robots. Dans ces trois domaines des outils RPA, il existe un certain nombre de fonctionnalités courantes :
Flux de travail par glisser-déposer : De nombreuses solutions RPA permettent aux utilisateurs de créer des flux de travail avec des éditeurs visuels par glisser-déposer. Il n'est pas nécessaire de coder les actions que les robots doivent effectuer. Cela profite aux administrateurs qui n'ont pas de formation technique poussée. Au lieu de cela, ils peuvent créer des visualisations de type organigramme qui décrivent chaque étape d'un processus qui sera finalement exécuté par un robot.
Enregistrement des flux de travail : Une autre façon dont les outils RPA aident à simplifier la création de processus est de permettre aux utilisateurs de s'enregistrer en train d'effectuer des tâches manuelles. Les robots logiciels peuvent imiter les actions exactes effectuées par l'utilisateur et effectuer les tâches répétitives généralement réalisées par un employé humain.
Modèles préconstruits : Pour faciliter la tâche des développeurs et administrateurs RPA, de nombreux outils proposent des modèles de flux de travail préconstruits afin que les utilisateurs puissent rapidement et efficacement créer des processus sur lesquels les robots peuvent agir. Ces modèles font partie de l'environnement de glisser-déposer et d'enregistrement des flux de travail pour garantir la simplicité pour les utilisateurs.
Vision par ordinateur : La plupart des fournisseurs de RPA ont des capacités d'IA et d'apprentissage automatique intégrées dans leurs outils. Ces fonctionnalités d'apprentissage profond peuvent inclure la vision par ordinateur, qui peut aider à identifier des images ainsi que des mots dans des documents grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette fonctionnalité est importante car elle permet au système de « voir » et de comprendre les documents.
Compréhension du langage naturel (NLU) : D'autres capacités d'apprentissage automatique incluent la NLU, un sous-ensemble du NLP. Avec cette fonctionnalité, le logiciel peut lire et « comprendre » les mots et utiliser ces connaissances pour automatiser les processus de manière plus intelligente. Par exemple, une organisation médiatique pourrait utiliser ces capacités de NLU pour détecter les erreurs d'orthographe dans le travail d'un journaliste. Si une erreur d'orthographe est détectée, elle pourrait acheminer le travail vers un éditeur. Si aucune erreur d'orthographe n'est détectée, elle pourrait acheminer le travail vers la division de publication.
Intégrations : Les entreprises implémentent souvent des outils RPA pour effectuer des tâches à l'intérieur d'autres types d'applications métier, y compris les CRM, les systèmes ERP et les logiciels de comptabilité, entre autres. La capacité d'intégrer et de travailler en conjonction avec ces systèmes est une fonctionnalité importante pour les logiciels RPA.
Planification des robots : Pouvoir planifier à l'avance le déploiement des robots est une fonctionnalité critique des logiciels RPA. Les utilisateurs peuvent définir le démarrage du processus par le robot en utilisant des déclencheurs tels que le moment d'un événement ou une action humaine spécifique.
Analytique : Non seulement le déploiement et la planification des robots sont importants, mais pouvoir suivre la performance des robots est un aspect critique des logiciels RPA. De nombreuses solutions RPA offrent des analyses et des tableaux de bord pour s'assurer que les robots effectuent correctement et efficacement les processus.
De nombreux outils de logiciels d'automatisation des processus robotiques offriront également les fonctionnalités suivantes :
Quels sont les avantages des logiciels RPA ?
Il existe de nombreuses raisons d'utiliser des outils RPA, mais la principale est que les entreprises peuvent économiser du temps et des ressources, libérant ainsi leurs employés pour effectuer des tâches plus stratégiques et cruciales pour l'entreprise. L'automatisation devient un aspect clé de la transformation numérique globale, et les logiciels RPA ont la capacité de rationaliser l'automatisation des processus pour les entreprises. En déployant des robots pour effectuer rapidement des tâches répétitives, les entreprises ont le luxe de prioriser le travail et les projets qui nécessitent l'intelligence humaine.
Les logiciels d'automatisation sont les plus précieux pour les tâches manuelles et chronophages telles que la saisie de données qui peuvent prendre des heures et des centaines de clics sur un ordinateur pour qu'un employé humain les termine. Les robots déployés dans les outils RPA peuvent effectuer ces tâches laborieuses en une fraction du temps que les humains peuvent. Non seulement cela permet aux entreprises d'économiser du temps de travail, mais cela leur permet également d'économiser de l'argent en n'ayant pas à payer pour la main-d'œuvre humaine.
De plus, les robots RPA peuvent réduire les erreurs humaines lors de l'exécution de certaines tâches. Par exemple, lors de la génération de rapports financiers basés sur les données du grand livre, garantir une précision exacte est crucial. Saisir même un seul chiffre incorrect peut fausser les prévisions budgétaires et de prévision et induire en erreur les parties prenantes. En utilisant des logiciels RPA, les utilisateurs peuvent s'assurer que l'erreur humaine est complètement éliminée de ce processus et éliminer ce risque particulier. Une note importante : le logiciel RPA n'est pas un substitut à l'infrastructure informatique d'une entreprise. Au lieu de cela, la RPA se superpose et agit comme un complément aux systèmes existants.
Efficacité : Dans toute entreprise, les processus se développent souvent pour inclure plusieurs personnes et plusieurs étapes. Bien que les humains puissent travailler ensemble pour améliorer ces processus, la RPA peut aider à les rendre plus efficaces. Par exemple, les professionnels des ressources humaines doivent souvent télécharger des documents d'identification pour les nouveaux employés. Ensuite, ils pourraient avoir besoin de copier des informations à partir de ces documents et de les saisir dans des systèmes de gestion des ressources humaines. Cet employé RH peut utiliser la RPA pour supprimer des étapes et faciliter cette tâche. Dans ce cas, tout ce qu'ils auraient à faire serait de télécharger les documents pertinents, et le robot pourrait ensuite saisir les informations dans divers systèmes et programmes.
Précision : Aussi intelligents et capables que soient les humains, ils font des erreurs. Lorsqu'ils sont correctement formés, les robots RPA peuvent imiter parfaitement les actions humaines. C'est-à-dire que si un humain permet au logiciel RPA de capturer son écran et ses clics, le robot peut ensuite copier cette action et la répéter à l'infini. L'inverse doit également être pris en compte : si le logiciel RPA est mal formé sur de mauvais processus, le robot copiera cela également, entraînant la répétition d'un mauvais travail.
Retour sur investissement (ROI) : Le logiciel RPA est un outil qui rationalise le travail et, lorsqu'il est bien fait, conduit à moins d'erreurs. En tant que tel, il peut avoir un retour sur investissement considérable. Un travail amélioré conduit à de meilleurs résultats, ce qui peut facilement conduire à une augmentation des revenus. Il convient de noter qu'il existe des considérations éthiques à ce sujet. À savoir, dans quelle mesure une entreprise doit-elle réorganiser son activité, en déployant des robots RPA au lieu d'employés humains ?
Qui utilise les logiciels RPA ?
Traditionnellement, les outils RPA sont utilisés par les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises. Les grandes entreprises ont tendance à avoir des départements plus cloisonnés, et lorsque des actions commerciales répétitives doivent être intégrées pour être efficaces, le logiciel RPA est une solution facile. Cependant, les petites entreprises peuvent également tirer parti de la technologie RPA, car, après tout, elles ont également des processus répétitifs.
Au sein des entreprises, les outils RPA sont fréquemment utilisés par les administrateurs des opérations et de l'informatique, et même par les DSI, mais peuvent s'étendre à n'importe quel département qui a besoin d'automatiser des processus commerciaux. Certaines entreprises peuvent avoir des analystes commerciaux ou des directeurs de processus dédiés qui s'assurent que les processus internes sont aussi rationalisés que possible. Voici quelques exemples spécifiques à un département :
Ressources humaines (RH) : L'une des tâches les plus fastidieuses dans l'administration des affaires est le processus d'approvisionnement, ou le processus de planification, de suivi et d'achat d'un bien ou d'un service. En utilisant des logiciels RPA, les entreprises peuvent automatiser de nombreuses tâches administratives associées à l'approvisionnement. Par exemple, des robots peuvent être déployés pour surveiller les niveaux de stock et déclencher une réponse lorsque le stock est bas. Passez trop de temps sur le traitement des factures ? En utilisant la RPA avec des capacités OCR, les robots peuvent scanner et extraire les données des factures avec précision et les publier dans le système comptable.
Ventes : Le logiciel RPA peut aider à automatiser les actions effectuées par une équipe de vente, en particulier en ce qui concerne la création et l'approbation de contrats. De nombreux outils RPA offrent des fonctionnalités de gestion de documents spécialement conçues pour la création de contrats. Une fois qu'un représentant commercial convainc un prospect d'acheter, l'étape suivante du flux de travail est d'envoyer un contrat.
Chaîne d'approvisionnement : Une fois qu'un accord est finalisé, l'étape suivante d'un flux de travail peut être d'expédier les biens achetés. Si un document est signé, le logiciel RPA peut aider à passer la commande exacte achetée par le client. C'est là que l'outil passe de travailler avec le logiciel CRM d'une entreprise à travailler avec son logiciel de chaîne d'approvisionnement. La commande est automatiquement saisie dans le système ERP de l'entreprise et les biens sont fabriqués et expédiés.
Comptabilité : Maintenant que les biens sont expédiés et reçus, le département comptable doit noter l'échange exact de biens (c'est-à-dire combien a été expédié, combien ont-ils payé pour cela, etc.). Ces informations peuvent être saisies dans un système comptable à l'aide de logiciels RPA.
La RPA peut être facilement intégrée au logiciel de comptabilité d'une entreprise. L'un des avantages de cette intégration est un traitement plus rapide des factures. Tout d'abord, les robots seront déployés en utilisant l'OCR pour scanner et extraire les données structurées des factures. Ensuite, ils assembleront les données dans un modèle et les exécuteront à travers un système ERP pour valider les factures. Les factures non validées seront archivées pour qu'un opérateur humain les renvoie au client.
Est-il difficile d'apprendre à utiliser les logiciels RPA ?
Les technologies RPA sont conçues pour être simples à utiliser et à former pour les non-développeurs, et des améliorations sont apportées par les entreprises RPA à chaque version pour permettre à un nombre encore plus grand de tâches d'être accomplies aussi facilement que possible. Cela dit, la difficulté de la RPA dépend presque entièrement des systèmes existants sur lesquels votre entreprise repose, et de la complexité des tâches et des processus que vous souhaitez utiliser la RPA pour automatiser. Bien que la plupart des tâches puissent être formées par un simple enregistrement d'écran, il y aura toujours des solutions plus personnalisées requises par chaque entreprise qui nécessitent une logique ou une programmation plus complexe pour être accomplies.
Quelles sont les alternatives aux logiciels RPA ?
Les alternatives aux logiciels RPA peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit complètement :
Logiciel de gestion des processus métier (BPM) : Les logiciels RPA et BPM peuvent être mis en œuvre simultanément par une entreprise pour effectuer différentes fonctions d'automatisation des processus. Cependant, une entreprise pourrait également décider de choisir l'un ou l'autre. Le logiciel BPM, qui existe depuis un certain temps, est utilisé pour analyser les processus à un niveau très élevé, tandis que les outils RPA exécutent ces processus. Les utilisateurs peuvent même utiliser un outil BPM pour décrire et réfléchir aux processus qui traversent les équipes et les départements, puis mettre en œuvre un outil RPA pour exécuter ces tâches.
Logiciels liés à l'automatisation des processus robotiques (RPA)
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec les logiciels RPA incluent :
Logiciel d'exploration de processus : Alors que la RPA exécute des flux de travail et des processus à la place d'un employé humain, le logiciel d'exploration de processus surveille ces processus pour s'assurer que des étapes ne sont pas sautées ou contournées. De plus, il peut aider les responsables des opérations et les administrateurs RPA à mieux comprendre chaque étape unique d'un processus. Il peut aider à identifier les lacunes ou les vulnérabilités au sein du processus global et à rationaliser si nécessaire. Un certain nombre d'outils RPA incluent des fonctionnalités d'exploration de processus, aidant à évaluer quels processus sont les mieux à automatiser.
Logiciel de simulation de processus métier : Similaire à l'exploration de processus, le logiciel de simulation de processus métier permet aux entreprises d'évaluer les processus métier. Ce logiciel fournit des outils plus robustes pour simuler ces processus et se concentre sur le test et la validation des scénarios hypothétiques. Il fournit des outils pour créer des modèles ainsi que pour visualiser les modèles et les résultats. Il est généralement utilisé par les dirigeants, les gestionnaires et les consultants externes cherchant à mieux comprendre les processus métier d'une entreprise. Il peut également être utilisé par des consultants pour aider les entreprises.
Défis avec les logiciels RPA
Les solutions logicielles peuvent présenter leur propre lot de défis. Il faut toujours garder à l'esprit que la RPA, comme toute autre solution de transformation numérique ou d'automatisation, n'est pas une solution miracle. Par conséquent, gardez à l'esprit ces écueils et problèmes :
Intégrations : Une préoccupation que les utilisateurs de logiciels RPA doivent connaître est le type de logiciel avec lequel les outils RPA peuvent s'intégrer pour automatiser les processus. Souvent, les entreprises déploieront des outils RPA au-dessus des systèmes ERP, des outils d'infrastructure de centre de contact ou des logiciels de comptabilité, entre autres types de logiciels. Si le logiciel qu'une entreprise espère automatiser des processus n'est pas compatible avec l'outil RPA de leur choix, alors il n'y a aucun intérêt à acheter ce produit spécifique.
Compatibilité : Les acheteurs devraient aller jusqu'à s'assurer que la solution RPA peut fonctionner sur Windows ou MacOS, ou tout autre système d'exploitation qu'ils peuvent utiliser dans leur entreprise. De nombreux outils RPA sont indépendants de la plateforme et peuvent fonctionner avec de nombreux fournisseurs de logiciels différents ; cependant, il est toujours préférable de vérifier lors de l'achat de logiciels RPA.
Coûts inattendus : Comme pour toute solution logicielle, il est important de prendre en compte tous les coûts potentiels impliqués. Avec les logiciels RPA, les utilisateurs pourraient découvrir qu'ils finissent par dépenser plus qu'ils ne le pensaient. Par exemple, après l'avoir acheté, ils pourraient ensuite décider d'acheter un logiciel d'exploration de processus ou des consultants externes afin de déterminer correctement les bons processus à automatiser.
Quelles entreprises devraient acheter des logiciels RPA ?
Chaque industrie peut bénéficier d'une manière ou d'une autre des logiciels RPA et de la mise en œuvre d'une stratégie d'automatisation. Voici cinq exemples d'industries où les avantages de la RPA se font sentir :
Santé : Les quarts de travail à l'hôpital peuvent être mentalement et physiquement épuisants, et la dernière chose dont un technicien médical a besoin est de rester éveillé sur des tâches répétitives et de faible priorité. Les logiciels RPA peuvent facilement maintenir les dossiers médicaux à jour, automatiser la saisie des commandes, le support décisionnel et le traitement des réclamations. Cela pourrait libérer du temps pour les techniciens médicaux, leur permettant d'accomplir plus de choses au cours de la journée.
Finance : L'évaluation précise du crédit et la détection des fraudes sont quelques-unes des tâches les plus fastidieuses mais nécessaires dans l'industrie des services financiers. Heureusement, de nombreux robots peuvent être déployés à la fois pour passer au crible les comptes et les données de transaction afin de détecter les comportements frauduleux. Dans le secteur bancaire, les logiciels RPA réduisent avec succès le besoin d'analystes humains coûteux grâce à l'automatisation des fermetures de comptes, des annulations de prélèvements automatiques, des rapports d'audit, et bien plus encore.
Télécommunications : Les entreprises de télécommunications cherchent toujours à améliorer leurs processus et à offrir les meilleurs et les plus rapides services à leurs clients. En tant que tel, la RPA peut les aider à rationaliser leur travail. Par exemple, elle peut aider à réduire le temps que les employés passent à saisir des données. Un client pourrait saisir ses informations sur le site Web d'un fournisseur de réseau. Avec peu ou pas de retour humain, ces informations pourraient être saisies dans divers systèmes, tels qu'un CRM, un logiciel de marketing par e-mail, et plus encore. De plus, avec des capacités de NLU, les robots RPA peuvent comprendre intelligemment les retours d'un client et envoyer une réponse basée sur ce retour.
Quel est le coût des logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA) ?
En général, les logiciels RPA nécessiteront une licence (tarifée annuellement ou mensuellement). De plus, on paiera souvent un supplément par robot, les robots non assistés étant plus chers que les robots assistés.
Retour sur investissement (ROI)
Étant donné que la RPA remplacera fréquemment les tâches des humains (ou leurs emplois), il faut analyser et comparer le coût du déploiement des robots par rapport à celui des humains effectuant les mêmes tâches. Bien que l'impact du logiciel sur le résultat net de l'entreprise soit un indicateur clé de succès, il ne devrait pas être le seul. Il faut également enquêter sur le retour sur investissement éthique, ou l'impact moral que le déplacement d'emplois aura.
Mise en œuvre des logiciels RPA
Comment les logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA) sont-ils mis en œuvre ?
Les robots sont généralement peu coûteux à déployer, et comme nous l'avons appris plus tôt, il est assez simple de programmer des tâches car aucune connaissance approfondie des logiciels n'est requise. Cependant, comme pour tout logiciel, il est toujours conseillé d'avoir un opérateur humain à portée de main pour intervenir et résoudre les problèmes si nécessaire. Il en va de même pour les logiciels RPA, en particulier lorsqu'il s'agit d'automatisation de masse. Pour déterminer quels processus doivent être automatisés, on peut utiliser l'exploration de processus (qui peut être incluse dans le logiciel RPA) ou des consultants externes.
Qui est responsable de la mise en œuvre des logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA) ?
Bien que certaines solutions RPA nécessitent un support informatique important, la plupart des solutions peuvent être déployées directement par les responsables d'entreprise. Ces responsables d'entreprise auront la meilleure visibilité sur les processus de leur équipe. Pour des déploiements plus complexes, on aura probablement besoin du support de l'équipe informatique. L'équipe informatique pourrait également être impliquée en ce qui concerne la sécurité. Étant donné que les logiciels RPA peuvent accéder aux informations les plus sensibles, l'informatique pourrait être impliquée pour tester la sécurité du logiciel.
À quoi ressemble le processus de mise en œuvre des logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA) ?
Ne plongez pas dans le grand bain. Lorsqu'on cherche à automatiser ses processus, commencez par une analyse approfondie de ces processus. Il n'est pas nécessaire de commencer avec des logiciels coûteux ou une équipe externe. Cela peut commencer avec un stylo et du papier ou sur un tableau blanc, numérique ou autre. L'entreprise, ou l'équipe, peut identifier les processus les plus défaillants ou ceux qui sont mûrs pour l'automatisation, tels que les plus répétitifs. Ce n'est qu'après ce travail acharné que l'automatisation réelle peut commencer.
Quand devriez-vous mettre en œuvre des logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA) ?
De nombreuses solutions offrent des essais gratuits qui peuvent être utilisés pour tester l'efficacité de la technologie. Cela peut aider une entreprise à déterminer si la solution est adaptée ou non. Si la décision a été prise de déployer la RPA, il est essentiel qu'elle ne soit pas cloisonnée dans un seul département, sinon son déploiement même pourrait entraîner une complication et une confusion supplémentaires autour des processus.
Quelles sont les langages de programmation les plus courants pour les logiciels RPA ?
Bien que les compétences en programmation ne soient pas une condition préalable requise pour utiliser les technologies RPA, elles peuvent aider à la formation pour certaines des fonctions plus avancées en comblant le fossé entre les processus humains et le langage informatique. Le langage de programmation spécifique utilisé par une solution logicielle RPA donnée est déterminé par le langage de base sur lequel l'application a été construite, mais certains des langages les plus courants incluent : Java, Python, C++, C#, Visual Basic, et SQL et JavaScript. Le langage dont vous avez besoin est basé à la fois sur le type de tâche à effectuer et sur le langage de base de votre logiciel RPA.
Tendances des logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA)
Intelligence artificielle (IA)
Les fournisseurs de RPA s'efforcent d'intégrer des éléments d'IA et d'apprentissage automatique dans leurs solutions pour permettre aux robots d'apprendre et de mieux comprendre les fonctions qu'ils exécutent. Cependant, la plupart des solutions RPA utilisent déjà une forme de vision par ordinateur (reconnaissance d'images) ou de NLP pour effectuer leurs tâches.
Ces capacités d'IA permettent aux outils RPA de surveiller visuellement les processus et de les exécuter de manière autonome, sans intervention humaine. Comme pour la plupart des initiatives d'IA, les cas d'utilisation dans les logiciels RPA sont relativement bruts. Cependant, pour atteindre une véritable automatisation, les deux technologies devront fonctionner de manière transparente. Cela aidera les entreprises dans leur transformation numérique globale.
Exploration de processus
Comme mentionné précédemment, le point de départ pour la RPA doit être les processus eux-mêmes. Par conséquent, de plus en plus d'acteurs de la RPA s'associent ou intègrent (par le biais d'acquisitions ou de développements) des fonctionnalités d'exploration de processus dans leurs logiciels. Cela aide les acheteurs à utiliser le logiciel de la manière la plus optimisée possible, car ils sont guidés pour automatiser les processus qui ont le plus grand potentiel d'automatisation. Cela est également bénéfique pour les vendeurs, car plus ils peuvent aider leurs clients à automatiser de processus, plus ils peuvent gagner d'argent.
Quels sont les risques associés au déploiement des logiciels RPA ?
Bien que les logiciels RPA puissent être un outil précieux pour automatiser les processus les plus fastidieux d'une entreprise et économiser du temps aux employés, ils ne sont pas sans risques. Le premier risque à connaître avec les outils RPA est les hypothèses et attentes initiales pour l'outil - de nombreuses entreprises abordent la RPA comme une solution magique qui pourra effectuer n'importe quelle fonction, parfois avec l'hypothèse qu'elle peut remplacer des équipes entières de personnes dans une entreprise. Cette approche peut conduire à la déception des dirigeants d'entreprise, à un faible retour sur investissement perçu des outils, et même à la perte de talents de premier plan et de connaissances institutionnelles d'une entreprise. Pour atténuer ce risque, les entreprises adoptant la RPA devraient commencer petit en automatisant seulement quelques processus clés, avoir des attentes réalistes quant à ce que les outils peuvent accomplir, et consacrer du temps à planifier comment les équipes effectuant les processus actuels s'adapteront à leurs nouvelles fonctions modifiées après la RPA. La RPA ne devrait pas être mise en œuvre simplement pour réduire les coûts en réduisant les employés à temps plein (FTE), mais plutôt utilisée comme un moyen de permettre à ces FTE de se concentrer sur les aspects stratégiques et créatifs de leurs rôles.
Le deuxième défi inhérent à la RPA est de fournir une communication claire aux équipes sur les responsabilités qu'elles avaient auparavant (et qui ont été transférées à la RPA), par rapport aux responsabilités qu'elles ont encore aux côtés de la RPA. Ce défi apparaît lorsque la RPA est adoptée pour la première fois, mais aussi lors des changements aux logiciels et systèmes sous-jacents sur lesquels l'outil RPA a été formé. L'utilisation de la RPA peut signifier que ces processus métier de base deviennent moins transparents pour les dirigeants et gestionnaires non techniques, et une entreprise qui utilise la RPA pour ces tâches nécessite souvent des spécialistes pour déterminer ce qui a mal tourné lors du passage à un nouveau système ou outil. À mesure que la complexité et la portée des solutions RPA augmentent, les risques augmentent également.
Bien qu'il existe des risques associés à la RPA, la plupart des entreprises tirent beaucoup plus de valeur de l'automatisation des processus qu'elles ne risquent avec les scénarios ci-dessus, cependant, en comprenant les risques d'utilisation de la RPA et en définissant des attentes claires et réalistes pour les équipes de direction et d'exécution de votre entreprise, votre entreprise sera d'autant plus susceptible de bénéficier des avantages incroyables que l'automatisation des processus robotiques a à offrir.
Comment acheter des logiciels RPA
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour les logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA)
Lorsqu'une entreprise cherche à déployer une solution RPA, il est important de commencer par le début. En d'autres termes, une entreprise devrait commencer par effectuer un aperçu des processus métier. Si une entreprise débute et cherche à acheter son premier logiciel RPA, ou quel que soit l'endroit où elle se trouve dans son processus d'achat, g2.com peut aider à sélectionner la meilleure option. Comme mentionné ci-dessus, il convient également de prendre en compte les logiciels et services connexes et auxiliaires que l'on pourrait vouloir déployer aux côtés de la RPA, tels que le logiciel d'exploration de processus ou les services de conseil en RPA.
Prendre une vue d'ensemble des systèmes et processus métier aidera les entreprises à identifier les points de douleur. Cela les aidera à déterminer quel logiciel acheter (par exemple, s'il peut gérer efficacement les processus de l'entreprise) et à développer des critères d'achat. Une liste de contrôle soigneusement créée peut aider à déterminer les fonctionnalités nécessaires et souhaitables, telles que les fonctionnalités, le budget, les intégrations, le nombre d'utilisateurs, les exigences de sécurité, les solutions cloud ou sur site, et plus encore.
Une demande d'information (RFI) peut être utile, surtout si le déploiement est de grande envergure et d'ampleur. En produisant cela, une entreprise peut être bien placée pour recueillir des informations auprès des vendeurs. Selon l'ampleur du déploiement, il peut être utile de produire une RFI, une liste d'une page avec quelques points décrivant ce qui est nécessaire des logiciels RPA.
Comparer les produits de logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA)
Créer une liste longue
L'évaluation des fournisseurs devrait commencer par une liste longue, ce qui aidera à déterminer si une solution donnée est adaptée ou non. Les acheteurs devraient créer une liste large d'outils qui s'alignent sur leurs objectifs commerciaux. Pour qu'il y ait un terrain de jeu équitable, il est important de poser le même ensemble de questions à chaque vendeur.
Créer une liste courte
Ensuite, un processus de réduction devrait avoir lieu. Grâce à des questions ciblées, des démonstrations et des essais, on peut passer d'une liste longue à une liste courte. Bien que cela diffère pour chaque entreprise et cas d'utilisation, trois à cinq produits est généralement un bon nombre. Avec cette liste en main, les entreprises peuvent produire une matrice pour comparer les fonctionnalités et les prix des différentes solutions.
Effectuer des démonstrations
Pour s'assurer que la comparaison est approfondie, l'utilisateur devrait démontrer chaque solution de la liste courte avec le même cas d'utilisation et les mêmes ensembles de données. Cela permettra à l'entreprise d'évaluer de manière équitable et de voir comment chaque fournisseur se compare à la concurrence.
Sélection des logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA)
Choisir une équipe de sélection
Avant de commencer, il est crucial de créer une équipe gagnante qui travaillera ensemble tout au long du processus, de l'identification des points de douleur à la mise en œuvre. L'équipe de sélection de logiciels devrait être composée de membres de l'organisation qui ont le bon intérêt, les compétences et le temps pour participer à ce processus. Un bon point de départ est de viser trois à cinq personnes qui occupent des rôles tels que le principal décideur, le chef de projet, le propriétaire du processus, le propriétaire du système ou l'expert en matière de personnel, ainsi qu'un responsable technique, un administrateur informatique ou un administrateur de la sécurité. Dans les petites entreprises, l'équipe de sélection des fournisseurs peut être plus petite, avec moins de participants multitâches et assumant plus de responsabilités.
Négociation
Ce n'est pas parce que quelque chose est écrit sur la page de tarification d'une entreprise que cela signifie que c'est fixe (bien que certaines entreprises ne bougeront pas). Il est impératif d'ouvrir une conversation concernant les prix et les licences. Par exemple, le fournisseur peut être disposé à accorder une réduction pour les contrats pluriannuels ou pour recommander le produit à d'autres.
Décision finale
Après cette étape, et avant de s'engager pleinement, il est recommandé de lancer un test ou un programme pilote pour tester l'adoption avec un petit échantillon d'utilisateurs. Si l'outil est bien utilisé et bien reçu, l'acheteur peut être confiant que la sélection était correcte. Sinon, il pourrait être temps de revenir à la planche à dessin.