Unternehmen nutzen Ausgabenmanagement-Software, um von Mitarbeitern initiierte Ausgaben zu verarbeiten, zu bezahlen und zu prüfen, um den Prozess der Ausgabenerstattung und -abstimmung zu optimieren. Die Software umfasst Funktionen, mit denen Mitarbeiter Ausgaben zur Genehmigung über einen Browser oder eine mobile Anwendung eingeben können.
Die besten Ausgabenmanagementlösungen erleichtern die Erstellung, Einreichung, Genehmigung, Erstattung und Buchhaltung von Spesenabrechnungen. Durch die Automatisierung des Workflows entfällt die Notwendigkeit manueller Papierarbeit, sodass Benutzer Spesenbelege problemlos hochladen, verfolgen und einreichen können. Administratoren können über ein optimiertes System auf diese Erstattungsbelege zugreifen, was ihnen ermöglicht, Ansprüche zu genehmigen und gleichzeitig die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
Ausgabenmanagement-Software ermöglicht es Administratoren, vollständige Transparenz über die Unternehmensausgaben der Mitarbeiter zu haben und diese zu verfolgen. Ausgabenmanagement-Software analysiert die Gesamtausgaben, identifiziert Kosteneinsparmöglichkeiten und kontrolliert übermäßige Ausgaben. Ausgabenmanagement-Software wird häufig mit Zeiterfassungssoftware, Reisemanagement-Software, Lohnabrechnungssoftware oder Buchhaltungssoftware und Workforce-Management-Software integriert.
Um in die Kategorie Ausgabenmanagement aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Dateneingabe ermöglichen
Ein automatisiertes System zur Verfolgung, Kontrolle und Berichterstattung von Ausgaben haben
In bestehende Buchhaltungs- und Verwaltungssysteme integrierbar sein
Ausgaben vor der Einreichung überprüfen
